關(guān)于加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的思考

譚鳳眉

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，各單位、企業(yè)都需要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理是建立在良好的檔案管理之上的，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基本職能之一，優(yōu)良的檔案管理模式能節(jié)約社會(huì)資源，能保證檔案信息準(zhǔn)確地傳遞、收集和整理，能夠提高檔案管理的效率，減輕機(jī)關(guān)工作人員的工作壓力，能多方面地提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合行政能力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；思考

檔案管理工作就是對(duì)單位的各項(xiàng)工作資料進(jìn)行收集、整理和保存，并通過檔案記錄來反映事物發(fā)展的具體過程。檔案管理工作是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案管理工作開展的如何，關(guān)系到辦公室工作水平，也關(guān)系到單位整體工作水平。本文從事業(yè)單位辦公室工作實(shí)踐出發(fā)，就如何加強(qiáng)單位檔案管理工作進(jìn)行思考。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是處理國(guó)家基本事務(wù)、直接與老百姓打交道的職能部門，是國(guó)家形象的窗口。同時(shí)檔案管理部門是政府挖掘優(yōu)秀人才的部門，大量的政府信息儲(chǔ)存在這個(gè)部門。在機(jī)關(guān)檔案管理部門，檔案管理的質(zhì)量直接反映了員工的工作態(tài)度和素質(zhì)，這些信息對(duì)將來員工的晉升是一項(xiàng)重要的指標(biāo)。社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)家的基本職能單位也越來越多，檔案管理的工作也越來越繁雜。每年報(bào)考公務(wù)員的人越來越多，新時(shí)代對(duì)于檔案管理的要求越來越高，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也越來越多地應(yīng)用到了科學(xué)技術(shù)，所以需要在保留傳統(tǒng)方法的基礎(chǔ)上對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行完善，檔案管理工作才能更加規(guī)范。

2 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理中存在的問題

2.1 工作人員的綜合管理能力有待提高

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，在檔案管理工作開展時(shí)，雖然信息技術(shù)的使用頻率越來越高了，許多工作都可以借助信息技術(shù)完成，但是在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其對(duì)于工作人員的綜合素質(zhì)依然要求比較高。首先從思想上來說，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須要積極的與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)識(shí)到技術(shù)和工作方法上的變化對(duì)于自身所提出的新要求，要積極的轉(zhuǎn)變自己傳統(tǒng)落后的思想。其次，從工作方法上來說，技術(shù)在不斷的發(fā)展進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人工管理到計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的轉(zhuǎn)變，那么工作人員的管理技術(shù)和方法也需要與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。

2.2 現(xiàn)有管理制度落后

目前，許多落后地方的檔案管理系統(tǒng)仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的管理體制，檔案管理趨于紙質(zhì)管理，檔案管理人員受時(shí)間、地點(diǎn)等的影響比較大，無法有效開展服務(wù)。當(dāng)有人要查看某個(gè)或固定文件時(shí)，文件管理員需要逐個(gè)排除，從請(qǐng)求到提交文件的過程需要短則幾個(gè)小時(shí)多則幾天，對(duì)工作效率造成嚴(yán)重影響，違背了當(dāng)前事業(yè)單位的工作要求。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理措施需要大面積地開放空間來保留檔案，而有些檔案因?yàn)橐恍┬枰谰帽４?，造成社?huì)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，違背了當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的原則。

2.3 單位重視程度低，軟硬件配置落后

《檔案管理辦法》和《檔案法》的出臺(tái)為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了規(guī)范及運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)。但是在實(shí)踐中，部分事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)效益最大化的認(rèn)知下，并沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作并沒有被真正列入到事業(yè)單位的重要議事日程中。年中和年底考核期間檔案管理工作質(zhì)量與考核也缺乏關(guān)聯(lián)性，進(jìn)而使檔案管理工作人員工作積極性不高，管理措施執(zhí)行效果不明顯。由于資金投入不足及重視力度低，部分事業(yè)單位的檔案管理辦公條件差。比如集接待室、檔案室和辦公室與一體，缺乏檔案現(xiàn)代化保護(hù)措施，檔案柜及檔案管理并不整齊統(tǒng)一，日常檔案的擺放與管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性缺乏。

3 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的策略

3.1 加強(qiáng)檔案管理的能力建設(shè)

為確保專業(yè)檔案的完整性，建議專門出臺(tái)規(guī)范檔案管理工作的文件，要求每個(gè)業(yè)務(wù)部門指定專人兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集整理，辦公室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時(shí)通過定期開展檔案知識(shí)培訓(xùn)、指派上述人員參加檔案專業(yè)人員崗位培訓(xùn)等，提高他們檔案管理專業(yè)化水平。在檔案收集過程中實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，強(qiáng)調(diào)材料的完整性、工作的延續(xù)性，保證檔案管理工作貫穿始終。比如：修繕工程檔案，從項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)開始，即開展材料收集、整理工作，工程設(shè)計(jì)、預(yù)算編制、工程招標(biāo)、現(xiàn)場(chǎng)施工、驗(yàn)收竣工、結(jié)算審核等各個(gè)環(huán)節(jié)的材料都記錄收集起來，形成一條完整的信息鏈，以一項(xiàng)工程一檔的形式，定期移交辦公室保管。這樣，當(dāng)修繕工程項(xiàng)目在未來使用過程中出現(xiàn)問題或需要維護(hù)時(shí)，都可以依據(jù)原始檔案進(jìn)行快速和有效的解決，取得提高工程質(zhì)量的效果。

3.2 推行精細(xì)化管理、建立長(zhǎng)效機(jī)制

傳統(tǒng)檔案管理工作之所以存在種種問題，一個(gè)根本性問題在于粗放式管理思想和形式長(zhǎng)期存在，不僅缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，而且造成管理工作低質(zhì)低效。因此，推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化就需要堅(jiān)決轉(zhuǎn)變粗放式管理的弊端，推行精細(xì)化管理、建立長(zhǎng)效機(jī)制。即，要從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，從檔案規(guī)格、形式、內(nèi)容、使用材質(zhì)、交接形式、時(shí)限、保管方法等各環(huán)節(jié)著手，最大限度實(shí)現(xiàn)管理制度的細(xì)化，使檔案管理不僅滿足流程清晰、步驟詳盡的要求，也能實(shí)現(xiàn)考察、評(píng)價(jià)、審核的可量化操作。而為了確保檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的有序推進(jìn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要建立健全具有足夠針對(duì)性的定期審查、考核、評(píng)價(jià)制度。比如，在每年年終業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)時(shí)，審核各辦公室、機(jī)構(gòu)等檔案交接登記表，檢查交接時(shí)間、人員簽章、填寫內(nèi)容等的完整性、準(zhǔn)確性。再結(jié)合登記表抽查或全面審查與之對(duì)應(yīng)的檔案資料實(shí)物。一旦發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤或疏漏，則不僅涉事者本人需要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，其所在辦公室、機(jī)構(gòu)等也要負(fù)連帶責(zé)任。

3.3 豐富檔案管理模式，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用成效

新時(shí)期的檔案管理可按照全面管理的操作要求，豐富數(shù)十種登記方式，登記方式的選擇以操作便捷性、可實(shí)時(shí)更新信息、能全面及時(shí)掌控工作進(jìn)程并快速準(zhǔn)確找出工作中的問題為目標(biāo)，在管理模式的選擇中，征求相關(guān)部門的建議和意見，可嘗試在信息技術(shù)的輔助下選擇不同途徑進(jìn)行信息的分類處理和歸檔、保存。強(qiáng)化信息技術(shù)融入力度實(shí)際是為了確保所有檔案的整理和匯總均能明了清晰，且與各部門的具體工作均一一對(duì)應(yīng)。因此，在引入信息技術(shù)時(shí)，可結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理要求構(gòu)建現(xiàn)代化高效的網(wǎng)絡(luò)鏈，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確無誤的掌控和編排檔案，使用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言為檔案分類編號(hào)、入庫(kù)。特殊類別的答案可按照年代、從事專業(yè)、單位機(jī)構(gòu)名稱或者領(lǐng)域差異等編號(hào)。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)需要從過去粗放式管理轉(zhuǎn)向精細(xì)化、信息化、量化管理的新模式，要從基層設(shè)計(jì)到具體實(shí)踐各環(huán)節(jié)落實(shí)管理責(zé)任制。同時(shí)，也不能放松對(duì)于專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，特別要剔除不適應(yīng)時(shí)代客觀要求的從業(yè)者。只有從客觀的機(jī)制建設(shè)到主觀的隊(duì)伍打造全方位著力，才能推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)實(shí)現(xiàn)社會(huì)事務(wù)管理工作全局與時(shí)俱進(jìn)、轉(zhuǎn)型升級(jí)。

參考文獻(xiàn)

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