簡(jiǎn)論如何完善學(xué)校后勤檔案管理工作

韓俊己

摘 要：學(xué)校后勤檔案管理工作的好壞直接影響學(xué)校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)和后期發(fā)展，近幾年隨著國(guó)家教育事業(yè)越來(lái)越發(fā)展，對(duì)教育事業(yè)的投入不斷增加，相應(yīng)的后勤保障支撐起著至關(guān)重要的作用，從而學(xué)校后勤檔案管理就顯得越來(lái)越重要。但現(xiàn)在一些學(xué)校對(duì)后勤檔案管理工作重視程度不夠，從而給教學(xué)、科研甚至師生生活帶來(lái)影響。因此，學(xué)校如何完善后勤檔案管理工作，更高的提升為教學(xué)一線的服務(wù)質(zhì)量顯得十分重要。

關(guān)鍵詞：學(xué)校后勤；檔案管理；措施

一、學(xué)校后勤檔案管理的重要性

學(xué)校后勤檔案記錄的是整個(gè)學(xué)校的后勤活動(dòng)工程，它是學(xué)校進(jìn)行后勤管理和經(jīng)營(yíng)以及各類項(xiàng)目建設(shè)等工作工程的信息來(lái)源。隨著現(xiàn)代教育事業(yè)的飛速發(fā)展，學(xué)校后勤部門在實(shí)際工作中形成了各式各樣的文檔資料。它的完整性有利于學(xué)校各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行，能夠有效提高整個(gè)學(xué)校的后勤管理水平，還可為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持，它反映了整個(gè)學(xué)校的后勤工作面貌。學(xué)校的新建、改擴(kuò)建工程越來(lái)越頻繁，相應(yīng)的各類附屬設(shè)施的布置也越來(lái)越繁雜，這些都必須通過(guò)檔案管理來(lái)進(jìn)行記錄，為學(xué)校后期維修使用提供可靠依據(jù)，避免了不熟悉相關(guān)部署而造成的各種浪費(fèi)。同時(shí)后勤檔案還可輔助作為對(duì)師生及行管人員進(jìn)行管理的依據(jù)。這些都足以說(shuō)明學(xué)校后勤檔案的重要性。

二、學(xué)校后勤檔案分類

學(xué)校的后勤檔案總體分文書檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案等。文書檔案是指學(xué)校后勤各部門在日常工作過(guò)程中形成的各類文件材料。基建檔案是指學(xué)校在進(jìn)行基本建設(shè)過(guò)程中形成一整套基本建設(shè)檔案資料。會(huì)計(jì)檔案能夠真實(shí)記錄和反映學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，對(duì)學(xué)校進(jìn)行相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)查詢有著重要幫助。設(shè)備檔案主要對(duì)學(xué)校各類設(shè)備的購(gòu)買、運(yùn)轉(zhuǎn)及維修以及合同的簽訂、相關(guān)的驗(yàn)收合格證明、操作規(guī)程、技術(shù)資料等進(jìn)行分類歸檔，以保證對(duì)學(xué)校設(shè)備的熟悉程度，防止設(shè)備一旦出現(xiàn)故障影響正常教學(xué)活動(dòng)。

三、當(dāng)前學(xué)校后勤檔案管理工作存在的不足

（一）對(duì)后勤檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

目前學(xué)校都建立了相應(yīng)的后勤檔案部門，但是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對(duì)檔案管理工作從思想上還是沒(méi)有引起足夠的重視。檔案部門的人員大部分不是專職而是兼職人員，從而導(dǎo)致后勤檔案管理工作的意識(shí)比較淡薄，相應(yīng)的管理工作就顯得太過(guò)分散，許多的信息材料得不到及時(shí)的收集歸檔，造成了后勤檔案的不完整不統(tǒng)一。

（二）后勤檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

大部分學(xué)校的在后勤檔案管理人員配備方面都是兼職，有的甚至兼職多項(xiàng)工作。這就導(dǎo)致管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平得不到提高，不具備檔案管理人員必須具備的政治覺(jué)悟和專業(yè)理論水平以及較高的專業(yè)業(yè)務(wù)水平。

（三）相應(yīng)管理制度的建立有待完善

學(xué)校的后勤檔案資料分散在后勤的各個(gè)部門，必須要有一套上下結(jié)合、科學(xué)系統(tǒng)、完整規(guī)范的資料收集制度。許多學(xué)校的后勤檔案制度沒(méi)有按照檔案管理的要求來(lái)制定，后者制定了但不詳盡，出現(xiàn)因管理制度不完善而造成的資料征集不及時(shí)甚至資料收集不齊等情況的出現(xiàn)。

四、完善學(xué)校后勤檔案管理工作應(yīng)采取的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)后勤檔案管理工作的重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視后勤檔案管理工作，將此項(xiàng)工作作為學(xué)校整體工作以及辦學(xué)的組成部分，在資金應(yīng)適當(dāng)增加投入，加大后勤檔案管理工作重要性的宣傳力度。后勤檔案管理工作是保障學(xué)校搞好教學(xué)工作不可缺少的環(huán)節(jié)，它對(duì)于教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量的提高能發(fā)揮積極的作用。

（二）增強(qiáng)后勤檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)前學(xué)校檔案管理崗位的工作人員都能夠基本勝任本職工作，經(jīng)過(guò)正規(guī)院校和專業(yè)培訓(xùn)檔案人員為數(shù)很少。后勤檔案管理人員應(yīng)自覺(jué)加強(qiáng)檔案管理專業(yè)的強(qiáng)化學(xué)習(xí)，積極地參加各類相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，提高自己的專業(yè)技能。同時(shí)還要注重學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練掌握電腦知識(shí)，時(shí)刻關(guān)注檔案管理的新動(dòng)向，吸收借鑒新成果，使自己成為一名隨時(shí)代發(fā)展而發(fā)展的檔案管理人員。另一方面要加強(qiáng)自己的責(zé)任心，要從內(nèi)心熱愛(ài)這個(gè)崗位，虛心學(xué)習(xí)與后勤檔案相關(guān)的學(xué)校其他部門業(yè)務(wù)知識(shí)，加強(qiáng)同領(lǐng)導(dǎo)、同事幾個(gè)部門之間的交流。

（三）建立一套完善、規(guī)范、高效的后勤檔案管理制度

檔案管理工作是一門科學(xué)系統(tǒng)的專業(yè)管理工作，要嚴(yán)格按照檔案管理工作的制度要求結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況制定完善的后勤檔案管理制度，讓檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理有可靠保障。要做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施。有了完善的管理制度，學(xué)校的后勤檔案管理工作就會(huì)有章可循，就能夠保證檔案的質(zhì)量。

總之，學(xué)校后勤檔案管理工作是學(xué)校檔案工作也是學(xué)校日常管理工作的重要組成部分，我們要以科學(xué)的態(tài)度在做好后勤檔案的收集、整理、分類歸檔工作的同時(shí)，還要做到主動(dòng)熱情提供服務(wù)，讓檔案工作的價(jià)值得以充分體現(xiàn)，它對(duì)學(xué)校的基礎(chǔ)性工作以及以后的建設(shè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

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