如何加強(qiáng)高速公路文書檔案管理工作

曾艷

摘 要：高速公路文書檔案是項目工程的重要憑證和記錄，具有客觀性、專業(yè)性和機(jī)密性等特點。因文書檔案能夠真實的反應(yīng)社會實踐，所以具有一定的參考作用。本文主要對高速公路文書檔案管理工作進(jìn)行研究，然后，從文書檔案管理工作的重要性、文書檔案管理工作中存在的問題等幾方面進(jìn)行分析，最后提出如何加強(qiáng)文書檔案管理工作的建議。為加強(qiáng)文書檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：高速公路；文書檔案；管理工作

文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，是各個機(jī)關(guān)、企業(yè)等組織領(lǐng)導(dǎo)各項工作中形成的具有重要參考價值的文件。具有很強(qiáng)的政策性、機(jī)密性和原則性。文書檔案既要遵循檔案管理方面的相關(guān)規(guī)定，又要遵循其自身的工作特點和規(guī)律。因此，文書檔案管理工作具有不可忽視的重要性。本文針對高速公路建設(shè)工程中的文書檔案管理進(jìn)行探討，分析了加強(qiáng)文書檔案管理工作的方法。

1 做好高速公路文書檔案管理工作的重要性

高速公路文書檔案記錄了施工單位各類科技信息、內(nèi)部溝通文件、施工管理方案等重要內(nèi)容，能夠反映施工單位的技術(shù)水平，同時還能從側(cè)面反映出相關(guān)的國家政策，因此，文書檔案具有較強(qiáng)的機(jī)密性、專業(yè)性和政策性[1]。所以，文書檔案管理工作具有重要的意義。尤其是在新時期背景下，對文書檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和應(yīng)用，能夠?qū)ξ覈?jīng)濟(jì)建設(shè)工作起到重要的指導(dǎo)作用。文書檔案不僅能夠起到重要的參考作用，還能夠起到法律效用，可以作為歷史憑證。文書檔案的參考作用體現(xiàn)在其能夠真實的反應(yīng)高速公路建設(shè)工作的實際情況。人們可以對工程項目案例的實際情況進(jìn)行分析，從正反兩方面進(jìn)行參考，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作提供科學(xué)的依據(jù)。文書檔案的憑證作用體現(xiàn)在其形成的自然性和客觀性。文書檔案保留了相關(guān)單位往來的各種文件、數(shù)據(jù)、圖片、音頻等，反應(yīng)了文書檔案的真實性。

2 高速公路文書檔案管理工作中存在的問題

隨著我國高速公路工程的不斷增加，相關(guān)的文件資料也不斷的產(chǎn)生。使得大量的工程資料在整理和歸檔上存在很多的問題。首先，由于工作人員的專業(yè)素質(zhì)存在差異，導(dǎo)致檔案文件在收集管理和錄入的過程中發(fā)生遺失和錯誤的現(xiàn)象。影響整體的檔案管理工作的效率和質(zhì)量。其次，高速公路工程沒有完善的文書檔案管理制度。由于對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致了在檔案管理的過程中沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)來對記錄、裝訂、儲存等工作進(jìn)行規(guī)范。使檔案資料缺乏真實性和完整性。最后，檔案管理工作存在落后性和滯后性。目前，檔案管理相關(guān)的軟件和設(shè)備處于相對落后階段，難以適應(yīng)新時代社會發(fā)展的需求。同時，工程建設(shè)過程中更側(cè)重于工程建設(shè)工作，檔案管理建設(shè)工作相對滯后。導(dǎo)致工程竣工后很多重要文件丟失或者受損。對檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

3 加強(qiáng)高速公路文書檔案管理工作的建議

3.1 加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作

文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力對文書檔案管理工作有著重要的影響。文書檔案管理人員需要對高速公路施工過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行收集整理、編號排序、裝訂等工作。不僅需要檔案管理人員具備檔案檢查、整理能力，還要具備相關(guān)的專業(yè)知識素養(yǎng)，這樣才能保證文書檔案在管理和移交的過程中不會出現(xiàn)錯誤。由于高速公路工程量大，文書檔案管理工作也相對繁瑣。要將不同的文件分門別類的存放和管理，文書檔案的建檔質(zhì)量對于文書檔案有著直接的影響。因此，檔案管理部門要對文書檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，組織工作人員熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，提高檔案管理人員的綜合能力。同時，文書檔案管理工作需要工作人員具有極強(qiáng)的耐心和細(xì)心。在人員選擇和錄用時要重點對工作人員的能力進(jìn)行考核，相關(guān)人員必須具有相關(guān)的學(xué)歷證明和從業(yè)資格證明。檔案管理人員要與相關(guān)單位進(jìn)行溝通交流。提高文書檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。

3.2 加強(qiáng)對文書檔案管理制度的建立工作

根據(jù)相關(guān)的檔案管理法律條例，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對文書檔案管理的歸檔、存儲、移交、保密、借閱等相制度的建設(shè)工作[2]。使文書檔案管理有章可循、按章辦事、規(guī)范有序的進(jìn)行。建立相關(guān)的規(guī)章制度，就可以根據(jù)制度要求對相關(guān)工作進(jìn)行管理。同時，根據(jù)高速公路的施工具體情況和進(jìn)度，及時對相關(guān)文件進(jìn)行收集、整理、記錄。對歸檔的文件要及時進(jìn)行檢查和清理，提高檔案管理的工作效率。文書檔案管理人員要定期對文件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，加強(qiáng)對日常檔案文件的查閱管理和程序建設(shè)工作。確保文書檔案的完整性。此外，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的建設(shè)工作。通過對檔案室進(jìn)行擴(kuò)建、配置相應(yīng)的硬件設(shè)施來提高文書檔案管理的質(zhì)量，保障各類檔案的存放安全。檔案室要由專人負(fù)責(zé)，保證文書檔案的安全和機(jī)密性。

3.3 提高文書檔案管理的重視度，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

在高速公路建設(shè)工作中，往往將注意力放在工程建設(shè)質(zhì)量上，容易忽視文書檔案管理工作。容易造成文件在施工后期損毀、遺失的情況發(fā)生。因此，應(yīng)提高對文書檔案管理工作的重視度，及時將文書檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔等工作落實。并將文書檔案管理工作作為重點管理項目，提高對文件的管理和移交效率。確保文書材料的完整性和全面性。對于文書檔案管理工作要落實責(zé)任制，建立相應(yīng)的管理科室，對管理工作層層把關(guān)，提升管理人員的責(zé)任意識和管理能力。同時，要應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)建立內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做好文書檔案的數(shù)字化管理工作。提高文書檔案的管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。使文書檔案的各項管理工作得到簡化。辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用能夠優(yōu)化文書檔案工作的管理模式。管理人員將紙質(zhì)文件和電力文件進(jìn)行對應(yīng)整理，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的立卷、編號、檢索、查閱，可以有效的提高工作速度，保持文件信息的統(tǒng)一性。

3.4 加強(qiáng)文書檔案的收集管理工作

首先，提高文書檔案資料收集的深度和廣度[3]。文書檔案管理人員不僅要對高速公路工程的各類文件資料進(jìn)行收集，還要注重收集與工程相關(guān)的建設(shè)工程、歷史資料、重要成果等文書檔案資料。對于有價值的文書檔案資料要重點收集整理。其次，加強(qiáng)部門之間的溝通交流工作。檔案管理人員在對高速公路文書檔案進(jìn)行收集整理時，要與相關(guān)部門進(jìn)行有效的溝通，要及時將各部門的文件進(jìn)行收集。對于暫時不能收集的資料，要囑托相關(guān)單位妥善保管，在完成相關(guān)工作時進(jìn)行統(tǒng)一收集管理。同時，檔案管理人員要對施工的具體進(jìn)展情況隨時掌握。這樣才能確保文書檔案管理工作有效的開展。最后，相關(guān)文件傳輸部門要對文件進(jìn)行分類管理。對于各種類型的文件要確保其真實可靠性。重要文件要進(jìn)行加密處理。并及時進(jìn)行多媒介的備份，防止文件損毀、遺失。

4 結(jié)語

總而言之，高速公路文書檔案管理工作是對工程的真實記錄，能夠真實的反應(yīng)工程施工的整體情況，在施工單位的管理工作中發(fā)揮了重要的作用。要想加強(qiáng)高速公路文書檔案管理工作，就要通過提高對文書檔案管理工作的重視度，提高相關(guān)管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)相關(guān)管理制度的建設(shè)工作和信息化管理水平等方法來促進(jìn)文書檔案管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

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