企業(yè)檔案信息化建設(shè)的制約因素分析

摘 ?要：企業(yè)檔案管理工作的開展是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中經(jīng)營情況、人員調(diào)動(dòng)、資產(chǎn)分配、經(jīng)濟(jì)流動(dòng)等多方面的總結(jié)記錄，將企業(yè)內(nèi)部情況通過檔案信息化進(jìn)行總結(jié)記錄，從而為更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和為企業(yè)的建設(shè)發(fā)展打下堅(jiān)固的基礎(chǔ)。但是就企業(yè)檔案信息化建設(shè)的程度以及現(xiàn)階段的成果來看，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中仍然存在很多漏洞，并且由于檔案本身分類的復(fù)雜性下存在著很多的困惑，并且在有關(guān)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中關(guān)于職員相應(yīng)的工作職能的定位仍然不明確，以及檔案信息化建設(shè)管理人員自身對其工作重要性認(rèn)識的缺乏，也從很大程度上阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。故本文主要就企業(yè)在實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)道路中遇到的障礙性因素進(jìn)行深入分析，對制約性因素進(jìn)行客觀性探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);檔案信息化

中圖分類號：G270.7 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）13-0147-03

Analysis on Restricting Factors of Enterprise Archives Informatization Construction

XU Yili

（Beijing Institute of Precision Mechanical and Electrical Control Equipment，Beijing ?100076，China）

Abstract：The development of enterprise archives management is a summary record of the operation，personnel mobilization，asset allocation and economic flow in the process of enterprise production and management. It summarizes and records the internal situation of the enterprise through archives informatization，thus laying a solid foundation for the construction and development of the enterprise to better serve the production and operation of the enterprise. In terms of the degree of informatization construction and the achievements at this stage，there are still many loopholes in the construction of archives informatization in enterprises，and there are many confusions due to the complexity of the classification of archives themselves. In the construction of enterprise archives informatization，the orientation of the corresponding work functions of employees is still unclear，and the managers of archives informatization construction themselves are not clear about their work. Lack of awareness of importance also hinders the smooth development of enterprise archives information construction to a large extent. In this paper，the obstacles encountered by enterprises in the process of archives information construction are analyzed in depth，and the restrictive factors are discussed objectively.

Keywords：enterprise archives;information construction;archives informatization

0 ?引 ?言

隨著現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營管理水平的整體提高，作為企業(yè)管理中重要組成部分的企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)，也越來越成為新時(shí)代發(fā)展下企業(yè)為提高自身經(jīng)營水平能力必須思考的問題，社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)在一些主客觀因素的作用下也在不斷發(fā)展變化著，企業(yè)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)圍繞社會(huì)主義的市場經(jīng)濟(jì)價(jià)值核心，應(yīng)對來自企業(yè)內(nèi)部或者市場環(huán)境下的客觀因素提出的新的挑戰(zhàn)，積極調(diào)整企業(yè)應(yīng)對方案，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的工作開展中針對時(shí)代要求下對于企業(yè)發(fā)展提出的新的戰(zhàn)略性要求，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中存在著的制約性因素，進(jìn)行深入探討，以促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。

1 ?企業(yè)檔案的職能分類中存在的制約性因素

職能性分類在企業(yè)檔案文件分類中的應(yīng)用，其定位不準(zhǔn)確會(huì)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展造成重大的阻礙，因?yàn)殡S著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，部門分類也日趨詳細(xì)，各職能分類分工也日趨細(xì)分化，雖然在一定程度上對于企業(yè)的職能有了更加明確以及細(xì)致的分類，但是在實(shí)際查找中由于分類過于細(xì)化，會(huì)加強(qiáng)查找難度，并且，在新的活動(dòng)出現(xiàn)的時(shí)候由于企業(yè)中檔案信息分類過于細(xì)化，很難找到目標(biāo)分類文件，不利于后期對于企業(yè)檔案內(nèi)容進(jìn)行的增加、刪改等操作。同時(shí)，對于企業(yè)檔案相關(guān)內(nèi)容目錄的頻繁更改，會(huì)對企業(yè)檔案信息建設(shè)系統(tǒng)的穩(wěn)定性造成影響，對之后的檔案整理工作的平穩(wěn)順利進(jìn)行產(chǎn)生干擾。

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，通常將檔案的職能屬性設(shè)置為搜索目標(biāo)，設(shè)置為相關(guān)的檢索路徑，但是在實(shí)際企業(yè)的正常經(jīng)營運(yùn)作工作的開展中，職能的復(fù)雜性是企業(yè)內(nèi)部所面臨的現(xiàn)實(shí)性問題，存在職能交叉、職能轉(zhuǎn)變、職能變更或是解除的多種不同情況，因此，人們對于其職能的準(zhǔn)確性認(rèn)識存在不可避免的錯(cuò)落性，或者是誤差性，尤其是在經(jīng)過一定時(shí)間后，人們對于相關(guān)檔案的職能性的認(rèn)識會(huì)產(chǎn)生一定的模糊，對于其真實(shí)的職能屬性存在記憶偏差，故檢索者通常不采取根據(jù)檔案職能來進(jìn)行查閱的方法，這也暴露了企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，對于檔案檢索的設(shè)置以檔案屬性作為檢索條件的弊端，不能真實(shí)有效地達(dá)到準(zhǔn)確快速找到相應(yīng)的檔案信息的目的。

同時(shí)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展過程中，對于企業(yè)檔案信息的整理中，不可忽視的是，對于檔案項(xiàng)目相關(guān)分類的工作量的過于龐大，也要求在檔案的實(shí)際分類過程中有更多詳細(xì)的種類和層級，總數(shù)的過多以及復(fù)雜性，要求企業(yè)檔案信息化建設(shè)構(gòu)造更多的數(shù)據(jù)庫，為不同種類不同層級的文檔信息提供存儲(chǔ)的空間。因此企業(yè)檔案信息化建設(shè)中對于檔案類目層級設(shè)置的復(fù)雜性和分類的繁瑣性，導(dǎo)致整體的文檔內(nèi)容的存儲(chǔ)過于分散化、零碎化，不利于總的記錄，或者是相應(yīng)的查找的操作。同時(shí)針對其類目層次的多樣性設(shè)置有更多不同等級的數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)不同類別的檔案信息，很大程度上加大了分類工作的繁重性，以及開設(shè)多個(gè)數(shù)據(jù)庫工作的難度，增加了檔案分類下工作人員的壓力，也對檔案信息化建設(shè)的技術(shù)性開發(fā)能力提出了更高的要求，并且加大了計(jì)算機(jī)批量處理檢索以及數(shù)據(jù)庫搜索相關(guān)檔案內(nèi)容的工作量，降低了計(jì)算機(jī)檢索的工作效率。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)中不可忽視的是相關(guān)工作人員在其崗位上工作的重要作用，而就企業(yè)檔案信息化建設(shè)下關(guān)于檔案項(xiàng)目的分類來看，不同企業(yè)對于檔案分類會(huì)提出不同的要求，對于相關(guān)崗位上的工作人員來說，在接受有關(guān)組織結(jié)構(gòu)分類的項(xiàng)目時(shí)，會(huì)存在更多的壓力，因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)職能的細(xì)化以及數(shù)量遠(yuǎn)超于正常普通機(jī)構(gòu)的數(shù)目，這從工作總量上加大了相關(guān)工作人員的工作壓力。同時(shí)，職能分類的工作的開展中，不可忽略的是該文檔信息的背景內(nèi)容的概況，如有些職能分類的檔案文件中背景資料內(nèi)容繁雜，總量過多，也是常有的事情，這時(shí)候就需要著錄人員首先對其背景資料進(jìn)行篩選了解，根據(jù)背景資料信息來輔助檔案文件類目的分類工作，也從根本上增加了著錄人員的工作量，增加了在企業(yè)檔案信息化建設(shè)下相關(guān)人員的工作壓力。

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，職能分類法對于檔案信息的一體化建設(shè)造成了不可避免的阻礙，主要是由于現(xiàn)在企業(yè)中所通用的OA（企業(yè)辦公全自動(dòng)化）系統(tǒng)的應(yīng)用，OA系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效地將企業(yè)中的無論是文書辦公區(qū)或者是人工傳遞鏈區(qū)塊有效地結(jié)合起來，從而促進(jìn)企業(yè)朝著更好更現(xiàn)代化的模式發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)營管理帶來更快更便捷的體驗(yàn)。然而，在現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)并沒能很好地同企業(yè)中所通用的現(xiàn)代化的、更加具有科技感和便捷性的OA系統(tǒng)有效地結(jié)合起來，二者之間的工作的開展具有獨(dú)立性，如職能分類法下對于企業(yè)中檔案信息的整理歸納更多地需要對于數(shù)據(jù)進(jìn)行重新著錄和再次引入相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)的工作，這樣重復(fù)性工作的開展很大程度上降低了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行的整體效率，并且重新著錄和引入數(shù)據(jù)的工作也將造成企業(yè)檔案信息同文件管理歸屬存在一定的事實(shí)性的沖突。

2 ?企業(yè)檔案整合難度大

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和發(fā)展，很多企業(yè)對內(nèi)部檔案進(jìn)行了信息化的整理，企業(yè)信息電子化、信息收集網(wǎng)絡(luò)化、信息內(nèi)容數(shù)字化等資源整合過程中發(fā)生的問題逐漸顯現(xiàn)。在我國逐步走上世界舞臺的光輝下，企業(yè)的發(fā)展達(dá)到了高潮，自動(dòng)化的企業(yè)經(jīng)營模式帶動(dòng)了檔案信息化的發(fā)展。但不可避免地在大量的信息傳輸過程中，會(huì)出現(xiàn)各種程度不同的問題。

每個(gè)專業(yè)所處的市場環(huán)境不同，專業(yè)所對應(yīng)的電子數(shù)據(jù)也就不同，那么，出現(xiàn)的問題就不一樣，操作過程也千變?nèi)f化，就會(huì)給檔案部門帶來各種困難，不能對檔案信息文件進(jìn)行技術(shù)鑒定。另外，每一個(gè)數(shù)據(jù)都會(huì)有對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，這就會(huì)有大量不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫在檔案錄入時(shí)對系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)帶來較重的負(fù)擔(dān)。

據(jù)成功者的經(jīng)驗(yàn)所得，一個(gè)企業(yè)的成功必須擁有信息化管理的能力，每一步都必須腳踏實(shí)地，打好基礎(chǔ)為后續(xù)的資源整合提供保障。企業(yè)會(huì)有很多個(gè)部門，每個(gè)部門都要做好自己的職責(zé)，這樣才能建立一個(gè)高效統(tǒng)一的、擁有強(qiáng)大信息管理能力平臺的清晰明確的數(shù)據(jù)庫。

3 ?企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的重要性被忽視

企業(yè)在成長發(fā)展的路上更多地關(guān)注的是企業(yè)經(jīng)營水平能力的提高，也更加愿意將更多的精力和時(shí)間放到對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)拉動(dòng)的盈利項(xiàng)目上去，而忽略了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，從對檔案工作的主體地位的忽視以及其價(jià)值被企業(yè)管理層忽視的主客觀性因素來看，是最終導(dǎo)致了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作未能在企業(yè)經(jīng)營管理中得到重視的根本性因素，而且人員對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的忽視，也會(huì)阻礙其工作在企業(yè)中的正常開展，降低其工作效率。

企業(yè)檔案的主題作用被忽視，從一定程度上來看存在一定的歷史性因素，由于我國在改革開放初期，國家發(fā)展剛剛起步，企業(yè)公司對于企業(yè)檔案工作的準(zhǔn)備一開始主要是以技術(shù)性檔案為主展開的，并且在建國初期，由于我國經(jīng)濟(jì)情況的落后根本性因素，國家“一五”計(jì)劃的提出使我國開始進(jìn)入工業(yè)化進(jìn)程，因此在企業(yè)發(fā)展中，國家對于檔案信息管理提出了技術(shù)性更強(qiáng)一些的“技術(shù)管理體制”，在企業(yè)發(fā)展初階段對于相關(guān)檔案管理方面的人員配備，更多地偏向于技術(shù)性專業(yè)人員，而對于企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)方便缺少專業(yè)性質(zhì)，更多的是借鑒圖書管理方式，因此在企業(yè)檔案信息管理方式中存在一定的局限性。隨著我國開放程度的提高以及國家經(jīng)濟(jì)能力的提升，雖然對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)方面開始有了一定程度上的改善，進(jìn)行了一定程度上的調(diào)整，對于企業(yè)文檔以及檔案內(nèi)容進(jìn)行了相當(dāng)大規(guī)模上的調(diào)整，但是企業(yè)內(nèi)部在檔案信息化方面工作的人員，其專業(yè)性知識的缺乏，導(dǎo)致了檔案整理水平和質(zhì)量的低下，以及在企業(yè)檔案整理中所運(yùn)用的相關(guān)方法有一定的落后性，不能夠跟上時(shí)代發(fā)展下的新變化，不符合市場經(jīng)濟(jì)變動(dòng)下主客觀因素對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)所提出的新的要求。

并且就企業(yè)中檔案信息化建設(shè)的地位來看，即使是在以技術(shù)性手法為主要核心內(nèi)容的企業(yè)檔案信息化建設(shè)管理的工作中，國家整體態(tài)勢趨向于政治的不利因素也對企業(yè)的業(yè)務(wù)服務(wù)經(jīng)營性競爭力造成了一定程度上的打擊，不利于強(qiáng)調(diào)技術(shù)型企業(yè)檔案信息化管理的開展，也從實(shí)際意義上忽視了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性意義，忽略了檔案信息化建設(shè)在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所占據(jù)的主體地位。

相關(guān)工作人員對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的重要性意義及其地位的關(guān)鍵性作用的忽視，具體也體現(xiàn)在該工作開展中配備人員的綜合性素質(zhì)不高，以及進(jìn)行該項(xiàng)工作的所支持的技術(shù)性器材設(shè)施的準(zhǔn)備上相對落后上體現(xiàn)出來。要想充分發(fā)揮好企業(yè)檔案信息的競爭優(yōu)勢，就必須不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展，為企業(yè)檔案信息建設(shè)工作的開展配備專業(yè)的管理人才，以及對于掌握檔案信息建設(shè)的專業(yè)性知識的人才隊(duì)伍的儲(chǔ)備，是促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)合理有效開展的關(guān)鍵性因素。

4 ?結(jié) ?論

企業(yè)檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，也是企業(yè)在時(shí)代發(fā)展下對于提升本職工作，取得更好的發(fā)展前景的重要要求。故本文針對經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)代化背景下，對于企業(yè)信息化建設(shè)工作所提出的新要求，深入探討并分析了企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中遇到的制約性因素，希望對企業(yè)的信息化建設(shè)的有效發(fā)展提供幫助。

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作者簡介：徐軼莉（1978-），女，漢族，江蘇南通人，2003年畢業(yè)于江蘇省南通師范學(xué)院美術(shù)學(xué)專業(yè)，文學(xué)學(xué)士，館員，研究方向：管理。