基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式研究

趙高偉

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)當(dāng)前的建筑工程建設(shè)已經(jīng)非常的全面，從而能夠從根本上確保人們的使用。但是一直以來(lái)，我國(guó)的建筑工程在進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，有關(guān)項(xiàng)目管理的工程檔案建設(shè)一直存在問(wèn)題，不能滿(mǎn)足人們的需求。尤其是會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有信息化相關(guān)內(nèi)容融入的情況，這樣極大程度的導(dǎo)致工程檔案管理相關(guān)內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題。因此，筆者就從工程項(xiàng)目管理與工程檔案管理概述入手，全面的進(jìn)行基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式探究。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理 工程檔案 管理模式 分析

1工程項(xiàng)目管理與工程檔案管理概述

1.1工程項(xiàng)目管理

所謂工程項(xiàng)目管理，簡(jiǎn)單的說(shuō)是將工程項(xiàng)目當(dāng)作主要管理對(duì)象的系統(tǒng)管理方式，在建立柔性組織的基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、指導(dǎo)以及控制，促使項(xiàng)目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理以及相關(guān)目標(biāo)都可以達(dá)到互相協(xié)調(diào)的效果。

1.2工程檔案管理

檔案管理屬于檔案學(xué)的名詞，實(shí)質(zhì)上是相關(guān)人員直接對(duì)檔案資源信息以及檔案實(shí)體進(jìn)行科學(xué)的管理，是提供服務(wù)的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)。通常情況下，工程檔案管理主要包含以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)工程文件、檔案進(jìn)行實(shí)體的管理，其中包含工程文件、檔案整理、鑒定等一系列工作;第二，對(duì)相關(guān)文件、檔案信息進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)與利用。

2試析工程檔案的價(jià)值及意義

2.1工程檔案是工程項(xiàng)目日后正常運(yùn)營(yíng)的技術(shù)支持

因?yàn)楣こ虣n案真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄了所有工程項(xiàng)目建設(shè)事項(xiàng)，這些檔案資料包含很多內(nèi)容，如項(xiàng)目審批、質(zhì)檢驗(yàn)收等。顯然這些檔案資料會(huì)在工程交付完畢以后能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目順利運(yùn)營(yíng)與后期改建等提供相應(yīng)的參考依據(jù)。

2.2工程檔案是保護(hù)相關(guān)單位切身利益的關(guān)鍵所在

一般而言，工程檔案管理會(huì)涉及到很多的部門(mén)與工作人員，同時(shí)時(shí)間跨度較長(zhǎng)。所以在開(kāi)展工程項(xiàng)目的時(shí)候，出現(xiàn)差錯(cuò)責(zé)任的追究幾乎都要依賴(lài)于工程檔案。工程檔案的真實(shí)性能夠在第一時(shí)間找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，進(jìn)而保護(hù)無(wú)過(guò)失單位的切實(shí)利益。尤其是針對(duì)工程項(xiàng)目交付以后產(chǎn)生的問(wèn)題來(lái)說(shuō)，無(wú)論是勘察設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)還是監(jiān)理環(huán)節(jié)等原因的查找都要依賴(lài)于工程檔案。

2.3工程檔案能夠給工程施工提供有價(jià)值的參考資料

在工程的建設(shè)過(guò)程中，很多的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，這個(gè)時(shí)候，工程檔案就是一個(gè)非常重要的內(nèi)容，因?yàn)楣こ虣n案中記載的內(nèi)容，大部分都是工程內(nèi)容，而且包含了之前的工程內(nèi)容，以及相關(guān)的案例。這些內(nèi)容在遇到了問(wèn)題的時(shí)候，能夠非常好的解決當(dāng)前工程中出現(xiàn)的問(wèn)題，而且能夠最大程度的保證工程施工的完成。

3基于工程項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式的建立

3.1建立一支穩(wěn)定而又高效的工作隊(duì)伍

通常情況下，工程檔案管理會(huì)涉及到很多的部門(mén)與工作人員，同時(shí)時(shí)間跨度較大，所以建立一支穩(wěn)定的隊(duì)伍就顯得尤為主要。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)由以下幾個(gè)人員共同組成才能使得檔案管理和項(xiàng)目管理結(jié)合在一起：第一，項(xiàng)目管理高層人員;第二，項(xiàng)目技術(shù)人員;第三，專(zhuān)業(yè)檔案人員。不僅如此，相關(guān)工程還應(yīng)當(dāng)通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考核等多種途徑來(lái)提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。

3.2優(yōu)化工程檔案管理環(huán)境

優(yōu)化工程檔案管理環(huán)境是當(dāng)前的首要任務(wù)，其主要辦法一般有三點(diǎn)：第一點(diǎn)就在于工程領(lǐng)導(dǎo)的提倡，工程領(lǐng)導(dǎo)是工程的靈魂所在，一旦領(lǐng)導(dǎo)將任務(wù)下達(dá)了，那么各個(gè)部門(mén)務(wù)必進(jìn)行配合，這樣才能確保其更好的完成，尤其是對(duì)于細(xì)節(jié)的內(nèi)容，更需要工程領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)調(diào)，才能保證這些員工能夠不打折扣的完成相關(guān)的內(nèi)容。第二點(diǎn)就在于將建設(shè)內(nèi)容制定出一系列的方案，當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)最大的問(wèn)題就是沒(méi)有一個(gè)具體的方案，因此在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，通常都會(huì)出現(xiàn)員工不能遵守的情況，從而引發(fā)一系列的問(wèn)題，這對(duì)于工程的發(fā)展而言極其不利，而且會(huì)引發(fā)工程內(nèi)部的矛盾。所以需要進(jìn)行檔案管理環(huán)境的優(yōu)化。第三點(diǎn)就在于注重工程員工的素質(zhì)修養(yǎng)，我國(guó)大部分的工程都較為注重員工的能力，從而忽略了員工的個(gè)人修養(yǎng)，因此在進(jìn)行檔案管理相關(guān)建設(shè)的時(shí)候，這些問(wèn)題就都會(huì)浮現(xiàn)，出現(xiàn)一批不配合的員工，從而引發(fā)一系列的問(wèn)題，因此就要對(duì)員工進(jìn)行素質(zhì)教育，才能保證工程檔案管理環(huán)境的優(yōu)化完成。

3.3正確樹(shù)立信息化管理意識(shí)

信息化管理意識(shí)也是檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵，其主要的原因在于信息化管理意識(shí)的強(qiáng)化能夠讓員工更好的了解到信息化管理是一個(gè)對(duì)工程有利的東西，從而更好的幫助工程完成相關(guān)的內(nèi)容。因此要采取的手段就是全面的培訓(xùn)，其中培訓(xùn)應(yīng)該分為兩個(gè)部分進(jìn)行，第一個(gè)部分就是員工的整體培訓(xùn)，大部分的員工都對(duì)此類(lèi)內(nèi)容的了解較差，因此就會(huì)出現(xiàn)對(duì)于問(wèn)題不理解的情況，從而需要進(jìn)行全面的培訓(xùn)，其中培訓(xùn)的內(nèi)容就是對(duì)于管理信息化的認(rèn)識(shí)，這樣能讓員工更加認(rèn)可此項(xiàng)內(nèi)容建設(shè)，從而更好的完成相關(guān)的工作，對(duì)于工程的發(fā)展極為重要。第二個(gè)部分就是工程領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)，如何領(lǐng)導(dǎo)員工進(jìn)行建設(shè)也是一個(gè)難點(diǎn)，只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此方面的內(nèi)容全面認(rèn)識(shí)，才能更好的完成相關(guān)的工作，否則會(huì)導(dǎo)致一系列問(wèn)題的出現(xiàn)，這是極為重要的。

3.4重視工程檔案管理人才的招聘

在目前來(lái)看，我國(guó)大部分的施工企業(yè)都具備大量的工程檔案管理人員，因此，在實(shí)際的操作過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。基于這種情況，人才的招聘是非常重要的任務(wù)。筆者認(rèn)為，其招聘的手段在目前來(lái)看，可以分為三個(gè)部分：第一個(gè)部分就是常規(guī)招聘。因?yàn)楣こ虣n案管理工作本身的難度并不高，所以只要是檔案管理專(zhuān)業(yè)人員都能夠進(jìn)行相關(guān)的工作。因此，在實(shí)際的招聘過(guò)程中，應(yīng)該可以快速的招攬到大量的人才，這些人才經(jīng)過(guò)刪選后，能夠充分的滿(mǎn)足企業(yè)的需求。這是非常關(guān)鍵的一個(gè)內(nèi)容。第二個(gè)部分就是獵頭招聘，在檔案分析工作中，很多的內(nèi)容就需要高水平的人才，為了更好的利用檔案，就需要采用獵頭招聘的辦法，來(lái)獲取高素質(zhì)的人才，滿(mǎn)足企業(yè)的需求，這也是最直接的辦法，但是一般來(lái)說(shuō)，高素質(zhì)人才薪資較高，要按照企業(yè)的需求來(lái)選定。最后就是校企合作制度，這是當(dāng)前的全新概念，主要是利用學(xué)校的出色培養(yǎng)力，來(lái)培養(yǎng)出一批企業(yè)需求的人才。

總結(jié)：通過(guò)以上內(nèi)容的論述，可以得知：在開(kāi)展工程項(xiàng)目檔案管理工作的時(shí)候，只有始終圍繞著項(xiàng)目施工核心任務(wù)，打造不一樣的亮點(diǎn)，才能促使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，并在服務(wù)當(dāng)中提高自身的地位，為可以得到最佳定位打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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