當(dāng)前疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策

岳中美

[摘要] 對比疾控中心對不同疾病監(jiān)測與防治過程中會留下較多檔案數(shù)據(jù)與管理資料等。相關(guān)管理部門組織人員進(jìn)行高效化管理具有重要作用，能為后續(xù)各項疾病防控提供參考依據(jù)。該文主要對疾控中心檔案管理工作基本現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出相應(yīng)管理對策，提升疾控中心檔案管理工作質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞] 疾控中心;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

[中圖分類號] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）06（b）-0027-02

檔案管理工作在疾控預(yù)防控制工作中占有重要作用，當(dāng)前強(qiáng)化疾控中心檔案管理工作，能為各個部門各項工作開展提供有效保障，提升管理部門管理成效。在社會發(fā)展新時期，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展較快，疾控中心面對的工作任務(wù)繁重，檔案管理內(nèi)容較多。從當(dāng)前部分疾控中心檔案管理工作基本現(xiàn)狀來看，還存在較多問題，比如信息化程度較低、檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，需要擬定整改措施。

1? 疾控中心檔案管理工作重要意義

在社會發(fā)展新時期，疾控中心強(qiáng)化檔案管理工作至關(guān)重要，能逐步強(qiáng)化疾控中心綜合業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，為今后多項工作開展提供參照依據(jù)與指導(dǎo)性建議。疾控中心檔案可將各類流行疾病進(jìn)行記錄，主要有各類流行疾病發(fā)展傳播過程以及擬定的控制措施等。在檔案中將此類內(nèi)容有效記錄，然后組織人員將此內(nèi)容編訂成冊。在后續(xù)疾控防治過程中能整合多項問題，屬于基礎(chǔ)性材料。通過疾控檔案能提供較多歷史數(shù)據(jù)，結(jié)合此類疾病發(fā)展情況采取控制措施，制定詳細(xì)記錄，有助于提升疾控中心整體工作效率。我國人口總量較大，隨著近些年廣大群眾物質(zhì)生活水平質(zhì)量不斷提升，對公共安全更加重視。疾控中心在防治社會流行病具有重要作用，強(qiáng)化檔案管理，將不同信息檔案進(jìn)行分類管理，能明確疾控中心工作具體發(fā)展方向[1]。

2? 疾控中心檔案管理工作基本現(xiàn)狀分析

2.1? 檔案管理重視度較低，檔案管理缺乏相應(yīng)準(zhǔn)則

從目前疾控中心管理工作現(xiàn)狀來看，檔案管理處于邊緣化管理位置，有部分疾控中心檔案管理意識較弱，管理人員未能全面認(rèn)識到檔案管理的重要作用。片面認(rèn)為，檔案管理就是收集整理資料，然后放置到檔案室，缺乏檔案管理以及調(diào)閱的思路。其次檔案管理中缺乏工作準(zhǔn)則，疾控中心檔案能劃分為不同類型，有人事檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、案例業(yè)務(wù)檔案等。針對此類檔案管理，歸檔要進(jìn)行全面梳理，每年整理工作任務(wù)量較大。針對部分基層疾控中心，缺乏檔案管理行為準(zhǔn)則，檔案管理制度在基層疾控中心難以全面落實[2]。

2.2? 檔案管理設(shè)備不足，檔案管理模式落后

從當(dāng)前對諸多疾控中心檔案管理調(diào)查能看出，有諸多疾控中心檔案管理設(shè)備應(yīng)用不足，部分管理機(jī)構(gòu)缺乏恒溫與恒濕等要求。大多數(shù)還是停留在紙質(zhì)檔案管理階段，此類傳統(tǒng)化管理模式難以適應(yīng)新時期檔案管理工作要求。其次，采取的檔案管理模式較為落后，近些年來我國多個地區(qū)公共衛(wèi)生事件頻發(fā)，各類傳染病、人畜患病等患病問題發(fā)生，對疾病控制檔案管理工作造成了較大影響。疾控中心檔案管理問題較多，不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)學(xué)、疾病控制領(lǐng)域?qū)n案信息管理工作的各項要求[3]。

2.3? 檔案管理人力資源不足，管理人員素質(zhì)有待提升

從各項研究活動表明，目前疾控中心檔案管理部門相關(guān)工作人員自身缺乏良好的工作經(jīng)驗、技術(shù)素養(yǎng)、專業(yè)學(xué)歷等，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量難以有效提升。受到人才缺失影響，當(dāng)前在疾控中心檔案管理中會任用較多非專業(yè)人員進(jìn)行管理，致使檔案管理工作質(zhì)量難以有效提升。當(dāng)前檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，疾控中心重點工作是疾病防控、疾病預(yù)防與疾病控制。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)人員對疾病監(jiān)控、疾病預(yù)防、疾病控制等方面較為重視，但是對檔案管理方面工作重視度相對較低。受到管理人員重視度限制，在檔案管理工作開展過程中都是組織較多非醫(yī)療專業(yè)、無技能特長的人員承擔(dān)檔案管理工作[4]。

2.4? 電子檔案缺乏規(guī)范化管理，電子檔案開發(fā)程度較低

近些年隨著我國社會各個領(lǐng)域快速發(fā)展，加上多項技術(shù)不斷創(chuàng)新應(yīng)用，現(xiàn)代化社會發(fā)展逐步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代。當(dāng)前為了全面適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求，疾控中心要逐步完善中心局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)建立，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)。各個管理部門要優(yōu)化升級傳統(tǒng)的自動化管理系統(tǒng)，提升數(shù)據(jù)信息管理效率。在中心局域網(wǎng)影響下，不同部門檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)之間未能建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。不同部門多項數(shù)據(jù)信息需要通過手工錄入，未能實現(xiàn)自動化歸檔。在檔案室中要應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，僅僅能對文件目錄進(jìn)行檢索，但是未能全面檢索。對過多的紙質(zhì)文件資料未能采取數(shù)字化歸檔管理措施。此外，對于疾控中心中保存的重點電子檔案未能進(jìn)行備份管理，當(dāng)發(fā)生突發(fā)問題之后，將會產(chǎn)生較大損失。最后，電子檔案實際開發(fā)利用率有待提升，在疾控中心中存儲的各類電子檔案未備份，當(dāng)發(fā)生突發(fā)狀況之后，文件資料丟失，將產(chǎn)生嚴(yán)重的損失。疾控中心檔案存儲信息資源豐富，其具有較高的社會價值等。但是當(dāng)前疾控中心檔案仍然停留在被動查檔層次，僅僅是提供簡化的檔案查詢與檔案相關(guān)服務(wù)。針對電子檔案檢索服務(wù)，僅僅是對各個年代、記錄人、文件名、案卷號等關(guān)鍵性詞語進(jìn)行目錄檢索。其次，檔案編研水平較低，實際獲取的編研成果受限[5]。

3? 疾控中心檔案管理工作問題解決對策探析

3.1? 實施領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制逐層管理，建立檔案管理制度

現(xiàn)階段廣大群眾以及相關(guān)部門對區(qū)域衛(wèi)生安全較為重視，強(qiáng)化疾控中心檔案管理對區(qū)域疾病防控與治療具有重要意義，有利于提升廣大民眾人身安全。目前疾控中心管理部門要全面實施領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度，全面落實檔案管理工作各項職責(zé)，使得檔案數(shù)據(jù)管理與合理應(yīng)用得到有效保障，提升檔案管理工作規(guī)范性。補(bǔ)充各類先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，保障檔案管理工作有序進(jìn)行。要執(zhí)行規(guī)范化的層次管理制度，采取領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度就是從全局上提升管理工作科學(xué)性，在具體落實中各個部門要協(xié)調(diào)配合。建立合理的管理體系，提升管理監(jiān)督效率，以防工作中出現(xiàn)較多問題，對檔案管理工作科學(xué)性產(chǎn)生較大影響[6]。

3.2? 完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化集控中心檔案管理模式

目前要實現(xiàn)檔案信息化管理，要補(bǔ)充完善的基礎(chǔ)設(shè)施，檔案管理工作屬于復(fù)雜程度較高的工作，需要各類軟硬件配合應(yīng)用。當(dāng)前大多數(shù)疾控中心在擴(kuò)大資金投入時都用于醫(yī)療研究基地建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備引入，對檔案管理工作造成了較大忽視。導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程難以加快，檔案信息儲備不全面。受到信息化技術(shù)發(fā)展影響，目前檔案管理模式處于數(shù)字化發(fā)展，借助各類掃描設(shè)備與計算機(jī)能將檔案資料轉(zhuǎn)為電子資料。疾控中心要補(bǔ)充完善各類自動化辦公設(shè)備，對不同設(shè)備資源進(jìn)行整合，便于管理人員高效應(yīng)用，能對檔案資料有效管理。其次要全面優(yōu)化疾控中心檔案管理模式，適應(yīng)新時期檔案管理工作發(fā)展要求，更新管理思想。目前要結(jié)合新時期檔案管理工作基本要求實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，對傳統(tǒng)管理形式進(jìn)行優(yōu)化，探究更多適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的新模式。建立以自動化技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的管理模式，全面突出信息化管理重要作用[7]。

3.3? 擴(kuò)大檔案管理人才培養(yǎng)力度，提升管理人員綜合素質(zhì)

在疾控中心檔案管理中人是重要主體，人要對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理進(jìn)行負(fù)責(zé)，還要對各類應(yīng)用軟件進(jìn)行開發(fā)與維護(hù)，對不同檔案信息進(jìn)行整理加工。當(dāng)前相關(guān)管理部門要逐步擴(kuò)大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升其工作能力。還要積極引入更多優(yōu)秀的管理人才，發(fā)揮其特長，優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量。相關(guān)工作人員要明確檔案管理工作方向，掌握更多理論知識，從實踐工作中進(jìn)行應(yīng)用，實現(xiàn)檔案工作細(xì)致化管理。定期對管理人員專業(yè)知識進(jìn)行考核，提升管理人員專業(yè)化能力，能滿足中心檔案管理各項要求[8]。

3.4? 實現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理，提高電子檔案利用水平

當(dāng)前要結(jié)合數(shù)字化檔案管理要求逐步強(qiáng)化各類硬件設(shè)備建設(shè)，配置相應(yīng)儲存設(shè)備、掃描設(shè)備、計算機(jī)設(shè)備等。檔案管理人員要對檔案信息化設(shè)備進(jìn)行加工，提升數(shù)字化加工效率。結(jié)合各類電子檔案為了保障其管理安全性，避免重要信息泄露，需要建立電子文件安全保障體系。提升電子檔案開發(fā)利用效率，在分析中心資源基礎(chǔ)上，要對往年疾病預(yù)防控制數(shù)量進(jìn)行分析，以業(yè)務(wù)檔案為基礎(chǔ)，開展編研工作。相關(guān)工作人員要具備良好的的檔案編研知識，與多個部門人員強(qiáng)化協(xié)作，完成業(yè)務(wù)知識擬定。對多樣化的電子檔案應(yīng)用方式進(jìn)行創(chuàng)新，通過電子檔案目錄檢索實現(xiàn)大范圍全文檢索。此外，在我國移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展基礎(chǔ)上，疾控中心可以選取不同移動載體，傳播更多疾病防控知識，讓廣大群眾能隨時獲取信息。

4? 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前疾控中心檔案管理工作具有重要意義。當(dāng)前疾控中心管理部門要全面認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用。及時更新各類軟件硬件設(shè)施，提升疾控檔案管理工作整體質(zhì)量，推動疾控中心全面發(fā)展。

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（收稿日期：2019-03-20）