基于對檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及解決辦法的分析

孫謙媚

摘 要：檔案管理是一項專業(yè)技術(shù)性工作，檔案管理事業(yè)的發(fā)展與新型檔案管理技術(shù)的更新有直接關(guān)系。本文主要探討新時期檔案管理工作的主要問題，圍繞著促進檔案管理事業(yè)發(fā)展需要，提出優(yōu)化檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；策略方法；更新機制

新時期做好檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理方法，科學(xué)優(yōu)化配置檔案管理資源，著力強化檔案管理工作建設(shè)的現(xiàn)代性，更好的滿足新時期檔案管理工作的需要，達到全面、科學(xué)、系統(tǒng)、綜合開展檔案管理工作目標(biāo)。

1 現(xiàn)代化視角下檔案管理問題

1.1 科技投入不足

現(xiàn)代化環(huán)境下的檔案管理強調(diào)發(fā)揮信息技術(shù)的作用，注重構(gòu)建完善的檔案管理運行機制，強調(diào)加強檔案管理工作資源配置，著力提高檔案數(shù)據(jù)信息的收集、整理、儲存與相關(guān)工作效率。檔案管理現(xiàn)代化要求運用新型信息技術(shù)，但是有些基層單位檔案管理的技術(shù)水平相對落實。不少單位缺乏信息化、智能化與共享優(yōu)化意識，檔案管理工作沒能開發(fā)新的信息系統(tǒng)，檔案管理技術(shù)手段更新不足，檔案管理硬件設(shè)備缺失嚴(yán)重。例如，缺乏紙質(zhì)檔案管理環(huán)境的監(jiān)控設(shè)備，沒能借助有效電子設(shè)備提高紙質(zhì)檔案影像化的效率。還有的基層單位缺乏專業(yè)化檔案管理軟件，因此影響了檔案管理工作質(zhì)量和秩序，不利于建設(shè)檔案管理體系。還有的檔案管理工作沒能面向云存儲與大數(shù)據(jù)開發(fā)有效應(yīng)用體系，因此影響檔案管理的科學(xué)性，不利于達到全面提高檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。還有的單位只單純的進行紙質(zhì)檔案的收集工作，沒能對各種影音資料進行管理，在為基層單位的基礎(chǔ)硬件設(shè)備配備的水平相對較低，缺乏長期引進檔案管理技術(shù)設(shè)備的措施，因此影響檔案管理質(zhì)量。

1.2 缺乏現(xiàn)代意識

檔案管理現(xiàn)代化需要更新檔案管理人員理念，創(chuàng)新檔案管理人員工作方法，形成完善的檔案管理工作體系。有些基層單位的檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化意識，檔案管理人員沒有使用創(chuàng)新的檔案管理工作方式，檔案管理操作方法較為傳統(tǒng)，因此影響檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。例如，有些基層單位檔案管理人員還缺乏信息意識與共享意識，檔案管理還僅停留在檔案數(shù)據(jù)信息的存儲階段，沒能圍繞著提高檔案管理工作的精準(zhǔn)性實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，不能開展專業(yè)化的檔案管理。還有的基層檔案管理人員不主動更新檔案管理知識技能，不掌握信息化環(huán)境下的檔案管理工作方法，造成了檔案管理信息技術(shù)設(shè)備發(fā)揮作用不足，檔案管理工作的質(zhì)量相對較低，檔案管理工作效率較為低下的問題?，F(xiàn)代化的檔案管理工作注重形成完善的檔案管理工作體系，強調(diào)加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，注重促進檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法。由于檔案管理人員的創(chuàng)新意識不足，檔案管理技術(shù)普及不足，因此影響檔案管理工作質(zhì)量，不利于達到高效率檔案管理目標(biāo)。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化程度低

有些單位的檔案管理歷史欠賬較多，檔案管理基礎(chǔ)工作不牢固，因此影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。新時代檔案管理工作要求提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，注重以規(guī)范的流程、健全的制度、全面的管理體系提高檔案管理工作的質(zhì)量和管理效率。由于有些基層單位檔案管理工作體系復(fù)雜，檔案管理工作的組織結(jié)構(gòu)較為松散，沒有形成檔案管理工作的合力，因此影響檔案管理工作的總體質(zhì)量。有些單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不符合國家與行業(yè)檔案管理工作的需要，檔案管理技術(shù)手段與方式方法的創(chuàng)新性不足。還有的單位檔案數(shù)據(jù)存儲不完善，檔案數(shù)據(jù)之間的共享性不足，對于提高檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。由于檔案管理工作的體系性與專業(yè)化水平不足，檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門配合不足，還缺乏完善的檔案管理工作制度，因此導(dǎo)致檔案管理工作存在著隨意性較大的實際問題，因此影響檔案管理工作的健全性與科學(xué)性。

2 提高檔案管理現(xiàn)代化的策略

2.1 更新管理意識

新時期做好檔案管理工作應(yīng)當(dāng)更新檔案管理人員意識，促進檔案管理人員養(yǎng)成信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、職業(yè)化、系統(tǒng)化的檔案管理工作的基本理念，強調(diào)檔案管理人員面向智慧化、數(shù)字化、共享化的檔案管理發(fā)展方向開展檔案管理業(yè)務(wù)工作。首先，應(yīng)當(dāng)形成完善的檔案運行管理機制，強調(diào)建立有效的運轉(zhuǎn)機制，注重加強專業(yè)技術(shù)人員配置，形成專業(yè)與兼職協(xié)調(diào)的檔案管理工作體系。其次，提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化意識和創(chuàng)新意識，注重引導(dǎo)檔案管理人員不斷接受檔案管理工作的新理念，將檔案管理與時代特征結(jié)合起來，能夠在信息化媒體環(huán)境下開展檔案管理，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助價值，提高檔案管理工作質(zhì)量。

2.2 建立管理標(biāo)準(zhǔn)

提高檔案管理工作的科學(xué)性，更好的完善檔案管理體系，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，豐富檔案管理方法，著力優(yōu)化檔案管理工作的細節(jié)。首先，建立健全的檔案管理工作制度，明確檔案管理工作的崗位職責(zé)與責(zé)任監(jiān)督機制，全面加強對檔案管理人員業(yè)務(wù)考核，提高檔案管理操作有效性。其次，優(yōu)化檔案管理運行秩序，建立可操作性較強的檔案管理實施標(biāo)準(zhǔn)，借助信息技術(shù)簡化檔案管理流程，達到完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo)。第三，還要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享，注重進行檔案管理軟件的開發(fā)工作，并且實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息有效共享，借助計算機提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化運行水平。應(yīng)當(dāng)促進檔案管理人員摒棄傳統(tǒng)的檔案存儲理念，更新提高檔案管理的應(yīng)用意識，注重建立開放性的檔案管理工作系統(tǒng)，達到檔案管理與社會經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)，提高檔案管理工作有效性。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)人才

提高檔案管理工作質(zhì)量，還要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)工作，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人才能基礎(chǔ)檔案管理事業(yè)的推動促進作用。首先，應(yīng)當(dāng)豐富檔案管理人員的知識，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，提高檔案管理人員創(chuàng)新意識，滿足檔案管理人員現(xiàn)實業(yè)務(wù)成長需要。其次，建立檔案管理工作制度，優(yōu)化檔案管理工作崗位，注重形成檔案管理工作體系，達到優(yōu)化檔案管理資源配置的目標(biāo)。第三，開展多樣化的檔案管理工作培訓(xùn)，形成有效的專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)機制，加強對檔案管理人員的教育，從而提高檔案管理工作的針對性，促進檔案管理人員掌握信息化、專業(yè)化、互動性的檔案管理技術(shù)。第四，檔案管理技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)新時期的典型檔案管理技術(shù)，并且形成針對性的培養(yǎng)機制，全面提高對檔案管理人員培訓(xùn)的持續(xù)性。

3 結(jié)論

檔案管理工作現(xiàn)代化表明了檔案管理工作正向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、智慧化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不滿足新時期檔案管理工作的需要，還要健全檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理工作的方法，著力加強檔案管理資源的配置，提高檔案管理工作有效性和科學(xué)性。

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