學(xué)校檔案管理存在的問題及措施

胡芳

摘要：教育促進(jìn)社會發(fā)展和進(jìn)步的主要動力之一，在教育工作中，檔案管理是重要的組成部分。做好學(xué)校檔案管理工作有利于提升教育質(zhì)量，提高教學(xué)品質(zhì)，增強(qiáng)日常教學(xué)的正確性。目前，在我國學(xué)校檔案管理工作中仍然存在的很多問題和不足，因此，相關(guān)部門和工作人員有必要采取一定的措施有效的解決。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;問題;解決措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）015-081-01

前言

一般情況下，學(xué)校的檔案是由教育教學(xué)活動完成后留下的原始資料構(gòu)成的，在學(xué)校的檔案中詳細(xì)的記錄了學(xué)生對于教師教學(xué)情況的認(rèn)同度以及教師教學(xué)的成績。同樣學(xué)校檔案管理工作在一定程度上代表著學(xué)校實際的管理水平。做好學(xué)校管理工作對于學(xué)校未來的發(fā)展具有很大的作用和意義。在日常經(jīng)營和管理中，學(xué)校要不斷優(yōu)化和完善檔案管理模式，充分利用檔案資源，為學(xué)校發(fā)展提供動力。

一、學(xué)校檔案管理中存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案管理意識不足

長期以來，學(xué)校以教學(xué)為主體，缺乏對檔案管理完整性和系統(tǒng)性的認(rèn)識，甚至有的學(xué)校會錯誤的認(rèn)為，檔案管理工作僅僅是一個收集和整理資料的工作。學(xué)校的主要工作任務(wù)是做好教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)，嚴(yán)重忽視了在其它方面的管理工作。學(xué)校檔案管理工作表面上與學(xué)生學(xué)習(xí)、教師教學(xué)無關(guān)，并且沒有直接的聯(lián)系，因此，得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員足夠的重視。除此之外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員的管理思想落后、工作過于保守、認(rèn)識存在局限和不足、管理理念封閉也是檔案管理工作沒有得到應(yīng)有重視的重要原因。

2.檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低

目前，有很多學(xué)校忽略了檔案管理工作，致使檔案的管理一直處于一個相對松散的狀態(tài)。檔案管理人員不僅要進(jìn)行檔案管理工作，同時要兼顧著其他工作，沒有固定的時間和空間去整理檔案，有的檔案管理人員是學(xué)校直接招募的普通管理人員。如果沒有專業(yè)的檔案人員對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，那么檔案管理工作將會一片混亂，很難有條不紊的進(jìn)行。檔案管理工作不是一項簡單的信息收集工作，它涉及的內(nèi)容較多，工作流程復(fù)雜，需要專業(yè)的檔案人員進(jìn)行管理。如果檔案人員缺乏專業(yè)性，那么檔案管理工作就會不斷出現(xiàn)問題。

3.缺乏相關(guān)的硬件設(shè)施，檔案管理工作不完善

檔案管理工作不僅要求檔案人員具有較高的專業(yè)化水平和素養(yǎng)，而且要求學(xué)校要配備相應(yīng)的、先進(jìn)的硬件設(shè)備。如果想做好檔案管理工作，必須要有一個良好的外部環(huán)境的支持。現(xiàn)階段，我國有一部分學(xué)校對于檔案管理工作投入不足，庫房建設(shè)不夠完善，檔案硬件設(shè)施投入不足。同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作沒有一個正確的、科學(xué)的認(rèn)識，致使檔案管理工作相關(guān)的硬件設(shè)備過于陳舊和落后。檔案管理工作是一個要求較高的工作，如果沒有一個完善的管理工作環(huán)境，那么將會阻礙檔案管理工作的發(fā)展。

二、優(yōu)化和調(diào)整學(xué)校檔案管理工作的具體措施

1.增強(qiáng)檔案管理意識，強(qiáng)化檔案管理工作的重視程度

為了有效促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的順利進(jìn)行，我國相關(guān)部門出臺了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中明確指出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須親自組織學(xué)校檔案管理工作，并且在管理過程中負(fù)有一定的責(zé)任。除此之外，《高等學(xué)校檔案管理辦法》還明確規(guī)定要將學(xué)生的檔案進(jìn)行科學(xué)的歸納和分類。在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，一定要加入檔案管理工作。學(xué)校在促進(jìn)自身進(jìn)步和發(fā)展的同時要增強(qiáng)檔案管理意識，從根本上認(rèn)識到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要性，以及促進(jìn)教育事業(yè)長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展的重要意義。增強(qiáng)檔案管理意識不僅是口頭說說，而且要讓相關(guān)工作人員從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的必要性。

學(xué)校管理人員要積極主動負(fù)責(zé)檔案管理工作，有效的管理和監(jiān)督檔案管理工作各個流程，并且及時找出其中存在的不足。同時管理人員要將檔案管理工作納入到自己日常的工作職責(zé)中，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和常態(tài)化。除此之外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員要加強(qiáng)對檔案人員的思想教育，讓他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度，建立以加強(qiáng)檔案管理建設(shè)為本的信念，嚴(yán)于律己。

2.有效提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

建立一支專業(yè)化、高水平的檔案管理人員隊伍有利于從根本上做好檔案管理工作。檔案管理不是一門簡單的學(xué)科，它對檔案人員的專業(yè)性要求較高。如果檔案人員缺乏專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)，那么檔案管理工作一定會出現(xiàn)混亂。只有專業(yè)化水平高，專業(yè)基礎(chǔ)知識較強(qiáng)的檔案管理人員可以科學(xué)的、合理的、有效的歸納和整理學(xué)校相應(yīng)的檔案，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的順利開展。如果檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較高、管理意識較強(qiáng)，那么他們將會更加深刻的認(rèn)識到檔案管理的重要意義和作用。所以為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理和建設(shè)，必須提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

3.完善相關(guān)的硬件設(shè)施

在學(xué)校檔案管理中，相關(guān)人員要將計算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作有效的結(jié)合在一起。相關(guān)部門要增加資金支持力度，進(jìn)一步改善和優(yōu)化檔案管理的硬件設(shè)施，加快檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作順利開展。

三、結(jié)語

目前，在我國學(xué)校檔案管理中存在著很多問題，在這種環(huán)境和背景下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員要增強(qiáng)檔案管理意識，提升檔案人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步完善相關(guān)的硬件設(shè)施，進(jìn)而加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程，推動學(xué)校的全面發(fā)展。