電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理方法的路徑探析

王曉雁

摘要：經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)已駛?cè)肟燔嚨馈Ｈ欢?，電子商?wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理的效率卻比較低下，存在著諸多問(wèn)題。試圖從問(wèn)題入手，尋找出電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理的有效路徑，以期讓當(dāng)前電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理能夠滿足各方需要。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù);訂單檔案管理;交易平臺(tái);電商市場(chǎng)

中圖分類號(hào)：F272

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI： 10.15913/j.cnki.kjycx.2019.09.038

1 加強(qiáng)訂單檔案管理的必要性

1.1 電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展駛?cè)肟燔嚨赖男枰?/p>

自21世紀(jì)初以來(lái)，電子商務(wù)迅速發(fā)展為當(dāng)今世界的主要商業(yè)形態(tài)之一。電子商務(wù)是各種通過(guò)電子方式而不是面對(duì)面方式完成的交易。它是信息技術(shù)的高級(jí)應(yīng)用，也是一種以信息為基礎(chǔ)的商業(yè)構(gòu)想的實(shí)現(xiàn)，用來(lái)增進(jìn)貿(mào)易伙伴之間的商業(yè)關(guān)系和提高貿(mào)易過(guò)程的效率。

經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展駛?cè)肟燔嚨繹1]。據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局電子商務(wù)交易平臺(tái)調(diào)查顯示，2017年“雙11”期間全網(wǎng)20家平臺(tái)實(shí)時(shí)銷售數(shù)據(jù)顯示全網(wǎng)總銷售額是2 539.7億。新的研究預(yù)測(cè)，到2021年，全球電商銷售額將達(dá)到新高。全球電商業(yè)務(wù)預(yù)計(jì)將增長(zhǎng)265%，從2014年的1.3萬(wàn)億美元增長(zhǎng)到2021年的4.9萬(wàn)億美元，這表明未來(lái)電商市場(chǎng)會(huì)穩(wěn)步上升，電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展駛?cè)肟燔嚨?，訂單檔案管理應(yīng)跟進(jìn)發(fā)展與服務(wù)。

1.2 電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中提高效率的需要

隨著電子商務(wù)的發(fā)展，電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)者之間的競(jìng)爭(zhēng)也趨于激烈。電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)者需要提高內(nèi)部的管理效率和效果，才能取得和鞏固自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。在電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中，有大量的業(yè)務(wù)訂單檔案形成。如何加強(qiáng)電子商務(wù)訂單檔案管理，形成有效的訂單檔案信息服務(wù)體系，為電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理提供有用信息將是未來(lái)電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)者面臨的重要問(wèn)題。由此可見(jiàn)，電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中效率的提高，需要不斷加強(qiáng)電子商務(wù)訂單檔案管理。

1.3 電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中維護(hù)各方權(quán)益的需要

電子商務(wù)是現(xiàn)代社會(huì)中十分重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，涉及各行各業(yè)和眾多的消費(fèi)者。法律法規(guī)是調(diào)整各種社會(huì)關(guān)系的行為規(guī)范，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，依靠法律法規(guī)調(diào)節(jié)和保護(hù)各種經(jīng)濟(jì)行為尤為重要。目前，在我國(guó)，電子商務(wù)活動(dòng)適用的法律主要有《合同法》《公司法》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》《產(chǎn)品質(zhì)量法》《電子簽名法》《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》等法規(guī)[2]。利用電子商務(wù)訂單檔案完整地記錄電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程，在經(jīng)營(yíng)者和消費(fèi)者之間發(fā)生消費(fèi)糾紛的情況下，能夠向雙方提供業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程的真實(shí)情況與數(shù)據(jù)，從而為各方主張自身的權(quán)益提供重要證據(jù)。可見(jiàn)，電子商務(wù)訂單檔案不僅是經(jīng)營(yíng)者內(nèi)部管理的需要，也是維護(hù)電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各方權(quán)益的重要憑據(jù)。

2 電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理意識(shí)淡薄

該問(wèn)題主要表現(xiàn)為：①存在畏難思想，擔(dān)心增加自己的工作負(fù)擔(dān)，就潛意識(shí)地不主動(dòng)重視電子訂單檔案的歸檔管理問(wèn)題;②有的經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為建立電子商務(wù)訂單檔案之后就可以高枕無(wú)憂了，沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案的后續(xù)開(kāi)發(fā)，造成訂單檔案利用效率低，浪費(fèi)經(jīng)營(yíng)中寶貴的訂單檔案資源;③沒(méi)有建立和完善電子商務(wù)訂單檔案管理制度[3]，沒(méi)有對(duì)電子商務(wù)訂單檔案進(jìn)行收集、整理、保管和有效利用管理，在一定程度上造成電子商務(wù)訂單檔案管理文件材料出現(xiàn)分散、無(wú)序，甚至遺失的現(xiàn)象，這就影響和制約了電子商務(wù)訂單檔案管理的開(kāi)發(fā)與利用。

2.2 訂單檔案管理工作方法不得當(dāng)

該問(wèn)題主要表現(xiàn)為：①管理模式不統(tǒng)一，工作歸屬不一致，管理混亂。②管理人員流動(dòng)性較大，在交接電子商務(wù)訂單檔案的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)空檔，在一定程度上使電子商務(wù)訂單檔案管理工作出現(xiàn)斷層。③訂單檔案管理人員比較缺乏訂單檔案管理的專業(yè)知識(shí)，管理思維和方式方法老化，只會(huì)單一地運(yùn)用電子訂單檔案或紙質(zhì)訂單檔案進(jìn)行消費(fèi)者訂單檔案管理工作。因此，無(wú)法有效地開(kāi)發(fā)電子商務(wù)訂單檔案管理信息資源，難以有效地提升電子商務(wù)訂單檔案管理工作的效率，不能充分發(fā)揮電子商務(wù)訂單檔案管理的價(jià)值。

2.3 訂單檔案管理者能力較弱

該問(wèn)題主要表現(xiàn)為：①工作人員的傳統(tǒng)觀念比較強(qiáng)，接受新事物的速度慢，思想比較保守，認(rèn)為只有紙質(zhì)訂單才是歸檔管理的對(duì)象;②訂單檔案管理人員未掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，無(wú)法高效使用計(jì)算機(jī)，難以做好對(duì)計(jì)算機(jī)依賴極強(qiáng)的電子訂單檔案的歸檔管理工作，因而無(wú)法正確處理電子訂單檔案歸檔管理工作中遇到的問(wèn)題[4];③經(jīng)營(yíng)者不重視對(duì)電子商務(wù)訂單檔案的監(jiān)管和保護(hù)，使電子商務(wù)訂單檔案信息外泄，給侵權(quán)、假冒行為等違規(guī)的現(xiàn)象提供了可乘之機(jī)，給消費(fèi)者造成了巨大的損失。

3 訂單檔案管理方法的路徑

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

為加強(qiáng)電子商務(wù)訂單檔案管理，需要強(qiáng)化經(jīng)營(yíng)者訂單檔案管理的意識(shí)。只有經(jīng)營(yíng)者充分意識(shí)到電子商務(wù)訂單檔案管理關(guān)系到經(jīng)營(yíng)者的生存與發(fā)展時(shí)，電子商務(wù)訂單檔案管理才能受到經(jīng)營(yíng)者的高度重視，給予訂單檔案管理大力支持，為電子商務(wù)訂單檔案管理工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

幫助經(jīng)營(yíng)者樹(shù)立電子商務(wù)訂單檔案的管理意識(shí)。在日常經(jīng)營(yíng)中，建立一套與經(jīng)營(yíng)者自身的發(fā)展情況相適應(yīng)的電子商務(wù)訂單檔案管理制度，對(duì)電子商務(wù)訂單檔案管理的目的、任務(wù)以及對(duì)電子商務(wù)訂單檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用等工作作出具體的規(guī)定，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)人員的訂單檔案管理行為，在一定程度上提高電子商務(wù)訂單檔案管理人員的水平，充分發(fā)揮電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理的有效作用。

3.2 建立檔案管理方法

我們應(yīng)該把消費(fèi)者訂單排序方法[5]運(yùn)用到訂單檔案管理中，即每次收到一個(gè)客戶訂單，按照收到訂單的先后順序予以排序，對(duì)提高效率、方便查詢、及時(shí)安排生產(chǎn)和銷售計(jì)劃等方面起到輔助科學(xué)決策的作用。具體方法就是一個(gè)消費(fèi)者，建立一個(gè)專門(mén)的訂單檔案存放文件夾。每來(lái)一個(gè)新消費(fèi)者，給出一個(gè)流水號(hào)，流水號(hào)即消費(fèi)者順序號(hào)，這是排序的一個(gè)重要的方法。這樣使消費(fèi)者訂單檔案的排列具有無(wú)限的擴(kuò)充性和靈活性及方便查詢。流水號(hào)對(duì)消費(fèi)者進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并給每一位消費(fèi)者一個(gè)固定的唯一的號(hào)碼，一戶一檔，一檔多卷，這是一種最為簡(jiǎn)易的自然的分類法。對(duì)消費(fèi)者訂單檔案標(biāo)識(shí)之后，再對(duì)訂單檔案進(jìn)行管理時(shí)，就很清晰明了。

其流程為：接收消費(fèi)者訂單（訂單下單方式有電話、傳真、電子郵件、IVR或公司網(wǎng)站下訂單）一編制流水號(hào)和消費(fèi)者名稱一電子排序（編目）一打印目錄一紙質(zhì)訂單文檔歸檔一文件排序。按照消費(fèi)者訂單的先后順序，一字排開(kāi)存放在文件柜里，從而使消費(fèi)者電子和紙質(zhì)訂單檔案成為一個(gè)完整、有機(jī)的整體，使之有序化的過(guò)程。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，通過(guò)編號(hào)，使消費(fèi)者訂單檔案存放的位置相對(duì)固定，并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用和訂單歸檔時(shí)提供具體可行的條件。訂單存放時(shí)以每一客戶一個(gè)“目次”編號(hào)為原則，即按照收到客戶訂單時(shí)間的先后順序而串聯(lián)起來(lái)，新的訂單在前，舊的訂單在后，如表1所示。而目錄則按照客戶名稱的拼音字母來(lái)排序，如表2所示。

我們還要掌握消費(fèi)者訂單目錄排序方法，并把它運(yùn)用到消費(fèi)者訂單檔案管理中[5]。經(jīng)過(guò)電腦排序之后打印出來(lái)的目錄，按照消費(fèi)者名稱的字母排序，如表2所示，就是先將所有消費(fèi)者匯總起來(lái)，然后再進(jìn)行排序，按照消費(fèi)者字母的順序排列。如果需要查找消費(fèi)者訂單檔案時(shí)，按照字母排列的順序查詢訂單檔案的具體存放位置。這樣的歸類結(jié)果是清晰的，便于查找。這種方法我們可以稱之為“查字典法”，目錄稱之為“字典目錄”，就是說(shuō)消費(fèi)者訂單放置在什么位置并不重要，重要的是能及時(shí)找到它。在此情況下，經(jīng)營(yíng)者可以準(zhǔn)確、快速地完成訂單檔案的查閱與管理，大大提高了檢索能力，縮短了查詢時(shí)間。

為了提高對(duì)消費(fèi)者訂單檔案的檢索速度，經(jīng)營(yíng)者應(yīng)該把消費(fèi)者訂單檔案排序方法與訂單檔案目錄排序方法有機(jī)結(jié)合起來(lái)，根據(jù)經(jīng)營(yíng)者所處的環(huán)境，比如在電腦前，打開(kāi)電腦找到所要查找消費(fèi)者排序的固定位置;如果在消費(fèi)者訂單檔案柜之處，就可以把紙質(zhì)目錄拿出來(lái)查詢。因此，采用消費(fèi)者訂單檔案紙質(zhì)目錄和電子目錄排序相互配合查詢，是一種“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”，隨時(shí)隨地快速查詢的訂單檔案管理方法，同時(shí)，也是一種調(diào)整和簡(jiǎn)化了消費(fèi)者訂單檔案資料的管理方法。實(shí)行消費(fèi)者電子訂單檔案與紙質(zhì)訂單檔案聯(lián)合檢索管理模式，可以保證電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)者獲得更有效的訂單檔案信息資源，確保訂單檔案管理工作有章可循，訂單檔案收集、整理、開(kāi)發(fā)服務(wù)等檔案資料有案可查，從而對(duì)電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)者訂單檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的管理。

3.3 提高管理人員的素質(zhì)

為提高電子商務(wù)訂單檔案管理水平，需要訂單檔案管理人員具備一定的科學(xué)文化水平和組織協(xié)調(diào)能力，具備檔案管理、現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)、信息技術(shù)等方面的綜合知識(shí)。在電子商務(wù)訂單檔案管理工作中不斷學(xué)習(xí)、不斷總結(jié)、不斷進(jìn)步，使訂單檔案管理工作能力不斷提高。

經(jīng)營(yíng)者為了提高訂單檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，需要對(duì)電子商務(wù)訂單檔案管理人員加大培訓(xùn)的力度，使其進(jìn)一步適應(yīng)電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案發(fā)展的需要。只有電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理系統(tǒng)更有序、更安全、更簡(jiǎn)便、無(wú)后顧之憂，訂單檔案管理者水平不斷提高，訂單檔案管理才能取得更大的進(jìn)步和發(fā)揮更高的效率。

綜上所述，我國(guó)電子商務(wù)蓬勃發(fā)展，需要不斷提高電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理效率和水平，通過(guò)探析電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理方法、增強(qiáng)社會(huì)利用電子商務(wù)訂單檔案意識(shí)、提高電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)者訂單檔案管理人員的素質(zhì)等措施來(lái)完善電子商務(wù)訂單檔案管理工作，從而充分發(fā)揮電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)中訂單檔案管理工作的價(jià)值和作用。

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[編輯：張思楠]