不動產(chǎn)檔案管理淺析

邱玉霞

【摘 要】2015年12月9日，日照市首批不動產(chǎn)權證書發(fā)放，標志著不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作在該市全面啟動。隨著工作的不斷深入，不動產(chǎn)登記過程中產(chǎn)生了大量的相關檔案資料，如何管理利用好這些檔案資料呢？日照市結合不動產(chǎn)登記工作實際，多措并舉，加快構建不動產(chǎn)登記檔案管理體系，確保不動產(chǎn)登記檔案的完整性、系統(tǒng)性、安全性，取得了良好的成效。

【Abstract】On December 9， 2015， the first batch of real estate certificates were issued in Rizhao City， which marked the full launch of the unified registration of real estate in the city. With the deepening of the work， a large amount of relevant archives have been produced in the real estate registration process. How to manage and use these archives？ In combination with the real estate registration practice， Rizhao has taken many measures to speed up the construction of the real estate registration archives management system， so as to ensure the integrity， systematization， and security of the real estate registration archives， it has achieved good results.

【關鍵詞】不動產(chǎn);檔案管理;系統(tǒng)

【Keywords】 real estate; archives management; system

【中圖分類號】G71 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）06-0055-02

1 引言

不動產(chǎn)登記檔案是針對不動產(chǎn)物權進行登記、管理、申請以及查詢等一系列的活動而形成的信息記錄，其中包括的內(nèi)容有不動產(chǎn)物權的原始信息資源和機關登記信息，這些信息就形成了不動產(chǎn)登記薄和相應的材料集合。利用不動產(chǎn)登記檔案，可以使得不動產(chǎn)管理機關對不動產(chǎn)產(chǎn)權進行有效的管理，是不動產(chǎn)所有者所有權的重要憑證。不動產(chǎn)一旦沒有進行不動產(chǎn)登記，不存在不動產(chǎn)登記檔案，那么就會導致物權受不到保護，容易發(fā)生混亂的問題。

可以說，國家進行不動產(chǎn)登記檔案的管理，是當前行政機關需要履行的崗位職責，更是行政機關體現(xiàn)為民服務的重要原則，滿足了廣大人民的訴求。

2 不動產(chǎn)登記檔案現(xiàn)狀及存在問題

第一，不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量多，更新速度快。由于不動產(chǎn)登記檔案是動態(tài)檔案，隨時更新，經(jīng)統(tǒng)計，2016年市本級及市轄區(qū)共產(chǎn)生不動產(chǎn)檔案2.98萬卷，2017年產(chǎn)生不動產(chǎn)檔案3.18萬卷，2018年產(chǎn)生不動產(chǎn)檔案5.72萬卷。經(jīng)測算，2019年預計產(chǎn)生不動產(chǎn)檔案8萬卷。由此可知，全市不動產(chǎn)檔案數(shù)量一直呈暴增趨勢，其遞增的速度給檔案整理歸檔工作帶來了很大壓力。

第二，不動產(chǎn)登記檔案管理尚未形成完整的服務鏈條。不動產(chǎn)登記檔案管理工作作為一項新生事物，與以往的土地登記檔案管理有著很大區(qū)別，不但分類不同，而且市場服務鏈條尚不成熟，缺乏必要的軟硬件支持，也沒有可參照的成熟管理經(jīng)驗、方法。

第三，檔案管理人員對不動產(chǎn)登記檔案管理缺乏經(jīng)驗，不夠?qū)I(yè)。不動產(chǎn)檔案包含的內(nèi)容比較廣泛，包括土地登記、房產(chǎn)登記、礦產(chǎn)資源登記、海洋登記、農(nóng)林資源登記等，且登記流程不一樣，具有動態(tài)性、法律性、專業(yè)性較強的特點，加之是新生事物，這就對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求，需要時間磨合，經(jīng)驗探索。

第四，檔案管理缺乏開發(fā)利用意識。當前，我國在不動產(chǎn)登記檔案管理方面已經(jīng)取得了明顯的成效，檔案利用率也得到了進一步提高。但是，如今國家對不動產(chǎn)檔案的開發(fā)和利用的要求更高，我們在檔案利用方面仍然存在一些問題需要改進。一是不動產(chǎn)登記檔案沒有完全實行對外開放，大部分檔案也是只能讓內(nèi)容進行使用和查閱;二是不動產(chǎn)檔案的利用范圍過于狹窄，相應工作人員也沒有很好地對不動產(chǎn)檔案進行有效開發(fā)和應用，缺乏主動性，這就從一定程度上減少了檔案的利用率。

3 不動產(chǎn)登記檔案管理應對措施

第一，加大投入，不斷強化不動產(chǎn)登記檔案管理工作。爭取財政資金支持，改建一處不動產(chǎn)登記資料專用檔案室，安排專人管理，對不動產(chǎn)檔案采取“應收盡收，應歸盡歸”的原則。為更好地向社會提供不動產(chǎn)查詢服務，根據(jù)檔案管理規(guī)范及檔案查詢利用業(yè)務需求，把現(xiàn)有重要實體紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息資源，建成全方位、多層次的檔案管理及服務體系，按照上級檔案部門要求及實際工作需求，實施檔案即時整理歸檔、掃描及錄入項目，對新增的業(yè)務檔案進行數(shù)字化整理掃描。

第二，進一步規(guī)范完善不動產(chǎn)登記檔案管理。首先是明確不動產(chǎn)登記檔案整理歸檔的分類，把不動產(chǎn)登記檔案分五部分八類。五部分是指：土地登記、房產(chǎn)登記、礦產(chǎn)資源登記、海洋登記、農(nóng)林資源登記。八大類是指：首次登記;變更登記;抵押登記;封解封登記;預告登記;大宗轉(zhuǎn)移登記;二手房轉(zhuǎn)移登記;注銷登記。按照年度，每年從檔案案卷000001起，例如，2018年度000001案卷起，編寫檔案案卷。其次，進一步規(guī)范了不動產(chǎn)登記檔案整理的工作流程：檔案信息核對、檔案排序、編寫頁碼、信息著錄、打印目錄、掃描、修改掃描件，掛接，批量掛接，檢索目錄、檢測系統(tǒng)、打印封皮、檔案裝訂成冊、檔案裝盒、編寫盒子信息，最后檔案上架入庫。

第三，切實加強對不動產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓。多次組織對不動產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓，系統(tǒng)學習《不動產(chǎn)登記暫行條例》《不動產(chǎn)暫行條例實施細則》《不動產(chǎn)登記操作規(guī)范》（試行）等有關法律法規(guī)及相關規(guī)定制度，幫助工作人員及時更新、增長專業(yè)知識。積極創(chuàng)造條件，拓寬培訓渠道，采取“請進來”與“走出去”相結合、集中培訓與分類指導相結合、專家授課與個人自學相結合等培訓方式，不斷提高不動產(chǎn)登記檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平。

4 不動產(chǎn)登記檔案管理工作展望

隨著全市不動產(chǎn)登記檔案管理制度的不斷完善、工作流程的優(yōu)化規(guī)范及檔案庫房的升級改造，不動產(chǎn)登記檔案管理工作已逐步納入科學化管理的軌道。今后，應根據(jù)上級要求并結合本市不動產(chǎn)登記發(fā)展需要，切實加強不動產(chǎn)登記信息化建設工作，選好適合自己業(yè)務需求的技術合作單位，按照統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息管理基礎平臺建設要求和技術標準，做好數(shù)據(jù)整合、系統(tǒng)建設和信息服務等工作。同時，廣泛借鑒不動產(chǎn)登記檔案管理工作建設先進地區(qū)的成功經(jīng)驗，進一步加強不動產(chǎn)登記信息產(chǎn)品開發(fā)和技術創(chuàng)新，提高不動產(chǎn)登記的社會綜合效益，讓不動產(chǎn)登記檔案管理體系發(fā)揮出更大的作用。

第一，不動產(chǎn)檔案管理日趨科學化、信息化和規(guī)范化。深入學習檔案管理的有關法律法規(guī)以及不動產(chǎn)檔案的有關規(guī)定，及時總結不動產(chǎn)檔案管理的經(jīng)驗，進一步加強檔案管理工作人員的業(yè)務培訓，努力提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平，強化檔案工作人員的科學化、規(guī)范化檔案管理意識，利用數(shù)字化平臺，科學化、規(guī)范化地管理檔案的數(shù)字運行。

第二，創(chuàng)新工作思路，提升檔案的管理水平。在不動產(chǎn)檔案管理上加大力度，利用智慧和力量不斷創(chuàng)新檔案管理的理念、方式和方法，更好地科學管理不動產(chǎn)檔案。各級領導高度重視檔案工作，注重培養(yǎng)檔案管理工作人員，在檔案工作中優(yōu)先支持、保障檔案工作需要。第一時間解決檔案管理工作中存在的問題。把檔案工作放在更加突出的位置，最大程度激發(fā)檔案工作人員的工作積極性。使其開拓創(chuàng)新，努力工作，勤勤懇懇，促使檔案工作邁上一個新的臺階。

第三，積極發(fā)揮不動產(chǎn)檔案查詢和利用作用。為發(fā)揮登記檔案的作用，在做好提供利用的同時，充分接受社會監(jiān)督，做好保密工作，公示查詢程序和查詢范圍，使產(chǎn)權檔案查詢更加規(guī)范、公開，切實維護產(chǎn)權人合法權益。充分利用檔案信息資源，使檔案資源合理配置與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。加強對檔案信息資源的發(fā)掘，增強信息轉(zhuǎn)化意識和檔案使用的效率意識，最大限度發(fā)揮檔案利用效率，從中提取有價值的信息并通過現(xiàn)代化信息手段和渠道，摒棄以往“重藏輕用”的落后觀念，使其更好地為經(jīng)濟建設服務。

5 結語

總而言之，新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作是十分重要的。相關工作人員在具體的工作過程中要認真分析不足和問題，才能更好地運用現(xiàn)代化的管理方式和手段，推動我國不動產(chǎn)登記檔案管理工作朝著更為高效、科學、規(guī)范的方向發(fā)展。

【參考文獻】

【1】燕楊.構建完整的不動產(chǎn)登記檔案管理體系[J].中國不動產(chǎn)，2017（6）：11-13.