電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)研究

郝立維

摘 要：檔案工作的信息化建設(shè)是信息時代檔案管理工作的客觀需要，只有做好檔案管理的信息化建設(shè)，才能滿足新時代檔案管理工作的需求。本文將從電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的重要性進行分析，并對當前我國電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)所面臨的問題提出幾點合理建議。

關(guān)鍵詞：電廠系統(tǒng)；檔案信息化；建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)不單單是指傳統(tǒng)的檔案信息規(guī)劃工作，在科技發(fā)展的今天，檔案信息化建設(shè)工作還包括現(xiàn)代信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用的相結(jié)合。因為電廠工作的細節(jié)化內(nèi)容較多，遇見需要統(tǒng)計整理電廠工作內(nèi)容的時候工作量就比較龐大，需要強大的檔案資料支撐，因此，對電廠進行系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)就顯得必不可少。

1 電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的重要性

首先隨著我國政府部門下發(fā)了要求各企業(yè)都要做好檔案信息化建設(shè)的通知后，各企業(yè)都在進行檔案信息化建設(shè)的改革，以適應(yīng)市場中各企業(yè)信息化發(fā)展的潮流。所以在這樣的形式下，電廠也要緊跟時代步伐，積極開展檔案信息化建設(shè)工作，將電廠現(xiàn)存的檔案進行分類歸檔，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對檔案進行數(shù)字化處理，再通過使用檔案軟件將檔案歸存到專門的檔案管理軟件中，方便之后對檔案信息的查詢。從另一方面來看，對電廠進行檔案信息化建設(shè)既能節(jié)約電廠辦公空間，將之前用來存放系統(tǒng)檔案的場地重新投入工作使用。除此之外，檔案信息化可以有效提升電廠的工作效率，延長電廠系統(tǒng)檔案的存儲量及存儲時間，且在日后的工作中有需要查閱過往檔案資料的時候也較為方便，還有信息化系統(tǒng)一旦建成，員工對電廠檔案進行整理輸入的過程也會變的簡便，節(jié)省大量的人力，為電廠企業(yè)的發(fā)展提供可靠保障。

2 當前電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)所面臨的主要問題

2.1 建設(shè)前期資金不足，錄入過程出現(xiàn)問題

任何一種建設(shè)改革的創(chuàng)新都不能缺少大量資金技術(shù)的支持，但是當前我國電廠在進行檔案信息化建設(shè)的時候往往由于資金的不到位，導(dǎo)致硬件基礎(chǔ)設(shè)施跟不上發(fā)展的需要。我們應(yīng)該知道在進行檔案信息化建設(shè)的時候需要先進的硬件設(shè)備，也就是說在進行電廠系統(tǒng)檔案信息化錄入的過程需要確保電廠中各個車間具有完備的先進的電腦、打印機、掃描儀等硬件設(shè)備，并確保這些設(shè)備能夠及時的進行更新工作。但是目前來看，電廠在進行檔案信息化建設(shè)的時候往往面臨著電腦系統(tǒng)過于陳舊，無法滿足錄入工作的需求，掃描儀數(shù)量有限，這就在很大程度上對檔案信息的錄入工作進度提出了限制，掃描儀掃描清晰度較低，不能對時間較長的檔案進行掃描，用于存儲信息的U盤多為員工自備，因為質(zhì)量的不確定性，一旦發(fā)生問題就會造成信息的丟失，影響檔案信息化建設(shè)。

2.2 人員變動過程中新舊員工交接工作不細致

電廠工作同其他工作一樣，不可避免的會出現(xiàn)人員的變動，但是在對電廠系統(tǒng)檔案進行信息化建設(shè)的過程中需要各級部門進行緊密的合作，所以在當前的電廠系統(tǒng)管理過程中，有的老員工在離職時與新人工作交接過程不細致，導(dǎo)致新人之后的工作過程中出現(xiàn)由于對自己的崗位不熟悉，存在漏洞，所以對系統(tǒng)檔案信息歸檔不及時，造成檔案管理上的失誤。長此以往，只要電廠出現(xiàn)兼職檔案人員的變動，就會出現(xiàn)管理上的漏洞，這樣會造成許多的信息丟失。

2.3 檔案管理人員不能及時適應(yīng)信息化發(fā)展需求

長期以來，許多電廠一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，并未涉及高新技術(shù)。隨著檔案信息化水平的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化時代檔案管理的要求。傳統(tǒng)檔案管理的低要求，使得檔案管理人員專業(yè)化水平較低，有些并非科班出身，導(dǎo)致人員素質(zhì)良莠不齊。信息化時代檔案管理需要復(fù)合型人才，不僅要具有專業(yè)的檔案知識還應(yīng)具備一定的計算機技術(shù)。

2.4 檔案信息化管理制度不完善

檔案管理制度不完善，沒有形成真正的制度化體系，沒有建立嚴格的問責(zé)獎懲機制，存在各部門移交檔案不及時，卷宗錯亂，檔案缺失，檔號無序等管理不規(guī)范問題。新型檔案管理方式的出現(xiàn)，要求必須創(chuàng)新檔案管理制度，建立完善的檔案體系。

3 電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)完善的有效措施

3.1 加大資金投入，提高軟件、硬件基礎(chǔ)

針對當前電廠在錄入工作時出現(xiàn)的問題，電廠應(yīng)當加大前期資金投入，確保前期檔案信息錄入過程中擁有先進的配套的硬件設(shè)備，以便工作的順利進行。這要求電廠在以下幾個方面做出改進：1）為各個部門增大資金投入，保障他們在信息化建設(shè)過程中有著先進的辦公設(shè)備。2）加大檔案管理部門硬件設(shè)施投入，確保設(shè)備先進、可用。3）電廠要在眾多系統(tǒng)管理軟件中挑選出最適合本廠發(fā)展的管理系統(tǒng)，有穩(wěn)定的系統(tǒng)才能在之后的信息化建設(shè)中發(fā)揮出最大的作用。

3.2 強化新老員工的工作交接環(huán)節(jié)

電廠要制定出一套完整的工作交接流程，應(yīng)當讓老員工在離職前先帶領(lǐng)新員工熟悉一下工作環(huán)境和主要工作內(nèi)容，避免出現(xiàn)工作交接過于形式化，造成之后管理上的漏洞。新員工盡快適應(yīng)崗位需求，各部門兼職檔案員充分發(fā)揮作用，協(xié)助專職檔案人員及時完成檔案歸檔工作。

3.3 完善檔案信息化管理制度，不斷提高檔案管理人員專業(yè)水平

檔案管理的信息化，要求必須創(chuàng)新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，完善檔案管理機制，加強各部門溝通協(xié)作。建立穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍，避免頻繁變換，加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是加強在計算機應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案的信息化管理需求。

4 結(jié)束語

電廠應(yīng)該嚴格遵守國家下發(fā)的信息化建設(shè)要求，完善電廠系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)工作，雖然當前電廠的檔案信息化建設(shè)工作存在不少問題，但是只要加強檔案管理，制定出相應(yīng)的措施，加大對各個環(huán)節(jié)的資金投入，專、兼職檔案員充分發(fā)揮作用，規(guī)范作業(yè)流程，電廠的檔案信息化建設(shè)工作就會取得實效，那么勢必可以提升電廠的工作效率，增強電廠在市場中的競爭力。

參考文獻

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