淺析企業(yè)電子文件歸檔與管理

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展計(jì)算機(jī)的普及使用，電子文檔逐漸取代了原有的文本資料。各類電子版文件憑借其簡便的記錄方式，便攜的攜帶功能等種種優(yōu)勢，已變成各個(gè)企業(yè)日常工作的主要?dú)w檔方式。但是由于計(jì)算機(jī)儲存的復(fù)雜性、企業(yè)業(yè)務(wù)越來越多，并且企業(yè)并沒有專人負(fù)責(zé)電子文件的管理與整理，導(dǎo)致電子文件也變的混亂且繁多，給查閱工作帶來一定困難。本文立足于企業(yè)電子文件歸檔與管理問題，希望就企業(yè)電子文件的歸檔與管理問題給出相關(guān)的意見，供人參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；電子文件；歸檔與管理

近年來，電子文件憑借其便攜性與不占用儲存空間等特點(diǎn)應(yīng)用于各個(gè)企業(yè)之中，企業(yè)的各項(xiàng)資料以及各種文件內(nèi)容也都使用電子文件的形式進(jìn)行保存。但是在進(jìn)行電子產(chǎn)品的保存過程中，由于企業(yè)的資料一年比一年繁多，并且沒有專業(yè)額人員進(jìn)行監(jiān)督，所以在傳輸資料時(shí)，對于文件的真實(shí)性與完整性無法保證，甚至?xí)驗(yàn)殡娮游募栴}遭受經(jīng)濟(jì)損失。所以企業(yè)應(yīng)該為了讓計(jì)算機(jī)發(fā)揮出最大的優(yōu)勢和電子文件的質(zhì)量，從而對電子文件進(jìn)行歸檔與管理。

一、企業(yè)電子文件存在的問題

（一）缺乏規(guī)范化管理

由于企業(yè)員工在日常的工作中都是通過電腦進(jìn)行文件的編輯與制作的，之后再進(jìn)行發(fā)送，所以許多原始稿件都會留在電腦中，接收到的稿件也會儲存在電腦中，所以就會造成電腦中的電子文件混亂，長此以往就會造成工作的滯留，并且由于沒有專門的人進(jìn)行電子文件的歸檔與管理，企業(yè)內(nèi)部的電子文件的質(zhì)量與完整性也得不到監(jiān)督。并且由于電子文件中可能涉及到企業(yè)的內(nèi)部信息和商業(yè)秘密，所以一旦泄露對企業(yè)來說有可能面臨經(jīng)濟(jì)損失。雖然國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對于企業(yè)的電腦資料已經(jīng)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，但是各個(gè)企業(yè)在日常生活中還不能完全的按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子文件的歸檔與整理，這就需要企業(yè)派出專人進(jìn)行定期監(jiān)督與檢查，對于企業(yè)內(nèi)部的電子文件的歸檔與整理工作嚴(yán)格按照國家規(guī)定進(jìn)行。

（二）內(nèi)部權(quán)責(zé)不明確

由于文件管理崗位以及計(jì)算機(jī)技術(shù)崗位的人員權(quán)責(zé)并不能完整地劃分出來，并且企業(yè)的文件管理者與計(jì)算機(jī)崗位人員的專業(yè)技術(shù)并不高，所以導(dǎo)致電子文件的歸檔與管理不完善，甚至有些企業(yè)的電子文件還停留于書面化或者紙質(zhì)化階段。企業(yè)內(nèi)部對于文件管理人員與計(jì)算機(jī)崗位人員有些還沒有進(jìn)行明確的權(quán)責(zé)分配，兩者進(jìn)行保管電子文檔還并不能適應(yīng)，計(jì)算機(jī)的難度和文件管理人員的技術(shù)水平不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致管理人員無法更好的使用優(yōu)盤、硬盤以及企業(yè)網(wǎng)站等文檔傳輸軟件。這就導(dǎo)致電子文件歸檔與管理的缺失，也導(dǎo)致管理人員產(chǎn)生一定的低落情緒。

（三）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力低

在我國，針對電子文件歸檔與管理的的國家標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)都已經(jīng)執(zhí)行。但是，企業(yè)在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的過程中由于對于電子文件的不了解導(dǎo)致管理并不規(guī)范，實(shí)際操作時(shí)也無法按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，所以就沒有辦法貫徹實(shí)施這一系列的標(biāo)準(zhǔn)制度。企業(yè)的創(chuàng)立初期并沒有制定相關(guān)的電子文件管理辦法，所以在之后的辦公時(shí)針對這一系列的事件也沒有相應(yīng)的解決措施，因此標(biāo)準(zhǔn)的不規(guī)范執(zhí)行以及制度漏洞導(dǎo)致電子文件歸檔與管理無法受益于企業(yè)。

二、企業(yè)電子文件歸檔的措施

（一）完善文檔管理制度

企業(yè)內(nèi)電子文件歸檔與管理工作存在著諸多問題與漏洞，因此首先應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部建立電子文件歸檔與管理制度，通過制度來更好的規(guī)定電子文件，并且還可以通過制度約束電子檔案管理人員。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)電子文件歸檔與整理制度可以按照國家的出臺的《檔案法》為基礎(chǔ)來制定，并且將企業(yè)內(nèi)部以往遇到過的電子文件的諸多問題匯總，將各項(xiàng)問題都整理在企業(yè)電子文件歸檔與整理制度中。通過這樣，以國家標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為主，企業(yè)內(nèi)部時(shí)間工作的問題為輔制定出符合企業(yè)自身的電子文件歸檔與整理規(guī)范，只有這樣才能將企業(yè)的電子文檔管理制度做到最優(yōu)。企業(yè)在設(shè)立文檔管理制度之后，也應(yīng)該在每年都定期進(jìn)行文檔改善與修訂，通過企業(yè)日常工作中遇到企業(yè)文檔相關(guān)問題來修改。此制度還應(yīng)該在各部門都推廣實(shí)行，不能只單單針對文檔管理者，還應(yīng)該讓企業(yè)員工都按照規(guī)范進(jìn)行文檔整理與使用。企業(yè)還可以設(shè)立內(nèi)部考核制度，定期對每個(gè)部門的文檔管理程度進(jìn)行考核，對于考核優(yōu)秀的部門進(jìn)行表揚(yáng)，促進(jìn)員工檔案整理的積極性。

（二）創(chuàng)建文檔管理團(tuán)隊(duì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及與運(yùn)用，企業(yè)的電子文檔使用越來越頻繁，但是電子文檔的歸檔與管理工作卻一直得不到改善，這是由于企業(yè)創(chuàng)立初期并沒有注重電子文檔的歸檔與整理工作，但隨著經(jīng)營業(yè)務(wù)與生產(chǎn)活動的增加，電子文檔也逐漸繁多，最終影響正常工作。所以企業(yè)應(yīng)該培養(yǎng)具有計(jì)算機(jī)歸檔的專業(yè)素質(zhì)人才進(jìn)行電子文件的歸檔與管理，對于文檔管理團(tuán)隊(duì)人員的選擇，應(yīng)該選擇具有高素質(zhì)以及較高計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員，應(yīng)該具有專業(yè)性的電子文件歸檔與管理，并且對于計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)也能夠熟練掌握，這樣在處理企業(yè)內(nèi)部的電子文件的歸檔與管理工作時(shí)才能順利解決關(guān)鍵問題。企業(yè)在日常工作中也應(yīng)該注重工作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)培養(yǎng)，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)與電子文件方面的培訓(xùn)，只有這樣才能讓電子文件管理人員的技術(shù)水平不斷提高，更有利于企業(yè)的電子文件歸檔與管理工作的完整性。

（三）按照時(shí)間進(jìn)行整理

企業(yè)的工作繁多，因此電子文件的歸檔應(yīng)該按照時(shí)間來進(jìn)行管理。相關(guān)人員對于文件每過一段時(shí)間就進(jìn)行歸檔，并且按照日期進(jìn)行分類，由于載體的原因，最好將時(shí)間安排到不超過三個(gè)月，為了避免企業(yè)突發(fā)狀況的出現(xiàn)應(yīng)該將整理好的文件進(jìn)行備份。在以往的工作中，紙質(zhì)化文件可能會與電子文件同時(shí)存在，那就需要相關(guān)檔案工作人員將紙質(zhì)化文件錄入到計(jì)算機(jī)中形成電子文件一并保存，保持企業(yè)文件的統(tǒng)一性。按照時(shí)間進(jìn)行整理并不表示企業(yè)可以對整理后的電子文件進(jìn)行不管不問，因?yàn)殡娮虞d體是有壽命的，并且優(yōu)盤、網(wǎng)盤也是有使用年限以及時(shí)間限制的，所以對于這些應(yīng)該進(jìn)行標(biāo)注，定期檢查排查，以免產(chǎn)生文件缺失。

（四）儲存載體選擇

由于計(jì)算機(jī)儲存載體的多樣性，在企業(yè)日常工作中有可能將文件儲存至優(yōu)盤、光盤、網(wǎng)盤或者各種軟件之上，這就需要企業(yè)在計(jì)算機(jī)中創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)平臺，將企業(yè)的各種網(wǎng)絡(luò)文件統(tǒng)一保管至企業(yè)平臺上。并且企業(yè)平臺的建立還能增強(qiáng)各部門之間的溝通聯(lián)系，并且讓企業(yè)內(nèi)部的每個(gè)人都能參與到企業(yè)檔案保管當(dāng)中去，企業(yè)平臺中也應(yīng)該有相應(yīng)的平臺規(guī)范，例如進(jìn)行文件傳輸時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)格式進(jìn)行文件傳輸，對于傳輸?shù)奈募还苁鞘占诉€是發(fā)件人都應(yīng)該保存原始文件，以備日后檔案工作的查驗(yàn)。企業(yè)應(yīng)該專門的檔案部門和管理部門設(shè)置專用網(wǎng)線，避免由于網(wǎng)線問題而導(dǎo)致文檔資料傳輸?shù)牟患皶r(shí)。

結(jié)束語

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國也進(jìn)入信息化時(shí)代，電子文檔也順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，對電子文件的歸檔與管理起到重視，讓計(jì)算機(jī)在企業(yè)工作中發(fā)揮出最大的優(yōu)勢，也讓電子文件質(zhì)量可以得到保障。企業(yè)應(yīng)該在內(nèi)部進(jìn)行有關(guān)計(jì)算機(jī)電子文件方面的培訓(xùn)，讓單位內(nèi)部人員可以合理正確的使用電子文件。只有這樣才能讓企業(yè)得到更好更快的發(fā)展。

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作者簡介：

逄麗麗（1984 -）女，漢族，山東青島人，中級經(jīng)濟(jì)師，碩士，主要從事檔案管理、保密管理、績效考核工作。