試論大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

李楠

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷進(jìn)步，在信息化背景下，在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐也在加快。企業(yè)檔案信息的管理與發(fā)展，實(shí)際上是對(duì)企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的管理，企業(yè)檔案保存著企業(yè)發(fā)展的重要信息，也記錄著企業(yè)的重要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和發(fā)展決策，在企業(yè)不斷發(fā)展與進(jìn)步中，檔案信息的種類和內(nèi)容不斷增加，這就需要采用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高檔案信息管理的質(zhì)量和效率，保證其完整性和可靠性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;企業(yè)檔案信息化;建設(shè)

引言

企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，檔案信息也在不斷的增加，對(duì)企業(yè)檔案信息管理也提出了新的要求，要求加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息管理效率。但是在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案信息建設(shè)還存在一些問(wèn)題，本文就這些問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了在大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的方法。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的要求

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理延伸到電子檔案管理，文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展趨勢(shì)，要求檔案工作緊跟社會(huì)信息化步伐，加快檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理方式是將紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)收集、整理、歸檔，統(tǒng)一保管在檔案庫(kù)房中。涉及檔案查詢利用時(shí)，需要根據(jù)檔案目錄等檢索工具進(jìn)行查找、定位，再到庫(kù)房中調(diào)檔，利用效率較低。這種方式顯然已不適用于高速發(fā)展的信息社會(huì)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)保存在信息化設(shè)備上，有利于高效檢索所需檔案信息，提高工作效率。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的要求

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，一個(gè)企業(yè)需要存儲(chǔ)和處理的信息越來(lái)越多，為合理配置資源，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲取主動(dòng)權(quán)，提高企業(yè)信息化水平勢(shì)在必行。企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，真實(shí)地記錄和反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)各方面的信息，其管理水平是衡量企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的必然要求，也是增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的專業(yè)水平較差

在眾多的企業(yè)中，研發(fā)人員是企業(yè)創(chuàng)新能力的根本所在，也決定著企業(yè)是否具備強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力。所以，企業(yè)對(duì)他們進(jìn)行了高度的重視，不惜花費(fèi)大量資金來(lái)支持他們的研發(fā)工作，往往卻忽略了管理企業(yè)檔案信息化建設(shè)的人員。在招聘過(guò)程中，聘用了一些專業(yè)水平低、綜合素質(zhì)差的管理人員，這就造成了今后企業(yè)的信息化建設(shè)管理方面的一些困擾，使企業(yè)呈現(xiàn)出管理觀思維不在前沿、管理體系極度落后的局面。

（二）缺乏合理的信息化標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，許多企業(yè)已經(jīng)將信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案信息的管理，但由于信息化建設(shè)目前尚在發(fā)展階段，還是會(huì)存在很多的問(wèn)題。因?yàn)椴煌袠I(yè)中的企業(yè)，其目的、發(fā)展方向等都是不同的，所以在企業(yè)建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，很難達(dá)成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就會(huì)使得在管理上存在較大的隨意性，因?yàn)椴煌髽I(yè)之間的溝通交流不到位，也不是很協(xié)調(diào)，而且在信息共享方面做得也不是很到位。企業(yè)內(nèi)部的各部門(mén)都具有很強(qiáng)的獨(dú)立性，這就會(huì)使得在信息化建設(shè)的過(guò)程中無(wú)法形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，就會(huì)限制企業(yè)在檔案信息系統(tǒng)功能的發(fā)揮，不能達(dá)成一個(gè)明確的目標(biāo)，在管理上也會(huì)缺少一定的規(guī)范性，這樣會(huì)在一定程度上對(duì)企業(yè)檔案信息化發(fā)展造成阻礙。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)措施

（一）提高大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)

提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)要從如下兩方面做起：

1.不斷加強(qiáng)人力資源管理

一個(gè)企業(yè)，不僅要發(fā)展，更重要的是要能夠長(zhǎng)期穩(wěn)健地發(fā)展。在各個(gè)企業(yè)內(nèi)部，其管理模式對(duì)于企業(yè)的發(fā)展方向有著重要的意義，尤其是人力資源部的管理者，他們決定了企業(yè)未來(lái)會(huì)招聘什么樣的員工，因此，人力資源部的管理者要具備識(shí)別人才以及充分調(diào)動(dòng)人力資源的能力，把提高員工的綜合素質(zhì)作為工作的首要任務(wù)，不斷強(qiáng)化管理觀念，爭(zhēng)取最大限度地發(fā)揮員工的潛在能力。因此，不斷加強(qiáng)人力資源管理至關(guān)重要。

2.完善企業(yè)員工培訓(xùn)體制

在招聘員工后，各個(gè)企業(yè)要對(duì)其定期地進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，但是，就當(dāng)前調(diào)查報(bào)告顯示，許多企業(yè)由于資金的短缺以及沒(méi)有完善的培訓(xùn)體制制度等各種原因，導(dǎo)致他們沒(méi)能提供給員工有價(jià)值的培訓(xùn)。所以，在企業(yè)的內(nèi)部，存在著諸多綜合素質(zhì)低下的工作人員。因?yàn)閱T工沒(méi)能接受到相關(guān)培訓(xùn)，所以在工作過(guò)程中，總會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，久而久之，就造成了大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)管理體系落后的結(jié)果。

（二）建立科學(xué)合理的檔案信息管理系統(tǒng)

一是要將原來(lái)的紙質(zhì)版檔案盡快轉(zhuǎn)化成電子版檔案或數(shù)字化檔案，而且要盡量加快整個(gè)轉(zhuǎn)化的過(guò)程。同時(shí)，還要用統(tǒng)計(jì)學(xué)的方法和原理對(duì)數(shù)字或電子檔案分門(mén)別類地進(jìn)行整理、保存。二是要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，開(kāi)發(fā)出對(duì)自身發(fā)展有利的檔案信息管理系統(tǒng)，讓檔案信息管理系統(tǒng)充分地與企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合，這樣才能確保在檔案收集時(shí)做好前期的管理控制工作，并確保數(shù)據(jù)的完整性，讓數(shù)據(jù)的更新可及時(shí)傳遞。此外，通過(guò)采取云計(jì)算技術(shù)，能在更深的層面上對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地分析及處理。三是要將動(dòng)態(tài)管理和橫向、縱向的分析進(jìn)行融合，在通過(guò)縱向的時(shí)間線對(duì)比分析檔案數(shù)據(jù)時(shí)，也需對(duì)比其他部門(mén)、同行業(yè)的其他公司甚至于其他行業(yè)，將對(duì)比分析得到的信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、匯總，剔除掉其中沒(méi)有價(jià)值的信息，留下有用的一部分，這樣才能在一定程度上確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確和真實(shí)。

結(jié)束語(yǔ)

在整個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代不容置疑的需求，也很契合時(shí)代發(fā)展的規(guī)律。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念。與此同時(shí)，企業(yè)自身也必須完善現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)，或重新建立一個(gè)新的更為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，如此方可促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從而體現(xiàn)出檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值，從根本上提升企業(yè)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]葉丹麗.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（1）：193-193.