探究檔案管理在農(nóng)機監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中的作用

張旭誼

檔案管理是農(nóng)機管理工作中的重要組成部分，同時也是在農(nóng)機監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中的整合資料的一種手段。在農(nóng)機監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中，檔案管理是不容忽視的，但在實際操作中，這一系列的流程也是必須得到規(guī)范化建設(shè)的。農(nóng)機安全監(jiān)理工作需要工作人員具有責任感和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。對此，農(nóng)機監(jiān)理工作才能為社會做出更大的貢獻。

1、農(nóng)機監(jiān)理檔案的相關(guān)內(nèi)容與常見問題

（1）農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的分類

農(nóng)機監(jiān)理的檔案管理分類大致有三種：行政執(zhí)法檔案、農(nóng)機監(jiān)理相關(guān)業(yè)務的檔案與其他檔案資料。

在行政執(zhí)法檔案的管理上，應做到真實記錄，并做出相對應的表格與圖像，對數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化的整理與分析，才是完整行政執(zhí)法檔案的備錄。在實際的行政執(zhí)法過程中，還應記錄取證的過程，對不同的行業(yè)進行不同的檔案業(yè)務管理，根據(jù)實際情況作出更適合的檔案數(shù)據(jù)管理工作。

在農(nóng)機監(jiān)理相關(guān)業(yè)務的檔案管理上，相關(guān)單位應達到專業(yè)性強和精準度高的要求。對于農(nóng)機監(jiān)理的業(yè)務檔案來說，其根本性質(zhì)是管理工作的基礎(chǔ)部分，那么就必然對記錄的專業(yè)性有所要求，對于資料的采集上，處理農(nóng)機問題時一定要具有說服力，同時具備合理的依據(jù)進行佐證。這一類的檔案管理比較復雜，對于豐富的內(nèi)容，相關(guān)單位更要合理的進行規(guī)劃。

在其他檔案資料的管理上，應注重記錄工作的準確性，如后勤記錄與辦公室日常工作表格，文秘資料與會計資料等等，都屬于其他檔案管理工作。其中采訪工作等內(nèi)容，可以根據(jù)不同的重要程度進行合理的分類，為資料的整齊化提供分辨類別的依據(jù)，為今后的工作參考提高便利性，方便日后取用。

（2）農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的作用

文字要求較高是農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的特點之一，要求檔案記錄中的文字技術(shù)性是做好農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的基礎(chǔ)，其在監(jiān)理工作的流程中能夠起到重要作用。農(nóng)機檔案多數(shù)時候是作為憑據(jù)存在的，在處理糾紛中或是應訴中，都可以起到憑證的作用。并且在日常工作中也可以作為依據(jù)而存在，為日常的工作提供備案管理，在工作出現(xiàn)需要時，進行預測和決策的數(shù)據(jù)比對，都能起到良好的分析作用。這對單位的發(fā)展具有重要意義，是管理流程中的一大進步。

（3）建立檔案管理中常見的問題

在日常的農(nóng)機監(jiān)理檔案管理建設(shè)工作中常常出現(xiàn)以下幾種問題，如檔案不能及時清理導致沉積的數(shù)據(jù)混淆不清、缺乏定期整理而導致的內(nèi)容填寫有誤、對數(shù)據(jù)的記錄不夠準確、檔案管理人員的專業(yè)水平不夠、網(wǎng)絡(luò)化管理難以落實等等，都是農(nóng)機類企業(yè)在檔案管理中容易出現(xiàn)的問題。其主要成因可以歸結(jié)于企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度不夠，同時對于管理人員和規(guī)章的專業(yè)要求不夠也是基本成因之一。甚至部分農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作中，還出現(xiàn)著對于防潮防水方面的工作漏洞，這也是相關(guān)單位有待提升的問題所在。

2、農(nóng)機監(jiān)理檔案管理規(guī)范化建設(shè)的優(yōu)化建議

（1）加強監(jiān)管制度與工作流程的規(guī)范化

對監(jiān)管制度的完善，能夠從根本上解決由制度松散造成的管理不嚴的問題，同時也能夠?qū)ぷ魅藛T形成一定的約束力，使檔案管理工作變得更有條例，為相關(guān)工作流程起到規(guī)范性的作用。對監(jiān)管制度進行細化，也是具體要求之一。制定制度，不應大致描述，而應將條例列在實處，細化到個人。對此相單位可以實行“專責化”的管理制度，使工作人員的工作性質(zhì)更加具體，讓工作者在日常中對工作更具備責任感，并且在管理制度上要設(shè)立獎懲制度，一旦出現(xiàn)失誤情況，要依照條例對其進行處罰，起到嚴格監(jiān)管、規(guī)范流程的作用。對于能夠認真工作、積極工作的優(yōu)秀員工也要予以褒獎，對員工的工作態(tài)度予以肯定，這樣能夠充分的調(diào)動工作者的積極性和創(chuàng)新力，為提升單位綜合實力打下堅實的基礎(chǔ)。

（2）定期對人員進行培養(yǎng)和訓練

定期對管理人員的專業(yè)培訓是十分必要的，在當下的許多企業(yè)中，從事檔案管理工作的人員許多都不是具有檔案管理專業(yè)水準的，那么就要求單位對相關(guān)管理人員進行專業(yè)知識的培訓，并且需要結(jié)合企業(yè)自身的檔案管理需求進行針對式繼續(xù)教育。尤其是對于農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化建設(shè)工作中，對于文字的功底是具有一定要求的，文字是否表述清楚、記錄是否詳實，都是對檔案管理工作的重要實際考核，那么企業(yè)對于相關(guān)工作人員的定期培訓就體現(xiàn)出其重要程度。同時對于社會中檔案管理人才的流向，單位也應提升自身的人才吸引力，從而把握社會動向，通過工作者的專業(yè)水準，來提高單位內(nèi)部的檔案管理的科學性與合理性。

（3）按時整理檔案資料與科學化儲存

按時整理檔案資料屬于規(guī)范管理工作流程的一部分，但其重要性卻可以放大來看。許多單位在實際工作中存在著對資料整理不清而導致檔案管理不完善的問題，那么對于相關(guān)單位來講，按時整理檔案資料就顯得十分重要。在進行檔案管理時，應秉持著科學化儲存的理念，對于時間過長的、數(shù)據(jù)不清晰的資料，要定期的檢查和整合，以確保檔案的真實性和有效性。在后續(xù)的檔案建設(shè)中，單位應該更注重檔案的價值性，也就是說要有針對性的解決檔案管理中存在的問題，不能盲目的去清楚主觀認為的“廢棄檔案”，從而給單位造成不必要的損失。要確切核實檔案的分類以及作用，將相關(guān)檔案按照科學化的方式去進行資料整合，才是對于農(nóng)機監(jiān)理檔案建設(shè)的正確途徑。

綜上所述，在當下時代中，相關(guān)單位應充分結(jié)合實際，對日常的農(nóng)機檔案監(jiān)管工作嚴格落實科學制度，并善于在管理過程中發(fā)現(xiàn)不足和問題加以彌補和改善，且具有針對性的處理問題。隨著社會科技的發(fā)展，相關(guān)管理模式也應該更具有科學依據(jù)，在管理人員的基本素質(zhì)上，相關(guān)單位也要予以一定程度的專業(yè)要求，才能使農(nóng)機檔案管理建設(shè)真正的落實到細處，為單位提供可靠的數(shù)據(jù)備份。

（作者單位：265200山東省萊陽市農(nóng)業(yè)機械管理服務站）