現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)字化檔案建立與完善分析

許磊

摘 要：醫(yī)院檔案數(shù)字化是將醫(yī)院日常工作中的醫(yī)療、行政等方面的資料進行相應的數(shù)字化處理，并按照一定的方式存儲于數(shù)字化載體之上，相關工作人員可以通過計算機來對所需要的資料進行檢索、查詢，也可以方便醫(yī)院決策層對醫(yī)院整體現(xiàn)狀形成更全面的了解，為決策提供依據(jù)。本文從醫(yī)院數(shù)字化檔案建設的現(xiàn)狀入手，分析了當前數(shù)字化檔案建設過程中的問題，并對相應的解決方案進行了探討。

關鍵詞：醫(yī)院;數(shù)字化檔案建設;問題;方法

由于信息技術的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理方法已經(jīng)在各個領域被廣泛使用，通過數(shù)字化檔案管理，可以有效地提高整體的管理效率，方便工作人員對相應檔案的查詢。同時相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化檔案在容量上具有巨大優(yōu)勢和方便存儲的優(yōu)點。推動數(shù)字化檔案建設可以有效提高檔案管理水平和醫(yī)院的醫(yī)療服務水平。

一、醫(yī)院建立數(shù)字化檔案的必要性

醫(yī)院檔案主要包括了文書檔案、病歷檔案及人事檔案等內容。由于醫(yī)院所涉及的檔案項目較多，在進行相應的傳輸、利用及歸檔等工作過程時，需要占用大量資源進行處理。而在當前的技術環(huán)境之下，通過數(shù)字化的檔案管理方法，可以提高檔案管理效率，減少對人力物力的占用。尤其是病歷檔案，通過數(shù)字化管理，可以實時進行查詢分析，為日常工作和病人的檢查、用藥、手術等帶來便利。同時數(shù)字化的病例檔案管理也能起到簡化患者就醫(yī)程序，提升醫(yī)院服務質量和管理水平的目的。另一方面，對人事檔案的數(shù)字化管理由于其主要依托于計算機互聯(lián)網(wǎng)技術，從而對醫(yī)療工作者進行更有效的管理、查詢以及相應的變更工作。

醫(yī)院的數(shù)字化檔案以數(shù)據(jù)庫技術和計算機網(wǎng)絡技術為依托，從而形成區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案信息形式，通過電子存取服務方式，能夠更為便利和高效地對檔案加以管理、存儲和數(shù)字化加工，為醫(yī)院各項工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。

二、醫(yī)院數(shù)字化檔案建設存在的問題

1.網(wǎng)絡安全問題。醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設過程中，需要注意計算機和網(wǎng)絡的安全性問題，并需要在這方面進一步加強，才能保障醫(yī)院數(shù)字化檔案建設的完善。在目前信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術不斷進步的背景下，計算機和網(wǎng)絡所面臨的威脅也不斷增多。計算機病毒的存在會對醫(yī)院網(wǎng)絡系統(tǒng)帶來負面影響，進而威脅醫(yī)院數(shù)字化檔案信息資源。同時，數(shù)字化檔案由于其載體是計算機網(wǎng)絡，基于互聯(lián)網(wǎng)的特性，也導致數(shù)字化信息存在易修改、易刪除的特點。因而，針對醫(yī)院數(shù)字化檔案進行的網(wǎng)絡攻擊會造成重要信息丟失、被刪改等情況發(fā)生，是醫(yī)院數(shù)字化檔案建設過程中的不利因素。

2.管理人員素質問題。數(shù)字化檔案是信息技術的產物，在進行數(shù)字化檔案的管理過程中，需要其管理人員具備一定的專業(yè)素質，才能對檔案信息進行良好的維護。在進行數(shù)字化檔案管理的過程中，管理人員需要對電子信息技術有所了解，同時也需要具備一定的預見性眼光，從而對技術的發(fā)展做出正確的反應，以應對醫(yī)院數(shù)字化檔案建立過程中所可能面臨的種種問題。

3.資金投入問題。進行醫(yī)院數(shù)字化檔案的構建和完善過程中，需要投入相應的資金，以支持系統(tǒng)的建設及后期的維護。數(shù)字化檔案構建的資金投入，需要從多個方面入手，首先要進行相應的軟硬件購置和開發(fā);其次還包括對相關人員的培訓投入，保證數(shù)字化進程能夠有充足的人才和技術支持;最后相關的數(shù)據(jù)庫維護和系統(tǒng)維護，在后期也需要相應的資金投入，以確保整個系統(tǒng)的正常有效運轉。從當下來看，醫(yī)院的主要資金投入是用于醫(yī)療水準的提升上，例如進行醫(yī)療設備采購和醫(yī)護人員的培訓培養(yǎng)方面，所以能夠運用到醫(yī)院數(shù)字化建設的資源是較為緊張的。

4.意識的轉變問題。醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設和完善需要對相關人員的意識進行轉變。目前在部分醫(yī)院仍在使用紙質文件，以及紙質文件與電子文件共存的現(xiàn)象，一方面這樣的問題制約了醫(yī)院數(shù)字化的進程，另一方面也在客觀上造成資源的浪費。使用紙質檔案的原因主要在于觀念上的不足，對數(shù)字化檔案建設完善的認知不全。在長期以來的傳統(tǒng)觀念根深蒂固的情況下，貿然進行數(shù)字化建設會造成工作人員在思想上的抵觸與不適應，所以在數(shù)字化的進程中，需要對觀念問題及時解決，通過統(tǒng)一思想，增強相關人員認知的方式來避免資源的浪費，以最大程度地發(fā)揮出醫(yī)院數(shù)字化檔案建設和完善的作用。

三、醫(yī)院數(shù)字化檔案建設完善的方法

1.增加相應的資金投入。在醫(yī)院的經(jīng)營過程中，會形成諸如人事檔案、病例檔案等多種檔案，這些檔案是醫(yī)院開展日常醫(yī)療工作以及進行研究工作時的必要依據(jù)，所以對醫(yī)院的檔案建設需要引起一定的重視。在相關的預算中，應進行明確的規(guī)劃，通過有關的財務報告來為醫(yī)院對數(shù)字化檔案建設完善提供支持。同時醫(yī)院在明確數(shù)字化檔案建設方向之后，需要以充足的資金來進行支撐，進行軟硬件方面的建設和采購。并且分配一定的資源來進行專業(yè)人員的儲備和培養(yǎng)，從而確保數(shù)字化檔案建設的順利推進。在這一過程中還需著眼于未來，投入資金來進行技術、系統(tǒng)、軟硬件上的長期更新及維護。

值得注意的是，有效的數(shù)字化檔案管理可以在一定程度上避免浪費，起到節(jié)省醫(yī)院成本的作用。同時在進行相應設備的添置過程中，醫(yī)院可以對部分設備進行租借，以減少資金占用;進行實際管理時，也可以對部分閑置設備進行租賃，提高設備使用率;或者對部分數(shù)據(jù)尋求檔案館進行代為存儲等。通過多種方式，可以減少在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設過程中的成本，推動檔案信息化的進程。資金的投入需要切合實際，首先構建起醫(yī)院數(shù)字化檔案的整體目標，通過目標可以明確當前所存在的不足以及資金投入的緩急情況;其次細化目標，以此來明確當前所必須進行的資金投入方向;最后需要通過對市場的考察來對相應的設備進行比較和了解，以成本控制的方式來減少實際投入中可能出現(xiàn)的資金浪費。

2.積極的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。檔案數(shù)字化工作中需要高素質的工作人員來完成，因而人才戰(zhàn)略是醫(yī)院數(shù)字化建設環(huán)節(jié)中的一個重要環(huán)節(jié)。在制定相應的人才戰(zhàn)略時，需要注意結合數(shù)字化檔案建設的實際需求，以及對相關人員的工作責任感、使命感進行培養(yǎng)。從實際需求來看，數(shù)字化檔案建設過程中的人才必須具備計算機技術、計算機操作能力、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡管理等多方面的能力。一方面醫(yī)院應該積極引入相應的人才;另一方面需要通過在原有的人才基礎上，進行發(fā)掘、培養(yǎng)工作，通過建立交流會議、聯(lián)席會等機制來加強各部門、各醫(yī)院的相關人才交流;也可以通過進行系統(tǒng)化的培訓，增加相應人員調研、考察的機會來提高人員素質。

配合人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，還需要建立起行之有效的人才甄別制度。在進行相關人才的招聘、挖掘工程中，以貼合檔案管理實際工作和計算機技術應用等方面來進行相應的考察，可以幫助醫(yī)院有效地甄別具有真才實干能力的人才。另外，對檔案管理的考評也必須納入到醫(yī)院的年度考核制度中，便于醫(yī)院進行詳盡的資金、工作規(guī)劃，實現(xiàn)更為有效的檔案數(shù)字化管理。

3.規(guī)范的管理制度建設。為讓數(shù)字化檔案管理有章可循，在醫(yī)院的檔案數(shù)字化建立進程中，還必須以從實際工作的特點出發(fā)，制定起相應的管理制度以及條例，來對工作內容、工作方式進行規(guī)范。實際的制度建設時，可以參考部分在數(shù)字化檔案管理制度方面較為成熟的機構，也可以在往期的檔案管理制度上進行延伸。檔案管理制度所不可或缺的部分包括工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度以及數(shù)字檔案的備份制度等，其中針對數(shù)字化檔案管理的特點，需要建立起網(wǎng)絡安全管理制度，其目的是為了防止日常工作過程中，由于用網(wǎng)不規(guī)范造成可能的網(wǎng)絡攻擊和計算機病毒感染等。在建立網(wǎng)絡安全管理制度時，需要通過設置用網(wǎng)權限機制，來對檔案管理和網(wǎng)絡使用進行基于安全考慮的規(guī)范。由于網(wǎng)絡安全對于檔案管理是極為重要的問題，因此需要將網(wǎng)絡安全管理制度與工作制度、歸檔制度、保密制度等相結合，對網(wǎng)絡安全進行全方位的強調和保護，規(guī)范化操作流程，防止數(shù)據(jù)泄露和遭到安全威脅。

同時，檔案管理制度也要從強化隊伍建設，提高人員素質方面入手。工作人員的素質關系到制度是否能夠高質量地得到落實，所以在進行制度建設過程中，首先要與人才培養(yǎng)及儲備戰(zhàn)略結合，另一方面需要通過當前的專業(yè)化培養(yǎng)培訓，來提高隊伍的整體建設水平。以增強對外交流的方式，來引入相關的優(yōu)秀經(jīng)驗為隊伍建設提供較為可靠的依托;尊重科學，貫徹科學的管理制度也是提高制度落實質量的可行路徑，因而進行數(shù)字化檔案管理過程中要嚴格地對工作內容進行明確，對權責進行明確，同時進一步細化責任，實現(xiàn)責任落實到人的目標，以杜絕工作中可能出現(xiàn)的疏漏以及后期難以追責的問題。

4.強化相關人員的意識培養(yǎng)。推進數(shù)字化檔案管理需要從上至下的一致努力，這個過程中涉及到對相關人員意識上的培養(yǎng)。由于長期的傳統(tǒng)檔案管理意識根深蒂固，在醫(yī)院會形成愿意以傳統(tǒng)方式進行檔案管理的人員存在，當數(shù)字化檔案管理逐步完善之后，由于此類人群的對傳統(tǒng)手段的堅持，會對整體數(shù)字化進程推進造成阻礙，所以需要進行思想統(tǒng)一，形成推動數(shù)字化檔案建設的合力。

進行意識培養(yǎng)首先要從制度入手，通過相關制度和規(guī)范在實際工作中進行數(shù)字化的約束，減少傳統(tǒng)紙質檔案的使用頻率，并在長期的管理過程中循序漸進地取代傳統(tǒng)檔案管理方式。同時還要積極在醫(yī)院范圍內進行數(shù)字化檔案的推廣，增加其覆蓋面，讓相關人員在工作過程中能夠進行相應的數(shù)字化嘗試，從而達到一定的推廣效果。另一方面，需要建立起對數(shù)字化檔案管理的反饋渠道，進行相關人員的意見搜集和整理，并以技術手段來不斷優(yōu)化系統(tǒng)，形成簡單、方便、快捷的使用體驗，從而為醫(yī)院數(shù)字化檔案建設減少阻力，達到進一步提高數(shù)字化使用率和使用效率的目的。

綜上所述，通過在人才、意識、制度等方面的建設，可以對醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設水平起到良好的推動作用。同時也需要注意，數(shù)字化檔案建設是一個長期任務，需要通過長期的資金投入及人才培養(yǎng)來進行逐步的提高和完善。

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