事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析

蘇丹 韓笑

[摘 要] 干部人事檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中最基礎(chǔ)也最重要的工作之一，它是促進(jìn)單位發(fā)展的重要依據(jù)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位干部的選拔提供良好的決策建議。干部人事檔案管理工作比較煩瑣，看似簡(jiǎn)單的過(guò)程卻都影響著檔案工作的效果，在任何過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響到工作質(zhì)量，甚至導(dǎo)致檔案資料的丟失，從而無(wú)法體現(xiàn)出干部人事檔案的真實(shí)性和有效性。因此，在信息化的新時(shí)期，事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作，必須要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提高檔案管理工作的效率和水平，提高干部人事檔案的完整度以及利用率，從而反映出干部人事檔案的真實(shí)性和全面性，更好地推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

本文根據(jù)事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問(wèn)題，提出了有效的管理對(duì)策和方法，從而推進(jìn)人事檔案管理工作的深入改革。

[關(guān)鍵詞] 事業(yè)單位 干部人事檔案 管理現(xiàn)狀 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

干部人事檔案是人事部門根據(jù)黨的政策進(jìn)行干部培養(yǎng)和選拔工作中記載著干部的個(gè)人履歷、政治思想、工作精力等內(nèi)容，并且根據(jù)相關(guān)的規(guī)定整理收集后組成的文字材料，它真實(shí)地記錄著一個(gè)干部的工作成長(zhǎng)全過(guò)程，是全面了解和選用干部的關(guān)鍵資料。同時(shí)，人事檔案在認(rèn)識(shí)管理中起著重要的作用，目前我國(guó)事業(yè)單位的人事管理存在很多問(wèn)題，管理手段落后、管理水平較低、管理制度不完善等情況，影響了事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。因此，本文根據(jù)事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問(wèn)題，提出了有效的管理對(duì)策和方法，從而推進(jìn)人事檔案管理工作的深入改革。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理的內(nèi)涵

（一）干部人事檔案的內(nèi)容

干部人事檔案是根據(jù)黨的政策方針指導(dǎo)，在黨的組織和領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷進(jìn)行真實(shí)的記載，其中包含了干部的業(yè)務(wù)能力、政治思想、工作成果、道德品質(zhì)等情況的記錄。對(duì)以上內(nèi)容根據(jù)相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行整理和管理，為人事部門對(duì)干部的選拔以及對(duì)人才的使用提供重要的依據(jù)。

（二）干部人事檔案管理的重要意義

對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案進(jìn)行管理，對(duì)事業(yè)單位干部人事資料信息的匯總和收集，對(duì)干部人員的信息進(jìn)行規(guī)范有效的管理，為國(guó)家人力資源管理提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持。因此，人事檔案作為一項(xiàng)基礎(chǔ)支持性信息，對(duì)事業(yè)單位干部人員的調(diào)動(dòng)、考察、晉升等，都有著重要的作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，給事業(yè)單位的發(fā)展和改革帶來(lái)了一個(gè)契機(jī)。事業(yè)單位應(yīng)該把握住機(jī)遇，不斷進(jìn)行人事檔案工作的改革和創(chuàng)新，尤其是干部人事檔案管理方面，要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷地提升檔案管理水平，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理存在的問(wèn)題提出有效對(duì)策，從而發(fā)揮出管理職能的作用，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)出力量。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）干部人事檔案信息化管理程度較低

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，目前信息技術(shù)得到了各行業(yè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，不僅提升了工作效率，還減輕了人員的工作負(fù)擔(dān)。因此，在干部人事檔案管理過(guò)程中，雖然也應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是大部分技術(shù)都沒(méi)有得到很好的應(yīng)用和挖掘?，F(xiàn)階段，在認(rèn)識(shí)檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員只是將紙質(zhì)的干部人事檔案錄入到電腦中，將基礎(chǔ)的內(nèi)容數(shù)字化，而檔案保存和調(diào)用仍然采用傳統(tǒng)的手工查閱的方式，這樣不僅增加了工作負(fù)擔(dān)，還降低了工作效率。

（二）檔案管理方式不當(dāng)、管理流程不規(guī)范

目前，在事業(yè)單位干部人事檔案管理過(guò)程中，很多的檔案管理材料仍然采用A4紙張，并且統(tǒng)一使用16開的規(guī)格，這導(dǎo)致很多員工需要對(duì)干部檔案管理資料進(jìn)行加工和裁減，浪費(fèi)了大量的時(shí)間去做沒(méi)有意義的工作，每天重復(fù)同樣的工作，降低了檔案管理的效率。同時(shí)，每年都有很多的資料需要進(jìn)行歸檔和整理，由于在干部人事檔案管理工作中浪費(fèi)了大量的精力，在潛移默化中增加了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。此外，隨著人員的頻繁流動(dòng)，檔案也在不斷更新和流動(dòng)，檔案在保管和傳遞過(guò)程中不按照國(guó)家檔案管理的相關(guān)要求，而是隨意調(diào)動(dòng)、涂改和修改干部的人事檔案，進(jìn)而發(fā)生違法行為，降低了干部人事檔案的可靠性和真實(shí)性。

（三）管理制度不完善、管理人員缺乏管理意識(shí)

現(xiàn)階段，由于事業(yè)單位人員流動(dòng)性較大，在管理干部人事檔案過(guò)程中，很容易忽視相關(guān)規(guī)定，隨意翻閱、交接干部人事資料，導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案不真實(shí)的情況。出現(xiàn)上述情況主要原因是檔案管理制度不完善，造成檔案材料管理混亂，出現(xiàn)了人和檔案分離以及斷檔的情況。這就給事業(yè)單位的人才招聘和引進(jìn)帶來(lái)了一定程度的風(fēng)險(xiǎn)，并且增加了檔案管理的難度。其次，事業(yè)單位往往不重視很多的檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致管理人員管理意識(shí)薄弱。目前很多的事業(yè)單位管理人員都缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，甚至聘用兼職人員管理，這樣不僅會(huì)出現(xiàn)檔案收集不及時(shí)的問(wèn)題，還會(huì)由于對(duì)檔案管理知識(shí)的缺乏，降低事業(yè)單位檔案管理水平，導(dǎo)致檔案信息沒(méi)有發(fā)揮出實(shí)際的作用[1]。

三、事業(yè)單位干部人事檔案管理的有效對(duì)策

（一）完善檔案管理制度

對(duì)于上文提出的干部人事檔案存在著材料不齊全、資料不完整不真實(shí)、內(nèi)容不統(tǒng)一等問(wèn)題，干部人事檔案管理應(yīng)該完善管理制度，制訂科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求。由于干部人事檔案管理是一項(xiàng)原則性、制度性較強(qiáng)的工作，應(yīng)該力保干部人事檔案內(nèi)容從根源上達(dá)到規(guī)范、統(tǒng)一、完整、真實(shí)性高的要求；嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家干部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合干部檔案管理詳細(xì)流程和制度去落實(shí)到每個(gè)部門、每個(gè)崗位甚至每個(gè)人。對(duì)干部人事檔案管理中存在的違法違紀(jì)的行為給予嚴(yán)重的處罰，對(duì)于涂改、造假干部人事檔案的行為根據(jù)相關(guān)法律追究責(zé)任，這樣才能確保檔案管理工作有章法可循，提升干部人事檔案資料的真實(shí)性，促進(jìn)事業(yè)單位干部人事檔案工作的規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員管理意識(shí)

對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作有著重要的價(jià)值和作用。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，提升管理人員的管理意識(shí)，要選擇有責(zé)任心和能力的員工進(jìn)行檔案管理工作，并且明確檔案管理流程，將檔案管理流程落實(shí)到每個(gè)管理環(huán)節(jié)中去。其次，加大對(duì)管理經(jīng)費(fèi)的投入，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況增加檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，為干部人事檔案管理營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，增強(qiáng)對(duì)干部人事工作的宣傳力度，加強(qiáng)管理人員對(duì)干部人事工作的重視程度。此外，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，設(shè)置相關(guān)的培訓(xùn)課程，從而促使檔案管理人員具備較強(qiáng)的管理意識(shí)，在管理檔案過(guò)程中利用專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)體現(xiàn)出專業(yè)的管理水平[2]。

（三）創(chuàng)新管理方式，提升檔案管理信息化水平

傳統(tǒng)的檔案管理模式，存在著翻閱困難等問(wèn)題，不利于事業(yè)單位對(duì)檔案的充分利用。對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新，是促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理、提高查閱便攜度的重要途徑。通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，既能夠保證檔案查詢的便攜度，還能提高查詢精確度。因此，在事業(yè)單位干部人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，進(jìn)一步提升檔案管理信息化水平，規(guī)范干部人事檔案歸檔工作。利用計(jì)算機(jī)設(shè)備將檔案資料整理全部錄入電腦，將文字、圖片、聲像信息資料利用相應(yīng)的技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，同時(shí)建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)，結(jié)合干部人事檔案紙質(zhì)和電子雙重管理模式，根據(jù)實(shí)際需求查找相關(guān)的人事干部資料內(nèi)容，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理。此外，在利用信息技術(shù)管理檔案時(shí)，一定要堅(jiān)持檔案安全保密原則，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，從而提升檔案管理水平[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，為了促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展，為事業(yè)單位選拔和人才使用提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持，要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的管理。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)、緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化管理。同時(shí)，檔案管理人員要重視干部人事檔案管理工作，不斷提升自身管理水平，定期參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)自己，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]王亞南.事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（28）：53- 54.

[2]呂世遠(yuǎn).淺析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].才智，2018（17）：205.

[3]袁文芝.事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究[J].才智， 2017（19）：253.