農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理存在的問題及對策分析

王燦

[摘 要]作為農(nóng)業(yè)科研知識和關(guān)鍵信息資源，農(nóng)業(yè)科研檔案有其特定的歸檔范圍及利用價值。本文分析農(nóng)業(yè)科研檔案存在的諸多問題，提出農(nóng)業(yè)科研檔案在信息化軟硬件、信息資源共享平臺和復合型人才隊伍建設(shè)等方面的對策，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)業(yè)科研;檔案管理;信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.084

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

農(nóng)業(yè)科研檔案記錄了農(nóng)業(yè)科研團隊或個人農(nóng)業(yè)科學研究活動的全過程，是農(nóng)業(yè)科研工作者智慧、勞動和經(jīng)驗的反映。從本質(zhì)屬性看，農(nóng)業(yè)科研檔案在一定程度上體現(xiàn)了一定階段農(nóng)業(yè)科研的學術(shù)水平，反映了農(nóng)業(yè)科研工作從調(diào)研征集問題、申報立項、研究實施、鑒定驗收、成果獎勵申報和成果推廣與轉(zhuǎn)化等全部研究過程的歷史資料。在“數(shù)字”“智慧”為關(guān)鍵詞的知識經(jīng)濟時代，信息和知識價值日益凸顯。從機構(gòu)層面看，農(nóng)業(yè)科研檔案是重要的信息資源和顯性知識，應(yīng)將其應(yīng)納入組織機構(gòu)的信息資源管理體系和知識管理體系中來;從科研檔案管理自身發(fā)展趨勢看，農(nóng)業(yè)科研檔案在完成了從實體管理到信息管理的發(fā)展后，正經(jīng)歷著從信息管理到知識管理再向知識服務(wù)的過渡。農(nóng)業(yè)科研檔案管理納入信息資源管理體系和知識管理體系之后，本單位科研檔案建設(shè)成為本單位的知識庫和思想庫。

1? ? ?農(nóng)業(yè)科研檔案信息化引領(lǐng)農(nóng)業(yè)科研發(fā)展方向

國家科學技術(shù)委員會、國家檔案局在1987發(fā)布的《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，農(nóng)業(yè)科研文件資料歸檔范圍分為五大部分，分別是研究準備階段資料、研究實驗階段資料、總結(jié)鑒定驗收階段資料、成果獎勵申報階段資料和科研成果推廣與轉(zhuǎn)化應(yīng)用階段相關(guān)資料。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化是在檔案管理過程中，充分利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)手段，實現(xiàn)對檔案信息資源收集、管理和利用的過程。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確指出檔案信息化要具備以下六大核心內(nèi)容，即檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)和安全保障建設(shè)，這六大內(nèi)容板塊相互支撐，不可或缺。作為農(nóng)業(yè)檔案的信息化而言，就是要在農(nóng)業(yè)科研領(lǐng)域引領(lǐng)研究發(fā)展方向，全面利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)等手段，全面深入實現(xiàn)對農(nóng)業(yè)科研檔案資料的信息化，促進農(nóng)業(yè)科研管理轉(zhuǎn)型升級。

2? ? ?農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理部門內(nèi)部外部環(huán)境越發(fā)復雜，傳統(tǒng)工作模式和方法都需要進行重大設(shè)計和改造，檔案資料的管理范圍、對象和層次都發(fā)生了重大變化。管理過程的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化勢在必行。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)要著眼于提高農(nóng)業(yè)科研檔案利用效率，具體涉及檔案收集、數(shù)據(jù)整理、立卷方式、歸檔時間、保管程序、錄入系統(tǒng)和在線查閱等所有環(huán)節(jié)的信息化和規(guī)范化管理。隨著農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進程的加快，農(nóng)業(yè)科研成果和農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的利用需求與日俱增。如果農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)滯后于現(xiàn)實需要，不能使檔案信息資源得到及時開發(fā)和利用，檔案信息管理工作就失去了方向和意義。目前，農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)仍存在以下問題。

2.1? ?信息化管理觀念落后

目前，農(nóng)業(yè)科研檔案管理中仍存在重歸檔、輕利用，重保密、輕共享的問題?？傮w來看，農(nóng)業(yè)檔案歸檔率低于普通文書檔案，這由多方面的原因造成。一是農(nóng)業(yè)科研檔案的形成主體是科研項目負責人，而負責人所在單位的科研管理部門參與項目的結(jié)題驗收工作，因此，農(nóng)業(yè)科研人員必須把研究過程資料和成果資料等上交給科研管理部門。二是科研管理部門每年將形成的科研檔案在移交檔案部門時，由于各種原因只移交了一部分，造成科研項目檔案多處存放，即科研項目主持人、科研管理部門和檔案館。這種多主體管理，勢必造成科研檔案不完整。三是農(nóng)業(yè)科研檔案具有一定的涉密性和服務(wù)對象的特定性，諸多檔案主體嚴重影響科研信息知識產(chǎn)權(quán)保護、整合與利用，造成科研信息資源及其潛在價值難以有效發(fā)揮?，F(xiàn)實中的農(nóng)業(yè)科研檔案收集整理是在項目結(jié)題驗收完成后進行整理歸檔的，而項目在后續(xù)開發(fā)成果、轉(zhuǎn)化與應(yīng)用等過程中，產(chǎn)生的技術(shù)檔案資料一般不作為強制歸檔的范疇，造成農(nóng)業(yè)科研檔案難以準確、完整、系統(tǒng)管理。

2.2? ?檔案信息利用率低

農(nóng)業(yè)科研檔案信息載體具有大量資源，許多原生性農(nóng)業(yè)科研信息資源以紙質(zhì)形式保存，少量的電子文件載體缺失必要的軟硬件設(shè)施，隨著時間流逝或軟硬件不斷更新，不可避免地會造成原生性數(shù)據(jù)信息資源的流失或缺損，極大影響科研檔案在知識、技術(shù)、憑證等方面的傳承、開發(fā)和利用。對檔案原始資料和數(shù)據(jù)進行歸納、分析、研究等加工處理處于低層次階段，如檔案統(tǒng)計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、編研成果簡介、科研元數(shù)據(jù)資料不能形成現(xiàn)實生產(chǎn)力，嚴重影響科研成果的推廣和轉(zhuǎn)化，形成不能對接的農(nóng)業(yè)科研需求的局面。我國當前絕大多數(shù)檔案館保管的檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，接收進館的電子文件格式不一，各電子文件數(shù)據(jù)庫由于標準不同難以形成聯(lián)動效應(yīng)，造成信息孤島現(xiàn)象。此外，絕大多數(shù)檔案館的數(shù)字化工作只是簡單地將紙質(zhì)檔案進行掃描，數(shù)字化成果只是圖片，沒有進行數(shù)據(jù)化處理，無法利用大數(shù)據(jù)進行處理。

2.3? ?缺失檔案技術(shù)標準規(guī)范

由于缺乏數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的農(nóng)業(yè)科研檔案共享平臺，農(nóng)業(yè)科研檔案的信息共享、信息查詢、學術(shù)查新等服務(wù)不盡人意。低水平科研項目重復研究投入、學術(shù)不端行為難以抑制。隨著政府信息化進程地推進，大多數(shù)國家級和省部級的縱向農(nóng)業(yè)科研項目已采用在線申報、評審、填報進度、提交成果及結(jié)題、報獎等工作，依托相應(yīng)網(wǎng)站或操作平臺均留存了電子文件，檔案管理人員無法實現(xiàn)及時歸檔。即使將電子文件打印為紙質(zhì)文檔，由于元數(shù)據(jù)依附于原設(shè)備造成元數(shù)據(jù)缺失，難以保證電子文檔的真實性、安全性和完整性。此外，不同計算機硬件和軟件平臺不同步，元數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)即時轉(zhuǎn)換遷移，常常發(fā)生“讀不出來”或“數(shù)據(jù)丟失”現(xiàn)象，勢必造成現(xiàn)有農(nóng)業(yè)科研檔案收集處理處于無序狀態(tài)。

2.4? ?檔案人員綜合素質(zhì)不高

農(nóng)業(yè)科研檔案工作的專業(yè)性不置可否。以網(wǎng)絡(luò)、軟件、檔案網(wǎng)站等信息化手段為數(shù)據(jù)閉鎖，為科研檔案工作開辟了嶄新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作不能適應(yīng)農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新活動的要求，存在催收檔案資料不及時，科研檔案不完整、不系統(tǒng)的問題;農(nóng)業(yè)科技知識相對缺乏;現(xiàn)代信息化知識欠缺;檔案管理人員頻繁換崗，專業(yè)知知識更新欠缺，業(yè)務(wù)培訓不夠，農(nóng)業(yè)科研檔案編研開發(fā)不充分等問題，農(nóng)業(yè)科研檔案停留在重管輕用層面，農(nóng)業(yè)科研檔案人員只是一個傳統(tǒng)意義上的“保管者”，極大降低農(nóng)業(yè)科研檔案工作者的專業(yè)聲譽。

3? ? ?農(nóng)業(yè)科研檔案信息化構(gòu)建的著力點

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出了檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容。檔案信息化實踐證明，在信息化時代，農(nóng)業(yè)科研科研檔案管理工作走“數(shù)字”“智慧”道路。在轉(zhuǎn)變概念、統(tǒng)一思想，建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案信息化總體規(guī)劃和規(guī)章制度的條件下，必須著力強化農(nóng)業(yè)科研信息化人才隊伍建設(shè)。

3.1? ?著力于構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案信息化的軟硬件建設(shè)

在信息轉(zhuǎn)型過程中，農(nóng)業(yè)科研檔案信息化需要先進的硬件設(shè)備輔助完成。因此，按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，選購標準硬件設(shè)備，要充分考慮與農(nóng)業(yè)科研檔案管理軟件匹配、數(shù)據(jù)庫和信息方式的標準化，如多功能掃描儀和ORC智能識別技術(shù)等設(shè)備將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，高端統(tǒng)計分析軟件對檔案信息數(shù)據(jù)進行分析處理。在農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)存儲和更新過程中，云計算技術(shù)能夠有效降低數(shù)據(jù)存儲和管理成本，基于云計算云平臺采用多種安全技術(shù)在云端控制農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)存儲、查閱和傳輸，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

3.2? ?著力于農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理模式構(gòu)建

在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，農(nóng)業(yè)科研檔案的部分成果資料已經(jīng)進行網(wǎng)絡(luò)化集成，并搭建完善的農(nóng)業(yè)科研檔案特色資源數(shù)據(jù)庫和共享平臺。農(nóng)業(yè)科研檔案特色資源數(shù)據(jù)庫和共享平臺能夠提供全方位、多功能的信息資源共享，提供特定用戶群體的專業(yè)服務(wù)，為特定用戶提供專門的交互方式信息咨詢，同時對基本科研信息進行加工、提煉和深度開發(fā)，實現(xiàn)科研檔案的資源共享目標。因此，檔案行政機構(gòu)依托電子政務(wù)云計算平臺，建立數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過與第三方軟件廠商進行合作，設(shè)立統(tǒng)一標準與規(guī)范，推動數(shù)字檔案在不同層次、不同部門之間實現(xiàn)互聯(lián)互通，向社會提供數(shù)字檔案服務(wù)。

3.3? ?著力于打造農(nóng)業(yè)科研檔案復合型管理人才隊伍

高素質(zhì)的復合型農(nóng)業(yè)科研檔案管理人才是實現(xiàn)檔案信息化管理的關(guān)鍵因素。農(nóng)業(yè)科研檔案工作人員要加大專業(yè)培訓和繼續(xù)教育的力度，通過網(wǎng)絡(luò)課程、專題講座、業(yè)務(wù)研討、學術(shù)交流及信息技術(shù)培訓，使其掌握檔案專業(yè)方面的法律、法規(guī)、知識和技能，積極采用專業(yè)手段，在實際檔案管理工作中應(yīng)用專業(yè)方式，特別要強化學習先進檔案管理技術(shù)、計算機知識和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。同時，還要完善競爭機制，建立健全制度檔案工作實績同職務(wù)晉升、職稱評聘、評選相結(jié)合，充分調(diào)動檔案員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，使農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員由一個檔案“保管者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾碚吆蛡鞑フ摺保蔀檗r(nóng)業(yè)科研工作的行家里手，實現(xiàn)“數(shù)字”科研、“智慧”檔案的管理新目標。

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