職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理工作的幾點(diǎn)體會

劉憲梅

職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案是職業(yè)院校檔案管理工作中重要的一部分，在學(xué)生管理、參軍、畢業(yè)生就業(yè)等方面發(fā)揮著重要作用。但目前管理中存在著不少問題，為此應(yīng)提高認(rèn)識、重視學(xué)生學(xué)籍、健全網(wǎng)絡(luò)和強(qiáng)化手段，以實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)化、規(guī)范化和信息化，從而保護(hù)好、利用好學(xué)籍檔案，使其充分發(fā)揮自己的作用。

近年來，隨著國家對職業(yè)教育的重視、教育資源的整合，在這個(gè)背景下有許多高職院校都是在原來中專、中職的基礎(chǔ)上由幾家學(xué)校合并升格而成的。這些合并升格后的職業(yè)院校，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量，增添了新的專業(yè)，提高了新學(xué)校的知名度，增加了學(xué)校生源，在校生比原來倍加，學(xué)生的校園生活更加豐富，學(xué)生素質(zhì)也有所提高。這種情況下，對學(xué)籍檔案的管理也面臨一些新的問題。

1 接收的學(xué)籍檔案存在的問題

學(xué)校整合后統(tǒng)一搬入新校區(qū)，為了原來各學(xué)校畢業(yè)生方便查詢學(xué)籍信息，領(lǐng)導(dǎo)安排綜合檔案室檔案員接收原來各學(xué)校的學(xué)籍檔案。接收過程中發(fā)現(xiàn)以下幾方面的問題：（一）學(xué)籍檔案材料不齊全。各個(gè)學(xué)校情況都不同，有的只有新生錄取登記表，有的只有畢業(yè)生登記表，有的年度不全。（二）整理不規(guī)范。有春季、秋季新生錄取登記表放一起的，有錄取和畢業(yè)信息表放在一起的等情況。（三）有破損的檔案材料。有的是用藍(lán)墨水填寫內(nèi)容，破損的檔案材料沒有及時(shí)修整，給以后的檔案管理工作帶來很多麻煩。這種問題存在的主要原因是原來學(xué)校在這方面不正規(guī)，加上對學(xué)籍檔案不夠重視，檔案意識不強(qiáng)，責(zé)任心不強(qiáng)造成的。（四）檔案管理人員情況不同。由于在合并之前，各個(gè)學(xué)校的情況都不一樣，存在著檔案管理人員管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識方面、工作能力、思想觀念上的不同，給檔案管理工作帶來一定難度，同時(shí)制約并影響了其創(chuàng)新。檔案包括了過去、現(xiàn)在、將來，所以，檔案管理人員只有檔案專業(yè)的知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時(shí)還要學(xué)習(xí)文獻(xiàn)、歷史、編研等學(xué)知識。合并之后的職業(yè)院校非常缺少這方面的綜合型檔案人才。

2 管理學(xué)籍檔案應(yīng)注意的問題

2.1 學(xué)籍檔案管理需要有一定的配套措施。合并后的新學(xué)校，各方面都有了新的變化，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作頗為重視，新檔案庫房里添置了加濕器、除濕機(jī)、臭氧消毒機(jī)、空調(diào)、密集架等設(shè)備，計(jì)算機(jī)安裝了東方飛揚(yáng)檔案管理軟件，購買了快速掃描儀、復(fù)印、打印和掃描一體機(jī)。現(xiàn)代信息時(shí)代背景下對學(xué)籍檔案也要信息化，把整理完畢的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行掃描掛接，實(shí)現(xiàn)電子閱檔，提高工作效率。

2.2 合并前各學(xué)校學(xué)籍要分開存放。為了便于區(qū)分新老檔案，原來各學(xué)校所有檔案都存放在單獨(dú)的一個(gè)庫房里，每個(gè)學(xué)校的檔案分別放在一組密集架里，這樣存放對平時(shí)的管理、查閱利用提供了方便，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

2.3 學(xué)籍檔案的私密性。每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的一些個(gè)人情況，比如姓名、出生日期、照片、考試成績等，這些都屬個(gè)人隱私，在一定范圍內(nèi)需要保密，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

2.4 出具學(xué)籍證明要準(zhǔn)確。畢業(yè)生出現(xiàn)畢業(yè)證丟失情況，因工作需要，需查檔后出具學(xué)籍證明，所開證明信息一定要和所查學(xué)籍檔案信息保持一致，否則起不到證明的作用。

2.5 定期檢查學(xué)籍檔案材料。學(xué)籍檔案對學(xué)生來說非常重要，除日常管理外，要定期檢查學(xué)籍檔案材料的齊全、完整性，發(fā)現(xiàn)破損要及時(shí)修整，使學(xué)籍檔案材料保持齊全完整。

3 學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

3.1 學(xué)籍檔案管理不夠規(guī)范

學(xué)籍檔案管理方式比較隨意，材料雜亂。主要有以下幾點(diǎn)：一是時(shí)間編排混亂，有的材料是春季入學(xué)和秋季入學(xué)的混合裝訂;有的材料多個(gè)專業(yè)混合裝訂;有的不是同一時(shí)間畢業(yè)的混合裝訂。這樣裝訂不夠規(guī)范，給以后查檔帶來不便。

3.2 檔案管理規(guī)章制度不健全

目前，有的職業(yè)院校對學(xué)籍檔案管理沒有一個(gè)統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合本單位實(shí)際情況的規(guī)章制度，各單位還繼續(xù)用以前的老辦法、老慣例，沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，各單位收集整理的材料不盡相同，也不齊全，造成歸檔整理、保管和利用服務(wù)等各個(gè)方面都不規(guī)范。

3.3 熟練掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才匱乏

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各院校檔案管理也隨之進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，不再是原先簡單的材料整理與排列，不再是機(jī)械地保管利用，而是積極主動去開發(fā)利用檔案信息。從這一點(diǎn)說，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智慧助手。但當(dāng)前院校從事這項(xiàng)工作的人員普遍缺乏這種能力。大多數(shù)檔案管理人員沒經(jīng)過專業(yè)知識的培訓(xùn)，沒有注入過現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理水平的提高

4 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)建議

4.1 不斷改變工作方法，使學(xué)籍檔案管理趨于科學(xué)化。

學(xué)籍要選擇科學(xué)的分類方案、更細(xì)化的分類、歸檔，不僅整理學(xué)籍檔案有序，而且對日后的查閱利用服務(wù)起到至關(guān)重要的作用。

4.2 單位各級領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識，完善相關(guān)規(guī)章制度

根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和管理要求，學(xué)院應(yīng)建立完善的學(xué)籍檔案管理工作制度，做到制度上墻，并嚴(yán)格執(zhí)行，自覺遵守。如：《檔案人員崗位職責(zé)》《檔案保管制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案保密制度》等。把學(xué)籍檔案要集中存放，提高檔案材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，做到存放分類有條理，檔案盒、案卷擺放有序，方便日常查詢。

4.3 單位專兼職檔案員需多參加一些專業(yè)知識培訓(xùn)

參加檔案局舉辦的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，每次都能注入新的知識，增強(qiáng)檔案意識，更新觀念;到比較先進(jìn)的兄弟學(xué)校去交流學(xué)習(xí)，能開闊眼界，轉(zhuǎn)變思維，創(chuàng)新工作方法，使檔案管理工作更上一個(gè)新的臺階。

（作者單位：聊城市技師學(xué)院）