新形勢(shì)下事業(yè)單位“政府采購”檔案管理及對(duì)策

曾彩萍

摘 要：隨著國(guó)家政策的不斷發(fā)展與更新，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位也相應(yīng)呈現(xiàn)出新的模樣，“政府采購”檔案管理在這樣的發(fā)展氛圍下，也更加受到事業(yè)單位的關(guān)注與重視?！蛾P(guān)于積極推進(jìn)供應(yīng)鏈創(chuàng)新與應(yīng)用的指導(dǎo)意見》文件的出臺(tái)說明了政府采購檔案管理新方向的到來，也進(jìn)一步表現(xiàn)了采購檔案管理中的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，為事業(yè)單位政府采購檔案管理的發(fā)展提供了契機(jī)和空間，也為事業(yè)單位完善采購檔案的管理提供了參考，本文針對(duì)新形勢(shì)下政府采購檔案管理的定義、背景等進(jìn)行了研究，探究了“政府采購”檔案管理與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；政府采購檔案管理；對(duì)策

檔案管理是對(duì)具有保存價(jià)值的文件等資料以檔案形式進(jìn)行規(guī)范管理，它能夠真實(shí)的反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位有關(guān)情況，如財(cái)務(wù)檔案反映經(jīng)濟(jì)、人事檔案反映人力；檔案管理作為研究事業(yè)單位發(fā)展的重要文獻(xiàn)來源，對(duì)于其采購極為細(xì)致，而國(guó)家對(duì)其也進(jìn)行了相關(guān)的規(guī)范，《中華人民共和國(guó)政府采購法》第四十二條規(guī)定：“……采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。[1]”

1 事業(yè)單位“政府采購”檔案管理定義和背景

1.1 事業(yè)單位“政府采購”檔案管理定義

“政府采購”案管理是指對(duì)政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的總稱；是指政府部門在采購活動(dòng)中形成的具有備考、利用和保存價(jià)值的歷史記錄；是政府部門對(duì)文件材料進(jìn)行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)。

1.2 事業(yè)單位“政府采購”檔案管理背景

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，大量政策性法規(guī)、文件及相關(guān)事務(wù)性文書的出臺(tái)、印發(fā)，使事業(yè)單位文件資料增加，為了更好規(guī)范管理事業(yè)單位文件資料，提供更精確、便利、高效的查找機(jī)制，精準(zhǔn)記錄，檔案管理是關(guān)鍵之中的重點(diǎn)，事業(yè)政府采購檔案管理的出現(xiàn)就建立在這一基礎(chǔ)上，其不僅反映了政府采購活動(dòng)的決策真實(shí)記錄，也為審計(jì)部門在對(duì)政府采購進(jìn)行審計(jì)提供了論據(jù)。

2 事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展及未來

事業(yè)單位政府采購檔案管理程序復(fù)雜，環(huán)節(jié)繁多，對(duì)人員及代理機(jī)構(gòu)上有著較大要求。政府采購檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)收集、鑒定等，隨著計(jì)算機(jī)信息化影響，檔案開始信息化，政府采購以電子媒介為平臺(tái)，互聯(lián)網(wǎng)為渠道，有了更為寬廣的采購渠道、更為科學(xué)、規(guī)范的采購方式，節(jié)約了檔案管理成本，方便查詢記錄。隨著未來電子科技的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位政府采購檔案管理將進(jìn)一步信息化，平臺(tái)更加完善、穩(wěn)定，為檔案管理提供便捷高效的采購方式。

3 當(dāng)前事業(yè)單位采購檔案工作所存在的問題

3.1 重視強(qiáng)度不夠

政府采購檔案是采購工作有效開展及質(zhì)量的重要保證，然而在實(shí)際生活中，采購人員及采購機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案的采購工作上認(rèn)識(shí)缺乏全面性，大多只偏重于采購檔案管理工作的程序規(guī)范問題，忽視了采購檔案的收集、鑒定、管理等問題，這些外部因素逐漸出現(xiàn)邊緣化現(xiàn)象，這種現(xiàn)象直接致使檔案管理基礎(chǔ)不牢；另者，事業(yè)單位在檔案采購中沒有完全認(rèn)識(shí)到其重要性，采購前對(duì)相關(guān)人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)、采購中缺少防范化解采購管理風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，當(dāng)采購活動(dòng)完成后，沒有及時(shí)收集整理資料，形成檔案規(guī)范化存儲(chǔ)、管理。

3.2 工作人員專業(yè)性欠缺

事業(yè)單位采購檔案工作的另一個(gè)問題是工作人員的專業(yè)素質(zhì)欠缺。采購檔案工作人員往往由于自身專業(yè)技能不強(qiáng)，業(yè)務(wù)能力不精，知識(shí)層面單一而影響其對(duì)事業(yè)單位檔案的采購及管理，由于缺乏相關(guān)崗位經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)儲(chǔ)存，在采購檔案工作中認(rèn)知度不深，寬度不廣，對(duì)于專業(yè)的文件資料的收集、鑒定存在疑惑，不夠精準(zhǔn)，導(dǎo)致其直接影響了采購工作的總體開展。

3.3 體制不健全

事業(yè)單位在采購檔案工作中，體系制度不夠完善，一是事業(yè)單位采購檔案制度存在機(jī)械性，現(xiàn)實(shí)性，可執(zhí)行性差；二是現(xiàn)使用的管理制度流于形式、片面化，缺乏對(duì)采購過程的監(jiān)管，導(dǎo)致了采購檔案管理混亂情況。

3.4 硬件設(shè)施設(shè)備低下

隨著采購檔案數(shù)量不斷增多，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中也對(duì)檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用提出了更高的要求[2]。這使采購檔案管理在實(shí)際工作中出現(xiàn)了反差，如硬件設(shè)施老舊、庫房空間不夠等問題，這直接影響了事業(yè)單位紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的質(zhì)量。

4 完善采購檔案的必要性和對(duì)策

較為完善的采購檔案管理有利于事業(yè)單位檔案的規(guī)范管理，確保政府采購工作的質(zhì)量、成為防范化解采購風(fēng)險(xiǎn)的有效手段，也能更加真實(shí)的記錄政府采購的過程，其具有不可忽視的必要性，而這也讓我們進(jìn)一步思考如何更好的完善采購檔案的對(duì)策。

4.1 提高組織領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化宣傳

事業(yè)單位應(yīng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)采購檔案管理工作的理論學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí)，以單位負(fù)責(zé)人為“第一責(zé)任人”，增強(qiáng)采購人員、機(jī)構(gòu)及相關(guān)監(jiān)管部門的法律觀念，強(qiáng)化單位、采購人員、機(jī)構(gòu)等個(gè)體對(duì)采購檔案的重視度。在日常實(shí)踐中，單位加強(qiáng)對(duì)采購檔案管理相關(guān)知識(shí)的宣傳，形成內(nèi)宣外宣、網(wǎng)上網(wǎng)下、傳統(tǒng)媒體及新媒體多種媒體相結(jié)合的形式進(jìn)行宣傳推廣，營(yíng)造良好的采購檔案管理學(xué)習(xí)氛圍。

4.2 提高工作人員專業(yè)性，健全制度

事業(yè)單位提高對(duì)采購檔案管理人員學(xué)歷、態(tài)度要求，組織相關(guān)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)強(qiáng)化采購檔案人員的業(yè)務(wù)能力，還可利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)傳媒進(jìn)行學(xué)習(xí)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案管理、收集、鑒定、采購等內(nèi)容，提高采購檔案人員專業(yè)性，讓其更好的適應(yīng)工作，開展工作。其次，事業(yè)單位也需立足采購檔案的當(dāng)下境況健全采購檔案管理制度，使制度更加科學(xué)、規(guī)范、具有可操作性，使體系制度相輔相成的同時(shí)拓寬管理網(wǎng)絡(luò)體系，為推進(jìn)采購檔案管理的發(fā)展提供良好的環(huán)境。

4.3 提升管理水平，強(qiáng)化硬件設(shè)施

按照《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中的要求，積極爭(zhēng)取財(cái)政方面的支持，將軟硬件設(shè)施的投入及經(jīng)費(fèi)保障納入制度范疇，使采購檔案管理工作獲得充分的經(jīng)費(fèi)保障[3]。另外，乘借信息技術(shù)的“東風(fēng)”對(duì)采購檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)采購檔案管理信息共享，營(yíng)造大數(shù)據(jù)支撐、網(wǎng)絡(luò)化共享、智能化協(xié)作的新時(shí)期采購工作環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]劉玲玲，王磊.檔案時(shí)空[J].新時(shí)期有關(guān)采購檔案管理工作的探討，2018（10）：26-27.

[2]顧惠岳.加強(qiáng)政府采購文件檔案的管理[J].中國(guó)政府采購，2003（5）：75-76.

[3]羅間蹉.蘭臺(tái)內(nèi)外[J].政府采購檔案管理及對(duì)策，2007（5）：68.