數(shù)字信息化背景下基礎(chǔ)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

衣英強(qiáng)

摘 要：醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院有關(guān)工作發(fā)展的憑據(jù)，也是醫(yī)院了解自身管理問題，并與時(shí)俱進(jìn)提出創(chuàng)新思考的科學(xué)依托。而由于醫(yī)院檔案資料的數(shù)量非常多、種類也非常繁雜，因此往往需要較多的人力、物力以及時(shí)間成本來對檔案進(jìn)行有效的管理，并且管理過程中仍然難免出現(xiàn)差錯(cuò)，檔案管理工作的效率和質(zhì)量無法得到保障。這就要求醫(yī)院檔案管理從一個(gè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)版模式走向現(xiàn)代化模式，以保障醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化：檔案管理：創(chuàng)新

醫(yī)院檔案具有極高的保存價(jià)值，借助現(xiàn)代化的手段，能夠拓展為影像資料、圖片形式、文本輸出分享等更為直觀明了的存儲(chǔ)方式，是醫(yī)院活動(dòng)的最終解釋，既能夠見證醫(yī)院的更新迭代，也能夠?yàn)獒t(yī)院的日?；顒?dòng)提供較高的參考價(jià)值，是我國醫(yī)療科研的有利資料，現(xiàn)代化的檔案管理具有重要意義，應(yīng)關(guān)注檔案管理的變革問題，強(qiáng)化管理的有效性。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理方法和制度落后

數(shù)字信息化背景下對檔案管理工作方法和制度的改進(jìn)和創(chuàng)新提出了新的要求。然而目前在部分醫(yī)院檔案管理工作中仍然采用的傳統(tǒng)的檔案管理辦法，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中沒有得到良好的應(yīng)用。例如：對檔案資料進(jìn)行收集整理堆放在一起，沒有對檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類和數(shù)字化管理，從而導(dǎo)致了醫(yī)院檔案的檢索難度大、利用效率低下。此外，由于在檔案的收集、保護(hù)、借閱等方面沒有建立起嚴(yán)格的制度，數(shù)字化進(jìn)程緩慢，導(dǎo)致檔案管理工作量大，容易出現(xiàn)操作混亂，檔案收集整理不及時(shí)，檔案不完整等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）相關(guān)硬件設(shè)備落后

部分醫(yī)院由于對于醫(yī)療業(yè)務(wù)以及經(jīng)濟(jì)方面的效益相對更加重視，在醫(yī)療器械、設(shè)備提升等方面的投入較大，而沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案工作的意義以及檔案管理工作數(shù)字化的重要性，對于檔案管理工作的相關(guān)投入則比較少，檔案管理部門中部分硬件設(shè)施長期使用，設(shè)備落后，相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備得不到更新，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，管理工作中的容易出現(xiàn)漏洞或者錯(cuò)誤。

（三）缺乏檔案數(shù)字化管理意識(shí)

由于檔案管理人員對于檔案管理工作以及檔案數(shù)字化管理的重要性沒有正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致其在工作上不仔細(xì)、不認(rèn)真，對于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)也沒有積極地進(jìn)行學(xué)習(xí)。再加上管理人員缺乏檔案數(shù)字化管理意識(shí)，醫(yī)院對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實(shí)不到位，導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員在數(shù)字化管理方面的素質(zhì)不高，多數(shù)檔案人員在工作中仍然是依靠過去傳統(tǒng)的管理方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，不僅管理效率難以提高，對于檔案管理數(shù)字化的發(fā)展也造成了極大的影響。

二、現(xiàn)代化管理對醫(yī)院檔案管理的重要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員要對于醫(yī)院所有的檔案資料進(jìn)行一點(diǎn)一點(diǎn)的整理，然而由于醫(yī)院檔案資料的數(shù)量非常多、種類也非常繁雜，因此往往需要較多的人力、物力以及時(shí)間成本來對檔案進(jìn)行有效的管理，并且管理過程中仍然難免出現(xiàn)差錯(cuò)，檔案管理工作的效率和質(zhì)量無法得到保障。而通過利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)對大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速整理和有效的管理，只需要少數(shù)的工作人員就可以完成檔案管理工作，大大提高了人事檔案管理的效率。此外，通過利用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等對醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行深入的挖掘和分析，能夠?yàn)獒t(yī)院的運(yùn)營、管理等方面的決策提供有價(jià)值的參考信息，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)更好地發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。

在過去傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案一般都是進(jìn)行紙質(zhì)保存。檔案管理人員需要定期對檔案的保存質(zhì)量進(jìn)行檢查，并且對前來查閱檔案資料的人員也要進(jìn)行登記以防檔案的丟失或損壞，從而造成了工作量的大大增加，檔案查詢過程較為煩瑣。檔案資料的保存是檔案管理工作中的重要部分，與檔案的收集、整理和利用工作有著同樣的重要性。然而紙質(zhì)檔案在保存上存在著較大的問題，雖然紙質(zhì)檔案在查閱上更加的客觀和直觀，但是在使用過程中很容易出現(xiàn)損壞，對于檔案保存也有著非常高的要求。通過實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的數(shù)字化管理可以有效地改善這一情況，延長了檔案儲(chǔ)存的時(shí)間并保證了檔案儲(chǔ)存的安全性。例如，通過電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的形式進(jìn)行檔案保存，并建立多個(gè)電子備份來防止檔案數(shù)據(jù)受到損壞，可以有效地減少對檔案進(jìn)行維護(hù)的工作量：對于查閱檔案的人員自動(dòng)進(jìn)行登記能夠更加方便地進(jìn)行檔案查詢。

另外，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化還有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（l）醫(yī)院自身管理的以簡化繁。醫(yī)院面對更大的就醫(yī)人流量，檔案管理的工作壓力很大，而要做到能夠?qū)崟r(shí)性保障接待病人，又要保障在接待病人提供治療方案、發(fā)放藥物和宣傳指南的同時(shí)做好記錄，就必須要借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，滿足目前醫(yī)院的檔案管理要求，且不影響其他工作的同步推進(jìn)。

（2）檔案的知識(shí)轉(zhuǎn)化為醫(yī)療科研的有效資料。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方式不利于檔案的保存，隨著時(shí)間的推移，不僅檔案容易丟失和損壞、損毀，而且想要在大量的資料中搜索自己想要獲得的相關(guān)內(nèi)容極為浪費(fèi)時(shí)間?，F(xiàn)代化管理模式能夠徹底規(guī)避種種不足，通過自動(dòng)化檔案管理的相關(guān)設(shè)備輔助，能夠建立檔案數(shù)據(jù)庫，這樣不僅更容易保存各種檔案資料，而且也極大提高了利用效率，可以更方便、準(zhǔn)確地搜索到自己需要的信息。

（3）為醫(yī)院提供管理指南。傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能解決一些醫(yī)院管理上存在的問題，諸如藥品過期、藥品損毀、設(shè)備不當(dāng)維護(hù)、人員流動(dòng)性較大等問題，一旦出現(xiàn)這種問題，就會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院的常規(guī)運(yùn)轉(zhuǎn)。在智能化的檔案模塊下，醫(yī)院可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改正醫(yī)院在管理上的不足，避免許多不應(yīng)該出現(xiàn)的問題，提高醫(yī)院的出作效率，對醫(yī)院、患者和社會(huì)負(fù)責(zé)。

三、檔案管理現(xiàn)代化是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力

（一）強(qiáng)化培訓(xùn)構(gòu)建醫(yī)院專屬的檔案管理平臺(tái)

醫(yī)院應(yīng)結(jié)合科室的分布狀況、人力資源、設(shè)備資源等，全方位建設(shè)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理平臺(tái)，通過對檔案負(fù)責(zé)人員的培訓(xùn)，了解更多的檔案現(xiàn)代化管理方式，遵循相應(yīng)的步驟，避免在自動(dòng)化電子處理上，出現(xiàn)信息的泄露、信息的遺失、信息的不當(dāng)篡改等問題，同時(shí)也要讓醫(yī)院上下都對檔案管理有一定的認(rèn)識(shí)，例如：當(dāng)某醫(yī)護(hù)人員想要查閱資料時(shí)，需要通過醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)查閱審核系統(tǒng)提交要求，經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知情與確認(rèn)方可到檔案管理部門查詢，而不是隨意去查看信息，當(dāng)然部分醫(yī)院的中流砥柱，也可以擁有檔案查閱的自主權(quán)，但同樣需要留存電子或者書面的痕跡，這樣一來，檔案的現(xiàn)代化管理就有了流程與完善的機(jī)制，管理起來會(huì)更為便捷。

（二）檔案管理的設(shè)備更替更新

檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)需要建立在設(shè)備上：從硬件來看，應(yīng)配置有關(guān)的計(jì)算機(jī)、U盤、檔案現(xiàn)代化管理存儲(chǔ)室等：從軟件來看，要設(shè)立醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)站，以便于在不同的時(shí)間空間下搜集資料，上網(wǎng)查閱醫(yī)院的信息，方便醫(yī)院內(nèi)部人員的溝通交流，展開醫(yī)療的互動(dòng)討論等。建立分門別類的文件夾、醫(yī)院檔案管理模塊等，有藥品模塊、治療方案模塊、醫(yī)院人員排班管理模塊等，另外，還應(yīng)有銜接外網(wǎng)的空間，能夠超脫醫(yī)院自身的限制，了解其他醫(yī)院在信息化管理上的一些創(chuàng)新舉措，了解新時(shí)期醫(yī)療的研究進(jìn)展等，這就需要加強(qiáng)檔案管理的安全性，設(shè)立防火墻，有快速的資料檢索系統(tǒng)，有檔案資料的查閱權(quán)限控制等。應(yīng)基于檔案的管理設(shè)立專業(yè)的人員，落實(shí)有關(guān)的責(zé)任，避免檔案的不當(dāng)流失、涂改等，通過檔案只讀模式、閱覽模式等，更為有效的整理信息。

四、醫(yī)院檔案管理的數(shù)字信息化應(yīng)用創(chuàng)新策略

（一）建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)必須要以高效的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)。首先，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，并將HIS、OA、HRP等應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。其次，要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的進(jìn)程，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的分類和整理，形成檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄。最后，在系統(tǒng)的交互界面設(shè)計(jì)上要充分考慮檔案管理的便捷性和高效性，檔案管理系統(tǒng)要能夠?qū)n案的屬性或字段進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并提供多種查詢機(jī)制，查詢效率和系統(tǒng)性能，保證查詢?nèi)藛T能夠通過系統(tǒng)前臺(tái)界面進(jìn)行方便的檔案檢索和查詢，而管理人員則可以通過后臺(tái)界面對系統(tǒng)進(jìn)行有效的維護(hù)和更新。

（二）保證檔案資料的持續(xù)更新

隨著醫(yī)院的運(yùn)行和發(fā)展，檔案資料的數(shù)量也會(huì)不斷發(fā)生變化和增加，例如醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療設(shè)備、人事資料、患者資料等。因此，就需要醫(yī)院數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫中的信息能夠隨時(shí)間持續(xù)地進(jìn)行更新。要想實(shí)現(xiàn)這一目的，可以通過采用分級(jí)管理的模式，對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、單位用戶等給予不同的檔案輸入權(quán)限，能夠及時(shí)對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行更新。而檔案管理人員具有最高權(quán)限，負(fù)責(zé)對更新后的數(shù)據(jù)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)，從而使醫(yī)院檔案的可靠性和完整性得到有效提高，檔案管理效率大大加強(qiáng)。

（三）加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用

在醫(yī)院檔案管理中挖掘檔案中潛藏的價(jià)值能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展起到非常重要的推進(jìn)作用。因此，在醫(yī)院的檔案管理工作中，要積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)加強(qiáng)對檔案的開發(fā)和利用。例如，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行分析，并將分析結(jié)果在醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)和管理工作上進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用：通過建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，收集記錄和分析各類檔案數(shù)據(jù)，并將分析結(jié)果提供給醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層、各臨床科室以及后勤部門等進(jìn)行參考，從而使醫(yī)院服務(wù)和管理水平得到有效的提高。此外，在對醫(yī)院檔案進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)應(yīng)注意不能僅僅局限于某一方面，而是要對涉及的所有檔案進(jìn)行綜合分析，從而確保得到的分析結(jié)果具有良好的準(zhǔn)確性和客觀性。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院的檔案管理工作上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理成了一個(gè)重要的發(fā)展方向，對于推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展有著重要的作用。然而在目前的醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一些問題，對檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)造成了一定的阻礙和影響。因此醫(yī)院必須要提高檔案數(shù)字化管理意識(shí)，加快檔案管理工作方法和制度的創(chuàng)新，加大檔案管理投入力度，并通過建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、保證檔案資料的持續(xù)更新、加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用等途徑實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新應(yīng)用。

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