面向智慧校園建設(shè)的高校檔案信息資源管理研究

王樹(shù)嫻

摘要：智慧校園建設(shè)是推動(dòng)教育信息化的重要舉措，參與智慧校園建設(shè)是高校檔案信息資源管理工作的職責(zé)，也是檔案信息資源實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值提升的重要途徑。文章基于新時(shí)代高校智慧校園建設(shè)這一重要背景，分析其對(duì)檔案信息資源管理提出的新要求，在結(jié)合當(dāng)前我國(guó)高校檔案信息資源管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從檔案信息資源管理工作內(nèi)涵重塑、檔案資源體系構(gòu)建、“互聯(lián)網(wǎng)+”新思維的融合創(chuàng)新、高水平檔案人才隊(duì)伍培養(yǎng)、制度保障五個(gè)方面對(duì)加強(qiáng)高校檔案信息資源管理工作提出建議。

關(guān)鍵詞：智慧校園；檔案信息資源；檔案資源體系；融合創(chuàng)新；檔案人才隊(duì)伍

分類號(hào)：G271.6

教育信息化是推動(dòng)教育現(xiàn)代化的重要內(nèi)容?！吨袊?guó)教育現(xiàn)代化2035》指出要大力推進(jìn)教育信息化，廣泛運(yùn)用信息技術(shù)，構(gòu)建新型教育教學(xué)模式、教育服務(wù)供給方式，創(chuàng)新信息時(shí)代教育治理新模式，推動(dòng)以互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段服務(wù)教育教學(xué)全過(guò)程[1]。智慧校園是教育信息化發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是高校順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”趨勢(shì)的必然選擇。從2010年提出這一概念至今，得到迅速發(fā)展和廣泛推廣。但面對(duì)新時(shí)代要求，智慧校園建設(shè)也面臨新挑戰(zhàn)。2018年4月，教育部印發(fā)《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，指出教育信息化要緊緊圍繞立德樹(shù)人根本任務(wù)，運(yùn)用智能技術(shù)積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化、個(gè)性化、終身化的教育格局，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)數(shù)字資源的建設(shè)及服務(wù)行動(dòng)和開(kāi)展智慧教育創(chuàng)新發(fā)展行動(dòng)[2]。因此，智慧校園建設(shè)必須進(jìn)一步明確自身價(jià)值取向，認(rèn)真貫徹全國(guó)教育大會(huì)精神，緊密服務(wù)于高等教育立德樹(shù)人根本任務(wù)，精準(zhǔn)服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)目標(biāo)[3]。

智慧校園的建設(shè)離不開(kāi)信息資源服務(wù)支撐，離不開(kāi)學(xué)校各部門(mén)的通力合作。檔案部門(mén)作為學(xué)校檔案信息資源集中管理部門(mén)，責(zé)無(wú)旁貸。目前，檔案數(shù)字化工作取得一定成效，為智慧校園的建設(shè)打下了基礎(chǔ)，但是更多地停留在檔案的直接收集和提供階段，不能充分發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值。本研究試圖厘清新時(shí)代智慧校園建設(shè)對(duì)檔案信息資源管理的新要求，分析當(dāng)前高校檔案信息資源管理工作現(xiàn)狀，探討檔案信息資源管理工作的發(fā)展對(duì)策。

一、智慧校園建設(shè)對(duì)檔案信息資源管理工作提出新要求

信息資源建設(shè)是智慧校園建設(shè)的重要內(nèi)容之一，具體表現(xiàn)為建設(shè)優(yōu)質(zhì)的教學(xué)、科研等數(shù)字化資源，通過(guò)智慧校園平臺(tái)實(shí)現(xiàn)師生共享。檔案部門(mén)保管學(xué)校所有的檔案信息資源，智慧校園的建設(shè)離不開(kāi)檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)與服務(wù)支撐，特別是在育人平臺(tái)的建設(shè)上。從《江蘇省高校智慧校園建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn)（試行）》文件中可以看出，新時(shí)代智慧校園建設(shè)要注重學(xué)生綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，通過(guò)平臺(tái)建設(shè)及應(yīng)用實(shí)現(xiàn)文化的傳承與創(chuàng)新[4]。這需要借助檔案中寶貴的育人資源。同時(shí)，檔案專業(yè)人員還應(yīng)提供專業(yè)的檔案知識(shí)服務(wù)，合理設(shè)計(jì)內(nèi)容，讓學(xué)生樂(lè)于接受，從而實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)。此外，檔案部門(mén)應(yīng)跟蹤智慧校園建設(shè)收集過(guò)程檔案，并對(duì)搜集的過(guò)程數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而為智慧校園建設(shè)的不斷完善和優(yōu)化提供決策咨詢。

二、高校檔案信息資源管理工作現(xiàn)狀

以江蘇高校為例，通過(guò)數(shù)據(jù)調(diào)查和相關(guān)人員訪談發(fā)現(xiàn)，高校檔案信息資源管理工作目前總體呈現(xiàn)較低水平。在數(shù)據(jù)調(diào)查上，對(duì)江蘇109所高校的檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，截至2018年，在人員配備上，配備5名以上檔案專職人員的高校有25所，配備2—4名的有39所，只配備1名檔案人員的有45所，人員總體數(shù)量配備較少。檔案類專業(yè)人員緊缺，439名工作人員中檔案類專業(yè)人員僅85名，其余為非檔案類專業(yè)。有50所高校檔案館（室）的檔案實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)字化，數(shù)字化總體程度不高，50所高校建立了檔案工作網(wǎng)站，2所高校開(kāi)通檔案微信公眾號(hào)，但建設(shè)力度不夠大。2017—2018年，這些高校檔案館（室）的各類編研成果數(shù)量為176件，公開(kāi)出版物為36件，內(nèi)部參考資料224件，舉辦專題展覽27次，其工作人員公開(kāi)發(fā)表專業(yè)學(xué)術(shù)論文457篇，完成科研成果235項(xiàng)。在教師訪談中，大多從事檔案工作的教師表示，在實(shí)際工作中，受到人員、機(jī)制等方面的影響，學(xué)校的檔案信息資源管理工作只處于收集、存檔、查檔階段，很難符合智慧校園建設(shè)對(duì)高校檔案信息資源管理提出的新要求。

綜合數(shù)據(jù)調(diào)查和訪談結(jié)果，認(rèn)為高校檔案信息資源管理工作的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)為：

第一，檔案專職人員配備不足，隊(duì)伍建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。高?，F(xiàn)有檔案工作人員中一大部分為非檔案專業(yè)“出身”，他們大多只能滿足基礎(chǔ)檔案工作的需求，在檔案資源價(jià)值鑒定、檔案資源知識(shí)管理等方面缺乏專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。缺乏充足的檔案專職人員，導(dǎo)致很難形成穩(wěn)定的、專業(yè)知識(shí)扎實(shí)的檔案服務(wù)人才隊(duì)伍，檔案信息資源管理工作難以得到有效開(kāi)展。

第二，檔案部門(mén)和工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，專業(yè)能力有待提升?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理工作模式脫節(jié)、傳播途徑傳統(tǒng)，使得檔案資源檔案知識(shí)受眾面窄。同時(shí)檔案信息資源管理服務(wù)人員缺少扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，檔案管理工作思維方式不能及時(shí)轉(zhuǎn)變，檔案管理工作理念沒(méi)有創(chuàng)新，直接制約了檔案部門(mén)積極參與智慧校園建設(shè)，難以發(fā)揮檔案工作在其中的作用。

第三，檔案資源缺乏開(kāi)發(fā)利用，編研工作有待推進(jìn)。學(xué)校層面缺乏考核機(jī)制，檔案工作人員只滿足于存檔查檔工作現(xiàn)狀，工作思路停滯不前。此外，檔案人員編研工作意識(shí)淡薄，忽視了編研成果產(chǎn)生的效益，缺乏對(duì)自身工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)。

第四，檔案部門(mén)對(duì)檔案信息資源管理的推動(dòng)力度不大，工作人員職責(zé)模糊。檔案工作服務(wù)于全校各項(xiàng)工作，特別是育人、學(xué)科建設(shè)及校園文化建設(shè)方面，而目前學(xué)校對(duì)檔案部門(mén)缺乏總體的任務(wù)安排，檔案部門(mén)在這方面的職能比較模糊，工作開(kāi)展中僅是提供信息，還是融入知識(shí)管理更加深入開(kāi)展、具體負(fù)責(zé)，都沒(méi)有界定清晰。同時(shí)，從檔案部門(mén)自身來(lái)講，在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用環(huán)節(jié)，缺乏積極主動(dòng)性，未深入挖掘檔案價(jià)值服務(wù)學(xué)校中心工作開(kāi)展。面向智慧校園建設(shè)的檔案信息資源建設(shè)，應(yīng)積極調(diào)研師生需求，針對(duì)性收集相關(guān)教學(xué)科研資源，推送健康向上的校園文化資源，深入思考如何充分發(fā)揮檔案價(jià)值。而當(dāng)下的高校檔案工作人員缺乏以上認(rèn)知。

三、高校檔案信息資源管理工作對(duì)策研究

1.重塑檔案信息資源管理工作內(nèi)涵

檔案信息資源管理是指對(duì)檔案信息資源的收集、整理、歸檔、開(kāi)發(fā)利用各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)合理的管理。面向智慧校園建設(shè)，檔案部門(mén)應(yīng)更新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)內(nèi)容，主動(dòng)提供以下三大服務(wù)。

一是提供數(shù)據(jù)服務(wù)。數(shù)字化檔案資源是智慧校園的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源，學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)積極回應(yīng)智慧校園建設(shè)對(duì)數(shù)字化檔案資源的需求，不斷加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)。具體表現(xiàn)為，在數(shù)據(jù)資源形式上，應(yīng)注重在智慧校園建設(shè)初期就參與其中，選擇相適應(yīng)的檔案管理軟件，提供符合智慧校園數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)資源。在數(shù)據(jù)資源內(nèi)容上，應(yīng)緊緊圍繞智慧校園建設(shè)需要，主動(dòng)提供合適的、豐富的相關(guān)資源，例如檔案部門(mén)掌握著學(xué)校辦學(xué)歷史圖文、大型活動(dòng)集錦、教學(xué)及科研活動(dòng)匯編、學(xué)校文化建設(shè)素材等，這些信息資源若能融入全校師生教育教學(xué)的智慧校園建設(shè)項(xiàng)目中，如信息化課堂教學(xué)、主題教育等，將能夠積極發(fā)揮其作用。

二是提供知識(shí)服務(wù)。檔案知識(shí)管理是在檔案信息化管理趨于成熟的情況下形成的檔案管理模式。隨著大眾對(duì)精神生活產(chǎn)生的更高追求，“歷史”的知識(shí)、“塵封”的檔案成為人們新的興趣點(diǎn)，目前已有眾多學(xué)者提出檔案部門(mén)應(yīng)該重視檔案知識(shí)管理的研究與實(shí)踐，這就要求檔案工作者拓展服務(wù)方式，除日常查詢、存檔等服務(wù)之外，深入挖掘檔案價(jià)值，最大化利用編研成果，努力提供知識(shí)服務(wù)，發(fā)揮檔案育人功能，服務(wù)智慧校園建設(shè)和學(xué)校立德樹(shù)人工作。例如，在學(xué)生管理平臺(tái)建設(shè)中，檔案部門(mén)可以向信息中心提供學(xué)生學(xué)習(xí)相關(guān)管理規(guī)定、比賽活動(dòng)通知、學(xué)校榮譽(yù)宣傳、校史校友專題宣傳、校園文化溯源等文件資料，豐富學(xué)生的精神生活。

三是提供決策服務(wù)。檔案部門(mén)在智慧校園建設(shè)中，除了提出數(shù)據(jù)服務(wù)和知識(shí)服務(wù)之外，還應(yīng)做好智慧校園建設(shè)過(guò)程檔案的收集及歸檔[5]，這有利于智慧校園建設(shè)項(xiàng)目參與者總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷優(yōu)化平臺(tái)建設(shè)。

2.構(gòu)建檔案信息資源體系

教育信息化2.0時(shí)代下，智慧校園的建設(shè)促使檔案部門(mén)將檔案館職能從原始的檔案保管者、查詢者轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)校管理參與者、學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)支持者、檔案資源庫(kù)構(gòu)建者和校園文化傳承者，這就要求形成更加完備的檔案信息資源體系。

檔案信息資源建設(shè)主要包括以下四個(gè)方面：第一，規(guī)范管理檔案信息資源，使得檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化，也就是對(duì)數(shù)字檔案的格式、鏈接等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)處理，保證與智慧校園系統(tǒng)兼容，這是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。第二，廣泛開(kāi)展檔案信息資源收集工作。充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)環(huán)境，借助互聯(lián)網(wǎng)、微媒體等主動(dòng)收集有助于學(xué)校工作開(kāi)展的信息資源。此外，本單位的電子檔案歸檔要遵循資料的完整性，目前大多數(shù)單位忽視了定稿前反復(fù)修改的過(guò)程檔案的歸檔，這部分檔案恰好是寶貴的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。第三，加強(qiáng)特色檔案資源建設(shè)。例如學(xué)校的建設(shè)發(fā)展檔案、校史、校友檔案、大型活動(dòng)檔案等具有學(xué)校特色的檔案資源，對(duì)提升學(xué)校文化內(nèi)涵和社會(huì)影響力、推動(dòng)學(xué)科建設(shè)能起到積極的作用。再如，在中國(guó)特色高水平高職院校建設(shè)申報(bào)中，特色學(xué)科建設(shè)情況是申報(bào)成功與否的重要指標(biāo)，在支撐材料準(zhǔn)備上，某高職院檔案部門(mén)通過(guò)所建立的特色學(xué)科資源庫(kù)（圖1）搜集整合學(xué)科相關(guān)信息，發(fā)揮了重要的作用。第四，探索信息資源共享機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門(mén)不僅要立足本校館藏優(yōu)勢(shì)，更要突破界限，聯(lián)合構(gòu)建互聯(lián)互通、共治共享的高校檔案信息資源庫(kù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為各校師生提供豐富的教育教學(xué)、科研文化等資源，實(shí)現(xiàn)從“專用資源服務(wù)”向“大資源服務(wù)”的升華，構(gòu)建人人皆學(xué)、處處能學(xué)、時(shí)時(shí)可學(xué)的智能化學(xué)習(xí)環(huán)境。這也是促進(jìn)教育公平的有效手段[6]。

3.不斷推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”新思維與檔案信息資源管理工作的融合創(chuàng)新

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作模式，體現(xiàn)了檔案的收集、宣傳、利用方式的變革。微信、微博等微媒體技術(shù)不僅為智慧校園建設(shè)提供支持，同時(shí)也拓寬了檔案收集面及檔案文化傳播途徑[7]。智慧校園建設(shè)的目的是為了師生工作、學(xué)習(xí)、生活高效便捷，檔案部門(mén)可以借助智慧校園創(chuàng)建檔案查詢平臺(tái)，使檔案信息查詢、傳遞、接收等全過(guò)程“一站式辦理”。此外，在檔案信息資源宣傳上，創(chuàng)辦微信公眾號(hào)，利用微信傳播面廣吸收快的特點(diǎn)，將檔案信息資源以碎片化、新穎化的形式定期傳播給學(xué)生。檔案部門(mén)也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)舉辦檔案活動(dòng)，比如，在“6·9”國(guó)際檔案日或校慶日等特殊節(jié)日，聯(lián)合學(xué)生管理部門(mén)，通過(guò)平臺(tái)舉辦檔案知識(shí)小競(jìng)賽、珍貴歷史資料展等活動(dòng)，擴(kuò)大檔案知識(shí)宣傳。

4.培養(yǎng)高水平檔案專業(yè)人才隊(duì)伍

作為提供基礎(chǔ)信息資源的檔案部門(mén)，應(yīng)該努力打造高素質(zhì)的人才隊(duì)伍以適應(yīng)新時(shí)期智慧校園建設(shè)的發(fā)展需要。高校檔案工作者除熟練做好基本的檔案歸檔之外，還應(yīng)提升以下三方面能力：一是專業(yè)能力。檔案的深入管理要求檔案人員具備專業(yè)敏銳力，捕捉檔案資源的價(jià)值，并能有效地為學(xué)校工作開(kāi)展帶來(lái)幫助。此外，檔案的信息化管理及網(wǎng)絡(luò)宣傳時(shí)代下，檔案人員還應(yīng)具有一定的信息技術(shù)處理能力。二是研究能力。高校檔案承載著學(xué)校發(fā)展的光輝歷程和學(xué)校的辦學(xué)特色，對(duì)學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作有一定的啟示。例如，學(xué)校建校史能激勵(lì)學(xué)生艱苦奮斗、杰出校友的榜樣力量引導(dǎo)學(xué)生積極向上、特色專業(yè)檔案資源指導(dǎo)教學(xué)更加優(yōu)化。檔案人員應(yīng)該提高研究能力，充分挖掘史料價(jià)值，發(fā)揮檔案育人功能，編研教學(xué)、科研等特色資料，為學(xué)科等主題建設(shè)做支撐。三是服務(wù)能力。檔案人員要有服務(wù)意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，主動(dòng)圍繞學(xué)校中心工作，立足崗位服務(wù)。特別是在智慧校園建設(shè)過(guò)程中，檔案部門(mén)需要配合做好大量基礎(chǔ)工作，同時(shí)也要做好建設(shè)過(guò)程的資料收集。此外，還應(yīng)該主動(dòng)走進(jìn)學(xué)生管理，真正了解學(xué)生需求，制定出個(gè)

性化的網(wǎng)站設(shè)計(jì)和檔案信息資源推送方式，更好地服務(wù)師生。

5.加強(qiáng)制度保障

近兩年，各大高校都在加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，制定及完善各項(xiàng)規(guī)章制度是其中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案部門(mén)為了規(guī)范工作流程，需制定一系列的規(guī)章制度，比如本校的檔案管理辦法、電子文件歸檔與管理規(guī)定、檔案利用規(guī)定、涉密檔案管理規(guī)定、檔案安全保障制度等。同時(shí)，從業(yè)務(wù)管理出發(fā)，還應(yīng)制定文書(shū)、會(huì)計(jì)、科研、基建、學(xué)生、資產(chǎn)等檔案的歸檔規(guī)定，以及數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)備份規(guī)范。此外，智慧校園建設(shè)背景下檔案信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建，更加需要各高校統(tǒng)籌規(guī)劃，出臺(tái)統(tǒng)一的管理制度。一是統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)管理，制定統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。二是確立使用權(quán)限及審批手續(xù)。每所學(xué)校設(shè)定資源庫(kù)管理人員，負(fù)責(zé)查詢、更新和維護(hù)。三是確保信息資源安全，資源庫(kù)使用實(shí)時(shí)監(jiān)控，管理人員素質(zhì)過(guò)硬，保證數(shù)據(jù)資源安全。四是做好信息資源使用保障，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)服務(wù)要跟上，確保資源使用高效，真正推進(jìn)智慧校園建設(shè)。制度的確立，保證了各項(xiàng)工作有章可循。盡管智慧校園建設(shè)基本功能已趨于成熟，但是在發(fā)展過(guò)程中已定制度還可能出現(xiàn)一些缺陷，需不斷修訂完善，更加科學(xué)化[8]。

智慧校園建設(shè)為推進(jìn)檔案信息資源管理工作提供了新的契機(jī)。然而，檔案信息資源工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜、涉及因素較多的專項(xiàng)性業(yè)務(wù)工作。如何把握好智慧校園建設(shè)帶來(lái)的機(jī)會(huì)，推進(jìn)檔案信息資源管理工作，仍是檔案部門(mén)需要深度探討的問(wèn)題。當(dāng)前，檔案信息資源管理工作除了要重塑工作內(nèi)涵、構(gòu)建基礎(chǔ)性的檔案資源體系等外，還需要在知識(shí)管理方面有所作為，充分利用檔案價(jià)值，服務(wù)好智慧校園，同時(shí)實(shí)現(xiàn)自身可持續(xù)性發(fā)展。

*本文系江蘇高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目“立德樹(shù)人視域下高校檔案管理工作創(chuàng)新研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：2019SJA0660）階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)

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