提高檔案管理科學(xué)化水平的策略分析

王蕾

摘 要：檔案管理是重要的基礎(chǔ)性工作之一，隨著科學(xué)技術(shù)的進步和發(fā)展，檔案管理模式也實現(xiàn)了優(yōu)化升級。在這樣的情況下，應(yīng)該積極提升檔案管理科學(xué)化意識，積極利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，不斷完善檔案管理工作，促進檔案管理逐漸朝著科學(xué)化和高效化的方向發(fā)展。本文在深入分析檔案管理特點的基礎(chǔ)上，較為詳細的闡述了提升檔案管理科學(xué)化水平的有效對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；有效策略；研究

對于檔案管理部門來說，在實際工作過程中，應(yīng)該不斷完善檔案管理形式，提高檔案管理水平，以便提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。但是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進步，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸暴露出了較多的問題和缺陷，這些問題在很大程度上影響了檔案管理和利用服務(wù)水平的提升。因此在實際的檔案管理工作過程中，應(yīng)該積極利用先進的科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理質(zhì)量，促進檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化，不斷升級服務(wù)形式，切實提升檔案管理的整體水平。

1 當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案管理形式單一，缺乏多元化特征

檔案管理和利用服務(wù)形式是隨著時代的不斷發(fā)展而逐漸完善的[1]。在傳統(tǒng)的檔案管理和利用服務(wù)形式下，由于許多人還沒有意識到檔案在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中的積極作用，因此檔案的利用形式也僅僅局限于查閱之上，所以此時的用戶需求非常容易滿足，只要在用戶需要的時候能夠提供查詢服務(wù)，就可以較好的完成相應(yīng)的工作，所以傳統(tǒng)的檔案管理觀念之中，對于服務(wù)的認識也僅僅停留在查閱之上，檔案利用形式十分單一。但是隨著經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展，人們的思想和意識較之前相比也有了大幅度提升，檔案的重要性也逐漸凸顯了出來，但是在利用檔案的過程中，檔案管理機構(gòu)和人員的思想意識仍然停留在查閱服務(wù)之上，這就出現(xiàn)了檔案利用服務(wù)形式滯后于用戶實際需要的情況。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

工作人員是完成檔案管理和利用工作的主要載體，因此工作人員的專業(yè)素質(zhì)對于檔案利用服務(wù)質(zhì)量有著十分關(guān)鍵的影響。正如前文所述，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)大多集中在查閱之上，服務(wù)工作形式簡單，每個人都可以較為輕松的完成[2]。但是在社交媒體環(huán)境下，檔案利用形式發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸成為檔案利用服務(wù)的重要組成部分。這樣，一些傳統(tǒng)的檔案管理人員就會出現(xiàn)無從下手的情況，因為這些工作人員對于信息技術(shù)不夠了解，不知道該如何將其應(yīng)用到實際的工作之中，這就在很大程度上影響了檔案管理和利用服務(wù)發(fā)展。

1.3 檔案管理觀念陳舊，缺乏科學(xué)化意識

檔案管理工作在我國已經(jīng)有較長時間的發(fā)展歷史，在長期的檔案管理和利用過程中，已進形成了較為完善的管理模式[3]。但是隨著社會的不斷發(fā)展和進步，傳統(tǒng)的檔案管理模式仍然停留在原來的位置之上，缺乏創(chuàng)新意識，從而導(dǎo)致檔案管理和利用服務(wù)形式滯后，跟不上時代發(fā)展的需要，也無法滿足用戶對于檔案利用的實際需求，長此以往，將大大降低檔案利用服務(wù)的整體水平，檔案在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中的積極作用也無法得到切實有效的發(fā)揮。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是檔案利用服務(wù)觀念傳統(tǒng)，管理者缺少相應(yīng)的發(fā)展和創(chuàng)新意識，沒有意識到社交媒體環(huán)境下的發(fā)展機遇，從而影響了檔案利用服務(wù)水平提升。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效策略

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案科學(xué)化水平

在信息技術(shù)充分發(fā)展的環(huán)境下，要想實現(xiàn)檔案利用與管理水平的有效提升，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)觀念是首先應(yīng)該關(guān)注的問題。在此過程中，檔案管理工作首先應(yīng)該樹立以用戶為中心的管理觀念[4]。將傳統(tǒng)的被動式服務(wù)逐漸向主動式服務(wù)過渡。對于檔案管理與利用服務(wù)工作來說，應(yīng)該積極利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，與用戶之間建立一種良好的溝通和互動機制，對于用戶信息進行有效的加工和整理，從中找到用戶的實際需求，進而對檔案利用服務(wù)模式進行針對性調(diào)整，不斷提升檔案管理與服務(wù)水平。除此之外，還應(yīng)該充分分析用戶對于檔案利用的偏好，然后將檔案館中能夠滿足用戶需要的檔案信息及時公布，從而使用戶能夠享受到實時的個性化檔案利用服務(wù)。

2.2 整合行業(yè)資源，促進檔案管理融合發(fā)展

檔案管理是一種綜合性較強的工作，需要多方面的協(xié)同和配合，這樣才能起到良好的效果。所以在當(dāng)前時代環(huán)境下的檔案管理與利用服務(wù)過程中，檔案管理部門應(yīng)該利用信息技術(shù)，將檔案信息轉(zhuǎn)變成聲音、文本以及圖片等多種形式，多樣化、全方位的向用戶提供檔案信息，與用戶之間形成雙向交流的互動溝通形式。也就是說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息傳遞模式已經(jīng)落后于時代發(fā)展，對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理也只是簡單的信息化應(yīng)用，所以在實際的檔案利用服務(wù)之中，應(yīng)該積極整合相關(guān)資源，融合社交媒體的優(yōu)勢作用，有效發(fā)揮社交媒體平臺的傳播效應(yīng)，促進檔案利用服務(wù)和社交媒體實現(xiàn)融合發(fā)展[5]。在此過程中，檔案服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)也是十分關(guān)鍵的，檔案管理部門應(yīng)該積極采取有效措施，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)，使其具備良好的社交媒體應(yīng)用素質(zhì)，為檔案利用服務(wù)工作的有效開展奠定良好基礎(chǔ)。

2.3 建立完善的檔案管理科學(xué)化工作機制

信息技術(shù)的主要優(yōu)勢就在于其互動性和社交性，所以在這樣的環(huán)境下，交流和溝通是非常重要的。所以在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)環(huán)境下的檔案管理之中，應(yīng)該積極強化公眾參與，提高開放性，和用戶之間建立一種良性的溝通和互動機制，并且將其作為檔案管理的日常工作進行強化。由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公眾具有更多的話語權(quán)，可以在媒體之上發(fā)表自己的看法和聲音，對于檔案管理與利用來說，這既是機會，同樣也是挑戰(zhàn)[6]。所以在未來的檔案利用服務(wù)與管理過程中，相關(guān)部門應(yīng)該牢固樹立開放性理念，加大檔案管理和利用的信息化建設(shè)，積極利用社交媒體功能，與用戶之間構(gòu)建一種雙向交流，互動溝通的模式，提高檔案管理和利用服務(wù)的信息化水平，從而逐漸構(gòu)建起一種基于社交媒體新技術(shù)的檔案利用服務(wù)格局。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理形式科學(xué)化是未來檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，也是適應(yīng)社會發(fā)展需要的必要條件。所以在未來的檔案管理實踐中，相關(guān)部門應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，不斷優(yōu)化檔案管理模式，積極利用信息技術(shù)，提高檔案管理的整體水平，與用戶之間建立一種良好的溝通機制，及時了解檔案需求情況，有針對性的調(diào)整檔案管理和利用服務(wù)形式，積極整合行業(yè)資源，促進檔案管理工作逐漸朝著科學(xué)化和智能化的方向發(fā)展。

參考文獻

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[3]張海鵬，劉一辰，莊偉杰.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].法制博覽，2019（2）：298.

[4]王艷玲，李建東，李可.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].農(nóng)家科技（上旬刊），2019（1）：237.

[5]趙秀花.基于醫(yī)院會計檔案管理的科學(xué)化及信息化管理方法分析[J].卷宗，2019，9（2）：35.

[6]周斌.基于ERP平臺的大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)化管理的探索[J].中國科技投資，2019（4）：236.