淺談工程竣工資料整理和編制的有效方法

姚惠

摘要：對現(xiàn)代工程而言，竣工資料的重要性已經(jīng)越來越突出，其不但直接反映了工程建設(shè)情況，也為工程后續(xù)維護(hù)管理及其它工程的建設(shè)提供了數(shù)據(jù)支持。因此，加強(qiáng)竣工資料整理，規(guī)范編制，加強(qiáng)管理，最大化發(fā)揮竣工資料作用，已經(jīng)成為廣受關(guān)注的內(nèi)容。本文簡單概述工程竣工資料，研究整理和編制工程竣工資料的方法與要求，并就相應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：工程竣工資料;整理;編制

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展及建筑行業(yè)的不斷進(jìn)步，我國工程項(xiàng)目數(shù)量越來越多，工程竣工資料的重要性也逐漸受到重視。近年來，竣工資料整理及編制中存在的文件不齊全、質(zhì)量驗(yàn)證文件不匹配、竣工圖編制不規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響了竣工資料作用的有效發(fā)揮，對工程建設(shè)及后期維護(hù)管理造成了阻礙，更對建筑行業(yè)的發(fā)展十分不利，必須及時(shí)對竣工資料的整理及編制工作加以規(guī)范和完善。

一、工程竣工資料概述

（一）工程竣工資料的主要內(nèi)容

工程竣工資料是指工程竣工后，整理所得的整個(gè)工程建設(shè)相關(guān)的所有資料，主要包括技術(shù)資料、質(zhì)保資料及工序資料。其中，技術(shù)資料主要是指與施工活動(dòng)直接相關(guān)的各種資料，主要包括施工質(zhì)量管理資料、竣工驗(yàn)收綜合資料、分項(xiàng)工程及檢驗(yàn)批質(zhì)量收資料、工程質(zhì)量控制資料、工程安全的功能檢驗(yàn)及主要功能抽查資料、竣工圖等;而質(zhì)保資料則是質(zhì)量保障相關(guān)資料，囊括了工程驗(yàn)收、材料質(zhì)量、竣工圖表等在內(nèi)的所有內(nèi)容。質(zhì)保資料應(yīng)當(dāng)確保資料的自身性與原始性，要求負(fù)責(zé)人簽名并明確記錄日期，確保工程質(zhì)量。而工序資料則主要是指各工序施工技術(shù)交底資料，是真實(shí)反映工程全套工序施工工藝的主要資料。

（二）工程竣工資料的重要性

工程竣工資料對現(xiàn)代建筑行業(yè)而言十分重要。首先，竣工資料真實(shí)反映了工程施工建設(shè)情況，同時(shí)也是制作工程歸檔文件的基礎(chǔ)。由于竣工資料包含的內(nèi)容極多，全面覆蓋了整個(gè)工程建設(shè)施工的相關(guān)內(nèi)容，對工程質(zhì)量及施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有著明顯影響，是施工企業(yè)高度重視的內(nèi)容。其次，竣工資料不但能夠真實(shí)反映工程建設(shè)情況，還能為工程后續(xù)的養(yǎng)護(hù)管理工作提供基礎(chǔ)支持，更能為其他工程的建設(shè)建造累積經(jīng)驗(yàn)，對施工企業(yè)的長遠(yuǎn)運(yùn)行發(fā)展有著積極意義。

（三）工程竣工資料整理和編制的方法與要求

工程竣工資料的整理與編制，通常需要分為三步。第一步，業(yè)主、監(jiān)理單位及承包單位共同管理，承擔(dān)自身責(zé)任，落實(shí)資料整理及管理工作，為竣工資料的編制提供良好支持。在工程建設(shè)初始階段，單位及部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身職責(zé)與權(quán)力，對工程相關(guān)的各種資料進(jìn)行審批管理，從而工程得以順利進(jìn)行，并為竣工資料的整體創(chuàng)造良好開端。其中，施工圖設(shè)計(jì)文件、審計(jì)意見、環(huán)境預(yù)測調(diào)查報(bào)告等均是需要審批管理的重要資料。第二步，制定統(tǒng)一的資料填寫表樣。在工程建設(shè)施工階段，涉及到各種資料文件的審批與管理。如果不能對這些資料進(jìn)行統(tǒng)一處理和管理，不但會(huì)嚴(yán)重影響工程建設(shè)施工的正常進(jìn)行，還會(huì)對后續(xù)竣工資料整理編制工作造成阻礙。對此，應(yīng)當(dāng)對各分項(xiàng)工程的文件資料管理加以規(guī)范，并且提供統(tǒng)一的填寫表揚(yáng)，為竣工資料編制工作的開展提供科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。第三步，制定竣工文件編制辦法并落實(shí)資料編制工作。在統(tǒng)一資料填寫規(guī)范后，還需要以統(tǒng)一的方法進(jìn)行編制，才能最大程度地保障竣工資料編制的科學(xué)性與有效性，減少此過程中的錯(cuò)漏。其中，分類歸檔、紙張、字體、份數(shù)、排列次序、裝訂、封皮等相關(guān)細(xì)節(jié)都需要得到全面規(guī)范，才能充分保障竣工資料編制方法足夠科學(xué)合理。

工程竣工資料的編制要求較多。首先，必須確保資料足夠真實(shí)、完整和準(zhǔn)確，但凡文件材料數(shù)量未達(dá)到規(guī)定份數(shù)的，都應(yīng)當(dāng)依照要求補(bǔ)齊，而且需要對竣工資料加以核實(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)問題需要進(jìn)行修改或者備注，最大程度確保其可靠、有效。其次，工程竣工資料的裝訂應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定順序執(zhí)行，不得隨意變更。其中，技術(shù)資料需要以單位工程作為組卷依據(jù)，而竣工圖則需要依照專業(yè)、圖號進(jìn)行合理排序，并需要和設(shè)計(jì)變成資料、隱蔽工程記錄進(jìn)行核對，并且未變更的施工圖可以直接作為竣工圖。而存在變更的施工圖紙，則需要在進(jìn)行修改后再作為竣工圖使用。之后是對于需要重新繪制的竣工圖，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)處理并進(jìn)行編制。其中設(shè)計(jì)相關(guān)問題而導(dǎo)致的重新繪制竣工圖，需要由設(shè)計(jì)單位進(jìn)行重新繪制;而由施工相關(guān)問題所導(dǎo)致的重新繪制要求，則需要由施工單位負(fù)責(zé)，至于其它問題，則需要委托設(shè)計(jì)單位或施工單位進(jìn)行重繪。最后是對易褪色材料形成且需永久保存的文件而言，應(yīng)當(dāng)附加一份復(fù)制件，以免文件損毀。而且在進(jìn)行竣工資料組卷工作時(shí)，需要對頁號、外封面、內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄進(jìn)行明確規(guī)范?？⒐べY料應(yīng)當(dāng)上交一正一副共兩份資料，并且由檔案室留存管理，當(dāng)需要由其他政府職能機(jī)構(gòu)備案管理時(shí)，則需要上交二正一副工三份，其中一正一副兩份資料依舊由建設(shè)單位檔案室留存，而另一正則由其他政府職能機(jī)構(gòu)備案。

二、工程竣工資料整理和編制的注意事項(xiàng)

（一）全程落實(shí)管理工作

雖然竣工資料編制工作主要是在工程竣工之后展開的，但這并不意味著只需要在竣工后開始整理和編制資料即可。實(shí)際上在工程實(shí)施前期，相關(guān)人員就需要落實(shí)相應(yīng)的資料整理及管理工作，為后續(xù)的編制工作提供基礎(chǔ)支持。因此在工程建設(shè)的起始階段，就需要構(gòu)建完整的竣工資料整理及編制體系，明確資料管理要求，實(shí)事求是地開展資料收集、處理及保存、歸檔工作。在工程建設(shè)階段，需要以預(yù)制的管理要求為依據(jù)，嚴(yán)格進(jìn)行管理。

（二）完善保管制度

竣工資料的整理及編制涉及到大量內(nèi)容，文件資料數(shù)量多，類型雜，管理難度大，必須完善保管制度，才能防止因管理問題而導(dǎo)致的資料編制問題。對此，建設(shè)單位需要制定完善的資料保管制度，對保管資料的范圍、內(nèi)容、要求、歸檔、分類、調(diào)用等進(jìn)行明確規(guī)范，并且設(shè)置專門的資料室，將所有資料整理后放置在資料室中進(jìn)行管理。而且還需要設(shè)置專門的資料管理崗位，安排專人負(fù)責(zé)竣工資料整理及管理工作，對各資料文件的原件進(jìn)行核對與留存管理，并按照資料管理規(guī)范進(jìn)行裝訂、立卷、建檔等，和檔案管理人員共同管理好竣工資料。

（三）加強(qiáng)對竣工資料的核實(shí)

竣工資料必須確保足夠真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，因而需要全面加強(qiáng)資料核對。在施工過程中，需要對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)記錄，并且不得隨意增刪、修改，相關(guān)人員必須對各試驗(yàn)檢測報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)單等的可靠性進(jìn)行嚴(yán)格校核。而且在編制竣工資料的過程中，不但需要對資料的格式規(guī)范進(jìn)行密切關(guān)注，更要對資料內(nèi)容的真實(shí)與否進(jìn)行合理判斷，并在資料存在問題的情況下及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，追究責(zé)任。

（四）嚴(yán)格依照規(guī)范編制竣工資料

竣工資料的編制需要做到科學(xué)、規(guī)范、高質(zhì)，這就要求管理人員嚴(yán)格依照規(guī)范開展工作，不得出現(xiàn)違規(guī)操作等情況。不管是在整理資料還是在編制資料時(shí)，都需要依照流程和規(guī)范執(zhí)行，重點(diǎn)做好細(xì)節(jié)處理，確保編制歸檔后的資料足夠清晰，能夠快速、方便地進(jìn)行查閱。另外需要注意的是，還需要提高資料管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保其能充分勝任工作，編制出滿足標(biāo)準(zhǔn)要求的竣工資料。

結(jié)束語：

綜合上述分析可知，工程竣工資料對現(xiàn)代工程的建設(shè)而言十分重要，同時(shí)關(guān)系著工程后期養(yǎng)護(hù)管理，并能為其它工程項(xiàng)目的開展提供一定經(jīng)驗(yàn)。因此對建設(shè)單位而言，一定要做好工程竣工資料的整理及編制工作，充分掌握竣工資料編制方法與要求，科學(xué)設(shè)置編制方案與規(guī)范，嚴(yán)格依照要求和規(guī)范開展編制工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉敬闖.淺談工程技術(shù)資料管理及竣工資料編制[J].居業(yè)， 2017（2）：137-138.

[2]林志.淺談工程方案編制及專家論證應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].建筑安全， 2013（9）：14-15.

[3]趙鴻宇.淺談工程資料整理[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新， 2015（10）.

[4]陳劍林.淺談工程竣工資料歸檔[J].現(xiàn)代物業(yè)（上旬刊）， 2015（5）：74-75.