談不動產(chǎn)登記檔案的收集與整理

周曉鳳

摘?要：現(xiàn)階段， 對于不動產(chǎn)物權(quán)流轉(zhuǎn)運(yùn)行過程來講，其包含的內(nèi)容比較廣泛，并且，不動產(chǎn)登記的范圍也在隨之?dāng)U大，與此同時，由于多種不動產(chǎn)物權(quán)流轉(zhuǎn)而出現(xiàn)非常嚴(yán)重的糾紛問題。所以，加強(qiáng)不動產(chǎn)登記檔案管理力度是很有必要的，其是一項(xiàng)良好的解決方式，主要是為了規(guī)避不動產(chǎn)物權(quán)流轉(zhuǎn)問題的發(fā)生。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)登記;檔案;收集整理

不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案具有專業(yè)性、動態(tài)性、真實(shí)性、完整性、價值性、法律性等特點(diǎn)，為不動產(chǎn)權(quán)屬登記提供物權(quán)確認(rèn)依據(jù)，為維護(hù)所有權(quán)人的合法權(quán)益，為促進(jìn)房地產(chǎn)市場健康發(fā)展，為加快城市發(fā)展提供健康服務(wù)功能，為維護(hù)正常的金融秩序和社會穩(wěn)定起到了不可替代的作用。

一、不動產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)

（一）種類繁多，數(shù)量巨大

不動產(chǎn)登記檔案范圍涉及非常廣泛，具體包括房產(chǎn)、林業(yè)、土地、礦產(chǎn)、農(nóng)業(yè)等業(yè)務(wù)檔案，尤其是在房地產(chǎn)登記發(fā)證方面，因?yàn)殛P(guān)系社會各階層的方方面面，關(guān)系千家萬戶的切身利益，因此涉及面非常廣泛，而且數(shù)量非常巨大，不僅涉及城鎮(zhèn)居民，還涉及農(nóng)村的每一家農(nóng)戶。這些材料經(jīng)過整理歸檔，在一個縣就有幾萬卷之多，更有甚者在人口眾多的縣市可達(dá)百萬卷之巨，而其載體又包括文字、圖像、表格、錄音、磁盤、錄像和信息數(shù)據(jù)等資料，可謂是多種多樣。

（二）周期性長，時間跨度大

在不動產(chǎn)登記檔案管理工作中，有些項(xiàng)目周期很長，最典型的就是在一些土地管理中，一些土地業(yè)務(wù)活動由于相關(guān)的法律法規(guī)不健全，相關(guān)的制度機(jī)制不完善，需要較長的時間延續(xù)進(jìn)行協(xié)調(diào)，因此這些項(xiàng)目往往需要跨年度才能完成。在這些工作中，往往需要對土地當(dāng)前的利用現(xiàn)狀做深入調(diào)查，還要做城鎮(zhèn)地籍調(diào)研，最后還要完成土地登記、發(fā)證工作，這些工作具體而瑣碎，往往需要1～2年甚至3～4年才能完成。

（三）規(guī)范性特點(diǎn)

其實(shí)，不動產(chǎn)登記檔案應(yīng)當(dāng)以手冊的形式為主，對不動產(chǎn)的物權(quán)進(jìn)行登記管理，在登記管理過程中，遵循標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行登記，目的是體現(xiàn)出不動產(chǎn)登記檔案的規(guī)范性。在當(dāng)代社會不斷進(jìn)步的背景下，以往的登記檔案模式逐漸改變成了存儲性模式，然而不管是采取什么樣的方式，都要規(guī)范性進(jìn)行操作。當(dāng)然，還需要加強(qiáng)不動產(chǎn)登記檔案管理內(nèi)容的準(zhǔn)確性，在這其中，內(nèi)容方式都需要根據(jù)不同種類進(jìn)行劃分，最后需要避免檔案進(jìn)行登記時出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，更要盡量降低由于遺漏而形成的權(quán)屬歸屬糾紛問題。

（四）公開性特點(diǎn)

在我國，通過對不動產(chǎn)登記制度的大力設(shè)計和實(shí)行不動產(chǎn)登記檔案逐漸得到了完善。從當(dāng)前階段出發(fā)，不動產(chǎn)登記檔案中的目標(biāo)需要從兩項(xiàng)內(nèi)容入手，首先，需要在最大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)物權(quán)的公正性，結(jié)合物權(quán)歸屬的公正性來維護(hù)不動產(chǎn)物權(quán)各種效益和他人的合法效益。其次，需要加強(qiáng)對不動產(chǎn)物權(quán)各個方面的交易，并且要提供有效的保障。整體上來講，不動產(chǎn)登記檔案需要具有公開性和透明性，特別是在查找和結(jié)合方面上，需要做到公正，因?yàn)橹挥羞@樣，才能帶動不動產(chǎn)登記管理內(nèi)部效益的作用。對于不動產(chǎn)各種數(shù)據(jù)來講，需要確保檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)能夠面向社會，更要保證當(dāng)事人或者是經(jīng)濟(jì)效益在后期能夠更好地查找檔案等多種活動，最后實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的初期目標(biāo)。

二、不動產(chǎn)登記檔案的收集質(zhì)量要求

（一）登記材料內(nèi)容要完整

登記材料中各種要件應(yīng)具有成套性，要把圖表及賬冊收集齊全，使檔案材料內(nèi)容豐富、翔實(shí)、完整，使之成為有應(yīng)用價值和長久保存價值的檔案。

（二）登記材料內(nèi)容要真實(shí)準(zhǔn)確

應(yīng)與實(shí)際情況相符，不論是法律上起憑證作用，還是反映歷史情況的都要真實(shí)準(zhǔn)確。收集的材料不準(zhǔn)確的要退回，不要盲目收集造成錯卷。

（三）登記材料形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

（1）歸檔用紙標(biāo)準(zhǔn)化，要用70g以上通用A4（297×210mm）打印紙打印，不能利用廢棄紙張的背面打印，造成誤導(dǎo)。窗口工作人員在受理業(yè)務(wù)時，附申請人的各種原始材料應(yīng)具有嚴(yán)格要求，包括各種原件的復(fù)印件都應(yīng)復(fù)印在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的A4紙上并絕對不能剪裁、拼接。（2）各種表格標(biāo)準(zhǔn)化。收集的材料應(yīng)是統(tǒng)一格式的合同文本、評估報告、認(rèn)證單、完稅證明。（3）文字書寫標(biāo)準(zhǔn)化。文件在書寫或打印時，應(yīng)留出天頭、地腳、翻口、訂口。要求申請人及各級審核人員手寫簽字、數(shù)據(jù)、日期、符號必須規(guī)范、工整、清晰，要用碳素筆或藍(lán)黑墨水筆書寫，蓋章時要用印泥。其中應(yīng)由申請人親筆簽署的約定書或筆錄一定要本人親自書寫不能由他人代替。

三、構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案管理新模式的思考

（一）完善管理機(jī)制，優(yōu)化操作流程

不動產(chǎn)檔案管理的高效運(yùn)行，需要完善傳統(tǒng)的管理機(jī)制、優(yōu)化固定的操作流程。這就需要在具體的工作實(shí)踐中，我國要整合登記檔案管理機(jī)構(gòu)、整合檔案管理資源，構(gòu)建統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分工明確的管理機(jī)制，從而使不動產(chǎn)登記檔案管理機(jī)制得到完善，為這項(xiàng)工作的順利開展打好基礎(chǔ)。同時，相關(guān)部門還要優(yōu)化檔案管理的操作流程，結(jié)合現(xiàn)有的工作經(jīng)驗(yàn)，借鑒國外先進(jìn)的管理理念和管理方法，從申請受理、調(diào)查審核、核對審批到最后的驗(yàn)證發(fā)證以及整理歸檔，建立一整套科學(xué)而有序的操作流程，使這方面的業(yè)務(wù)辦理和不動產(chǎn)檔案歸檔環(huán)節(jié)形成有機(jī)結(jié)合，從而提高工作效率，體現(xiàn)工作的實(shí)效性和科學(xué)性。

（二）制定目標(biāo)，逐步實(shí)施

不動產(chǎn)登記檔案管理工作，要根據(jù)上級相關(guān)部門的部署，制訂詳細(xì)而科學(xué)的工作計劃，在構(gòu)建新型管理模式、積極開展新型管理工作的過程中，要按照計劃把工作分為3個步驟來實(shí)施。第一步，要通過調(diào)查研究，具體摸清分散檔案的相關(guān)情況，理順?biāo)鼈冎g的關(guān)系，然后在此基礎(chǔ)上整理這些檔案資料，為這些分散檔案資料的整合歸檔打好基礎(chǔ)。第二步，要整合、完善現(xiàn)有的檔案形式，對這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，以形成規(guī)范的電子檔案，建立一定規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫，然后對一些檔案做到逐步移交，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。第三步，要對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行全面的規(guī)范化管理，要構(gòu)建完備的數(shù)據(jù)庫，要對不動產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)以數(shù)據(jù)化管理為主、以傳統(tǒng)管理為輔的積極轉(zhuǎn)變，從而為開展不動產(chǎn)登記檔案管理工作提供技術(shù)支持和資源保障，使不動產(chǎn)檔案管理工作邁上新的臺階，產(chǎn)生更好的社會效應(yīng)。

（三）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

不動產(chǎn)檔案登記是不動產(chǎn)檔案動態(tài)管理的基礎(chǔ)，而高效的檔案管理需要一支既熟練掌握登記業(yè)務(wù)，又具備檔案管理系統(tǒng)知識的專業(yè)人才隊伍?；诖?，檔案管理部門要在人才隊伍建設(shè)方面下大力氣。首先，要加強(qiáng)思想政治教育工作，以提高這些專業(yè)人才的理論思想水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次，檔案管理部門要積極開展各種學(xué)習(xí)活動，為相關(guān)人員創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)條件和學(xué)習(xí)機(jī)會。通過各種培訓(xùn)、講座、觀摩學(xué)習(xí)等形式，培養(yǎng)這些人才掌握系統(tǒng)的理論知識，并以創(chuàng)新意識拓展工作路徑和工作方法，從而提高他們的專業(yè)能力和管理水平，以實(shí)現(xiàn)打造一支既具有豐富的專業(yè)知識和系統(tǒng)的理論知識，又具有較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)的高質(zhì)量人才隊伍的目標(biāo)。

四、結(jié)語

整合現(xiàn)有不動產(chǎn)登記檔案資源，進(jìn)行集約化、信息化管理，是當(dāng)前新時代背景下構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案管理新模式的主要途徑。檔案管理部門和相關(guān)人員要努力學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)，要以創(chuàng)新意識積極拓展檔案管理工作的路徑與方法，從而構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案管理新模式，以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)更好的社會效益。

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