Word批量處理在預(yù)算執(zhí)行審計中的運用

◆孟 歆 彭 曉/武漢市江漢區(qū)審計局

在財政預(yù)算執(zhí)行審計中，數(shù)據(jù)取數(shù)完畢后，需對同一個問題的不同單位進行批量取證，此時同類問題可能涉及幾十個不同部門，如果采用逐張粘貼復(fù)制的方法，不僅工作效率低，而且在粘貼復(fù)制過程中容易出現(xiàn)差錯。筆者通過word與excel的鏈接批量生成憑證有效地解決了這個問題，下面以預(yù)算執(zhí)行審計中“特設(shè)專戶賬戶余額與單位賬面數(shù)存在差異”問題為例，來講解該方法的使用。

第一步，撰寫標(biāo)準(zhǔn)取證單作為取證模板，如圖1所示。

圖1 標(biāo)準(zhǔn)取證單

第二步，將所有需取證的單位按照模板取證單的取數(shù)要求制作excel表格——特設(shè)專戶賬戶余額與單位賬面數(shù)存在差異表（以下簡稱差異表），此表作為批量取證單的內(nèi)容表，其內(nèi)部格式的設(shè)計很重要，設(shè)計的表中不能出現(xiàn)合并單元格，將表格第一列設(shè)為取數(shù)列，并插入一列“命名”，以便于后期批量生成取證單的同時，可以批量生成取證單名稱。差異表里的sheet命名為“特設(shè)專戶賬戶余額與單位賬面數(shù)存在差異”，以便后期操作時更快找到數(shù)據(jù)源，如圖2所示。

圖2

第三步，打開制作好的取證模板，找到“引用—郵件合并”點擊進行合并，如圖3所示。

圖3

第四步，點擊“打開數(shù)據(jù)源”，選中之前做好的數(shù)據(jù)源（差異表），如圖4所示。在此步驟中應(yīng)保證需打開的差異表處于關(guān)閉狀態(tài)，否則很容易出錯。

圖4

第五步，打開數(shù)據(jù)源后，選中差異表中的sheet，并點確定，如圖5所示。

圖5

第六步，選擇需要鏈接的地方，如選中“被審計（調(diào)查）單位或個人”欄后面的“*”，點擊“插入合并域”，插入第一個字值段——“單位全稱”（此處注意必須選中*，否則鏈接的時候只會插入不會替代，最后生成的模板會出現(xiàn)“*”），如圖6所示。

圖6

確認(rèn)完成此步后，模板就會變成圖7所示界面，表明已成功插入數(shù)據(jù)。

圖7

第七步，將要插入的數(shù)據(jù)重復(fù)第六步操作，最后形成帶數(shù)據(jù)的模板，生成后如圖8所示。

圖8

完成上述步驟后，進行第八步操作，點擊“合并到不同新文檔”后（如圖9所示），在“以域名”中選擇“命名”，選擇保存方式、文件位置及合并記錄、點擊確認(rèn)，憑證就批量生成了（如圖10所示）。

圖9

圖10

在制定文檔保存的位置（“特設(shè)專戶賬戶余額與單位賬面數(shù)存在差異”文件夾），可以看到生成的憑證。至此，批量生成取證單已全部完成，如圖11所示。

圖11

在進行第八步操作時，也可以直接點擊“合并到新文檔”，點擊后會在一個新word文檔里面同時生成所有的取證單，該步驟便于打印，但不容易區(qū)分單位。

當(dāng)然，此方法不僅適用于批量取證，在處理其他審計事項時，也可以運用此方法。例如在行業(yè)審計中，需要多部門協(xié)助形成最后匯總報告時，可利用該方法進行報告修改，操作步驟大致相同。在匯總報告起草時，編輯報告、鏈接對應(yīng)的問題excel表，在后期復(fù)核修改數(shù)據(jù)時，只需要在excel里面修改好后，點擊重新生成，之前鏈接好的報告數(shù)據(jù)就會隨著excel表數(shù)據(jù)變動而變動，大大減少匯總時因分項數(shù)據(jù)變化導(dǎo)致總體報告變化而需要更改數(shù)據(jù)的工作量，也會降低報告數(shù)據(jù)核對的差錯率。