分析辦公室檔案管理方式的改進(jìn)

梁慧敏

摘 要：辦公室檔案管理工作關(guān)系著企事業(yè)單位的發(fā)展，然而因傳統(tǒng)思想影響使得部分單位對(duì)此認(rèn)識(shí)不足，以致于檔案管理工作落實(shí)不到位。尤其在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想重視，不斷優(yōu)化和改進(jìn)辦公室檔案管理模式，以此來(lái)提高檔案管理工作水平。本文先對(duì)現(xiàn)階段辦公室檔案管理過(guò)程中的主要問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強(qiáng)改進(jìn)和創(chuàng)新，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；問題；改進(jìn)策略

長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室檔案管理工作都非常重要，關(guān)系著各崗位工作的開展以及企事業(yè)單位的發(fā)展。在從目前國(guó)內(nèi)各單位以及企業(yè)辦公室檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，管理方面的問題依然屢見不鮮，以往的管理模式和理念已經(jīng)無(wú)法有效適應(yīng)新形勢(shì)要求，以致于各方面工作難以有效開展，加強(qiáng)管理方式的創(chuàng)新與改進(jìn)勢(shì)在必行。

1 辦公室檔案管理問題分析

無(wú)論企業(yè)還是事業(yè)單位，檔案管理都非常重要，而且是不可或缺的。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法有效適應(yīng)新形勢(shì)要求，主要問題表現(xiàn)如下：

1.1 思想上的認(rèn)識(shí)以及重視度不夠

對(duì)于辦公室檔案管理人員而言，由于受教育程度、年齡以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人能力等存在一定的差異，因此難以根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際情況以及時(shí)代發(fā)展變化等及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，管理手段和方法創(chuàng)新力差。同時(shí)，管理人員缺乏系統(tǒng)的知識(shí)和技能，管理乏力，難見成效，尤其在檔案材料的搜集以及整理和保存過(guò)程中出現(xiàn)問題。實(shí)踐證明，在辦公室檔案管理工作實(shí)踐中，如果管理人員的個(gè)人職業(yè)責(zé)任感以及思想道德等達(dá)不到客觀需求的高度，則很可能會(huì)對(duì)企事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生不利影響。

1.2 管理方式與發(fā)展進(jìn)程脫節(jié)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)崗位分工也逐漸的精細(xì)化，同時(shí)對(duì)檔案管理過(guò)程中的精密性提出了更高的要求，工作量也不斷加大，不同類型的檔案管理工作方法以及內(nèi)容和形式等都呈現(xiàn)出多元化態(tài)勢(shì)。新時(shí)代背景下，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，辦公室檔案管理工作新任務(wù)以及新要求更高；然而，實(shí)踐中可以看到部分部門檔案管理方式難以真正貼合企事業(yè)單位的實(shí)際情況和發(fā)展需求。在檔案管理工作不能利用軟硬件等對(duì)檔案歸類以及云端儲(chǔ)存，依然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方法，以致于檔案管理效率難以有效提升，甚至其中一些重要的文件資料經(jīng)常丟失；辦公室檔案編輯以及分類和存儲(chǔ)過(guò)程中，還可能會(huì)因人為原因造成操作失誤。究其原因，主要是因?yàn)椴捎玫臋n案管理方式和方法與實(shí)際情況相脫節(jié)，以往的管理模式依然無(wú)法有效發(fā)揮作用。

2 加強(qiáng)辦公室檔案管理的有效策略

基于以上對(duì)現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的問題分析，筆者認(rèn)為要想加強(qiáng)檔案管理以及提高管理水平，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著力。

2.1 健全和完善辦公室檔案管理體系，加強(qiáng)思想重視

辦公室檔案管理工作中主要是對(duì)相關(guān)文件資料進(jìn)行管理，工作人員應(yīng)當(dāng)將二者有機(jī)結(jié)合起來(lái)，提高檔案管理效率。檔案資料管理過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)文件有所了解，并且簡(jiǎn)化工作繁雜度，根據(jù)現(xiàn)有的條件提前熟悉管理工作，防范上述問題的發(fā)生。為此，應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一管理體系，創(chuàng)新思路和方式方法，從思想層面上真正地重視起來(lái)，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)理念。實(shí)踐中為了能夠增強(qiáng)企事業(yè)單位的檔案資料管理意識(shí)，不斷更新辦公室檔案管理機(jī)制勢(shì)在必行。辦公室檔案管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)提高規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化水平，根據(jù)辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀以及發(fā)展趨勢(shì)，設(shè)定合理目標(biāo)，堅(jiān)持人本理念，并在此基礎(chǔ)上建立切實(shí)可行的檔案管理工作體系。同時(shí)，還要不斷改進(jìn)檔案管理工作模式，提高從業(yè)者素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。第一，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視，將本單位的檔案管理工作置于重要位置。加強(qiáng)檔案管理，應(yīng)當(dāng)從源頭上重視，根據(jù)本單位實(shí)際情況綜合考慮各方面的因素，創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理工作方式與方法。第二，健全和完善考核以及獎(jiǎng)懲機(jī)制。重視檔案管理工作，提高管理質(zhì)量和效率；加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理工作管控，激發(fā)人員積極性和主動(dòng)性。第三，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高人員的綜合素養(yǎng)是檔案管理工作水平得以提升的基礎(chǔ)和保障。人是辦公室檔案管理工作中的最核心要素，人員之間的相互配合是檔案管理工作的重點(diǎn)。

2.2 創(chuàng)新管理方式和方法

1）加強(qiáng)辦公室檔案數(shù)字化管理。近年來(lái)辦公室案管理工作量不斷增大，而且行業(yè)分工更加的細(xì)致，實(shí)踐中為了能夠有效降低檔案資料編制以及分類和存儲(chǔ)等工作流程，降低管理工作出錯(cuò)率，采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段是必不可少的。在此過(guò)程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，積極引入和應(yīng)用數(shù)字化計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施以及相關(guān)軟件技術(shù)手段，比如網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，并根據(jù)實(shí)際需要?jiǎng)?chuàng)建形式不同的辦公室檔案管理機(jī)制，通過(guò)制度和機(jī)制的落實(shí)來(lái)有效提高檔案管理水平。在數(shù)字化辦公室檔案管理機(jī)制建設(shè)以及方式創(chuàng)新應(yīng)用過(guò)程中，將以往的紙質(zhì)檔案歸入數(shù)字化管理系統(tǒng)中，并且采用圖紙以及影像等形式增強(qiáng)檔案資料的管理。企事業(yè)單位各管理部門之間也應(yīng)當(dāng)盡可能打破時(shí)空限制，使檔案文件和資料能夠?qū)崿F(xiàn)云端共享，便于文件材料的調(diào)用以及儲(chǔ)存，這對(duì)提高辦公室檔案管理實(shí)用價(jià)值具有顯著的作用。在當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作應(yīng)當(dāng)提高數(shù)字化水平，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將其作為工作的重點(diǎn)來(lái)抓，迎合時(shí)代需求才能發(fā)揮其應(yīng)用的作用。

2）加大檔案管理工作的信息化建設(shè)力度。新形勢(shì)下的辦公室檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理工作信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的科學(xué)化以及制度化和規(guī)范化水平，這對(duì)提高企事業(yè)單位辦公室檔案管理工作質(zhì)量具有積極意義?；诖?，筆者建議將以往檔案管理方式與當(dāng)前先進(jìn)的信息化技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合起來(lái)，以此來(lái)提高辦公室檔案管理工作的信息化水平，加強(qiáng)其安全化以及完整化建設(shè)。在當(dāng)前新時(shí)期，電子檔案已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，信息時(shí)代背景下電子檔案成為主流。然而，部分企事業(yè)單位辦公室檔案管理工作信息化水平有待提升，因此應(yīng)當(dāng)逐漸將以往的紙質(zhì)檔案模式與現(xiàn)代電子檔案模式相結(jié)合，采用多種方式來(lái)確保辦公室檔案管理工作實(shí)效性。

3）采用智能化管理手段加強(qiáng)辦公室檔案管理，對(duì)傳統(tǒng)的管理方式以及服務(wù)模式進(jìn)行改進(jìn)。在檔案管理過(guò)程中，歸口部門人員可以直接在終端上對(duì)文書資料加強(qiáng)管理以及提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。企事業(yè)單位借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及智能終端和軟件工具等，建立新型的智能化檔案管理與服務(wù)方式。一是，從提升辦公室檔案資料的有效利用率方面著手。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與行政機(jī)關(guān)以及其他社會(huì)組織之聯(lián)系，優(yōu)選交叉性職能或服務(wù)單位合作，構(gòu)建辦公室檔案資料共建共享機(jī)制。實(shí)踐中各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況以及檔案材料的特性等，積極探索上級(jí)與下級(jí)單位或者跨區(qū)域單位之間的相互協(xié)作，這有利于提高檔案管理工作效率以及節(jié)約成本。二是，基于提升服務(wù)效能層面，企事業(yè)單位建立智能化資料查詢和利用終端。各企事業(yè)單位可根據(jù)實(shí)際情況，采用微信公眾號(hào)、官方APP等現(xiàn)代技術(shù)手段，基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)將微信公眾號(hào)、APP等與檔案管理工作有機(jī)連接在一起，為需求者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。三是，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極搭建智能化平臺(tái)，以管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將各項(xiàng)檔案材料管理工作放在線上終端進(jìn)行操作；對(duì)檔案資料管理流程進(jìn)行優(yōu)化和重構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科技化以及現(xiàn)代化建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公室檔案管理工作至關(guān)重要，企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理理念與方式，這樣才能保持與時(shí)俱進(jìn)，才能提高管理效率。

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