關(guān)于大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析與應(yīng)對策略探討

張明

（漯河醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 漯河）

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息管理技術(shù)也得到了迅速發(fā)展,逐步建立了網(wǎng)絡(luò)的智能管理模式，但是對于很多企業(yè)、學(xué)校而言，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，面對海量的信息數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的管理技術(shù)無法滿足當(dāng)今信息數(shù)據(jù)處理的需要，對于高校的人事檔案管理工作而言，必須在新的環(huán)境中改進信息管理的技術(shù)水平，加上我國目前階段改革的關(guān)鍵階段,高校應(yīng)該與時俱進，在大規(guī)模數(shù)據(jù)的背景下，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立適當(dāng)?shù)膫€人檔案管理制度,明確信息管理問題, 深化數(shù)據(jù)收集改革、信息管理的效力和安全性，制定一系列實際和可靠的管理制度，確保有效管理學(xué)生教師的個人記錄，提高信息管理的效率和安全。

一 大數(shù)據(jù)概述

（一）大數(shù)據(jù)的概念

隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增加，科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的迅速增長，以互聯(lián)網(wǎng)為載體的信息數(shù)據(jù)也變得越來越多，大數(shù)據(jù)并不是只有互聯(lián)網(wǎng)中的信息數(shù)據(jù)，它包括了一系列的樣本數(shù)據(jù)，比如人們的日常工作生活,都會產(chǎn)生各種各樣的數(shù)據(jù)，這些信息數(shù)據(jù)都以各自的行為軌跡滲透到各個層面，由于大數(shù)據(jù)的規(guī)模過大，用傳統(tǒng)的信息管理技術(shù)無法進行有效處理，所以需要借助計算機技術(shù)，進行大數(shù)據(jù)的儲存、管理和分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用，可以更好地管理海量數(shù)據(jù)，目前已經(jīng)在學(xué)術(shù)界得到了廣泛的關(guān)注和研究。

（二）大數(shù)據(jù)的作用

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以幫助人們更好地對數(shù)據(jù)進行管理，能夠有效提高統(tǒng)計分析和計算的能力。對于高校的人事檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以幫助各部門在操作和管理方面提供新的思路，科學(xué)的處理信息數(shù)據(jù)。

（三）大數(shù)據(jù)環(huán)境的特征

計算機與互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，推動了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展，相比較以前而言，人們的工作生活，都受到互聯(lián)網(wǎng)的影響發(fā)生了巨大的改變。尤其是日趨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以及呈現(xiàn)爆炸性增長的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)，對人們的生活方式帶來了全新的改變，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的理解如下，利用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將不同區(qū)域的多媒體計算機在規(guī)定的通信協(xié)議下，聯(lián)系在一起，形成軟件和硬件等各方面資訊的共享體系。目前來看，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點主要有以下幾點。

1.數(shù)據(jù)多樣化，在網(wǎng)絡(luò)的使用范圍內(nèi),數(shù)據(jù)的種類呈現(xiàn)多樣性。

2. 信息表現(xiàn)形式多樣化，互聯(lián)網(wǎng)中的信息表現(xiàn)形式多種多樣，文字、照片、影像等都是表現(xiàn)形式，不同的表現(xiàn)形式不同，對應(yīng)的表達作用也各不相同。

3. 價值利用率下降，于數(shù)據(jù)的爆炸性增長，數(shù)據(jù)信息過多，所以有效的數(shù)據(jù)變得少，那么對應(yīng)的信息的價值利用率也就呈現(xiàn)下降趨勢。

4. 信息處理效率提高，信息數(shù)據(jù)的增加促使計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展，從而提高了信息處理的速度以及效率。

（四）人事檔案管理的概念

高校通過人事檔案管理部門對內(nèi)部的教師、學(xué)生、員工等人員進行科學(xué)的管理，幫助高校了解到學(xué)校的各項數(shù)據(jù)，從而可以合理、科學(xué)地配置資源，實現(xiàn)穩(wěn)定有效的人事檔案管理，一方面，高?？梢酝ㄟ^對檔案數(shù)據(jù)的管理，調(diào)動教職員工的工作積極性，增強教師團隊的凝聚力，提高工作效率，創(chuàng)造更高的教學(xué)價值，另一方面，高?？梢岳萌耸聶n案管理，開展對學(xué)生的數(shù)據(jù)分析，能夠為學(xué)生的自身發(fā)展提供合理的建議，制定發(fā)展規(guī)劃，實行人才導(dǎo)向教學(xué)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對高校的發(fā)展也帶來了一定的調(diào)整，高校應(yīng)更加注重人事檔案管理，實現(xiàn)資源的合理配置。

（五）大數(shù)據(jù)對高校人事檔案管理的影響

大數(shù)據(jù)時代的到來也給各大高校人事管理帶來了更高的標(biāo)準(zhǔn)，隨著畢業(yè)生以及新生的交替，高校的人事檔案每年都會發(fā)生變更，人事檔案管理與高校的正常運作息息相關(guān)，受到廣泛關(guān)注。盡管目前有許多科學(xué)的管理理論指導(dǎo)人力資源部門的運作，但是這些理論過于傳統(tǒng)，還停留在過去的管理方式上，不適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的管理。

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，對工作人員記錄的管理雖然并沒有發(fā)生大幅度的變化，但是仍然存在需要創(chuàng)新的地方，只有不斷地創(chuàng)新，保持與時俱進，才能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案的管理是高效工作人員信息管理的主要工作內(nèi)容之一，通過人事檔案管理，能夠反映教職員工、學(xué)生的基本信息，對于學(xué)生而言，有效的信息管理，在日后地找工作的時候，能夠讓企業(yè)公司快速了解到學(xué)生的相關(guān)信息，從而幫助學(xué)生更好的就業(yè)。

二 大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使人們處理信息的思維發(fā)生了改變，推動了大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代高校的人事檔案管理工作也要與時俱進，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行科學(xué)有效的數(shù)據(jù)管理，但是從目前來看，高校人事檔案管理存在以下幾個問題。

（一）高校單位人事檔案管理存在的問題

1.重視度不足

人事檔案管理瑣事繁多，在進行文件管理的過程中，有些工作人員沒有提高對檔案管理的重視度，容易造成文件丟失、遺漏或混亂等問題，加上導(dǎo)不了解具體的文件管理工作，沒有組織有關(guān)人員建設(shè)信息管理平臺，導(dǎo)致整個部門的人員檔案管理水平差，此外，人事檔案管理部門并沒有注重部門內(nèi)部的人員管理，主要體現(xiàn)在管理手段和管理體系建設(shè)等方面，加上很多管理人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識，導(dǎo)致文件編排、分類和維護方面存在嚴重的不足，人員的責(zé)任和服務(wù)意識不強，而且管理部門仍采用的傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)管理，普遍工作人員的計算機管理的應(yīng)用水平差，大數(shù)據(jù)時代的到來，導(dǎo)致部門難以快速適應(yīng)更新的新軟件，從而無法很好地解決人事檔案管理中出現(xiàn)的問題。

2.缺少基礎(chǔ)設(shè)備支持

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得人事檔案管理的難度增加，管理的信息化進程加快，為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理技術(shù)需要配置相應(yīng)的設(shè)備，比如需要更新檔案室的計算機硬件、軟件，但是由于資金配置問題，以及有關(guān)部門的重視度不夠，導(dǎo)致檔案室的自動化水平低，計算機的配置低，在進行檔案管理的時候容易出現(xiàn)各種故障，比如存儲空間不夠，在進行作業(yè)的時候突然死機，維護難度增加等，而且很容易受到病毒感染，導(dǎo)致電腦內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)受損。

3.管理結(jié)構(gòu)較為混亂

現(xiàn)有的學(xué)校工作人員檔案管理結(jié)構(gòu)缺乏有效的管理機制，可能會存在工作職責(zé)重復(fù)，或者管理漏洞等問題，加上現(xiàn)在的數(shù)據(jù)信息龐大，給管理帶來了較大的難度，盡管大多數(shù)高校已經(jīng)建立了電子檔案,但是信息數(shù)據(jù)并不完善，而且檔案更新周期太長，加上學(xué)校并沒有對檔案管理工作重視，只安排了一人或兩名工作人員負責(zé)，人數(shù)的不足很難滿足龐大的數(shù)據(jù)管理需要。

（二）高校人事檔案信息收集管理存在的問題

1.高校人事檔案管理業(yè)務(wù)方面

傳統(tǒng)的人事檔案管理中，數(shù)據(jù)信息的“收集”主要是指各高校內(nèi)的各院校分支，向人事管理部門、檔案信息管理等部門提交有關(guān)部門員工的人事檔案信息，但是在大數(shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)管理部門必須對這些數(shù)據(jù)進行數(shù)字化管理，需要運用計算機技術(shù)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工作業(yè)，取代紙質(zhì)檔案，因此，高校需要根據(jù)實際情況，建立適用于自身數(shù)據(jù)管理的云平臺，從而對校內(nèi)檔案進行準(zhǔn)確管理。

2.高校人事檔案信息資源收集方面

高校的人事檔案管理比較雜，除了上課的任課教師之外，還有其他部門的員工信息，比如后勤部門、財會部門等，從新形勢下的角度來看，高校人事檔案信息資源的收集主要包括學(xué)校工作人員的個人檔案收集，也就是教職人員、其他部門的工作人員等，這也是大學(xué)人事檔案的核心部分，另外一個核心部分就是學(xué)生檔案，這也是高校中變更最為頻繁的信息之一，除此之外還有退休員工檔案以及尚未提取的檔案。加上院校內(nèi)部、之間存在著人員調(diào)動的情況，而且學(xué)科之間地不斷融合，導(dǎo)致高校人事檔案管理工作變得非常復(fù)雜。并且按照以前的管理模式，這些文件大多是紙質(zhì)檔案，大數(shù)據(jù)時代的到來，需要將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影姹荆黾恿宋募芾碚叩墓ぷ髁亢碗y度。

3.高校人事檔案服務(wù)人事管理方面

高校的人事檔案管理部門還沒有意識到信息管理的重要性，也沒有從傳統(tǒng)人事管理工作思維中轉(zhuǎn)化出來，形成開放式的服務(wù)理念。再加上傳統(tǒng)的檔案信息管理主要紙質(zhì)文件為主，如果需要查找相關(guān)檔案的話，效率極低，而且對于檔案室的保存條件也有一定的要求，高校需要定期更新文件管理設(shè)備，大數(shù)據(jù)背景下的信息管理，主要是利用互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)，構(gòu)建電子信息，相對于傳統(tǒng)的管理方式而已，大數(shù)據(jù)技術(shù)需要引進先進的技術(shù)，對檔案信息進行整理與分類，建設(shè)對應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，提高管理水平，配置最新的設(shè)備。

三 大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)新高校人事檔案管理的對策

（一）構(gòu)建人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺

高校的人事檔案管理數(shù)量龐大，加上學(xué)生的流動性大，紙質(zhì)文檔的文件管理工作煩瑣，不僅增加了檔案庫的工作量,而且還占據(jù)了大量的學(xué)校資源，紙質(zhì)文檔的保存對環(huán)境的要求高，需要保持檔案室的陰涼、干燥，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，需要建立電子資源，因此,學(xué)校需要組織人建立工作人員檔案數(shù)據(jù)管理平臺,利用互聯(lián)網(wǎng)以及計算機技術(shù)，統(tǒng)一管理院校的所有信息，將不同部門的教師的信息和科學(xué)規(guī)劃結(jié)合起來,利用數(shù)據(jù)庫管理平臺進行綜合性管理，大數(shù)據(jù)平臺一方面能夠減輕管理人員的工作量，另一方面能夠方便其他人員進行數(shù)據(jù)信息查詢,綜合提高了機構(gòu)檔案管理部門的收集、整理、查詢、使用和分享效率。而且大數(shù)據(jù)平臺的建立可以為學(xué)校的日后發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)進行參考。

（二）建立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念

高校檔案管理部門應(yīng)該認識到大數(shù)據(jù)發(fā)展的趨勢,積極轉(zhuǎn)變自身的發(fā)展理念,組織檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和基層人員進行新技術(shù)的學(xué)習(xí)，加強對大數(shù)據(jù)建設(shè)的認識,明白需要與時俱進，及時創(chuàng)新管理，將人事檔案管理集成到信息化建設(shè)的軌道中,檔案管理部門應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進行人事檔案的信息化建設(shè)，與此同時，高校應(yīng)該加強大數(shù)據(jù)的宣傳，使之大眾化，讓全校師生以及工作員工意識到大數(shù)據(jù)的概念以及應(yīng)用。

（三）提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的到來，文檔管理部門應(yīng)該全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，加強對工作人員的教育，組織人員進行大數(shù)據(jù)理論概念的學(xué)習(xí)，檔案管理人員自身需要掌握人事資料管理的專業(yè)知識和技能，并且需要具備一定的計算機操作水平，能夠利用信息技術(shù)處理問題，學(xué)校也需要加強人事資料管理團隊的訓(xùn)練，增強團隊的凝聚力，提高員工的綜合素質(zhì)，從而能夠滿足大規(guī)模數(shù)據(jù)背景下的人事檔案的管理要求。

（四）加強管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，高校應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，加強管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，將檔案管理工作同數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，由于人事資料管理的事情煩瑣，需要加強電子文件的安全管理，學(xué)校應(yīng)該投入檔案管理資金，購買先進的設(shè)備，更新計算機的硬件，同時需要升級對應(yīng)的管理軟件，建立一系列具有通用性和標(biāo)準(zhǔn)化的多媒體數(shù)據(jù)庫，保證設(shè)備的可靠工作，同時還需要建立防火墻，保證數(shù)據(jù)的安全性。

四 結(jié)語

為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的到來，高校應(yīng)該重視大數(shù)據(jù)時代帶來的機遇和挑戰(zhàn)，加大對學(xué)校個人檔案管理力度，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)改善人事檔案管理，建立一個大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，更好地對高校的數(shù)據(jù)進行分析，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。