信息化時(shí)代的檔案管理工作的創(chuàng)新分析

劉軍華

摘 要：在新時(shí)代的背景下，加強(qiáng)信息化建設(shè)水平，提高檔案的利用率，創(chuàng)新檔案管理模式，可以更好的生產(chǎn)生活服務(wù)。所以檔案管理部門必須要提升自身的責(zé)任，積極的引進(jìn)新型的信息化技術(shù)，帶動(dòng)檔案管理水平的不斷提升，抓住時(shí)代的機(jī)遇，建立符合時(shí)代需求的信息化檔案，從而帶動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的不斷進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

隨著當(dāng)前電子科技技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理理念已經(jīng)融入我們的生活，檔案管理作為各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合新技術(shù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，從而有效的提高工作效率，豐富當(dāng)前檔案管理功能，更好的進(jìn)行檔案信息的管理和整合與保存，帶動(dòng)社會(huì)事務(wù)的正常進(jìn)行。當(dāng)前，雖然我國(guó)相關(guān)機(jī)構(gòu)已經(jīng)在檔案信息化管理建設(shè)中取得了一定的成績(jī)，但由于受到各種因素的制約，導(dǎo)致了當(dāng)前檔案管理工作還是存在著很多的不足，亟需采取有效措施進(jìn)行不斷地解決。

1 信息化時(shí)代檔案管理工作的具體內(nèi)容

1.1 進(jìn)行自動(dòng)化檔案管理

當(dāng)前是電子信息化的新時(shí)代，智能化技術(shù)已經(jīng)普及到了各個(gè)領(lǐng)域，帶動(dòng)了多項(xiàng)產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步，檔案管理一直以來都具備復(fù)雜性，需要對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、收納等多項(xiàng)繁瑣的工作，一直以來都造成了相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)。因此，實(shí)行信息化檔案管理可以有效的降低工作強(qiáng)度。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙質(zhì)檔案管理為主，將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理的過程中，不僅存在著難以查找的弊端，更是在保存的過程中十分的容易損毀，當(dāng)下各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展速度加快，各種信息管理多，紙質(zhì)管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)下時(shí)代的需求，因此應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行自動(dòng)化檔案管理，打破傳統(tǒng)檔案管理模式。目前我國(guó)很多產(chǎn)業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)已經(jīng)結(jié)合了計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行電子檔案的輸入、記錄和保存，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上將信息進(jìn)行長(zhǎng)久的保管，帶動(dòng)了檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展。同時(shí)，可以有效的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行高效的數(shù)字化處理，從而有效而提高整體的管理效率。

1.2 進(jìn)行數(shù)字化檔案存儲(chǔ)

以往我國(guó)在進(jìn)行檔案保存的過程中，主要是對(duì)紙張進(jìn)行封存，但是信息化時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將檔案信息進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)換，使檔案信息變得虛擬化，可以輸入到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，將重要的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行錄入，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)和云儲(chǔ)存之中，避免了保存過程中丟失的煩惱。同時(shí)，檔案信息量大，我國(guó)無論是企業(yè)還是機(jī)關(guān)單位，都有專門的檔案管理室，里面含有大量的文件，翻找起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但是信息化時(shí)代計(jì)算機(jī)的應(yīng)用進(jìn)行檔案管理工作，減少了紙張的消耗和使用，同時(shí)更加的方便，避免了紙張的損壞，保證了檔案管理的完整性。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1 檔案信息化建設(shè)的重視程度較低

雖然當(dāng)前我國(guó)很多單位的檔案室引入了檔案管理的軟件，進(jìn)行了檔案的信息化錄入，但由于重視程度不夠，導(dǎo)致檔案信息化工作沒有全面展開，甚至于認(rèn)為只要把檔案信息收集存儲(chǔ)在電腦里，就是檔案信息化管理，沒有正確的發(fā)揮信息化的最大效用。對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度較低，在各個(gè)單位及企業(yè)發(fā)展的過程中，很多領(lǐng)導(dǎo)者大多只重視日常的中心管理工作或者是效益的收入，從而忽視的檔案信息化建設(shè)的管理，致使檔案信息化管理在沒有物力、財(cái)力、人力的支持下，造成檔案信息化經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，檔案信息化設(shè)備設(shè)置不足，使檔案信息化建設(shè)無法有效展開，嚴(yán)重影響了當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.2 缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

由于信息化檔案管理是近年開始不斷發(fā)展與推廣的新型管理方式，因此在管理過程中存在著混亂的局面，各類檔案信息管理軟件名目繁多，行業(yè)內(nèi)部缺少檔案信息管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)機(jī)構(gòu)都有著自己的管理方式，不利于整體的進(jìn)步。檔案管理缺乏有效管理，相關(guān)技術(shù)人員嚴(yán)重不足，對(duì)檔案信息管理軟件的專業(yè)知識(shí)不甚了解，導(dǎo)致了檔案管理的軟件開發(fā)的質(zhì)量不高。在進(jìn)行檔案資料的交流，相關(guān)部門進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)交的過程中，無法做到無縫連接，加之缺少有效的安全保障措施，影響了檔案的傳輸和利用，給檔案信息化的安全管理埋下了很多的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

2.3 缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)人員

檔案管理進(jìn)行信息化管理是一項(xiàng)新型的管理方式，有利也有弊，如在管理的過程中，在整個(gè)開放的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，可能會(huì)存在資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)于檔案管理人才的水平和能力提出了很大的挑戰(zhàn)。但是當(dāng)前我國(guó)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，檔案信息化工作人員大多是兼職的檔案管理人員或者是老管理員。既不熟悉新型的信息化的檔案管理業(yè)務(wù)，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)，計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)更是知之甚少，導(dǎo)致了不能有效的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，嚴(yán)重的阻礙了我國(guó)檔案信息化的進(jìn)度。

3 信息化時(shí)代的檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1 提升對(duì)于信息化檔案管理的重視程度

由于在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)需要投入大量的人力物力建設(shè)，因此需要投入一定的資金作為支持，因此必須要提升對(duì)于信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)程度，了解它的便利性，自覺地進(jìn)行推廣與應(yīng)用。檔案信息化不是社會(huì)上幾個(gè)單位或者是機(jī)構(gòu)獨(dú)立的任務(wù)，需要的是整個(gè)社會(huì)的推廣與普及，從而進(jìn)行信息化管理的全面覆蓋。因此，各個(gè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人必須要從思想上要提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，把檔案信息化當(dāng)作重要工作來抓，不能只關(guān)注效益的多少。還要把檔案信息化納入到發(fā)展計(jì)劃中，在資金預(yù)算上給予支持。同時(shí)明確責(zé)任分工，設(shè)立專業(yè)的部門進(jìn)行管理，為檔案信息化管理創(chuàng)造良好的氛圍。

3.2 帶動(dòng)信息化檔案管理正規(guī)化

信息化檔案管理應(yīng)當(dāng)是使整個(gè)社會(huì)所需要普及的技術(shù)，因此應(yīng)當(dāng)成立專門的檔案信息化管理的組織機(jī)構(gòu)，制定明確的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，建立完善的管理制度，保證檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展，可以統(tǒng)一有效的進(jìn)行管理，避免網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，保證檔案信息化資源格式規(guī)范，檔案齊全。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，完善檔案交接手續(xù)制度，確保檔案不丟失，不泄密。加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的體系建設(shè)，做到全網(wǎng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享，同時(shí)避免資料的泄露，完善相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)，為檔案管理工作提供保障。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化工作人員的管理

應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代的潮流，根據(jù)新型的技術(shù)培養(yǎng)新型的人才，切實(shí)的提高檔案信息化工作人員的素質(zhì)。檔案信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要專業(yè)的檔案管理人員，使其既具備相關(guān)的檔案管理的相關(guān)知識(shí)，如何分類等，又要具有互聯(lián)網(wǎng)操作的相關(guān)知識(shí)。因此，只有提高檔案信息化管理人員的素質(zhì)與水平，才能提高檔案信息化管理的水平。必須針對(duì)檔案信息化工作人員有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)，提高互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、電腦知識(shí)、檔案管理的技能，從而切實(shí)保障檔案信息化管理的有序進(jìn)行。加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)人才的引進(jìn)，通過專業(yè)化人才的引進(jìn)，引導(dǎo)帶領(lǐng)檔案信息化工作人員按照檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)流程收集整理信息，充實(shí)檔案信息化人才管理隊(duì)伍，保證信息化檔案管理盡早的步入正軌。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著當(dāng)前我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是時(shí)代發(fā)展勢(shì)不可擋的潮流，加強(qiáng)信息化檔案管理模式的建設(shè)，能有效的提高檔案信息管理效率，更好的方便廣大民眾，做到了資源共享，提升了檔案管理的水平。因此，社會(huì)各個(gè)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，應(yīng)積極加強(qiáng)檔案信息化管理的建設(shè)力度，重視檔案信息化的管理和應(yīng)用，帶動(dòng)我國(guó)檔案管理水平走上一個(gè)新的臺(tái)階。

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