醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化方法分析與討論

邱彬

摘 要：醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展對于人們的身體健康而言有著非常重要的意義和影響，而檔案管理作為醫(yī)院企業(yè)運營過程中必不可少的工作項目，其重要性也就不言而喻，對此工作人員將圍繞醫(yī)院企業(yè)內(nèi)部檔案管理這一主題，從檔案管理的基本概述、現(xiàn)存問題以及優(yōu)化方法等方面內(nèi)容對其展開詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院企業(yè)；辦公室檔案管理工作；優(yōu)化方法

就目前而言國內(nèi)仍然存在一些醫(yī)院企業(yè)在開展檔案管理等相關(guān)工作時出現(xiàn)管理人員安全意識薄弱、管理模式落后時代發(fā)展等問題，這些問題的頻繁發(fā)生會對醫(yī)院企業(yè)的進步和發(fā)展造成不良影響，對此工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院企業(yè)自身的運營情況采取相應(yīng)的優(yōu)化方案對檔案管理進行有效的改善，這也是筆者將要同大家進行探究的核心內(nèi)容。

1 檔案管理概述

檔案管理在很多醫(yī)院企業(yè)中都有發(fā)揮著非常重要的作用，其主要包括文件收集、文件價值鑒定、文件編目、文件數(shù)量統(tǒng)計、文件再利用、文件整理、文件保管、文件檢索、文件編輯等內(nèi)容。做好檔案管理不僅可以顯著提高醫(yī)院企業(yè)不同部門的工作效率，同時還有利于醫(yī)院自身企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此該項工作內(nèi)容應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院企業(yè)內(nèi)部相關(guān)工作人員的高度重視。

2 現(xiàn)存問題

2.1 安全意識薄弱

缺乏安全意識是很多醫(yī)院企業(yè)中從事檔案管理崗位工作人員的通病，其主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，在陰雨天氣或者干燥天氣中，工作人員若沒有針對醫(yī)院企業(yè)內(nèi)所儲存的文件檔案做好相應(yīng)的防潮措施和防火措施，則很容易出現(xiàn)文件檔案因受潮或者火災(zāi)等因素而受到損壞；第二，工作人員未能對文件檔案的重要性引起重視，暫未將防盜措施落實在實處，從而到最后檔案丟失等相關(guān)情況頻繁發(fā)生；第三，工作人員在使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對自身醫(yī)院企業(yè)的文件檔案進行管理的過程中，因感染病毒而導(dǎo)致的文件丟失[1]；第四，調(diào)取文件檔案時未能對其進行及時的備份處理，從而造成的檔案丟失。

2.2 落后時代發(fā)展

就目前而言，國內(nèi)還存在一些醫(yī)院企業(yè)暫未順應(yīng)時代的發(fā)展引進先進的檔案管理技術(shù)，而是依然沿用傳統(tǒng)的管理方式，而這些傳統(tǒng)的管理方式與信息時代中先進的電子檔案管理相比存在很多的劣勢，具體如下：第一，傳統(tǒng)管理模式在醫(yī)院企業(yè)的實際應(yīng)用中所體現(xiàn)出的工作效率相對較低，且需要消耗管理人員大量的時間和精力；第二，從管理人員自身的角度來看，很多從事檔案管理崗位的工作人員大多存在學(xué)歷低、專業(yè)能力不足等相關(guān)問題，這些情況的普遍發(fā)生會在一定程度上對醫(yī)院企業(yè)檔案管理等相關(guān)工作的順利開展造成不利影響；第三，傳統(tǒng)的檔案管理方式還會增加文件檔案查找、編輯和利用的復(fù)雜程度，使得文件檔案無法在醫(yī)院企業(yè)發(fā)揮出其真正的作用和價值；第四，隨著時間的推移，醫(yī)院所儲存的文件檔案數(shù)量也越來越多，若管理人員不能順應(yīng)時代的發(fā)展在管理模式現(xiàn)有的基礎(chǔ)上對其進行相應(yīng)的優(yōu)化，則很容易抑制自身醫(yī)院企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。

3 優(yōu)化方法

3.1 提高員工安全意識

為了在較短的時間內(nèi)顯著提升醫(yī)院企業(yè)的檔案管理安全性，工作人員可以結(jié)合醫(yī)院企業(yè)的實際運營情況適當(dāng)?shù)丶訌妼氖聶n案管理崗位員工安全意識的培養(yǎng)力度，通過這種方式來優(yōu)化檔案管理的整體質(zhì)量水平，具體措施如下：第一，定期組織醫(yī)院企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理這一工作內(nèi)容的員工進行安全意識的培訓(xùn)，讓每一位管理人員都能夠從根本上意識到安全管理的重要性；第二，除了培養(yǎng)管理人員的安全意識之外，工作人員還應(yīng)當(dāng)從實踐的角度出發(fā)，對檔案管理過程中可能會出現(xiàn)的一些對文件檔案造成損害的潛在因素有針對性地制定相應(yīng)的防范措施，如防潮措施、防火措施等等[2]；第三，工作人員還可以結(jié)合醫(yī)院企業(yè)內(nèi)文件檔案的種類不同對管理人員進行安全責(zé)任的劃分，讓每一位參與檔案管理的員工都能擔(dān)負(fù)起自身的責(zé)任，從而有效地降低檔案管理中文件損害等相關(guān)情況發(fā)生的概率。

3.2 引進先進管理模式

上述我們也提到了管理模式落后等相關(guān)問題，為了可以更好地順應(yīng)時代的發(fā)展，工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身醫(yī)院企業(yè)的實際情況，在條件允許的范圍內(nèi)適當(dāng)?shù)匾M一些先進的檔案管理模式，借鑒其他優(yōu)秀醫(yī)院企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，在傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)上做出適當(dāng)?shù)母倪M和優(yōu)化，從而顯著提高檔案管理效率和質(zhì)量水平。對此工作人員可以將電子檔案的管理模式循序漸漸地應(yīng)用在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通過這種方式來有效地促進醫(yī)院企業(yè)向電子化、智能化方案進行發(fā)展，在該類管理模式下，管理人員可以通過計算機設(shè)備來完成對電子檔案的存儲、歸類劃分、編輯、傳輸?shù)鹊龋谠撃Ｊ较虏粌H可以提高人們對于文件檔案的利用率，同時還可以大幅度減少管理人員的工作量，從而達(dá)到降低文件檔案管理過程中的失誤率的目的。

3.3 加強管理團隊建設(shè)

無論任何醫(yī)院企業(yè)，其在發(fā)展和建設(shè)的過程中都會不斷地產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息，因此文件檔案的數(shù)量也會越來越多，與此同時檔案管理人員的工作量以及所承擔(dān)的壓力均呈上升的趨勢，該類現(xiàn)象在很多醫(yī)院企業(yè)中都非常常見，為了可以有效地緩解這種檔案管理現(xiàn)狀，工作人員可以適當(dāng)?shù)丶訌姍n案管理這一崗位的團隊建設(shè)，具體措施如下：第一，工作人員可以每隔一段時間便組織醫(yī)院企業(yè)內(nèi)檔案管理人員進行整理、保管、收集、鑒定、統(tǒng)計等多方面專業(yè)管理課程內(nèi)容的培訓(xùn)，通過這種方式在較短的時間內(nèi)大幅度提高管理人員的整體管理水平；第二，除了管理水平的培訓(xùn)之外，工作人員還應(yīng)適當(dāng)?shù)丶訌妼芾砣藛T信息技術(shù)水平的培訓(xùn)，有利于推動該醫(yī)院企業(yè)向信息網(wǎng)絡(luò)智能化方向進行發(fā)展[3]；第三，定期對檔案管理人員的管理水平進行專業(yè)的能力考核，并且根據(jù)考核結(jié)果對管理人員采取相應(yīng)的獎懲措施，使得每一位檔案管理人員都具有一定的危機意識，為檔案管理等相關(guān)工作的順利開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.4 優(yōu)化醫(yī)院企業(yè)管理制度

工作人員還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院企業(yè)自身的發(fā)展方向在原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上對其進行適當(dāng)?shù)貎?yōu)化和改善，使其在實施過程中具有一定的強制性和約束性，這樣也有利于促進檔案管理的順利進行。與此同時，工作人員還可以在檔案管理制度中添加相應(yīng)的獎懲制度，以此來進一步規(guī)范檔案管理人員的管理行為。除此之外，工作人員還可以在條件允許的情況下創(chuàng)建獨立的監(jiān)管團隊，其主要作用是對檔案管理人員的行為進行監(jiān)督和管理，將醫(yī)院企業(yè)針對檔案管理所制定的管理制度進行貫徹落實，有利于醫(yī)院企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

4 結(jié)束語

雖然現(xiàn)階段很多醫(yī)院企業(yè)的檔案管理等相關(guān)工作在開展的過程中經(jīng)常會受到一些問題的困擾，但是工作人員可以采取提高員工安全意識、引進先進管理模式、加強管理團隊建設(shè)以及優(yōu)化醫(yī)院企業(yè)管理制度等方式對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行適當(dāng)?shù)貎?yōu)化，從而進一步推動醫(yī)院行業(yè)在新時代背景下的發(fā)展歷程。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)莊婷，周翠蘭.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：194-196.

[2]李娜.醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀反思及對策分析[J].改革與開放，2016（06）：123-124.

[3]王多多.淺談醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：168-169.