OA系統(tǒng)在辦公室管理中的應(yīng)用

翟彥敏

摘要：OA系統(tǒng)主要是利用先進的技術(shù)讓辦公室管理的過程中，工作物化與人以外的各種設(shè)備，另外可以讓辦公室的操作人員和這些設(shè)備共同進行辦公室業(yè)務(wù)，形成一套完善的人機信息體系。

關(guān)鍵詞：辦公室管理;OA系統(tǒng)：功能;應(yīng)用

中圖分類號：TP393

文獻標識碼：A

文章編號：2095-6487（2019）02-0046-02

0引言

在辦公管理的過程中，企業(yè)可以對自身基于網(wǎng)絡(luò)進行合理的使用，利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，保證各部門能夠進行緊密的聯(lián)系，讓辦公室業(yè)務(wù)的管理效率大幅度提升，加快企業(yè)的發(fā)展，讓辦公室業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和自動化實現(xiàn)提高資源的利用效率。

1 OA辦公系統(tǒng)的功能

1.1資源管理功能

企業(yè)在傳統(tǒng)的手工操作模式下，在文件的保存使用和再利用方面具有一定的難度，在手工辦公的條件下很難進行文檔的檢索，OA辦公系統(tǒng)可以更好的讓文檔電子化，利用電子文件柜的方式對保存文檔，依照權(quán)限進行共享和使用中。

1.2流程管理功能

OA辦公系統(tǒng)可以實時監(jiān)控跟蹤文件的流轉(zhuǎn)情況，將多崗位、多部門的協(xié)調(diào)問題有效的解決，各部門之間能夠高效的進行協(xié)作，各部門之間往往會出現(xiàn)很多流程化的工作，比如說公文的收發(fā)處理及審核匯報等，利用工作流程的自動化能夠?qū)Ω鞴ぷ鬟M行規(guī)范，讓部門之間的協(xié)同效率大幅度提高。

1.3協(xié)同管理功能

OA辦公系統(tǒng)能夠進行跨區(qū)域、多分支體系的辦公以及移動辦公，從當前的角度分析各辦公機構(gòu)的區(qū)域分布越來越廣，協(xié)同辦公和移動辦公逐步成為一個急需解決的問題，OA系統(tǒng)可以讓相關(guān)人員獲得整體性的信息，讓整體的反應(yīng)效率大幅度提高，增強決策能力，另外利用OA辦公系統(tǒng)進行預(yù)訂和審批等工作，可以留下數(shù)據(jù)痕跡進行組織統(tǒng)計決策。

1.4知識管理功能

如果在工作過程中生成的信息是以靜態(tài)數(shù)據(jù)和文檔的方式存在，在信息覆蓋深度和覆蓋面方面較為有限，無法將其形成知識，也無法形成較為完善的知識管理網(wǎng)絡(luò)和體系，OA辦公系統(tǒng)能夠有機的對這些信息進行發(fā)展、轉(zhuǎn)化和利用。對這些信息進行創(chuàng)新，使之成為新的知識、新的信息，利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造出新的價值。

1.5文化管理功能

組織文化的推動力是非常重要的，一定要了解和分析組織文化、人際關(guān)系、經(jīng)驗等一些隱形知識，OA辦公系統(tǒng)當中的工作日志、社區(qū)論壇以及電子期刊都是非常重要的工具，組織可以對職工進行激勵記錄下他們的心得和經(jīng)驗，鼓勵相關(guān)工作人員進行碰撞和探討，整理出一些有價值信息，讓相關(guān)員工在知識分享的過程中運用和捕獲集體的智慧，這些功能在OA系統(tǒng)當中實現(xiàn)起來是非常簡單的，然而在組織文化的傳承和管理過程中具有非常大的價值。

2OA系統(tǒng)在辦公室管理中的應(yīng)用

2.1會議管理

在一般的會議室管理當中，需要人為的進行登記和預(yù)定等工作，各部門不能第一時間掌握會議室的使用情況，往往會出現(xiàn)安排不周或者不及時等情況或者出現(xiàn)會議室登記不全、重復(fù)訂出的問題[3]。作為會議室管理部門綜合辦公室，在產(chǎn)生這種問題的情況下，需要花費大量時間進行協(xié)調(diào)和溝通，導致辦公效率大幅度下降，在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，設(shè)置了會議管理系統(tǒng)，可以對會議進行申請、登記、發(fā)布、審核，第一步需要對會議室使用的要求進行設(shè)置，比如說使用的時間、使用的位置、需要的設(shè)備以及大小等，企業(yè)某個部門如需使用會議室可以直接將這些信息向會議管理系統(tǒng)當中傳送，并且通過會議申請功能進行會議室的選擇，并且提交會議的人數(shù)，會議召開的時間等項系統(tǒng)當中錄入，發(fā)送給會議室管理人員，相關(guān)人員可以依照會議是當前的使用情況，對會議室的信息進行管理，并且做好統(tǒng)籌和安排工作，依照時間區(qū)分，對會議室的使用情況進行顯示，這樣能夠讓會議室管理的效率大幅度提高。

2.2印章管理

在企業(yè)管理當中，印章管理也是非常重要的一項工作，因為印章會非常頻繁的使用。在沒有OA系統(tǒng)之前，在運行管理的時候，需要通過紙質(zhì)審批單進行申請，這種審批單在申請的過程中時間較長，而且流程相對較為復(fù)雜，效率比較低下，另外用印是由概括較為籠統(tǒng)，不能對，每筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容進行清楚的記錄，另外每年需要使用印章的文件非常多，就會導致用印審批單出現(xiàn)積壓等情況，在查找的過程中具有較大的難度，伴隨當前崗位調(diào)動和時間的推移，經(jīng)手人員無法對當時所加蓋印信的情況進行準確的記錄。

在OA系統(tǒng)當中使用印信管理的方式，可以將傳統(tǒng)管理過程中出現(xiàn)的各種問題解決，在審批流程當中，經(jīng)辦人把審批單向負責人處提交，負責人可以通過手機或者電腦進行系統(tǒng)的登錄，并且快速進行處理，經(jīng)辦人在進行審批表填寫的過程中也可以把用印的文件電子版向電腦當中傳送，這樣可以永久的對這些數(shù)據(jù)進行保存，以便日后進行追蹤和處理。

另外運行管理過程中具有強大的檢索功能，可以通過關(guān)鍵字查詢等方式就可以將需要查看的單據(jù)查找出來，另外還可以對當時用印的文件查找出來，讓辦公的效率大幅度提高。

2.3辦公用品

在現(xiàn)代管理過程中，辦公用品的管理也是相對較為復(fù)雜的，因為辦公的部門很多，需要申請的物件用相對較為零散，導致每個月進行辦公用品匯總過程中，工作相對繁雜，而OA系統(tǒng)可以通過此系統(tǒng)來進行調(diào)整和匯總，可以將這項工作進一步簡化，工作人員只需要將所購買的辦公用品的規(guī)格、型號、樣式向系統(tǒng)當中錄入，各部門如果需要進行辦公用品的申請，可以在每個月底進行系統(tǒng)的登記，將所需的物品申請出來，這些系統(tǒng)會將總公司各部門申請的辦公用品的明細自動匯總，管理人員依照匯總的情況進行分發(fā)和采購就可以了。這樣可以避免人為統(tǒng)計導致繁瑣的工作量以及一些失誤，工作人員可以對需要采購的辦公用品進行實時查詢，并且及時調(diào)整年度審核。

2.4通過自動檢測系統(tǒng)

利用OA系統(tǒng)對空氣自動監(jiān)測系統(tǒng)進行整合，利用API接口函數(shù)對空氣當中自動監(jiān)測數(shù)據(jù)進行收集，并且向OA系統(tǒng)當中導入。導入的過程中，監(jiān)控系統(tǒng)主要監(jiān)控的污染物有氨氮、PM2.5等。對這些數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控，并且對環(huán)境空氣日報進行上傳，可以有效的加強環(huán)保能力，利用OA系統(tǒng)對污染源的監(jiān)控進行整合，將獲得的數(shù)據(jù)上報導入到省控以及國控環(huán)境控制系統(tǒng)當中，可以更好的實現(xiàn)自動檢測節(jié)能環(huán)保的目的。

5結(jié)束語

總之，伴隨當前科學技術(shù)快速進步，社會快速發(fā)展在辦公室管理的過程中對各種技術(shù)進行完善和應(yīng)用，對辦公室管理的網(wǎng)絡(luò)化和自動化進行強化是當前辦公室管理過程中的重要目標。利用OA系統(tǒng)可以有效的提升辦公室的管理效率，讓很多工作都規(guī)范化，OA系統(tǒng)的建設(shè)是非常漫長的過程，在實際操作過程中需要不斷的改進和創(chuàng)新，只有如此才能讓OA系統(tǒng)進一步與企業(yè)的業(yè)務(wù)相適應(yīng)，積極推動企業(yè)發(fā)展。

參考文獻

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