信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新進展

白曉明

摘要：在信息時代下企業(yè)原有的檔案管理工作全面全新的機遇和挑戰(zhàn)，一方面，信息技術(shù)為檔案管理提供了更多技術(shù)手段的支持，另外一個方面，信息時代下魚龍混雜的信息加大了檔案管理工作難度。為此，文章結(jié)合當(dāng)前信息時代下檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，為如何優(yōu)化信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新進行策略分析。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;工作創(chuàng)新

檔案是我國國家機關(guān)、組織、個人在社會活動中作為記錄來保存文字、聲像、圖表等信息的文字材料形式。檔案是一種社會信息資源，有效的檔案管理能夠為企業(yè)長遠、可持續(xù)發(fā)展提供重要力量支持。信息時代的到來對企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，為此，文章結(jié)合實際就如何在信息時代下創(chuàng)新檔案工作發(fā)展進行策略分析。

一、檔案管理信息化發(fā)展的必要性分析

在現(xiàn)代信息技術(shù)和科技的發(fā)展支持下我國檔案管理開始朝著信息化的方向發(fā)展，在計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)的支持下，檔案傳輸文件實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化歸檔管理，和以往相比有效提升了檔案管理效率。檔案管理信息化發(fā)展的必要性具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，信息采集更加方便快捷。在信息化時代下，檔案管理工作的信息化發(fā)展成為一種必然，在強大計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的支持下能夠提升檔案信息管理成效，提高信息收集整理的速度。第二，實現(xiàn)檔案管理的高效化發(fā)展。信息時代下檔案管理工作開始應(yīng)用先進的電子設(shè)備、現(xiàn)在技術(shù)手段等，在這些先進技術(shù)力量的支持下能將以往的紙質(zhì)檔案匯總成電子檔案，由此在無形中提升了檔案管理成效。

二、信息時代下檔案管理工作發(fā)展存在的問題

（一）檔案信息化服務(wù)建設(shè)思想理念落后

在信息時代下，企業(yè)檔案管理信息化服務(wù)對象從領(lǐng)導(dǎo)層擴展到企業(yè)基層;服務(wù)范圍從內(nèi)部擴展到內(nèi)外部的結(jié)合。但是從發(fā)展實際情況來看，在信息的保密、安全以及效益獲取等方面仍然存在一些問題，檔案信息化服務(wù)建設(shè)思想理念落后。

（二）信息時代下檔案管理規(guī)劃設(shè)計滯后

檔案信息資源的生成和管理是多空間、多分割結(jié)構(gòu)的，因此在受到資金、規(guī)范等因素限制的情況下檔案信息管理難以制定出有效的方案。同時，受資源信息變化的影響，檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計具備較強的不確定特點。

（三）信息時代下檔案管理存在資源共享問題

信息時代下檔案管理資源共享受政策、資金、法律和企業(yè)發(fā)展壁壘等方面的限制，雖然信息化技術(shù)加大了各類信息資源的集成化處理，但是這些信息資源的使用還沒有在真正意義上實現(xiàn)有效共享。

三、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新

在信息時代下，檔案管理工作需要創(chuàng)新以往的發(fā)展思想理念，使檔案管理擺脫以往思想的束縛，結(jié)合社會發(fā)展需要不斷擴寬檔案管理的使用范圍和使用方式。檔案管理理念的創(chuàng)新關(guān)鍵是在檔案管理上要突破傳統(tǒng)的束縛，提升檔案管理創(chuàng)新發(fā)展效率，結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際情況制定切實可行的檔案管理工作方案。另外，在檔案的使用上還需要實現(xiàn)一體化、集中化管理，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)來將零散的答案信息整合在一起，并對所有檔案信息進行登記造冊管理，提升檔案管理成效。

（二）實現(xiàn)檔案管理手段的創(chuàng)新

第一，加強對電子信息的自動上傳。在檔案管理中需要相關(guān)人員加強對電子文件自動上傳和收集整理的重視，借助現(xiàn)代的信息技術(shù)實現(xiàn)對電子信息檔案的自動歸檔。第二，實現(xiàn)檔案的在線服務(wù)管理。借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)強化檔案資源的線上服務(wù)，在人們需要查詢某類信息的時候，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就能夠獲取。

（三）實現(xiàn)檔案管理人員的創(chuàng)新

從事基層檔案管理工作的人員是一線人員，因而想要在信息時代下提升檔案管理工作成效需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。通過培訓(xùn)管理強化檔案管理人員之間的有效溝通交流，引導(dǎo)他們能夠?qū)ψ约涸诠ぷ魃嫌龅降膯栴}進行討論研究，在發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的過程中提升自己的工作創(chuàng)新能力。另外，在信息時代下，檔案管理工作人員不僅要具備基本的檔案管理知識、技能，而且還需要具備較高的信息素養(yǎng)和創(chuàng)新能力。為此，在工作中需要引導(dǎo)檔案管理人員積極到網(wǎng)絡(luò)上不斷學(xué)習(xí)檔案管理最新技術(shù)知識和管理手段，強化自己的檔案信息化管理能力。

（四）實現(xiàn)檔案資源共享的創(chuàng)新

當(dāng)前，檔案管理各部門之間的信息使用比較分散，在檔案管理的過程中各部門人員各自為政，在信息的使用上缺乏必要的溝通，更沒有打造出一個能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享的資源平臺。針對這個問題，檔案總部需要鼓勵各部門之間進行有效的工作交流，在交流中明確檔案管理和使用的重心，從而更好的發(fā)揮出檔案資源的應(yīng)用作用。

（五）實現(xiàn)檔案服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新

在社會大環(huán)境的變化下，人們的思想觀念也會發(fā)生變化，即人們開始希望通過有效的信息來更好的了解社會發(fā)展政策，根據(jù)政策和信息資源情況進行有針對的投資。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一發(fā)展目標(biāo)需要檔案管理工作開展的與時俱進、開拓創(chuàng)新。一方面，在信息時代下，檔案管理工作需要拓展服務(wù)范圍，增強檔案資料信息的針對性和有效性。另外一個方面還需要讓有需要的人更為方便、快捷的使用各類檔案信息，在真正意義上發(fā)揮出檔案在促進社會發(fā)展方面的作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，在二十一世紀(jì)人類社會進入到共享信息資源的時代，同時，信息時代的到來也對檔案管理帶來了無限生機和希望。但是在龐大的信息資源背景下檔案信息的匯總和分類管理面臨更加繁瑣和復(fù)雜的處理。為此，需要相關(guān)人員能夠辯證認識信息時代下的檔案管理，在深刻認識信息資源利弊的情況下，從思想理念、體制機制、人員素質(zhì)、服務(wù)領(lǐng)域等方面思考怎樣在信息時代下創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，旨在能夠更高的發(fā)揮出資源檔案在帶動社會發(fā)展方面的作用。

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