檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

朱麗

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)飛速的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)融入了我們的工作生活之中。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作中的重要組成部分，與我國的檔案管理質(zhì)量緊密聯(lián)系。本文通過對(duì)數(shù)字化時(shí)代檔案信息的特點(diǎn)進(jìn)行分析，對(duì)現(xiàn)今我國的檔案管理信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行了深入探討，并且提出了一些的建設(shè)性的意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；策略

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的檔案總量在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法有很大的局限性，需要耗費(fèi)大量的人力物力，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后社會(huì)發(fā)展的速度，不能滿足檔案數(shù)量巨大的管理要求，當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用非常廣泛，檔案管理信息化建設(shè)是勢(shì)在必行的。檔案管理信息化主要通過將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的管理模式以及檔案存儲(chǔ)方式，以數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案信息的處理以及存儲(chǔ)，能夠有效提高檔案管理的管理質(zhì)量以及工作效率。檔案管理信息化建設(shè)能夠提升各單位的檔案管理技術(shù)，給他們提供了新的管理模式以及管理思路，是各個(gè)單位走向現(xiàn)代化的必由之路。

1 數(shù)字化時(shí)代檔案信息的特點(diǎn)

1.1 集成性

在當(dāng)今的數(shù)字時(shí)代之下，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引用到檔案管理工作中，檔案信息便擁有了集成性的特點(diǎn)。檔案信息的集成性主要體現(xiàn)在檔案信息采用的是信息化的結(jié)構(gòu)和處理方式，檔案管理單位只需要將相關(guān)的檔案信息輸入至檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理的后續(xù)工作就基本完成了，數(shù)據(jù)的輸入、應(yīng)用以及處理被完全集成了。檔案信息的集成化能夠提高管理質(zhì)量以及工作效率，能夠更方便地將單位的檔案信息共享至各個(gè)部門，使得單位能夠更加順暢的運(yùn)行。

1.2 動(dòng)態(tài)性

數(shù)字化時(shí)代檔案信息的動(dòng)態(tài)性主要是指檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案信息具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，能夠通過改變輸入的外部變量來對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，其動(dòng)態(tài)性主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，檔案信息的采集具有動(dòng)態(tài)性。檔案管理信息化之后，會(huì)動(dòng)態(tài)開展數(shù)據(jù)采集工作，并且能夠立即輸入至數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，動(dòng)態(tài)檔案信息采集在傳統(tǒng)檔案管理中是無法實(shí)現(xiàn)的；其次，檔案信息的處理具有動(dòng)態(tài)性。當(dāng)檔案信息數(shù)據(jù)庫中接收到了新的數(shù)據(jù)，管理系統(tǒng)就會(huì)按照程序立即對(duì)其進(jìn)行處理，具有非常高的效率和準(zhǔn)確率，數(shù)據(jù)一直處于動(dòng)態(tài)處理的過程；最后，檔案信息的應(yīng)用具有動(dòng)態(tài)性。檔案信息數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)的收集以及處理，這就導(dǎo)致了在應(yīng)用檔案信息時(shí)所輸出的是實(shí)時(shí)更新過后的數(shù)據(jù)，能夠提高單位提取檔案信息的正確性。

1.3 普遍性

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)檔案管理單位需要緊跟時(shí)代的步伐，提高檔案信息的高效共享性，從而提升企業(yè)的工作效率，因此，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，這使得單位的檔案信息化具有了一定的普遍性。雖然，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是在比較晚的時(shí)候才應(yīng)用到檔案管理工作中，但是我國的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展非常迅速，使得其與檔案管理工作的融合非常順利，為檔案管理帶來一次信息技術(shù)革新。在今后，為了滿足人們的需求，順應(yīng)時(shí)代的潮流，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將會(huì)更加深入的融合到檔案管理工作之中，這將會(huì)使得檔案管理信息化更加的普遍。

2 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 缺乏健全的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范

由于我國的檔案管理信息化起步較晚，我國的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范還處于比較落后的階段。一方面，我國的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還不夠完善。據(jù)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前我國具有的現(xiàn)代信息化標(biāo)準(zhǔn)只有5個(gè)，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到管理要求，許多單位在檔案管理信息化建設(shè)時(shí)沒有正確的依據(jù)，導(dǎo)致檔案管理單位在處理檔案時(shí)各自為政、互不兼容的現(xiàn)象產(chǎn)生。另一方面，我國的檔案管理信息化建設(shè)制度的約束能力不強(qiáng)。對(duì)于一些位于國家管理力量比較薄弱的地區(qū)，檔案管理信息化建設(shè)制度不能夠得到很好的貫徹落實(shí)，甚至有些檔案管理單位明目張膽的違背建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這嚴(yán)重地阻礙了我國檔案管理信息化的進(jìn)程。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

當(dāng)前我國的檔案管理單位由于受到了各種各樣的因素影響，導(dǎo)致許多小單位的檔案管理信息化建設(shè)水平還比較落后，甚至有些單位還沒有起步。雖然網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在我們的日常生活當(dāng)中普及開來，許多單位的信息化水平也有了質(zhì)的提升，但是信息化在檔案管理工作中的普及程度并不高，在邊遠(yuǎn)以及中小企業(yè)仍然采用紙質(zhì)版的檔案。與此同時(shí)，在國家大力倡導(dǎo)結(jié)構(gòu)性供給側(cè)改革的政策方針之下，許多企業(yè)面臨著改革裁員的壓力，許多單位都選擇對(duì)檔案管理部門下手，這也嚴(yán)重影響了單位的檔案管理信息化建設(shè)。而且，現(xiàn)今許多單位領(lǐng)導(dǎo)層只重視對(duì)人才的招聘以及培養(yǎng)，并不重視檔案管理工作，忽視了檔案管理與單位員工切身利益的密切聯(lián)系，而且對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的支持力度不夠，導(dǎo)致許多單位因?yàn)橘Y金缺乏而延緩了檔案管理信息化的進(jìn)程。

2.3 檔案信息的安全性問題突出

檔案信息與單位成員的切身利益息息相關(guān)，是影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素，檔案信息的安全性是檔案管理工作中的重中之重，在引入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)給人們帶來便利的同時(shí)，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)安全問題也隨之而來，倘若網(wǎng)絡(luò)安全問題不能得到很好的解決將會(huì)嚴(yán)重的阻礙檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)中存在著大量的諸如病毒入侵、黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)導(dǎo)致檔案信息的泄露篡改甚至丟失。當(dāng)前我國檔案信息的安全性問題主要包括設(shè)備安全問題以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全問題。設(shè)備安全是由于管理檔案信息設(shè)備出現(xiàn)故障而造成的檔案信息數(shù)據(jù)丟失；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全問題是由于在開放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在許多木馬病毒以及黑客會(huì)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行破壞，從而嚴(yán)重威脅了檔案信息安全。

2.4 檔案信息化管理專業(yè)人才匱乏

當(dāng)前我國的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，許多單位都是安排年齡偏大的人員去從事檔案管理工作，這些人員往往抱著一顆養(yǎng)老的心態(tài)來從事工作，往往工作態(tài)度不認(rèn)真，檔案管理工作不規(guī)范。然而在當(dāng)下大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)代背景下，需要大量的有計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)的專業(yè)檔案管理人才，當(dāng)前的檔案管理人員的水平顯然滿足不了要求。而且，許多檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)層不重視對(duì)檔案管理人員的專業(yè)管理技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的管理能力低下，不能很好地完成檔案管理的相關(guān)工作，更加無法勝任信息化的檔案管理工作，嚴(yán)重制約了我國檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 完善檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范

完善的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范是檔案管理信息化建設(shè)的首要條件，它能夠確保檔案管理工作合理有序地進(jìn)行，對(duì)于檔案管理信息化的未來發(fā)展有著非常重要的作用。檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范包含了管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)范兩方面。檔案信息化管理規(guī)范需要對(duì)于檔案管理信息化的存儲(chǔ)、整理、移交等各個(gè)過程進(jìn)行約束，技術(shù)規(guī)范主要是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)規(guī)范。在制定檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范時(shí)，必須以國家標(biāo)準(zhǔn)為參考依據(jù)，同時(shí)還需要遵循兼容性原則、前瞻性原則以及系統(tǒng)性原則，這樣所制定出來的標(biāo)準(zhǔn)能夠給企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益，為人們提供更大的便利。

3.2 建立檔案信息化管理系統(tǒng)

檔案信息化管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)為依托，為了滿足數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存處理以及應(yīng)用等方面的要求而開發(fā)出來的軟件。檔案信息化管理系統(tǒng)建立能夠有效改善各單位特別是能夠提高邊遠(yuǎn)地區(qū)以及中小企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)水平。檔案信息化管理系統(tǒng)能夠強(qiáng)化檔案管理，推進(jìn)檔案管理的信息化。檔案管理信息化的主要目標(biāo)是為了讓檔案能夠更加安全的儲(chǔ)存、更加方便的應(yīng)用，通過系統(tǒng)中編寫的程序，能夠更加方便快捷的實(shí)現(xiàn)檔案的信息收集、保管、分類、調(diào)用等操作，而且還能夠大大地提高檔案信息的共享性，提高單位的工作效率。檔案信息化系統(tǒng)需要從軟件和硬件兩方面進(jìn)行建立，電子檔案儲(chǔ)存在電腦硬盤或者其他的儲(chǔ)存介質(zhì)當(dāng)中，因此檔案信息化系統(tǒng)需要配套的硬件設(shè)施來作為其建設(shè)的前提。而軟件方面主要是需要建立一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫，檔案數(shù)據(jù)庫能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行保管以及調(diào)用等操作，是檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的核心內(nèi)容。

3.3 構(gòu)建檔案管理信息化安全保障體系

構(gòu)建檔案管理信息化安全保障體系是檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，主要從三個(gè)方面保障：第一，確保硬件設(shè)施的安全。檔案管理信息中心擁有大量的硬件設(shè)備，管理人員需要對(duì)它們進(jìn)行定期檢查并且需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋ｐB(yǎng)，確保硬件安全，對(duì)機(jī)房內(nèi)的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)察，還需要及時(shí)將老化的設(shè)備以及線路進(jìn)行申報(bào)更換，全方位的確保硬件設(shè)施安全；第二，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有高度的開放性，這就導(dǎo)致了其中充斥著大量的木馬、病毒以及黑客等危險(xiǎn)因素，嚴(yán)重威脅到了檔案管理信息系統(tǒng)的安全，管理人員需要采取積極的防病毒手段，安裝殺毒軟件，對(duì)檔案文件進(jìn)行定期掃描檢測以及對(duì)檔案文件進(jìn)行備份加密；第三，確保應(yīng)用系統(tǒng)的安全。管理人員需要對(duì)用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，將非法用戶阻擋在外，同時(shí)還要建立日志文檔中心以應(yīng)對(duì)突發(fā)的安全問題。

3.4 加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)綜合性檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理人才對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)有著直接的影響，必須引起檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)層的重視。一方面，需要優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)。檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展需要管理型、操作型以及研究型三方面的人才，管理型人才組織協(xié)調(diào)各個(gè)部門確保檔案管理工作的正常運(yùn)行，操作型人才負(fù)責(zé)信息化設(shè)備的操作提高對(duì)電子檔案的管理水平，研究型人才負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的理論研究以及標(biāo)準(zhǔn)制定。另一方面，需要提高檔案管理人才的技術(shù)水平。傳統(tǒng)的檔案管理人員只需管理紙質(zhì)檔案，不具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，現(xiàn)如今各單位都朝著檔案管理信息化方向發(fā)展，這就要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)椴捎脵n案信息化的工作方式。

4 結(jié)語

總而言之，檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必由之路，是順應(yīng)時(shí)代潮流，積極響應(yīng)國家政策方針的重大舉措，檔案管理信息化建設(shè)能夠使人們足不出戶的獲取、處理自己的檔案信息，給人們帶來了很大的便利，因此，深入研究檔案管理信息化建設(shè)有著非常重要的意義。今后，國家還需加大推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的支持力度，各單位也需要投入更多的人力物力去加速檔案管理信息化進(jìn)程，著重解決當(dāng)前檔案管理信息化的存在的問題，全面推動(dòng)檔案管理信息化。

參考文獻(xiàn)

[1]王德川.信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策分析[J].湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2017，14（02）：146-147.

[2]段春雁.論新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（03）：151-152.

[3]陳小梅，鄭添.系統(tǒng)論的視角：淺議高校檔案管理信息化建設(shè)的影響因素及策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：140-142.