信息化在民辦高校宿舍管理中的應(yīng)用實(shí)踐

公露華

上海外國(guó)語(yǔ)大學(xué)賢達(dá)經(jīng)濟(jì)人文學(xué)院 上海 200082

1 建設(shè)背景

宿舍管理是高校學(xué)生管理工作中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，從新生入學(xué)分配宿舍開(kāi)始，到宿舍日常衛(wèi)生安全檢查、樓門進(jìn)出記錄，個(gè)別調(diào)換、更換校區(qū)，直至學(xué)生畢業(yè)退宿，宿舍管理工作貫穿學(xué)生在校期間的全部時(shí)段。因此，做好宿舍管理工作，對(duì)于保障學(xué)生安全、提高學(xué)生住宿滿意度及校園生活建設(shè)具有重要意義。隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，住宿學(xué)生的數(shù)量逐步增加，住宿需求也呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)，傳統(tǒng)的依靠手工記錄的宿舍管理模式越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)，學(xué)校亟須建設(shè)一套信息化系統(tǒng)輔助學(xué)生宿舍日常管理工作，以實(shí)現(xiàn)宿舍管理的專業(yè)化與信息化，提髙宿舍管理工作效率，為學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 需求梳理與優(yōu)化

在系統(tǒng)建設(shè)之初，通過(guò)走訪學(xué)工處、宿管處、帶班輔導(dǎo)員等與宿舍管理工作密切相關(guān)的工作人員，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際宿舍管理模式，整理并優(yōu)化了系統(tǒng)需求，同時(shí)發(fā)現(xiàn)宿舍管理系統(tǒng)的學(xué)生用戶可分為兩種：第一種是在校學(xué)生(以下稱為“老生”)，可在系統(tǒng)里進(jìn)行預(yù)選宿舍、查看個(gè)人基本信息及宿舍評(píng)比信息等操作。第二種是尚未入學(xué)的新生。在報(bào)到之前，新生要在系統(tǒng)里進(jìn)行預(yù)選宿舍、繳費(fèi)(跳轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)收費(fèi)平臺(tái))、查看分配的房間號(hào)等操作。目前，新生在入學(xué)之前需要到迎新系統(tǒng)預(yù)報(bào)到及財(cái)務(wù)收費(fèi)平臺(tái)繳費(fèi)，如果還需要到宿管系統(tǒng)里預(yù)選宿舍，操作會(huì)比較煩瑣且易出錯(cuò)。為了降低新生及迎新現(xiàn)場(chǎng)工作人員系統(tǒng)操作的復(fù)雜度，經(jīng)過(guò)討論，決定將新生預(yù)選宿舍、迎新現(xiàn)場(chǎng)分配宿舍等功能集成到迎新系統(tǒng)。待迎新工作結(jié)束，新生變成老生，則統(tǒng)一使用宿管系統(tǒng)進(jìn)行日常宿舍管理工作。由此梳理出的宿管系統(tǒng)基本需求見(jiàn)表1。

表1 宿管系統(tǒng)基本需求[1]

根據(jù)學(xué)校目前實(shí)行的宿舍兩級(jí)管理模式，整理宿舍分配流程(如圖1所示)，可以看出：第一，在新學(xué)期開(kāi)學(xué)之前，老生會(huì)在宿管系統(tǒng)里登記住宿意向并繳納住宿費(fèi)。宿管工作人員據(jù)此分配相應(yīng)數(shù)量的宿舍資源給各學(xué)院，并預(yù)留一部分資源以備調(diào)整。第二，新生目前不提前進(jìn)行住宿意向登記，因此宿管人員需要預(yù)估各學(xué)院各類型房間的住宿人數(shù)，并根據(jù)實(shí)際預(yù)選情況及時(shí)調(diào)整宿舍資源。第三，不管老生還是新生，預(yù)選宿舍之后，若不及時(shí)繳費(fèi)，系統(tǒng)則自動(dòng)釋放已預(yù)選的宿舍資源。第四，在繳費(fèi)截止日期之后，輔導(dǎo)員對(duì)自己管理的班級(jí)進(jìn)行批量分配宿舍操作。第五，學(xué)生登錄系統(tǒng)，可以查看分配的房間號(hào)。開(kāi)學(xué)報(bào)到當(dāng)天即可領(lǐng)取鑰匙入住宿舍。

隨著信息化應(yīng)用水平的提高，越來(lái)越多的學(xué)生選擇通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提前選擇宿舍并繳納住宿費(fèi)用，但是也有部分學(xué)生選擇在報(bào)到當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)繳納住宿費(fèi)。對(duì)于這部分學(xué)生的操作方式是：報(bào)到當(dāng)天，工作人員根據(jù)可分配宿舍資源并結(jié)合學(xué)生意愿，現(xiàn)場(chǎng)分配宿舍并收取住宿費(fèi)。

圖1 宿舍分配流程

3 系統(tǒng)功能與部署

根據(jù)宿管系統(tǒng)需求，并結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)情況，設(shè)計(jì)了如圖2所示的部署方案及圖3所示的系統(tǒng)功能框圖[2]。

從圖2可以看出以下幾點(diǎn)。

(1)宿管系統(tǒng)被分成兩個(gè)大的模塊：迎新系統(tǒng)及宿管系統(tǒng)，以方便新生與老生分別使用，同時(shí)簡(jiǎn)化工作人員系統(tǒng)操作的復(fù)雜度，特別是在迎新現(xiàn)場(chǎng)，學(xué)院工作人員無(wú)需在各系統(tǒng)間切換，只需在迎新系統(tǒng)內(nèi)便可完成相關(guān)事項(xiàng)的操作。

(2)迎新系統(tǒng)與宿管系統(tǒng)共用一臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，以保證兩系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)及時(shí)同步。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器設(shè)置為僅限內(nèi)網(wǎng)訪問(wèn)，可有效提升數(shù)據(jù)安全性。

(3)宿管系統(tǒng)與公共數(shù)據(jù)庫(kù)及統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)對(duì)接，用戶信息從公共數(shù)據(jù)庫(kù)獲取，并由統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)驗(yàn)證用戶登錄信息的有效性，從而滿足用戶單點(diǎn)登錄需求，保證用戶信息及時(shí)更新并增強(qiáng)了系統(tǒng)安全性。

(4)宿管系統(tǒng)與財(cái)務(wù)收費(fèi)平臺(tái)對(duì)接，學(xué)生在預(yù)選宿舍、閱讀并同意住宿協(xié)議之后，點(diǎn)擊繳費(fèi)按鈕，則自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)收費(fèi)平臺(tái)，繳費(fèi)之后，在宿管系統(tǒng)內(nèi)即可看到繳費(fèi)成功與否的提示信息。這不僅為學(xué)生在線繳費(fèi)提供了便利，更重要的是為實(shí)施宿舍多級(jí)收費(fèi)管理提供了信息化基礎(chǔ)保障[3]。

(5)宿管系統(tǒng)與門禁系統(tǒng)對(duì)接，獲取學(xué)生進(jìn)出樓門刷卡的詳細(xì)記錄，為晚歸檢查提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

圖2 系統(tǒng)部署方案

從圖3可以看出以下幾方面。

(1)宿管系統(tǒng)主要有7個(gè)功能模塊，包括預(yù)選宿舍、學(xué)生基本信息管理、宿舍資源管理、宿舍分配管理、日常管理、宿舍評(píng)比管理及系統(tǒng)管理等，各模塊按照用戶組別被授予不同的操作權(quán)限。學(xué)生登錄系統(tǒng)，可以進(jìn)行預(yù)選宿舍(限制時(shí)段開(kāi)放)、查看個(gè)人信息、查看宿舍評(píng)比信息等操作；宿管人員登錄系統(tǒng)，可以進(jìn)行宿舍資源管理、分配管理等操作；輔導(dǎo)員登錄系統(tǒng)，可以操作宿舍分配、日常管理、評(píng)比管理、維護(hù)學(xué)生基本信息等功能模塊；系統(tǒng)管理模塊只開(kāi)放給系統(tǒng)管理員使用。分模塊、分角色授權(quán)管理，可有效提升系統(tǒng)安全性，并方便日常使用與管理。

圖3 系統(tǒng)功能框圖

(2)預(yù)選宿舍(*)、現(xiàn)場(chǎng)分配宿舍(*)這兩個(gè)功能模塊是同時(shí)部署在迎新系統(tǒng)、宿管系統(tǒng)內(nèi)，以方便新生、老生分別使用。

(3)鑒于學(xué)校目前沒(méi)有統(tǒng)一的學(xué)生信息管理平臺(tái)，因此在宿管系統(tǒng)內(nèi)部署了學(xué)生基本信息管理模塊，以方便帶班輔導(dǎo)員查詢并維護(hù)學(xué)生基本信息，包括聯(lián)系方式、溝通記錄等。

(4)宿舍資源管理模塊主要供宿管人員使用，包括校區(qū)、樓宇、樓層、房間等各級(jí)資源的批量導(dǎo)入、回收、初始化操作。

(5)宿舍分配管理模塊主要提供批量分配及現(xiàn)場(chǎng)分配宿舍功能，包括待分配學(xué)生名單及待分配宿舍資源管理、批量分配宿舍、單個(gè)分配宿舍等。

(6)宿舍日常管理模塊主要供輔導(dǎo)員日常使用，包括床位調(diào)配、退宿、晚歸信息維護(hù)、校外住宿及臨時(shí)住宿管理等功能。

(7)系統(tǒng)管理模塊主要是查看系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)、用戶分組及授權(quán)管理。對(duì)于系統(tǒng)各模塊，不同用戶組有不同的操作權(quán)限，系統(tǒng)管理員在此模塊對(duì)用戶進(jìn)行分組授權(quán)管理。

4 推廣使用

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的部署與試用，我校宿管系統(tǒng)于2018年暑期上線試運(yùn)行，并在后續(xù)迎新工作中發(fā)揮了巨大作用。

超過(guò)70%的新生在入學(xué)前就完成了預(yù)選宿舍及繳費(fèi)事宜，報(bào)到當(dāng)天即可領(lǐng)取鑰匙入住宿舍，省去了現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)選擇宿舍、手工簽署住宿協(xié)議、繳費(fèi)等步驟，節(jié)省了時(shí)間。

宿管工作人員在計(jì)算機(jī)上即可實(shí)時(shí)監(jiān)控宿舍資源的預(yù)選及分配情況，并據(jù)此及時(shí)調(diào)整備用資源。輔導(dǎo)員則可通過(guò)計(jì)算機(jī)查看住宿費(fèi)繳費(fèi)情況，點(diǎn)擊菜單便可完成批量分配宿舍操作。這與之前的手工登記住宿意向表、逐個(gè)分配宿舍、手工統(tǒng)計(jì)宿舍資源相比，大大提高了工作效率與工作質(zhì)量，提高了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性與準(zhǔn)確率，提升了師生的信息化體驗(yàn)。

在迎新工作結(jié)束之后，新生變成老生，住宿信息及個(gè)人基本信息自動(dòng)轉(zhuǎn)入宿管系統(tǒng)，宿管工作人員及輔導(dǎo)員即可在宿管系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行相關(guān)的日常維護(hù)管理工作，包括個(gè)別調(diào)宿、退宿、學(xué)生基本信息維護(hù)、宿舍衛(wèi)生評(píng)比記錄等。宿舍管理工作擺脫了傳統(tǒng)的手工記錄模式，逐步走上了智慧化、信息化管理之路。

5 結(jié)語(yǔ)

以我校宿管系統(tǒng)為例，詳細(xì)展示了高校宿管系統(tǒng)的建設(shè)思路與過(guò)程，建成的宿管系統(tǒng)基本滿足了學(xué)校宿管工作的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)了與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為智慧校園建設(shè)做出了有益的嘗試。

后續(xù)將根據(jù)用戶需求及使用情況，對(duì)宿管系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，以滿足不斷變化的工作需要，減輕宿管人員的工作量，提高宿管工作效率，為師生的校園生活帶來(lái)更豐富的信息化體驗(yàn)。