統(tǒng)籌規(guī)劃 協(xié)調(diào)推進(jìn) 浦口檔案信息化建設(shè)邁上新高地

江雪晴

近年來，南京市浦口區(qū)按照創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，以深化數(shù)字檔案資源開發(fā)利用和服務(wù)民生為導(dǎo)向，以保障數(shù)字檔案資源的安全保存和有效利用為重點(diǎn)，以整合數(shù)字檔案資源為核心，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，豐富數(shù)字檔案資源。依托政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用數(shù)字技術(shù)，建立數(shù)字檔案資源跨區(qū)域共享，加強(qiáng)并完善檔案信息安全管理機(jī)制，加快推動(dòng)檔案資源“存量數(shù)字化、增量電子化”進(jìn)程，形成檔案信息資源豐富、管理有效、利用便捷的現(xiàn)代檔案管理體系，檔案信息化覆蓋全區(qū)。

一、夯實(shí)基礎(chǔ)，優(yōu)化檔案信息化發(fā)展環(huán)境

依托浦口區(qū)信息基礎(chǔ)環(huán)境，建設(shè)滿足檔案信息化需求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、應(yīng)用軟件、基礎(chǔ)硬件、安全設(shè)施、終端及輔助設(shè)備等一系列現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施。浦口區(qū)數(shù)字檔案館機(jī)房按照國家電子信息系統(tǒng)機(jī)房B級(jí)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，面積80平方米，并建立單獨(dú)的中心機(jī)房，內(nèi)部放置檔案館資源總庫系統(tǒng)。配備服務(wù)器、磁盤陣列、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、藍(lán)光光盤庫、防火墻、安全審計(jì)、漏洞掃描、入侵檢測(cè)等設(shè)備，搭建了超融合系統(tǒng)平臺(tái)。機(jī)房安裝電子門禁和視頻監(jiān)控設(shè)施安防系統(tǒng)、氣體滅火消防系統(tǒng)、自動(dòng)控制溫濕度的專用精密空調(diào)設(shè)備，機(jī)房采用雙路供電并配備不間斷電源，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)不間斷運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全保管。

搭建全區(qū)統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺(tái)，管理平臺(tái)分兩個(gè)部分：一是基于局域網(wǎng)的檔案館館藏資源管理系統(tǒng)，開展數(shù)字檔案的收、管、存、用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)，局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)物理隔離，采用離線方式進(jìn)行數(shù)據(jù)交換；二是基于政務(wù)網(wǎng)的館室一體化檔案管理系統(tǒng)，供全區(qū)各立檔單位使用，對(duì)電子文件產(chǎn)生、整理、歸檔、存儲(chǔ)、利用、移交進(jìn)館進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、集成化管理，數(shù)字檔案系統(tǒng)與電子政務(wù)辦公系統(tǒng)無縫對(duì)接，檔案館在政務(wù)網(wǎng)上開展電子檔案接收、在線監(jiān)督指導(dǎo)和共享利用等業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)全區(qū)數(shù)字檔案的集中管理和科學(xué)利用。

二、統(tǒng)籌規(guī)劃，推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)

檔案信息化的基礎(chǔ)工作就是檔案資源的數(shù)字化。按照檔案資源“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，推動(dòng)檔案館（室）由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變。一方面，積極開展檔案館（室）紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。2000年起，按照“利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，首先開展檔案館目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，共建立各類目錄170余萬條，其中涉及民生的各類專題目錄70余萬條。2007年開始對(duì)館藏珍貴檔案和利用率相對(duì)較高的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，并逐年全面推進(jìn)，至2017年完成館藏全部非涉密紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化量近500萬頁。為確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和完整性，2017年至2019年，對(duì)館內(nèi)電子檔案數(shù)據(jù)開展全面校核，目錄及全文數(shù)據(jù)比照實(shí)體檔案進(jìn)行逐條、逐頁檢查。在積極推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化的同時(shí)，以全區(qū)各進(jìn)館單位為對(duì)象，分步開展檔案目錄數(shù)據(jù)庫及全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。從2012年起，區(qū)財(cái)政逐年撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，由浦口區(qū)檔案局統(tǒng)一安排，采用服務(wù)外包的方式，對(duì)列入檔案館接收范圍的各室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，完成到期進(jìn)館檔案實(shí)體、目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)同步移交，實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化。另一方面，積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案移交與接收工作，推進(jìn)文檔一體化、館室一體化建設(shè)，接入政務(wù)網(wǎng)的單位通過文檔一體化系統(tǒng)開展電子文件的在線歸檔，通過館室一體化系統(tǒng)進(jìn)行到期電子檔案的在線移交，實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化。

三、拓展渠道，創(chuàng)新檔案信息資源利用方式

檔案數(shù)字資源開發(fā)和利用是檔案信息化的出發(fā)點(diǎn)和最終歸宿。近年來，浦口區(qū)以服務(wù)民生為目標(biāo)，大力推進(jìn)民生檔案資源的整合。針對(duì)檔案利用需求的不同，建立了招工、任免、婚姻、獨(dú)生子女、知青、退伍等17個(gè)專題目錄數(shù)據(jù)庫，為社會(huì)各界查閱檔案提供了極大的便利。為加快推進(jìn)便民惠民的檔案服務(wù)體系建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案資源的開發(fā)利用能力，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，建立區(qū)檔案資源共享平臺(tái)，將檔案信息資源整合起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享。升級(jí)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)了檔案遠(yuǎn)程利用模塊，在全區(qū)5個(gè)街道、部分社區(qū)及民政婚姻登記窗口設(shè)立了檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)點(diǎn)，將檔案館民生檔案數(shù)字資源與服務(wù)點(diǎn)共享，滿足人民群眾就近查檔的需要。連通省、市民生檔案異地查閱服務(wù)平臺(tái)，通過“跨館出證”，實(shí)現(xiàn)在本區(qū)即可查閱市內(nèi)招工、知青、婚姻等民生檔案信息，查閱省內(nèi)婚姻檔案信息，為廣大民眾提供了方便快捷的服務(wù)，大大提升了檔案公共服務(wù)能力。

四、多措并舉，強(qiáng)化檔案信息安全體系建設(shè)

浦口區(qū)一以貫之將檔案安全管理工作作為重中之重，緊抓不懈，筑牢安全防線。一是筑牢安全意識(shí)。通過人防、物防、技防等措施，確保檔案安全不出任何問題；同時(shí)通過檢查、指導(dǎo)、考核等方式，做好全區(qū)各部門各單位的檔案安全監(jiān)督工作。二是加強(qiáng)制度建設(shè)。健全信息安全管理規(guī)范，建立信息安全責(zé)任制度，加強(qiáng)日常信息安全管理，組織實(shí)施應(yīng)急處置演練，確保檔案信息系統(tǒng)的日常安全運(yùn)維；加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化外包服務(wù)安全和數(shù)字檔案利用服務(wù)的監(jiān)管力度；加強(qiáng)電子文件歸檔、電子檔案移交的安全管理，消除數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)中的安全隱患。三是完善安防措施。檔案館庫房、機(jī)房引進(jìn)了智能化環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，通過統(tǒng)一監(jiān)控管理平臺(tái)達(dá)到對(duì)溫濕度監(jiān)控、視頻監(jiān)控、防盜報(bào)警、防火報(bào)警等多種數(shù)據(jù)的監(jiān)測(cè)。采用統(tǒng)一的基礎(chǔ)設(shè)施管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)房所有設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)和各項(xiàng)運(yùn)行數(shù)據(jù)的監(jiān)測(cè)。同時(shí)建立了數(shù)據(jù)安全監(jiān)控系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)備份安全體系，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)檢測(cè)、實(shí)時(shí)預(yù)警、實(shí)時(shí)保全、實(shí)時(shí)修復(fù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久安全保存。四是落實(shí)備份機(jī)制。數(shù)據(jù)長(zhǎng)期安全保存采用磁盤陣列、藍(lán)光光盤庫、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行三套異質(zhì)備份，其中一套備份用于異地存儲(chǔ)，分別與省、市檔案館一起將湖南省檔案館和哈爾濱市檔案館作為異地備份基地，按照規(guī)定開展定期備份工作，檔案館數(shù)據(jù)在哈爾濱市檔案館進(jìn)行異地備份，檔案室數(shù)據(jù)在湖南長(zhǎng)沙市檔案館進(jìn)行異地備份。多重保護(hù)機(jī)制，進(jìn)一步提升了檔案信息資源安全保管和利用水平。

檔案管理日益信息化與智能化，推動(dòng)著檔案信息化的深入發(fā)展。浦口區(qū)檔案信息化工作將緊跟時(shí)代，以新理念、新思維、新視角、新舉措把握和推動(dòng)檔案信息化工作邁上新臺(tái)階，以創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的最大價(jià)值。