文書檔案前期質(zhì)量的幾點感悟

崔紅霞 張新

摘 要：文書檔案作為一種信息資源，是檔案工作的重要組成部分，是對單位各項工作的真實記錄，是一項基礎(chǔ)性的工作，是能夠維持單位發(fā)展的重要憑證，它的質(zhì)量影響到單位管理的各個方面。嚴(yán)守檔案的政治性，完善制度機制建設(shè)，強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識，可大大提高文書檔案的前期質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文書檔案；前期質(zhì)量；公文處理

檔案工作是黨委、政府和企事業(yè)單位工作的重要組成部分，其中，文書檔案是機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，是由通用文書（公文）轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。當(dāng)前，通用文書（公文）常見的類型包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知等。如何做好文書檔案的質(zhì)量管理工作。筆者總結(jié)，應(yīng)從提升文書檔案前期的質(zhì)量著手。

1 嚴(yán)守政治性是保證文書檔案前期質(zhì)量的核心

檔案工作姓“黨”，承擔(dān)著為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的重要職責(zé)，發(fā)揮著存憑、留史、資政、育人的重要作用。通用文書（公文）檔案同樣姓“公”，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請求和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況的重要載體。必須牢記通用文書（公文）檔案的政治屬性，把政策審核擺在更加突出位置，自覺從講政治的高度，把好起草、審核的政治關(guān)、政策關(guān)。嚴(yán)格落實“五個不能”審核標(biāo)準(zhǔn)，即不能與黨章和黨的方針政策相抵觸，不能與黨中央最新精神和決策部署不一致，不能與憲法、法律相抵觸，不能與黨內(nèi)法規(guī)和規(guī)范性文件相抵觸，不能在權(quán)限和程序上違反規(guī)定。努力使檔案成為落實國家方針政策的有力抓手，提供可追溯的可記憶的原始憑證。通用文書（公文）的質(zhì)量影響著黨和政府重要決策信息的傳達(dá)與部署落實，任何小的差錯都可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果，馬虎不得，必須牢記通用其具有嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和精準(zhǔn)這樣一個政治性定位，更要學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記的文風(fēng)，講政治高度、思想深度、思維廣度，秉持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度，真正使立卷存檔的公文經(jīng)得起推敲，經(jīng)得住歷史和實踐的檢驗，充分發(fā)揮其以檔資政作用。

2 健全制度機制是提升文書檔案前期質(zhì)量的保障

“不以六律，不能正五音”。務(wù)實管用的制度機制既是提升工作水平的“助推器”，又是堵塞工作漏洞的“防火墻”。要注重發(fā)揮制度的規(guī)范、引領(lǐng)和保障作用，切實扎牢制度的“籠子”，為提升通用文書（公文）檔案前期質(zhì)量工作保駕護(hù)航。一要抓制度制定。將通用文書（公文）要求嵌入各項業(yè)務(wù)流程，服務(wù)于中心工作，主要從文件擬制、審核、流轉(zhuǎn)、管理、歸檔等方面作出明確要求和規(guī)定，逐步建立審核制度、溝通制度、通用制度、直接退回、限時結(jié)辦、責(zé)任追究等制度，形成文檔部門歸口管理負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)部門共同參與的聯(lián)動機制。同時，規(guī)范公文流轉(zhuǎn)，建設(shè)并推廣OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，公文的承辦、督辦、反饋全過程在線管理，整個系統(tǒng)任務(wù)鏈上的發(fā)起方、接受方、執(zhí)行者，可隨時了解任務(wù)動態(tài)信息、跟蹤督辦，為通用文書檔案（公文）前期質(zhì)量提供制度遵循和科學(xué)引導(dǎo)。二要抓制度宣傳。采取制發(fā)專門文件、制作宣傳展板、發(fā)放宣傳材料、開展培訓(xùn)督查等形式，多渠道、多維度、多頻次解釋、宣傳和強調(diào)制度，大力宣貫依規(guī)治文、依法治檔，讓通用文書（公文）的起草、審核、歸檔工作固化為自覺行動和日常工作。同時，宣傳要覆蓋非檔案崗位工作人員，不少非檔案崗位的工作人員保存著應(yīng)該歸檔的重要文件、聲像資料、證書、實物、照片等，強化這部分人員的檔案意識，保證及時上交各類文件資料，有完整齊全的文件才能有完整齊全的檔案。三要抓制度落實。將通用文書（公文）工作作為單位重要的基礎(chǔ)工作納入績效考核，通過實施制度規(guī)范、突出過程管控、結(jié)合考核評價這一“組合拳”，在源頭環(huán)節(jié)為制度落實奠定基礎(chǔ)。在行文中更多體現(xiàn)從嚴(yán)落實的理念，強化督查問責(zé)在抓落實中的壓力傳遞和工作導(dǎo)向作用，從黨組層面加強組織領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，細(xì)化分工，層層落實責(zé)任，促使歸口部門與業(yè)務(wù)部門形成推動制度落實的合力。

3 增強“三種意識”是提升文書檔案前期質(zhì)量的基礎(chǔ)

檔案來源于文書，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿。文書檔案是由文書有條件地轉(zhuǎn)化而來的，文書是在機關(guān)工作中形成和處理的。從這個意義上說，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。在這個最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)是否做到位，對文書檔案的形成質(zhì)量具有直接的影響。首先，要有責(zé)任意識。公文的起草和審核人員是檔案管理工作程序里邊的“初級工”，面對的往往是一些細(xì)微問題，還有一些深藏不露的細(xì)節(jié)問題，如果沒有高度的責(zé)任心，敷衍了事、應(yīng)付差事，很難產(chǎn)生高質(zhì)量的文件。必須從“心”上用力，需有如履薄冰、慎之又慎的態(tài)度，在公文產(chǎn)生的全過程、各環(huán)節(jié)，始終繃著責(zé)任擔(dān)當(dāng)這根弦，堅持以高度的政治責(zé)任感和使命感，嚴(yán)肅公文制發(fā)依規(guī)依章，每份公文多追問自己還有哪里“心”沒用到，確保文書檔案在公文審核的初級階段無差錯、無閃失。二要有精品意識。文書檔案的質(zhì)量問題不是歸檔后出現(xiàn)的，而是在文件制作過程中產(chǎn)生的，這一先天不足在后天是難以彌補的?！耙蛔秩牍模排０尾怀觥?。必須在“精”字上下功夫，嚴(yán)把政策關(guān)、邏輯關(guān)、文字關(guān)。胸有工匠精神，從主題到結(jié)構(gòu)，反復(fù)推敲打磨，讓每份文件在謀篇立意上緊扣中央精神、工作實際和領(lǐng)導(dǎo)意圖，讓文書檔案成為了解情況、科學(xué)決策、指導(dǎo)工作最可靠最權(quán)威的渠道，充分發(fā)揮其以文輔政目的。三要有服務(wù)意識。沒有高質(zhì)量的公文就沒有高質(zhì)量的檔案. 做好檔案工作，必須首先從公文處理這一基礎(chǔ)性工作抓起，

審核人員如果沒有過硬的綜合素質(zhì)，存在服務(wù)意識、服務(wù)能力的短板，對工作情況了解不清、文件內(nèi)容把握不準(zhǔn)、認(rèn)識不全，缺乏透過文字看本質(zhì)的“火眼金睛”，就當(dāng)不好“服務(wù)員”。必須強化人才培養(yǎng)，將文檔人才建設(shè)納入單位培訓(xùn)計劃，創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)條件，培養(yǎng)政治素質(zhì)好、工作能力強、文字功底深的高素質(zhì)工作者隊伍，為持續(xù)提升通用文書（公文）檔案前期質(zhì)量提供堅強保障。并優(yōu)化簽批和歸檔程序，通用文書（公文）的審核、報送、立卷歸檔由辦公室指定專人負(fù)責(zé)，在一定程度上避免人為因素造成的執(zhí)行走樣，逐步提升服務(wù)主動性和管理現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

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