農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理方面問題研究

朱華芳

摘 要：隨著國家對檔案管理工作的重視，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)將工作的重點轉(zhuǎn)移到檔案管理的工作中來，但是在管理環(huán)節(jié)中會出現(xiàn)一些問題。文本將圍繞農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，為完善農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作提出有效的解決對策，建立健全完善的檔案管理制度，旨在提升農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)；檔案管理；管理措施

目前，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)加大力度重視檔案管理工作，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門采取有效的措施來完善檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。將培養(yǎng)檔案管理人員的額檔案管理意識作為工作的重中之重。充分利用現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)的優(yōu)勢，將理論知識與實踐經(jīng)驗相結(jié)合，保證農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作順利進(jìn)行。

1 農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

我國部分地區(qū)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作相關(guān)的管理人員檔案管理意識淡薄，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理人員缺乏檔案管理知識經(jīng)驗，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理人員的檔案管理理論知識較薄弱，一定程度上降低了農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量。同時，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)不重視檔案管理人員的檔案管理培訓(xùn)工作，不能適應(yīng)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)發(fā)展的實際需要，檔案管理人員缺乏檔案管理責(zé)任。同時，沒有建立健全完善的農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理機(jī)制，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的工作流程不明晰，檔案的歸檔工作相對混亂，不利于農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

長期以來農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理理念受到傳統(tǒng)管理理念的影響，檔案管理工作的積極性較低，不利于檔案資源有效的發(fā)揮作用。農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理模式不能適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，相關(guān)的檔案管理設(shè)備沒有及時的更新，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作量隨著科研成果的不斷增加而增多，相應(yīng)的檔案管理設(shè)備較落后從而影響了檔案管理工作效率，消耗了大量的人力、物力、財力資源。部分農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作限制檔案資源的開發(fā)與利用，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案資源具有較大的社會價值，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理人員忽視檔案資源的開發(fā)與利用，降低了檔案管理工作的應(yīng)用價值。

2 完善農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作的有效措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識，提升檔案管理質(zhì)量

加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理意識，加大對檔案管理人員檔案管理知識的教育培訓(xùn)工作，從而有利益提升檔案管理工作質(zhì)量。目前，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理范圍隨著農(nóng)業(yè)科研成果的增加范圍逐漸擴(kuò)大，重視農(nóng)行科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作，將工作的重點轉(zhuǎn)移到提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平上來，并且根據(jù)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)發(fā)展的實際情況科學(xué)的制定專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，增強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理意識。根據(jù)檔案管理人員的專業(yè)技能程度進(jìn)行科學(xué)合理的分工，明確管理人員的崗位職責(zé)，從而有效的提升農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作水平。例如：山西農(nóng)業(yè)科研單位做好單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限工作，為了提升檔案管理工作效率重視檔案管理人員的檔案管理工作能力，加強(qiáng)檔案管理人員的檔案歸檔能力，并且定期組織活動紀(jì)實改進(jìn)檔案保管方式。將檔案管理工作作為單位績效考核的一部分，從而提升檔案管理人員的檔案管理工作積極性，相關(guān)的部門單位做好檔案培訓(xùn)管理工作的監(jiān)督保證工作，對檔案培訓(xùn)工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并采取有效的措施進(jìn)行改正[1]。

2.2 建立檔案管理制度，提升檔案管理水平

根據(jù)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的實際情況建立健全完善的檔案管理工作制度，規(guī)范檔案管理行為，從而提升檔案管理整體水平。農(nóng)業(yè)科研項目成果豐富，相應(yīng)的檔案資源相對復(fù)雜，根據(jù)科研成果的適用范圍制定科研成果檔案標(biāo)準(zhǔn)。為了滿足社會發(fā)展的實際需要，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集、保管、歸檔等工作，并及時修復(fù)在管理中出現(xiàn)的問題。建立農(nóng)業(yè)科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并以文件夾的形式對檔案資料進(jìn)行分類處理，及時對檔案進(jìn)行規(guī)整。例如：上海農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)重視單位檔案管理工作，對農(nóng)業(yè)機(jī)構(gòu)的科研成果進(jìn)行分類，按照科研成果的類型制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步規(guī)范檔案管理人員的檔案管理行為，建立完善的農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度，并整合部門之間的有效資源對不同類型的檔案進(jìn)行分析，逐步提升農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理水平。

2.3 注重開發(fā)檔案資源，提高檔案利用率

由于農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)科研成果豐富，具有較強(qiáng)的利用價值。對農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案的開發(fā)與利用工作的專業(yè)技能要求較高，在日常的工作管理中應(yīng)該做好檔案的歸檔工作，保證檔案資源的專業(yè)性，一定程度上為農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)開展檔案資源的利用與開發(fā)工作帶來了便利。在對農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用的前期準(zhǔn)備階段應(yīng)該確保檔案資源的完整性，做好檔案資源的整理與收集工作，并根據(jù)檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案資源進(jìn)行有效的歸檔，一定程度上可以有效的提升檔案資源的利用率。加強(qiáng)檔案資源利用與開發(fā)的責(zé)任意識，并及時更新農(nóng)業(yè)科研檔案相關(guān)資源，保證檔案資源的有效性。同時，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該做好檔案資源的保密工作，保證檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。例如：武漢市農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究院有效的對本院的科研成果進(jìn)行整合，充分發(fā)揮科研成果的優(yōu)勢，構(gòu)建科研檔案資源管理部門，重視科研成果的開發(fā)與利用工作，對相關(guān)的科研檔案資源進(jìn)行科學(xué)的分類，并定期加強(qiáng)檔案管理人員的檔案資源利用意識，促進(jìn)科研成果檔案資源的開發(fā)[2]。

2.4 完善檔案管理形式，實現(xiàn)檔案信息化

不斷完善農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理形式，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，加快電子檔案的建設(shè)步伐，逐步實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理信息化。同時，加強(qiáng)電子檔案的歸檔工作，按照電子檔案的管理模式做好電子檔案的收集工作。應(yīng)該充分發(fā)揮政府在市場當(dāng)中的宏觀調(diào)控作用，制定相應(yīng)的政策法規(guī)來支持完善農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作管理形式，并加大資金的投入力度，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)及時對檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，保證設(shè)備的安全性。加大力度培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識，將重點培養(yǎng)檔案管理人員的檔案管理系統(tǒng)的使用，以此提升農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理信息化水平。

根據(jù)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作的實際情況創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理形式，構(gòu)建智能化信息一體化操作平臺，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理人員利用智能化信息平臺對檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行檢測，保證農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作的質(zhì)量。例如：湖北農(nóng)業(yè)科研單位構(gòu)建電子檔案信息化平臺，利用智能化信息技術(shù)的方式對電子檔案進(jìn)行規(guī)整，培養(yǎng)檔案管理人員的檔案信息化意識，不斷豐富自身的知識儲備，將理論知識與實踐經(jīng)驗充分的結(jié)合在一起，邀請優(yōu)秀的專家學(xué)者前來指導(dǎo)，根據(jù)本院研究成果的實際情況及時更新檔案資源，從而提升檔案管理工作效率。

3 結(jié)論

不斷完善農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理模式，提升檔案管理人員的檔案管理重要性認(rèn)識。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的實際情況建立健全完善的農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔管理工作的規(guī)范性。科學(xué)利用和開發(fā)檔案資源，提高檔案資源的利用率，實現(xiàn)檔案的應(yīng)用價值，進(jìn)一步提升農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張英妹.農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理方面的問題研究[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2016，27（08）：186+188.

[2]李靜，左清清，劉實忠.農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理存在的問題與建議[J].管理觀察，2015（23）：31-32.