關(guān)于人力資源和社會保障部門檔案管理新方法的探討

賈延紅

摘 要：信息化時代背景下，人力資源的開發(fā)和流動，社會保障工作的多方位和全覆蓋，是人社部門檔案管理工作的責(zé)任所在，也是重點和難點所在。因此，人力資源和社會保障部門要肩負(fù)起社會的重任，提高人力資源和社會保障檔案管理水平，以便促進(jìn)社會健康發(fā)展。本文分析在信息化時代下人力資源和社會保障檔案管理工作中存在的問題，并探索有針對性的解決方法和建議，以期為人力資源和社會保障的檔案管理工作提供發(fā)展新思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人力資源;社會保障;新方法

引言

近年來，人社部門負(fù)擔(dān)著保障民生、服務(wù)社會的工作使命。人社工作衍生出人力資源檔案和社會保障檔案的管理工作。隨著社會發(fā)展，人力資源和社會保障管理檔案的數(shù)量和詳細(xì)程度都有所增加，要求人社部門需要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，創(chuàng)新人社檔案管理方法，完善人社檔案管理制度，提高人社檔案管理水平，進(jìn)而更好地服務(wù)群眾，保障社會發(fā)展。

一、人力資源和社會保障部門檔案管理工作的重要性

人社檔案管理工作對社會與群眾都具有重要價值。宏觀上看：為人力資源的開發(fā)利用和跨地區(qū)跨行業(yè)流動服務(wù)，為社會發(fā)展提供五個險種多方位和全覆蓋的保障，是人社部門檔案管理工作的重點。微觀上看：人社檔案幾乎涵蓋了個體的一生，社會保障檔案記錄了一個人的生老病死的人生歷程，人力資源檔案記載了一個人的學(xué)習(xí)、求職和工作經(jīng)歷。在社會快速發(fā)展的時代背景下，我國逐漸開展檔案管理信息化工作，以此提高檔案管理工作效率，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”戰(zhàn)略的實施應(yīng)運而生。對于人社部門來說，如何適應(yīng)時代要求做好檔案管理工作，是一項復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。

二、人力資源和社會保障部門檔案管理工作中存在的問題

1.對人社檔案管理的重要性認(rèn)識不足

人社部門檔案管理，不論是對于整個社會發(fā)展，還是對于個人來說，都具有非常重要的作用，這點是毋庸置疑的。近年，有些地區(qū)雖然對檔案管理工作的重要性有一些認(rèn)識，但還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，個別地區(qū)甚至還停留在保存紙質(zhì)檔案的初步認(rèn)知階段。有些地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金和人員投入就少，工作卻日益繁重，這就使得檔案管理工作捉襟見肘。通常情況下，檔案管理人員主要負(fù)責(zé)管理紙質(zhì)與電子檔案。為了確保每個人檔案記錄內(nèi)容的真實性與有效性，檔案管理人員需要一遍一遍的檢查記錄的內(nèi)容。假如這種對檔案工作不重視的風(fēng)氣上行下效，基層一線的檔案管理人員也對檔案工作重要性的認(rèn)識不足，再加上檔案管理工作內(nèi)容相對繁瑣和枯燥，就難免會因為工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)而造成失誤，那就會大大降低服務(wù)水平，社會影響也很惡劣。

2.檔案管理制度體系的不健全

人力資源和社會保障檔案的管理，往往會涉及到多個領(lǐng)域和多個地區(qū)。目前不少地區(qū)的人社檔案管理，是檔案隨人走隨事走。人力資源檔案隨人走，人到哪，檔案轉(zhuǎn)到哪。社會保險檔案根據(jù)工作單位參保所在地不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出，時間空間跨度都很大。雖然這種方式確保了人社檔案的流動性和靈活性，但是由于不同地區(qū)部門之間缺乏溝通與協(xié)作，也容易造成檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性規(guī)定和整體性調(diào)度。此外，這種檔案管理方式，容易將個人的不同檔案進(jìn)行分別管理，當(dāng)個人要求進(jìn)行檔案調(diào)用時，不僅增加了檔案管理人員的工作量，也造成了社會保障管理方面的一些問題。在實際的管理過程中，某些地區(qū)的檔案管理工作缺乏良好的硬件條件支持，還由于人力投入的不足或?qū)n案管理缺乏重視，造成檔案保存失誤或檔案丟失的狀況。在這種情況下，人社檔案管理部門的工作難度逐漸加大。

3.檔案管理的軟件和硬件設(shè)備的相對缺乏

工欲善其事必先利其器。隨著社會發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提升，良好的軟硬件設(shè)施成為人社部門檔案工作順利開展的前提條件。人力資源和社會保障部門主要負(fù)責(zé)搜集、保存、調(diào)用人力資源和社會保障檔案。如果能夠采用信息技術(shù)手段提高檔案查閱調(diào)取的工作效率，就能大大節(jié)約時間。有些地區(qū)的人力資源和社會保障部門的信息系統(tǒng)和硬件設(shè)備更新的速度相對較慢，不利于提高檔案管理的工作效率以及檔案管理水平。一方面，人力資源和社會保障部門需要搜集本地以及外來人員的信息資料，保證自身能夠充分掌握本地的人才結(jié)構(gòu);另一方面，由于每個人的就業(yè)和社保信息資料并不是一成不變的，人社檔案管理部門就需要不斷地補充完善資料。比如，人員的就失業(yè)狀態(tài)的變動和社保類型、金額、參保年份的變動等等。如果檔案管理人員想要做好這些工作，就需要投入大量的時間與精力。同時人力資源和社會保障部門需要為其工作提供一定的資金支持?，F(xiàn)在是信息化社會，信息更新速度加快，如果不能掌握科學(xué)有效的檔案管理方法，很難高效率地管理好人社檔案。

三、解決人力資源和社會保障部門檔案管理問題的辦法及措施

1.實施建立健全的人社檔案管理制度

由于尚未形成完善人社檔案管理制度，制約了檔案管理工作的進(jìn)一步開展。因此，人力資源和社會保障部門有必要根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)狀以及專家、工作人員的建議，構(gòu)建完善的人社檔案管理制度。具體如下，第一，確定管理流程。人社檔案管理部門需要搜集當(dāng)下的管理問題，以此制定科學(xué)的管理流程，確保工作人員管理工作的有序進(jìn)行;第二，建立獎懲機制。為了保證工作人員積極地開展工作，檔案管理需要建立獎懲機制。比如，機構(gòu)通過工作人員完成工作的質(zhì)量、公眾對其的服務(wù)評價、工作態(tài)度等等評定其工作整體水平，進(jìn)而做出獎勵或者懲罰;第三，更新檔案管理制度。由于社會不斷地發(fā)生變化，人社部門的檔案管理工作方法也要完善。因此，人社檔案管理部門需要根據(jù)實際，掌握檔案管理技術(shù)、制定檔案管理方法等等，更新管理制度，更好地適應(yīng)社會發(fā)展。所以，人力資源和社會保障部門要以發(fā)展的眼光看待人社檔案管理工作，不斷完善制度，提高檔案管理質(zhì)量。

2.提高人社檔案管理人員的素質(zhì)

人社檔案管理人員素質(zhì)關(guān)系著檔案管理質(zhì)量。因此，人力資源和社會保障部門需要培養(yǎng)工作人員專業(yè)素養(yǎng)，提高工作人員檔案處理水平。第一，加大培訓(xùn)力度。在現(xiàn)代社會下，我國互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)水平逐漸提高?；诖耍糠秩松鐧n案管理部門更換了檔案管理信息設(shè)備。然而，有的檔案管理人員的計算機操作水平并不高，阻礙了信息化工作活動的推進(jìn)。因此，人社檔案管理部門需要提高培訓(xùn)力度，幫助工作人員學(xué)習(xí)信息化操作性知識，并提高他們實踐操作處理檔案信息系統(tǒng)的能力。為了督促工作人員學(xué)習(xí)知識，積極參與培訓(xùn)，人社檔案管理部門需要定期考核員工學(xué)習(xí)水平，以此強化培訓(xùn)效果。第二，創(chuàng)建良好地檔案管理工作氛圍。比如，人社檔案管理部門可以在辦公室張貼一些關(guān)于管理檔案的方法的標(biāo)語，潛移默化地影響他們的思想意識。第三，組織學(xué)習(xí)活動。人力資源和社會保障部門應(yīng)該加強交流和學(xué)習(xí)。如果其他的檔案機構(gòu)的管理水平相對較高，就可以組織自身的檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)驗。第四，開展檔案管理知識競賽活動。人社檔案管理部門可以通過舉辦競賽活動，激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識的欲望。第五，利用微信等現(xiàn)在常用的媒介，提高檔案管理宣傳力度。隨著社會發(fā)展，大部分檔案管理人員的手機上都下載了微信。微信公眾號成為了時下流行推送信息的載體?；诖耍松鐧n案管理部門相關(guān)人員可以在微信公眾號上撰寫關(guān)于檔案管理的文章，以便工作人員隨時觀看，同時也方便交流。

3.人社檔案管理的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理方法的封閉性較高。比如，檔案管理人員無法全面及時地獲取人力資源信息和社會保障各險種的參保繳費信息，造成檔案管理人員的工作效率相對較低。為了適應(yīng)時代和群眾需要，人力資源和社會保障部門不應(yīng)固守于傳統(tǒng)的檔案管理方法，而是著眼于當(dāng)代的檔案管理模式。伴隨著社會發(fā)展，人社檔案管理部門需要做好檔案管理的信息化建設(shè)工作。這樣，不僅可以節(jié)約人力、物力、財力等成本，而且能夠提高檔案服務(wù)水平。人社檔案管理部門需要應(yīng)用信息技術(shù)，更好地規(guī)范檔案管理流程，保證工作人員工作質(zhì)量。具體如下，首先，人社部門需要根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案管理發(fā)展水平，制定信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，人社部門根據(jù)需要，分配各業(yè)務(wù)科室進(jìn)行檔案信息化管理的工作任務(wù)，以此提高工作效率。再次，爭取各地區(qū)之間充分進(jìn)行人社檔案的資源共享，加強各地區(qū)、各險種之間的溝通與交流，以此確保檔案的完善和科學(xué)化管理。最后，需要加大力量研發(fā)一個統(tǒng)一的人社檔案系統(tǒng)平臺，人力資源檔案與社保檔案加強信息融合，避免冗余重復(fù)，確保檔案信息的詳實安全和查詢使用的方便高效?？偠灾?，人力資源和社會保障部門需要加快檔案的信息化進(jìn)程，提升檔案管理的智慧化與科技化。

綜上所述，在信息化時代下，我國社會飛速發(fā)展。人社檔案伴隨每個人一生，記錄了個體的生老病死，見證了求學(xué)、工作經(jīng)歷，任務(wù)艱巨，舉足輕重。為充分發(fā)揮人社檔案的社會服務(wù)職能，需要進(jìn)一步提升人社檔案管理水平，完善檔案管理制度，更新檔案管理硬件和軟件設(shè)施，培養(yǎng)檔案管理人才?？偠灾?，人力資源和社會保障部門需要以發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，不斷探索新方法，才能確保檔案管理工作的科學(xué)性和先進(jìn)性。

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