聲像技術(shù)在煤礦檔案管理中的應(yīng)用

曾德釗

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的日益精進(jìn)，聲像技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域當(dāng)中，而將聲像技術(shù)應(yīng)用于煤礦檔案的管理當(dāng)中，是一個較為新興的嘗試。因?yàn)殡娮宇愋偷奈募n案的保存價(jià)值和其本身的價(jià)值與可讀性有著直接的關(guān)系，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)也會發(fā)生本質(zhì)上的改變，而在電子類的各類文件中如電子信件、電子報(bào)表等文件中，聲像檔案的形式是非常重要的一項(xiàng)組成部分，在煤礦企業(yè)中，必須要加強(qiáng)聲像檔案的應(yīng)用力度。

【關(guān)鍵詞】聲像技術(shù);煤礦企業(yè);檔案管理

在煤礦企業(yè)中，檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的意義和作用，伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今時代數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜的需求，對此包括煤礦企業(yè)在內(nèi)的大部分企業(yè)已經(jīng)選擇了通過信息技術(shù)而衍生的聲像技術(shù)進(jìn)行檔案管理，完善管理模式，豐富檔案管理的內(nèi)容。但聲像技術(shù)的應(yīng)用不止局限于拍攝圖像與錄制聲音，聲像檔案的建立需要具備一定程度專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，以保障聲像技術(shù)發(fā)揮最大的作用，保障檔案的實(shí)用性，為企業(yè)發(fā)展助力。

1 聲像技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性

1.1聲像技術(shù)在煤礦檔案管理中不可替代

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步，我國已經(jīng)全面邁入信息時代，聲像技術(shù)也已經(jīng)滲透到社會各界和人民生活的角落中，而煤礦企業(yè)的檔案管理也開始向著信息化技術(shù)和聲像技術(shù)發(fā)展，雖然這是一項(xiàng)較為新興的領(lǐng)域，但在近年來已經(jīng)得到了非?？焖俚陌l(fā)展，并且得到了非常廣泛的推廣和應(yīng)用。目前煤礦企業(yè)的檔案管理已然不能脫離聲像技術(shù)。在將聲像技術(shù)應(yīng)用于煤礦企業(yè)的檔案管理工作中時，不但承擔(dān)著記錄煤礦所需要的相關(guān)文件和規(guī)范化的檔案內(nèi)容的任務(wù)，也在一定程度上反映著煤礦的管理經(jīng)營水平和產(chǎn)品開發(fā)的進(jìn)程。

1.2聲像檔案是煤礦檔案的重要組成部分

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，多數(shù)檔案工作需要采用紙質(zhì)記錄文件材料的方式，例如在進(jìn)行文件的歸檔工作時，要在文件確定內(nèi)容后，由相關(guān)部門進(jìn)行內(nèi)容收集和立卷，再交由檔案部門進(jìn)行入檔管理。流程較為繁瑣，而在應(yīng)用聲像檔案技術(shù)以后，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件替代為先進(jìn)的電子數(shù)據(jù)形式的文件，由于電子信息形式文件的特殊性，極大程度的降低了檔案管理人員的工作任務(wù)，并對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極的影響，成為煤礦檔案中重要的組成部分。

2 聲像檔案在煤礦檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

在目前，我國大部分煤礦企業(yè)已經(jīng)著手建立聲像檔案，但很多企業(yè)的聲像檔案管理工作仍然存在著歸檔不完善、管理?xiàng)l件不合格以及管理形式混亂等嚴(yán)重問題，為聲像檔案的管理和運(yùn)用造成阻礙。

2.1相關(guān)設(shè)備使用率低

在對很大一部分具有聲像檔案工作制度的企業(yè)進(jìn)行調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)雖然具備聲像設(shè)備，但缺乏對于聲像設(shè)備的使用制度和要求，導(dǎo)致設(shè)備閑置，也沒有專業(yè)人員進(jìn)行使用，甚至出現(xiàn)屬于企業(yè)的聲像設(shè)備被私人所用。并且由于企業(yè)對于聲像檔案工作的不重視，設(shè)備管理人員頻繁變動，造成聲像檔案的管理不規(guī)范。

2.2聲像檔案管理制度不完善

在對相關(guān)單位進(jìn)行對于聲像檔案的管理制度進(jìn)項(xiàng)調(diào)查以后，發(fā)現(xiàn)一大部分的單位或企業(yè)都缺乏建立健全的管理制度，對于聲像檔案也處于放任自由的管理狀態(tài)，近半數(shù)的企業(yè)對于聲像檔案沒有進(jìn)行有效的集中管理。一部分企業(yè)雖然制定了關(guān)于聲像檔案的制度，但由于落實(shí)力度不夠，導(dǎo)致檔案內(nèi)容可能隨時被個人查閱甚至違規(guī)修改，嚴(yán)重侵犯了檔案的真實(shí)性和安全性。

2.3聲像檔案的歸檔和保存程序不規(guī)范

根據(jù)對聲像檔案的調(diào)查顯示，一部分企業(yè)雖然建立了完善的檔案管理制度，但在實(shí)際工作過程當(dāng)中，由于工作人員的疏忽和不重視，導(dǎo)致許多圖像檔案沒有正確歸檔，或缺少文字說明，對內(nèi)容認(rèn)識不清楚。主要問題在于管理人員對于檔案的管理工作專業(yè)能力和意識欠缺，且對于新興的聲像檔案管理模式的不重視。在保存信息的過程中也存在這一問題，由于檔案內(nèi)容管理的不規(guī)范，導(dǎo)致檔案內(nèi)容殘缺，造成檔案內(nèi)文件和材料的丟失，對企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。

3 改善聲像檔案的管理對策

3.1加強(qiáng)對于聲像檔案的重視

在聲像檔案的管理過程中，需要煤礦企業(yè)的管理人員以及相關(guān)部門的大力支持，并深化聲像檔案管理的認(rèn)知，創(chuàng)造良好的工作氛圍，為運(yùn)行聲像檔案管理工作打好運(yùn)行基礎(chǔ)。并在此前提下，制定符合實(shí)際情況的管理形式對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，建立健全完善的管理制度，嚴(yán)格把控對于聲像材料的收集、處理以及歸檔保存的流程，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的對檔案進(jìn)行管理，防止檔案內(nèi)容缺失和不規(guī)范。

3.2收集完整歸檔，加強(qiáng)設(shè)備管理

在煤礦企業(yè)中對于聲像檔案的建立和收集，還應(yīng)該在管理方面加大力度，設(shè)置專門管理聲像檔案崗位，保障建立檔案所需要的設(shè)備的安全，不隨意外借，做好相關(guān)記錄及存檔，保障聲像設(shè)備的使用壽命。在建立聲像檔案以后，應(yīng)當(dāng)對檔案做好保存工作。在目前大部分企業(yè)對于聲像檔案的保存工作都不是非常完善，對此創(chuàng)造良好的保存環(huán)境，加強(qiáng)保存檔案的力度是必須解決的問題，首先聲像檔案由于其特性，在保存時應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離磁場與強(qiáng)光。

3.3提高管理人員的業(yè)務(wù)水平

在目前大部分企業(yè)中的相關(guān)檔案管理人員水平參差不齊，對此需要企業(yè)對于檔案管理人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)上級部門以及相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业臉I(yè)務(wù)知識和管理方法，開展各種繼續(xù)教育活動。并在培訓(xùn)專業(yè)業(yè)務(wù)水平的同時，提高管理人員對于聲像設(shè)備的操作能力，使工作人員的綜合素質(zhì)可以滿足聲像檔案管理工作的基本需求，以減少在檔案管理工作中出現(xiàn)由于專業(yè)水平不足而發(fā)生的失誤。并對企業(yè)所購置的聲像設(shè)備進(jìn)行合理的利用與完善的管理，做到設(shè)備不閑置，不亂用，提高設(shè)備的利用率。提高聲像檔案管理的工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，在煤礦檔案的管理工作中，為適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，滿足企業(yè)發(fā)展的需求，必須將聲像技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，不但能改善傳統(tǒng)管理方式中所出現(xiàn)的問題，可以在一定程度上提高工作效率，反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展情況，提高煤礦企業(yè)的生產(chǎn)效率，提高企業(yè)競爭力。

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