簡(jiǎn)要分析圖書(shū)資料采購(gòu)監(jiān)管機(jī)制

鄧海輝

摘 要：圖書(shū)館采取的是政府采購(gòu)的方式，從經(jīng)費(fèi)管理方面有規(guī)范保障，一定程度上節(jié)約了購(gòu)書(shū)費(fèi)用成本，有效規(guī)避了違規(guī)操作，對(duì)廉政風(fēng)險(xiǎn)形成了很好的控制。然而，對(duì)于圖書(shū)資料采購(gòu)工作依然需要加強(qiáng)監(jiān)督管理，有機(jī)結(jié)合監(jiān)督管理和采購(gòu)活動(dòng)，才能實(shí)現(xiàn)更好的圖書(shū)資料采購(gòu)效益。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)資料;采購(gòu)監(jiān)管;機(jī)制研究

為了普及圖書(shū)教育，幫助人民群眾不斷獲取更多的新知識(shí)，現(xiàn)階段國(guó)家對(duì)于公共圖書(shū)投資力度在不斷增加。隨著國(guó)家對(duì)公共資源投資力度的增大，圖書(shū)館也受到很大程度的扶持，隨之而生的個(gè)別圖書(shū)館開(kāi)始產(chǎn)生貪污腐敗現(xiàn)象。管理單位應(yīng)該采取招投標(biāo)方式，通過(guò)經(jīng)濟(jì)手段和法律規(guī)范的使用，將圖書(shū)資料采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中的浪費(fèi)和腐敗現(xiàn)象遏制在一定范圍內(nèi)，直至徹底杜絕。

一、開(kāi)展圖書(shū)資料采購(gòu)監(jiān)管意義重大

1.最大化資金使用效率

精細(xì)化、科學(xué)化的資金管理需要更加完善的采購(gòu)工作機(jī)制作保障。圖書(shū)館管理應(yīng)該以讀者需求為根本，堅(jiān)持文獻(xiàn)資源建設(shè)的健康發(fā)展方向，科學(xué)規(guī)劃圖書(shū)資料采購(gòu)資金的使用，同時(shí)滿足館藏建設(shè)的未來(lái)發(fā)展和讀者對(duì)于文獻(xiàn)資源的需要。圖書(shū)館管理單位應(yīng)該采取“成本-效益” 評(píng)價(jià)機(jī)制，發(fā)揮圖書(shū)資料使用效益的同時(shí)，持續(xù)提升圖書(shū)資料采購(gòu)資金的使用效率。

2.提升圖書(shū)資料采購(gòu)質(zhì)量

完善圖書(shū)資料采購(gòu)工作流程應(yīng)該覆蓋到采購(gòu)、驗(yàn)收、管理、報(bào)廢等所有環(huán)節(jié)，為了有效規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，控制圖書(shū)資料采購(gòu)成本，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持執(zhí)行采購(gòu)工作決策、執(zhí)行和監(jiān)督三分離工作機(jī)制，對(duì)每一個(gè)采購(gòu)流程都進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，以集思廣益的方式開(kāi)展充分論證，避免圖書(shū)資源建設(shè)的重復(fù)和浪費(fèi)，有效提升圖書(shū)資料采購(gòu)質(zhì)量，確保圖書(shū)館藏文獻(xiàn)資料能夠真正最大限度的滿足讀者的需求。

二、圖書(shū)資料采購(gòu)監(jiān)管工作措施優(yōu)化和完善

1.完善采購(gòu)監(jiān)管制度

完善的采購(gòu)監(jiān)督法律體系是圖書(shū)資料采購(gòu)監(jiān)管制度有效運(yùn)行的有力保障，也是采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。在圖書(shū)資料采購(gòu)制度運(yùn)行的外部環(huán)境，對(duì)于采購(gòu)全程序進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)須高于內(nèi)部監(jiān)督，才能有效促進(jìn)圖書(shū)資料的依法采購(gòu)，確保采購(gòu)成本最低化、采購(gòu)效益最大化。圖書(shū)館管理單位針對(duì)現(xiàn)行法規(guī)體系當(dāng)中存在的不同疏漏和缺陷應(yīng)該引起充分的重視，通過(guò)完善建構(gòu)監(jiān)管法律體系建設(shè)來(lái)加以解決，才能滿足圖書(shū)資料采購(gòu)工作開(kāi)展需要，同時(shí)滿足監(jiān)管工作開(kāi)展的需要。

2.強(qiáng)化監(jiān)管機(jī)構(gòu)建設(shè)

圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)建立專門(mén)的圖書(shū)資料采購(gòu)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，從圖書(shū)館、紀(jì)檢、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門(mén)抽調(diào)人員組成專門(mén)的監(jiān)督工作組，機(jī)構(gòu)隸屬于上級(jí)單位獨(dú)立開(kāi)展工作，其主要職能是審查批準(zhǔn)采購(gòu)預(yù)算、制定完善采購(gòu)政策和法規(guī)、監(jiān)督修訂相關(guān)采購(gòu)制度體系和具體的執(zhí)行情況，同時(shí)針對(duì)采購(gòu)政策落實(shí)情況開(kāi)展實(shí)施監(jiān)督和檢查。對(duì)于圖書(shū)資料采購(gòu)招投標(biāo)活動(dòng)，監(jiān)督小組應(yīng)該依法實(shí)施監(jiān)察。同時(shí)，應(yīng)該持續(xù)建設(shè)并不斷健全素質(zhì)高、內(nèi)容廣、規(guī)模大的專家評(píng)委數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用并參與到圖書(shū)資料招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中，保證圖書(shū)資料采購(gòu)的客觀性和科學(xué)性。

3.采購(gòu)流程的完善和規(guī)范

3.1完善采購(gòu)計(jì)劃

3.1.1年度采購(gòu)計(jì)劃制定

圖書(shū)資料年度采購(gòu)計(jì)劃須符合年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，充分結(jié)合上一年度各種文獻(xiàn)使用的績(jī)效評(píng)價(jià)、本館的館藏發(fā)展規(guī)劃和不同科學(xué)門(mén)類設(shè)置情況，明確規(guī)劃各種不同類型文獻(xiàn)的采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的支出比例，側(cè)重點(diǎn)突出同時(shí)需要兼顧到不同門(mén)類，確保圖書(shū)館館藏資源建設(shè)的穩(wěn)定性和計(jì)劃性。

3.1.2成立文獻(xiàn)資源建設(shè)小組

館藏信息是否能夠滿足讀者的需要，與圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)緊密相關(guān)。圖書(shū)館應(yīng)該成立專門(mén)的文獻(xiàn)資源建設(shè)小組，嚴(yán)格把控圖書(shū)資料采購(gòu)計(jì)劃關(guān)，確保年度采購(gòu)計(jì)劃能夠與館藏文獻(xiàn)建設(shè)規(guī)劃工作的實(shí)際情況向符合，而且能夠滿足讀者對(duì)于文獻(xiàn)資源的需要，最大程度發(fā)揮出文獻(xiàn)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的使用效益。

3.1.3采購(gòu)預(yù)算必須嚴(yán)格執(zhí)行

采購(gòu)計(jì)劃的形成必須以圖書(shū)采購(gòu)預(yù)算為依據(jù)，預(yù)算的確定必須經(jīng)歷多方論證，再確定、批準(zhǔn)后下達(dá)執(zhí)行。實(shí)際采購(gòu)工作必須嚴(yán)格按照流入采購(gòu)預(yù)算的項(xiàng)目執(zhí)行，嚴(yán)謹(jǐn)無(wú)預(yù)算采購(gòu)、嚴(yán)謹(jǐn)隨意追加采購(gòu)預(yù)算等，確保能夠?qū)⒉少?gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行到位。

3.2實(shí)施采購(gòu)操作

圖書(shū)資料采購(gòu)?fù)ǔＳ腥N采購(gòu)方式。第一，訂單采購(gòu)。先采集訂單，結(jié)合訂單對(duì)讀者進(jìn)行意見(jiàn)征詢，館員然后進(jìn)行圈選，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行節(jié)目查重，最終確定具體執(zhí)行訂單向供應(yīng)給上下單。第二，現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)。依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，由采購(gòu)人員督促供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)配貨。第三，電子資源采購(gòu)。電子資源采購(gòu)方式有其專用流程，數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)通試用后向讀者征求意見(jiàn)，在此基礎(chǔ)上提出采購(gòu)方案，最終執(zhí)行采購(gòu)。叢集鐘愛(ài)購(gòu)房時(shí)可以看出，文獻(xiàn)資源采購(gòu)的重要依據(jù)來(lái)自于讀者的意見(jiàn)，滿足讀者的需求可以說(shuō)是文獻(xiàn)資料采購(gòu)最重要的目標(biāo)。此外，采購(gòu)人員專業(yè)性難免存在局限，對(duì)于不同門(mén)類或者科學(xué)的前沿信息未必能夠做到及時(shí)了解，因此應(yīng)當(dāng)充分征求不同專業(yè)人員和讀者意見(jiàn)，才能確保圖書(shū)文獻(xiàn)資料的采購(gòu)質(zhì)量。

3.3嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收程序

3.3.1執(zhí)行驗(yàn)收程序

圖書(shū)資料采購(gòu)驗(yàn)收須認(rèn)真對(duì)采購(gòu)清單進(jìn)行核對(duì)，入保價(jià)格、冊(cè)數(shù)、書(shū)名等一致性，確保不至于出現(xiàn)污損、缺頁(yè)和與館藏原則不符合的情況。電子資料需要確保供應(yīng)商能夠提供售后服務(wù)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)能夠正常使用。

3.3.2撰寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

圖書(shū)資料采購(gòu)驗(yàn)收工作須形成詳盡的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，針對(duì)供應(yīng)商供貨情況開(kāi)展采購(gòu)分析，作為年度采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整和圖書(shū)采購(gòu)制度管理體系進(jìn)一步優(yōu)化和完善的重要依據(jù)。

3.4采購(gòu)績(jī)效評(píng)估

針對(duì)文獻(xiàn)資源購(gòu)置的質(zhì)量，圖書(shū)館應(yīng)該定期開(kāi)展評(píng)價(jià)，同時(shí)評(píng)價(jià)文獻(xiàn)資源采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的使用效率。紙質(zhì)文獻(xiàn)采購(gòu)的績(jī)效評(píng)價(jià)，可以作為年度圖書(shū)購(gòu)買量占據(jù)初版市場(chǎng)該類圖書(shū)的百分比的重要依據(jù)，也就是說(shuō)要衡量其覆蓋率。制定圖書(shū)館藏將設(shè)規(guī)劃經(jīng)費(fèi)預(yù)算，應(yīng)該充分結(jié)合購(gòu)入各類圖書(shū)市場(chǎng)覆蓋率情況，重點(diǎn)館藏的覆蓋率不能低于90%，同時(shí)及時(shí)補(bǔ)購(gòu)那些缺失或者漏買的圖書(shū)文獻(xiàn)。

4.強(qiáng)化流程和合同監(jiān)管

針對(duì)圖書(shū)資料采購(gòu)流程當(dāng)中的不同環(huán)節(jié)以及涉及其中的管理部門(mén)和個(gè)人都應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，確保采購(gòu)流程合規(guī)性。對(duì)于采購(gòu)合同的旅行以及采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收和售后監(jiān)督工作，須嚴(yán)格以《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》為法律依據(jù)，完成整體過(guò)程的監(jiān)管。 對(duì)于紙本圖書(shū)資料，應(yīng)該針對(duì)合同中約定的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率、圖書(shū)加工程度、圖書(shū)質(zhì)量、送貨和驗(yàn)收等具體的要求進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，要求供應(yīng)商嚴(yán)格旅行電子資源的并發(fā)用戶數(shù)、軟件升級(jí)維護(hù)、使用時(shí)間和數(shù)范圍等相關(guān)內(nèi)容。只有確保采購(gòu)流程的合法性和規(guī)范性，才能全面保障圖書(shū)資料采購(gòu)工作質(zhì)量。

5.提升采購(gòu)信息透明度

圖書(shū)館圖書(shū)資料采購(gòu)信息應(yīng)該通過(guò)不同的網(wǎng)絡(luò)和媒體方式進(jìn)行公示，隨時(shí)接受社會(huì)各界的監(jiān)督和審查。同時(shí)，圖書(shū)館應(yīng)該積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)并完善科學(xué)、合理、有效的采購(gòu)監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，持續(xù)完善圖書(shū)資料采購(gòu)監(jiān)管報(bào)告制度，確保采購(gòu)流程的合規(guī)性和透明性，最終保障圖書(shū)資料采購(gòu)監(jiān)管水平。

6.提升采購(gòu)人員綜合素質(zhì)

相關(guān)部門(mén)和圖書(shū)館管理單位應(yīng)該不斷強(qiáng)化采購(gòu)和監(jiān)管人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，確保他們能夠認(rèn)真執(zhí)行采購(gòu)政策，確保采購(gòu)流程的規(guī)范性和透明度，提升自身的監(jiān)管意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和廉潔自律精神，盡可能成長(zhǎng)成為復(fù)合型的采購(gòu)監(jiān)管專家型人才。對(duì)于圖書(shū)館采購(gòu)和監(jiān)管人員，須經(jīng)歷崗前培訓(xùn)實(shí)行持證上崗，只有接受過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人員，才能充分結(jié)合理論知識(shí)和實(shí)際操作，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料采購(gòu)和監(jiān)管充分結(jié)合，持續(xù)提升采購(gòu)業(yè)務(wù)水平。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，圖書(shū)館是公共資源，圖書(shū)資料采購(gòu)也應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮市場(chǎng)主體作用，采取招標(biāo)方式開(kāi)展采購(gòu)工作，篩選社會(huì)優(yōu)質(zhì)資源。圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)充分利用市場(chǎng)作用，發(fā)揮圖書(shū)資料招標(biāo)采購(gòu)的特點(diǎn)，有效規(guī)避國(guó)家采購(gòu)資源的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光化采購(gòu)和管理過(guò)程，保障公共資源效益和價(jià)值的最大化。

參考文獻(xiàn)

[1]林體排.關(guān)于圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)的若干思考[J].圖書(shū)館理論與實(shí)踐，2011

[2]陳碧.圖書(shū)資料采購(gòu)監(jiān)管機(jī)制研究[J].圖書(shū)館學(xué)刊， 2013（01）