論新時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

楊家熒

【摘要】檔案管理是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，其的工作效率和工作質(zhì)量對(duì)其他工作產(chǎn)生著重要影響。隨著社會(huì)和信息技術(shù)的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化的發(fā)展時(shí)代，將檔案管理和網(wǎng)絡(luò)信息化有機(jī)結(jié)合起來，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，必將極大的提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，對(duì)其他相關(guān)工作也能起到很好的促進(jìn)作用。本文闡述了新時(shí)代辦公室檔案管理工作中存在的突出問題及辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新之舉，希望對(duì)我國辦公室檔案管理工作的發(fā)展起到一定的參考作用。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代 檔案管理 創(chuàng)新 研究

前言

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，并且很快在我們的生產(chǎn)和生活中得到了普及，改變了我們的生活方式，給人們帶來了極大的便利。表面看來，辦公室檔案管理工作非常簡(jiǎn)單，其實(shí)這項(xiàng)工作內(nèi)容相當(dāng)?shù)姆倍鄰?fù)雜，在傳統(tǒng)的手工管理狀態(tài)下，管理效率比較低，而且經(jīng)常會(huì)出錯(cuò)，也對(duì)其他相關(guān)工作造成了一定的消極影響。而今信息化時(shí)代的到來，也為檔案管理工作帶來了巨大的變化，我們一定要抓住機(jī)遇，正確認(rèn)識(shí)發(fā)展中所遇到的問題，并積極研究和探索有效的應(yīng)對(duì)措施，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

1.新時(shí)代辦公室檔案管理工作中存在的突出問題分析

1.1辦公室檔案管理工作對(duì)信息風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足

在新的歷史發(fā)展時(shí)期，辦公室檔案管理工作適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展變化，在管理理念上更加開放。但是，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，有網(wǎng)絡(luò)就存在著風(fēng)險(xiǎn)，比如黑客的攻擊、電腦病毒的蔓延等，給辦公室檔案管理工作中的信息安全帶來了一定的威脅[1]。一般來講，辦公室檔案管理中都會(huì)保存有企事業(yè)單位的重要文件和重要資料，萬一發(fā)生電腦感染病毒或者是遭受黑客的攻擊，就會(huì)直接影響這些重要資料、文件的安全性，特別是一些機(jī)密性很強(qiáng)的單位，一旦保密文件或資料泄露出去，將會(huì)給單位甚至是國家?guī)頍o法估量的損失。從實(shí)際的檔案管理工作來看，很多單位的檔案管理工作人員的信息安全意識(shí)淡薄，很多單位的檔案管理工作機(jī)制不完善，致使檔案管理中經(jīng)常發(fā)生文件信息或資料信息被泄露的事情。

1.2檔案管理中的組織架構(gòu)和機(jī)制都存在一定缺陷

在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)單位里，辦公室檔案管理工作沒有專職人員管理，而是由行政部門的工作人員進(jìn)行兼職的。另外的一些單位里，在檔案管理工作中缺少必要的崗位責(zé)任制度和管理制度，從而經(jīng)常發(fā)生推脫責(zé)任的事情，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在檔案管理過程中，很多企事業(yè)單位缺少相關(guān)的保密規(guī)定和制度，造成大量的機(jī)密被泄露或者是文件被遺失，給企業(yè)和單位的正常工作造成了嚴(yán)重影響。

1.3檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣的且費(fèi)時(shí)間的工作，大量的文件和資料需要整理和錄入，一些基礎(chǔ)設(shè)施的輔助工作是必不可少的[2]。但是，很多的辦公室檔案管理工作不被領(lǐng)導(dǎo)重視，長(zhǎng)期缺少資金投入，管理?xiàng)l件受限，導(dǎo)致檔案管理工作很難有效開展，檔案文件損毀或者遺失的狀況頻頻發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效性和高效性。

2.新時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新之舉分析

2.1加強(qiáng)檔案管理工作中的信息安全防范

企事業(yè)單位要高度重視本單位的檔案管理工作，并幫助檔案管理人員樹立信息安全的防范意識(shí)。在當(dāng)今信息數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的背景下，辦公室的檔案管理工作必須要高度防范信息資料泄露問題，采取完善的、有效措施來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案文件和資料的安全。一方面，要對(duì)數(shù)字化檔案的管理工作有充分的認(rèn)識(shí)，并正確評(píng)估其存在的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，在此基礎(chǔ)上做出周密的安全保障規(guī)劃，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息安全管理、組織工作，提升檔案管理的安全性能。另一方面，企事業(yè)單位要建立信息安全的快速反應(yīng)機(jī)制，對(duì)信息安全有一定的科學(xué)預(yù)測(cè)能力，一旦出現(xiàn)信息安全威脅，能夠快速反應(yīng)并采取應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)的化解安全威脅，最大程度保證檔案信息和資料的安全[3]。

2.2建立健全檔案管理制度和檔案管理的監(jiān)管制度

其一，完善的管理制度是企事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)和根本保證，辦公室檔案管理工作也不例外。所以，辦公室的檔案管理工作一定要重視管理制度的重要性，加強(qiáng)相關(guān)管理制度和管理機(jī)制的建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在檔案管理機(jī)制的構(gòu)建中，最重要的是要建立相關(guān)的規(guī)章制度，特別要關(guān)注其的創(chuàng)新性和高效性，不能只注重形式而忽略其的可操作性和實(shí)效性。其二，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)要重視企業(yè)的辦公室檔案管理工作，要想使得檔案管理工作能夠取得實(shí)效，一定的監(jiān)管工作是必要的。企業(yè)要建立起相關(guān)的信息監(jiān)管制度，對(duì)檔案管理工作實(shí)施有效的監(jiān)督和約束，推動(dòng)檔案管理工作的健康、有序發(fā)展。

2.3單位要改善辦公條件，加大對(duì)檔案管理工作的資金投入

其一，在新的歷史發(fā)展階段，辦公室的檔案管理工作也在不斷發(fā)展之中，也會(huì)出現(xiàn)一些新的管理需求，因此，企業(yè)要依據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，加大對(duì)其的資金投入，用來添置各種設(shè)備，改善辦公條件，為辦公室檔案管理工作的有效開展提供根本保障[4]。其二，加強(qiáng)構(gòu)建辦公室檔案信息化管理系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，努力朝著檔案管理的數(shù)字化和專業(yè)化方向發(fā)展，從而切實(shí)提升檔案管理工作的成效。其三，企業(yè)要注重高素質(zhì)專業(yè)人才的引進(jìn)工作，努力打造一支具備專業(yè)管理能力的檔案管理團(tuán)隊(duì)，推動(dòng)本企業(yè)單位辦公室檔案管理工作的更大、更快發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，在新的社會(huì)發(fā)展時(shí)期，辦公室檔案管理工作也屬于單位管理工作的重要內(nèi)容，并對(duì)其他相關(guān)工作產(chǎn)生著重要影響。面對(duì)新的發(fā)展環(huán)境和發(fā)展機(jī)遇，辦公室檔案管理工作只有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，積極與信息技術(shù)相結(jié)合，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。針對(duì)發(fā)展中出現(xiàn)的各種問題，一定要積極研究和探索，需求創(chuàng)新的應(yīng)對(duì)、解決方法。

參考文獻(xiàn)：

[1]邊迎秋.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2019，15（02）：285-286.

[2]王勝紅.信息化時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：109.

[3]張慧慈.信息時(shí)代辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：98+103.

[4]馮海霞.對(duì)信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新分?析[J].現(xiàn)代國企研究，2019（04）：138.