財(cái)務(wù)檔案信息化管理的完善措施研究

林風(fēng)燕 周秋慧

一、財(cái)務(wù)檔案信息化管理及其問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)檔案信息化管理概述

一直以來(lái)，財(cái)務(wù)檔案都是記錄并反映經(jīng)濟(jì)狀況的重要依據(jù)，其管理工作必須做到系統(tǒng)、嚴(yán)格、有序，才能充分保障財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性、完整性、可靠性與有效性。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理逐漸進(jìn)入信息化階段，依靠電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的手段對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，能夠有效實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新變革，從而構(gòu)建起更加符合時(shí)代發(fā)展需求的管理模式。更為重要的是，信息化管理能夠從根本上解決傳統(tǒng)管理模式的缺陷與不足，從而促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的全面提升。對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理而言，首先需要建立、整理加挖掘數(shù)據(jù)，從而構(gòu)建起完善的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化檔案。在此基之上，還需要依靠穩(wěn)定、高效的信息網(wǎng)絡(luò)渠道，為財(cái)務(wù)檔案提供遠(yuǎn)程查閱、檢索、獲取等服務(wù)性功能。另外，財(cái)務(wù)檔案信息化管理還需構(gòu)建輔助決策系統(tǒng)，利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)強(qiáng)化財(cái)務(wù)決策能力。

（二）財(cái)務(wù)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

就浙江省麗水市慶元縣的實(shí)際情況來(lái)看，其財(cái)務(wù)檔案信息化管理目前還存在一些不容忽視的缺陷與問(wèn)題。首先是檔案基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，信息化建設(shè)尚處于起步階段。慶元縣缺乏足夠的信息化管理硬件設(shè)施，包括服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀等，導(dǎo)致管理工作的信息化進(jìn)程較為緩慢。同時(shí)，缺乏科學(xué)、完善、系統(tǒng)的信息化管理體系，導(dǎo)致信息化管理水平難以得到充分提高。其次，檔案管理制度不規(guī)范問(wèn)題較為明顯。傳統(tǒng)管理模式到信息化管理模式的過(guò)渡，必然意味著管理制度的創(chuàng)新和變革。雖然慶元縣在積極推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展，但其工作還主要集中于信息化基礎(chǔ)建設(shè)及電子化檔案建設(shè)管理等方面，對(duì)信息化管理模式下的制度調(diào)整優(yōu)化力度不足，導(dǎo)致制度與實(shí)際情況脫節(jié)較為嚴(yán)重，同時(shí)制度執(zhí)行監(jiān)督力度也有所不足。另外，信息化人才缺乏，電子化檔案歸類、整理、公示不及時(shí)，管理軟件實(shí)用性不足等問(wèn)題的存在，也對(duì)慶元縣財(cái)務(wù)檔案信息化管理造成了較大影響與阻礙。

二、財(cái)務(wù)檔案信息化管理的完善措施

（一）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，落實(shí)信息化管理規(guī)劃

信息化管理需要建立在完善的硬件及軟件基礎(chǔ)之上，慶元縣應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，一面購(gòu)置更加先進(jìn)、高效的硬件設(shè)施設(shè)備，一面優(yōu)化管理軟件，提高團(tuán)建實(shí)用性。與此同時(shí)，還需要落實(shí)信息化管理規(guī)劃，結(jié)合信息化發(fā)展需求與相關(guān)法律、規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理進(jìn)行整體規(guī)劃，構(gòu)建更為科學(xué)、合理的管理體系。其中，管理流程與部門(mén)責(zé)任的規(guī)劃至關(guān)重要，需要形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，從而保障信息化管理的有序進(jìn)行。

（二）完善信息化管理制度，促進(jìn)管理水平提升

信息化管理模式徹底改變了管理方式與流程，這就需要配套的管理制度來(lái)保障管理工作的有效開(kāi)展。對(duì)此，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)從各個(gè)層面對(duì)管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，其中就包括檔案保存、操作、保密、崗位責(zé)任制等制度，這些制度必須要結(jié)合信息化特點(diǎn)進(jìn)行合理調(diào)整。尤其是操作及保密相關(guān)制度的完善，更是應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁叨戎匾暎瑧?yīng)當(dāng)結(jié)合電子信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加以規(guī)范。

（三）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能

財(cái)務(wù)檔案是政府部門(mén)、單位十分重要的信息數(shù)據(jù)，其管理不但需要良好的完整性、可靠性與真實(shí)性，更需要具備足夠的安全性。而在信息化管理模式下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得財(cái)務(wù)檔案管理安全受到了極大威脅。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)必須強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案安全防護(hù)，在建立完善的內(nèi)部管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，要求管理人員不得隨意使用U盤(pán)、磁盤(pán)等拷貝、傳輸數(shù)據(jù)。另外，還需要通過(guò)防病毒軟件、防火墻等工具保護(hù)檔案安全，并定期進(jìn)行檔案資料備份及系統(tǒng)病毒查殺，盡可能避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給財(cái)務(wù)檔案安全帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。另外，還需要充分利用網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸及處理優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，促進(jìn)管理水平的不斷提升。

（四）分類整理并集中歸檔，加大監(jiān)管力度

在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理模式下，分類整理混亂，歸檔不及時(shí)等問(wèn)題時(shí)有出現(xiàn)。因而在信息化管理模式下，必須要完善財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范，尤其需要對(duì)檔案整理及歸檔等操作制定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。在此基礎(chǔ)之上，還需要加大檔案管理監(jiān)督力度，對(duì)整個(gè)管理流程進(jìn)行嚴(yán)格的動(dòng)態(tài)化監(jiān)督，確保檔案整理操作能夠定期開(kāi)展，同時(shí)歸檔操作能夠及時(shí)進(jìn)行。另外，財(cái)務(wù)檔案信息化管理的監(jiān)督還體現(xiàn)在信息公示等方面，確保公眾能夠及時(shí)了解政府相關(guān)部門(mén)財(cái)務(wù)狀況。

（五）加強(qiáng)人員培訓(xùn)管理，全面提高管理人員素養(yǎng)

在信息化管理模式下，必須要全面加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)管理工作，打造一支能夠充分勝任信息化管理工作的高素質(zhì)人才隊(duì)伍。首先，財(cái)務(wù)部門(mén)必須要對(duì)管理人員的信息基礎(chǔ)水平加以提高，通過(guò)入門(mén)培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn)等方式，確保管理人員能夠有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)完成自身任務(wù)。其次，財(cái)務(wù)檔案信息化管理還需要一批專業(yè)的技術(shù)人才，從而保障信息化管理系統(tǒng)及平臺(tái)的正常運(yùn)行，同時(shí)從專業(yè)層面提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力。

在信息化時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展已成必然趨勢(shì)，對(duì)實(shí)際管理效果的改善有著積極意義。而要確保信息化管理質(zhì)量及效率，則需要采取落實(shí)信息化管理規(guī)劃，完善管理制度，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，加大監(jiān)督力度及提高人員素養(yǎng)等措施，構(gòu)建更加科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理體系，讓財(cái)務(wù)檔案能夠充分發(fā)揮其作用。（作者單位：浙江省慶元縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村局）