如何加強(qiáng)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理

鐘俊英

摘 要：疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案為疾控中心工作者在防治疾病傳播流行、增進(jìn)人們身心健康科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中長(zhǎng)期積累的資料，其對(duì)于傳染病的疫情預(yù)測(cè)、流行病學(xué)分析、疫情流行規(guī)律研究，保障公共衛(wèi)生安全具有積極的意義。因此，加強(qiáng)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作至關(guān)重要。本文主要就疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理的方法。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心；業(yè)務(wù)檔案管理；問(wèn)題；方法

在疾控中心建設(shè)管理工作中，業(yè)務(wù)檔案是各項(xiàng)工作信息的主要傳承載體，而加強(qiáng)檔案的管理又是保障疾控中心工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，因此，疾控中心相關(guān)工作人員必須要加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案資料的管理，確保疾病預(yù)防控制工作能夠順利開(kāi)展[1]。本文就目前我國(guó)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，并提出加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理的方法及注意事項(xiàng)，以供同行參考。

1 疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題及原因

1.1 檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊

疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作涉及的資料較多，故其對(duì)工作人員的工作能力、專(zhuān)業(yè)技能有著較高的要求，然而當(dāng)前大部分疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理的重要性，安排專(zhuān)業(yè)不對(duì)稱(chēng)的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，造成其工作效率低，出錯(cuò)率高，進(jìn)而影響檔案資料的真實(shí)性。

1.2 業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度不完善

疾控中心業(yè)務(wù)檔案的管理工作除了對(duì)其進(jìn)行整理外，還需準(zhǔn)確記錄和保存疾病疫情發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)以及傳染源、傳播途徑、易感人群、傳染性強(qiáng)度等基本資料，這就要求檔案管理工作具備極高的嚴(yán)謹(jǐn)性。但是，當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)疾控中心尚未建立完善的檔案管理工作規(guī)章制度，也未提出規(guī)范化的檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員在檔案管理中缺乏科學(xué)、嚴(yán)格的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，以使業(yè)務(wù)檔案的整理、分類(lèi)不合理，不利于檔案資料查找，也會(huì)影響資料的完整性。

1.3 檔案對(duì)信息技術(shù)的利用程度較低

疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作較為繁瑣復(fù)雜，單純?nèi)斯ふ肀囟〞?huì)造成工作失誤，而隨著信息時(shí)代的帶來(lái)，信息技術(shù)可較好地解決這一問(wèn)題，其能夠智能地檔案資料進(jìn)行整理、分類(lèi)和統(tǒng)計(jì)。然而，當(dāng)前我國(guó)疾控中心雖配置了檔案信息管理系統(tǒng)，但其利用度并不高，大部分醫(yī)務(wù)人員仍習(xí)慣性地查閱紙質(zhì)檔案，以使信息技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用難以發(fā)揮出來(lái)。

1.4 檔案資料管理模式較為落后

一些疾控中心受地區(qū)經(jīng)濟(jì)條件、醫(yī)療環(huán)境落后等因素影響，目前仍在使用傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案管理方法，其檔案整理、分類(lèi)方法較為固定、形式化，難以很好地適應(yīng)目前迅速發(fā)展的醫(yī)療環(huán)境。而且部分疾控中心的業(yè)務(wù)資料多為靜態(tài)檔案，無(wú)信息化、現(xiàn)代化的影像學(xué)資料，不利于疾控中心向信息化管理發(fā)展。

1.5 檔案資料的利用率、更新速度較低

經(jīng)調(diào)查顯示[2]，疾控中心中大部分檔案的利用率是偏低的，甚至有少數(shù)檔案無(wú)人問(wèn)津，這就造成本地區(qū)出現(xiàn)與以往類(lèi)似的病癥時(shí)疾控中心不能迅速作出有效的反映，及早制定防控措施。此外，由于疾控中心非一線(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)檔案的更新速度跟不上實(shí)際疫情的發(fā)展，致使疾控中心不能在第一時(shí)間將疫情控制合理范圍內(nèi)。

2 加強(qiáng)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理的方法及其注意事項(xiàng)

2.1 疾控中心需加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理的重視

雖然業(yè)務(wù)檔案只是疾控中心管理工作的一個(gè)部分，但疾控中心在決定某一項(xiàng)決策時(shí)需以檔案資料為理論依據(jù)，這就要求疾控中心的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須不斷更新管理理念，增強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)，變換傳統(tǒng)的管理方式，以使檔案管理工作由以往的紙質(zhì)資料向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化信息化管理發(fā)展，管理更為科學(xué)完善。只有疾控中心各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)大力支持業(yè)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新，且經(jīng)過(guò)管理人員的不斷學(xué)習(xí)，才可以早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

2.2 進(jìn)一步完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)與政策

在實(shí)際工作中，相關(guān)法律法規(guī)或制度是工作人員管理檔案資料的依據(jù)，而且法律法規(guī)可為檔案的信息資源開(kāi)放和利用提供法律依據(jù)，利于推動(dòng)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利進(jìn)行。因此，在檔案資料管理過(guò)程中，疾控中心需依據(jù)自身實(shí)際情況建立更為完善的檔案管理工作制度，然后還需對(duì)資料收集、整理、分類(lèi)、調(diào)用等方面作出明確的規(guī)定，以使工作人員能夠相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理工作，有助于降低檔案資料的錯(cuò)誤率。同時(shí)，疾控中心還需定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行審核，并建立責(zé)任制，明確各個(gè)工作人員的崗位職責(zé)，進(jìn)而有效約束工作人員的工作行為，促使疾控中心的業(yè)務(wù)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、規(guī)范化方向前進(jìn)。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)設(shè)備為疾控中心檔案資料信息化管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國(guó)大部分疾控中心均建設(shè)了微機(jī)局域網(wǎng)，然而微機(jī)局域網(wǎng)的建設(shè)起點(diǎn)偏高，其既要滿(mǎn)足部門(mén)內(nèi)部信息的交流，又要配備掃描、拷貝、打印等一系列配套硬件來(lái)完成信息的輸出和利用。鑒于此，疾控中心必須加大資金的投入，爭(zhēng)取獲得國(guó)家資金的支持，引進(jìn)相關(guān)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)檔案室中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分利用各方的資源，以使其能夠更好地滿(mǎn)足微機(jī)局域網(wǎng)的需要，推動(dòng)檔案資料信息化建設(shè)發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作只要求工作人員能夠在計(jì)算機(jī)上完成資料統(tǒng)計(jì)、檢索、整理、編目以及借閱等。然而，近年隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作以向全面信息化管理發(fā)展，這就要求工作人員不僅要具有檔案資料管理的專(zhuān)業(yè)技能，還要具備較好的網(wǎng)絡(luò)操作能力。因此，需要不斷加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能培訓(xùn)，使其能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的信息化社會(huì)發(fā)展需求。

3 小結(jié)

業(yè)務(wù)檔案是信息保存和傳承的主要渠道，同時(shí)屬于一項(xiàng)信息資源，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展以及社會(huì)環(huán)境的穩(wěn)定具有重要的作用。因此，疾控中心需加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的管理，完善檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)與政策，并不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)以及人才的培養(yǎng)，進(jìn)而使疾控中心的病癥、人員等相關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料得到更好的保存，以確保疾控中心可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]林強(qiáng).福建省疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)消防檔案管理工作探討[J].海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志，2018，7（5）：94-96.

[2]陳金玲.淺談當(dāng)前疾控中心檔案管理工作存在問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案管理，2018，10（3）：90-91.