高職院校學(xué)生檔案管理工作信息化建設(shè)研究

王冬至

摘 要：如今，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化技術(shù)水平也得到了提升，給人們的生活和工作帶來了巨大的影響。在高職院校的學(xué)生檔案管理中，也要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享機(jī)制。筆者針對高職院校的學(xué)生檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)行了分析，具體如下。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生；檔案管理；信息化建設(shè)；計(jì)算機(jī)技術(shù)

1 高職院校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）對于檔案管理的認(rèn)識不到位。很多檔案人員都只注重檔案的保管，不注重利用。同時(shí)由于這些人員的年齡較大，知識更新較慢，只采取傳統(tǒng)的管理方法，對于信息技術(shù)的操作非常不熟練。也有一些檔案人員，不愿意對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)習(xí)，將自己封閉在安于現(xiàn)狀的狀態(tài)中，所以不利于高校檔案信息建設(shè)工作的開展。

2）對檔案工作的投入不夠。在一些高職院校中，領(lǐng)導(dǎo)只注重科研和教學(xué)工作，認(rèn)為檔案管理只是后勤工作，因此不注重這項(xiàng)工作。所以，學(xué)校不愿意投入過多的財(cái)力人力物力在檔案管理工作中。這樣一來，也導(dǎo)致檔案部門每年可使用的資金非常少，不但無法開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更不能實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)[1]。

3）檔案管理現(xiàn)代化元素不夠。因?yàn)闄n案信息化軟件的開發(fā)程度不夠，所以檔案管理軟件非常單一化，甚至不能和高職院校的發(fā)展相匹配。一些檔案管理部門僅僅只能處理簡單的文字檔案，對于音頻、視頻等重要檔案的管理和保存則無法開展。也有一些檔案部門盡管購買了管理軟件，但對于后續(xù)的維護(hù)、升級等工作則無法及時(shí)做到位，影響了檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)行。

4）現(xiàn)代化設(shè)備沒有發(fā)揮出作用。在很多的高職院校中，盡管建立了檔案管理程序，引進(jìn)了一些計(jì)算機(jī)設(shè)施設(shè)備，然而工作卻非常表面化，或者工作人員不能對計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行合理運(yùn)用。所以無法對檔案資料進(jìn)行存儲，開發(fā)和利用，浪費(fèi)了物力和財(cái)力，沒有發(fā)揮出現(xiàn)代化設(shè)備的作用。

5）人員流動性較大。因?yàn)闄n案管理工作具有一定的枯燥性，而且非常單調(diào)，所以人員流動性較大。而且一些年輕的檔案管理人員認(rèn)為這項(xiàng)工作的晉升空間不大，發(fā)展前景很小，薪酬待遇也不高，所以工作積極性非常低[2]。檔案管理隊(duì)伍流動過于頻繁，人員不穩(wěn)定，給管理工作帶來了一定的影響。一些高校為了應(yīng)急，將沒有經(jīng)驗(yàn)的人員調(diào)配至檔案管理部門，所以不利于檔案管理工作的開展。

2 高職院校檔案管理的重要性

1）檔案記錄了學(xué)校發(fā)展史。高職院校的檔案中，不但記錄了學(xué)生的成績和個(gè)人情況，也包括了學(xué)校的發(fā)展史、榮譽(yù)、校容校貌等。這些檔案非常重要，而且屬于德育教育的最佳范本。大部分檔案的內(nèi)容都是在師生們的教學(xué)實(shí)踐中逐漸產(chǎn)生的，屬于師生共同遵守、自我管理的準(zhǔn)則。所以，不管是高職院校的教學(xué)檔案，還是科研檔案，都展示出了學(xué)校的良好風(fēng)氣。

2）檔案匯集了學(xué)校的科研成果。因?yàn)楦呗氃盒儆趥鞑ブR和科研的重要陣地，所以高職院校的檔案也匯集了學(xué)校的科研成果、教學(xué)成果。很多成果都會被保存和管理，在日積月累的過程中形成數(shù)量巨大、豐富多樣的內(nèi)部檔案資源體系。為了更好的利用這些資源，必須對其進(jìn)行保存、管理。

3）檔案能促進(jìn)高校的發(fā)展。因?yàn)闄n案記錄了學(xué)校的教學(xué)狀況，也記錄了學(xué)生的各項(xiàng)資料，所以對檔案資料進(jìn)行完善，能對教學(xué)研究、黨政管理、文化建設(shè)起到非常重要的促進(jìn)作用。通過對檔案進(jìn)行集中化管理，也能從中了解學(xué)生的歷史，看到學(xué)生所取得的成績、榮譽(yù)等，并且發(fā)現(xiàn)其中的不足，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)[3]。

3 高職院校學(xué)生檔案的信息化建設(shè)對策

1）建立明確的管理職責(zé)制度。為了促使檔案資料得到科學(xué)化管理，學(xué)校管理者要意識到檔案管理工作的重要性，將檔案工作納入到學(xué)校的管理計(jì)劃中去。從而促使檔案管理工作和其他工作進(jìn)行一定的結(jié)合，同時(shí)根據(jù)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，合理開展層次劃分以及信息化建設(shè)的規(guī)劃工作，形成全面化的檔案建設(shè)體系[4]。

此外，也要按照檔案管理的現(xiàn)狀，更好的完善管理制度。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，學(xué)校需要根據(jù)國家制定的《高校檔案信息化建設(shè)對策》，針對自身已經(jīng)形成的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，完善信息化建設(shè)的各項(xiàng)體系，為實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理而奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）實(shí)現(xiàn)電子檔案和文檔一體化建設(shè)。開展檔案信息化建設(shè)之前，先要實(shí)現(xiàn)文檔一體化的目標(biāo)，提高管理的先進(jìn)程度。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的基礎(chǔ)條件是硬件、軟件，通過實(shí)現(xiàn)全面的網(wǎng)絡(luò)化管理，能促使檔案信息管理工作的效率得到提升。所謂文檔一體化建設(shè)，指的是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行處理、歸檔等，保證電子文檔的完整性。從文件信息的產(chǎn)生到歸檔，整個(gè)過程都需要檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督。在進(jìn)行監(jiān)管的過程中，文書和檔案的管理可以由不同的人員來完成，明確工作責(zé)任與分工制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案和文檔一體化建設(shè)[5]。

3）制定出適應(yīng)高校改革和發(fā)展的檔案管理制度。為了制定出適應(yīng)高校改革和發(fā)展的檔案管理制度，必須加強(qiáng)對檔案信息資源的開發(fā)和利用。第一，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行分類。根據(jù)紙質(zhì)檔案、音頻檔案、視頻檔案、文件檔案、圖片檔案等不同的類型，針對現(xiàn)行的文件進(jìn)行掃描和存儲。第二，要構(gòu)建各種不同的信息資源庫，合理利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，促使檔案資源得到層級化劃分。根據(jù)檔案的年代、重要程度建立檔案的子庫，更好的查找和利用檔案。第三，要開展檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。針對各種類型的檔案，建立相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫，在校內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案查詢共享的機(jī)制。第四，對電子檔案進(jìn)行歸檔管理。檔案管理部門要按照檔案管理的實(shí)際情況，加強(qiáng)對電子文檔的歸檔、登記、保存、管理等。最終提高檔案利用率，促使電子檔案成為學(xué)校檔案管理的重要途徑。

4）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。高職院校的檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，適應(yīng)社會發(fā)展形勢。為此，要引進(jìn)技術(shù)能力很強(qiáng)的檔案管理人員，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。隊(duì)伍成員需包括專業(yè)檔案管理人員、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)員等。此外，為了促使管理人員和技術(shù)人員具有創(chuàng)新思維以及廣闊的視角，要對其進(jìn)行培訓(xùn)[6]。通過培訓(xùn)教育，提高工作人員的技術(shù)和能力，促使他們能熟練的使用計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件等。最后，也要促使工作人員的工作效果、培訓(xùn)結(jié)果和薪酬獎(jiǎng)勵(lì)、晉升等掛鉤，提高工作人員的積極性。

4 總結(jié)與體會

綜上所述，檔案對于高職院校來說是非常重要的一種資源。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法再適應(yīng)需要，所以需要引進(jìn)現(xiàn)代化信息化設(shè)備，提高檔案管理的效率，發(fā)揮出檔案的作用。同時(shí)，這樣也能推進(jìn)高校的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]萬玉俠.高職院校檔案管理信息化的實(shí)踐探究[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2019（03）：130.

[2]魏曉琳.新時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)實(shí)證研究——以遼寧金融職業(yè)學(xué)院為例[J].城建檔案，2019（02）：31-33.

[3]姚麗麗，邢艷娟.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院檔案信息化建設(shè)的探究[J].遼寧高職學(xué)報(bào)，2019，21（02）：98-101.

[4]劉貴賓.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].課程教育研究，2018（35）：249-250.

[5]章桂旻.高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策分析[J].中國管理信息化，2018，21（14）：168-169.

[6]張燕，魏渠波.信息技術(shù)支持下的高校學(xué)生檔案管理模式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：98.