新時(shí)期我國(guó)高校檔案管理理論發(fā)展研究

潘虹

【摘要】新時(shí)期我國(guó)高校檔案管理工作面臨新的環(huán)境和要求，需要理論進(jìn)一步發(fā)展和創(chuàng)新，以更好地指導(dǎo)相關(guān)工作實(shí)踐的開(kāi)展。基于這一背景，本文將以梳理檔案管理理論的發(fā)展為主，結(jié)合我國(guó)近些年的理論發(fā)展，立足新時(shí)期高校檔案管理工作實(shí)踐，對(duì)未來(lái)高校檔案管理理論的發(fā)展給出適當(dāng)建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;理論發(fā)展;管理實(shí)踐

馬克思主義理論認(rèn)為，認(rèn)識(shí)和實(shí)踐的關(guān)系是辯證統(tǒng)一的，實(shí)踐是認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)，認(rèn)識(shí)來(lái)源于實(shí)踐并指導(dǎo)實(shí)踐。在全面建成小康社會(huì)，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的“中國(guó)夢(mèng)”的決勝階段，高校檔案管理工作需要進(jìn)一步優(yōu)化、整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化錄入，拓寬使用渠道，提高使用效率，更好地支持相關(guān)工作的開(kāi)展。實(shí)踐的發(fā)展為理論的發(fā)展提供了基礎(chǔ)，也呼喚理論的創(chuàng)新，更好地指導(dǎo)實(shí)踐。

一、檔案管理理論發(fā)展歷程

檔案管理理論起源于近代法國(guó)，強(qiáng)調(diào)檔案信息的完整性，但理論尚未形成體系，且西方各國(guó)都有各自的檔案管理理論，這一時(shí)期的檔案管理理論發(fā)展是零散的、不成體系的。

1910年8月，來(lái)自英國(guó)、法國(guó)、荷蘭、西班牙以及德國(guó)等23個(gè)國(guó)家的500多名代表齊聚布魯塞爾，召開(kāi)了第一屆“國(guó)際圖書館員和檔案館員大會(huì)”，會(huì)議決議成立“圖書館員協(xié)會(huì)”，作為非官方的社會(huì)團(tuán)體組織，作為檔案管理人員的專業(yè)協(xié)會(huì)。大會(huì)還實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)重要成果：一是確認(rèn)了檔案的整體性和體系化，屬于同一對(duì)象的檔案應(yīng)當(dāng)整體地、完整地保存在一個(gè)檔案館內(nèi)，不應(yīng)分散保存。二是開(kāi)創(chuàng)了檔案管理工作的國(guó)際合作模式。1948年，國(guó)際檔案理事會(huì)成立，檔案管理國(guó)際化運(yùn)作得到世界各國(guó)的普遍認(rèn)可。

上世紀(jì)中葉，美國(guó)檔案學(xué)者提出“文件生命周期理論”，這是在檔案管理工作日益專業(yè)化，且檔案數(shù)量日益增加，需要科學(xué)、優(yōu)化的管理方法的實(shí)踐背景下產(chǎn)生的新理論。文件生命周期理論認(rèn)為，文件從形成到最終銷毀是一個(gè)完整的“生命周期”，但由于文件所蘊(yùn)含信息的可應(yīng)用性及實(shí)效性，這一生命周期可以具體地被劃分為不同的階段，即文件形成階段、先行使用階段、暫時(shí)保存階段以及永久保存階段，具體而言，就是錄入檔案信息，初始階段檔案可以被頻繁利用，隨著實(shí)踐的發(fā)展和需要的變化，檔案信息的使用頻率逐漸下降，從頻繁利用下降到偶爾利用，隨著時(shí)間的推移，檔案幾乎不再使用，最后基本喪失了現(xiàn)實(shí)利用性，只有收藏價(jià)值，就會(huì)視價(jià)值之高低，決定永久保存或一次性銷毀。

20世紀(jì)80年代，在文件生命周期理論的基礎(chǔ)上，西方檔案學(xué)者又提出了“文件連續(xù)體理論”，這一理論的提出，是以信息技術(shù)日益參與到檔案管理工作的實(shí)踐基礎(chǔ)上。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理不同的是，電子數(shù)據(jù)在信息錄入、存檔以及共享方面具有極大的優(yōu)勢(shì)，特別是基本形式，從實(shí)物的紙質(zhì)版到電子信息化虛擬保存，因此文件生命周期相較以往，不再如以往般明顯，而是形成一個(gè)連續(xù)體，連續(xù)體理論下，檔案保存工作進(jìn)一步一體化，同時(shí)強(qiáng)調(diào)不同部門的合作，包括檔案管理部門、技術(shù)部門以及行政管理部門等，需要檔案主體單位具有一定的統(tǒng)籌。

二、改革開(kāi)放以來(lái)我國(guó)檔案管理理論的發(fā)展

改革開(kāi)放伊始，各項(xiàng)工作都面臨新的時(shí)代環(huán)境，檔案管理工作也面臨新的時(shí)代特點(diǎn)和要求，在此基礎(chǔ)上，逐漸形成了具有我國(guó)特色的檔案管理理論。

20世紀(jì)80年代初，我國(guó)學(xué)者提出了主客體全宗理論，解釋和回答了西方檔案管理理論中，檔案分頭管理導(dǎo)致的效率低下、檔案完整性不足的問(wèn)題，指出檔案管理應(yīng)當(dāng)是“在統(tǒng)一活動(dòng)中形成的有密切聯(lián)系的檔案文件整體”，強(qiáng)調(diào)檔案的“整體”性，而不應(yīng)檔案信息主管部門的不同而劃分不同的類別。主客體全宗理論是基于我國(guó)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的體制基礎(chǔ)，結(jié)合我國(guó)具體實(shí)際國(guó)情提出的，對(duì)我國(guó)改革開(kāi)發(fā)以來(lái)檔案管理的實(shí)踐發(fā)展具有重要的指導(dǎo)意義。

20世紀(jì)90年代，我國(guó)學(xué)者在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，將以往的文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論以及主客體全宗理論等進(jìn)行總結(jié)，創(chuàng)新地提出了文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律理論。這一理論認(rèn)為，檔案管理既沒(méi)有明顯的生命周期，也不能由某一個(gè)部門或主體全盤負(fù)責(zé)，而是既要集中，又要分散，要根據(jù)檔案形式和檔案管理工作流程，在各部門之間合理劃分權(quán)責(zé);同時(shí)，這一理論將檔案文件和現(xiàn)行文件之間的關(guān)系進(jìn)一步闡述清楚，即二者之間的關(guān)系不是單向的，而是雙向的，檔案信息在一定條件下，可以在現(xiàn)在的時(shí)點(diǎn)上繼續(xù)發(fā)揮價(jià)值。有學(xué)者進(jìn)一步研究后為理論內(nèi)容進(jìn)行了必要的補(bǔ)充，認(rèn)為在信息技術(shù)條件下，檔案存放在硬盤上構(gòu)成的是電子文件實(shí)體的集合，還需要一定的歸納方法，沒(méi)有合理而科學(xué)的整合方法，這一集合只能是散亂無(wú)章的，檔案無(wú)法有效地被應(yīng)用，提高相關(guān)工作的效率將無(wú)從談起，因此，必須有科學(xué)的歸納、整合方法，真正發(fā)揮出信息技術(shù)的便捷性和即時(shí)性，更好地為相關(guān)工作服務(wù)。

三、新時(shí)期我國(guó)檔案管理理論的發(fā)展方向

習(xí)近平總書記指出，檔案工作要堅(jiān)持“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”的歷史使命。在全面建成小康社會(huì)，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的關(guān)鍵決勝階段，我國(guó)檔案管理理論要根植于實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)新的創(chuàng)新發(fā)展，具體包括以下幾個(gè)方面：

首先，從檔案管理的主體來(lái)看，要堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持檔案管理工作為人民服務(wù)、為中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)為基本方向。加強(qiáng)相關(guān)政策的頂層設(shè)計(jì)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，確保檔案管理工作規(guī)范化、制度化運(yùn)作。檔案信息的來(lái)源渠道多樣，要加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，避免各自為政、“九龍治水”，而是以牽頭部門為主，落實(shí)好檔案管理工作。

其次，從檔案管理的客體來(lái)看，檔案信息的真實(shí)性、完整性一直以來(lái)是檔案管理理論關(guān)注的重點(diǎn)。在新時(shí)期，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案信息真實(shí)性、完整性的把關(guān)，特別是要避免存在虛假陳述和重大遺漏。另外，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的整合，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案模版，為信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息整合提供前提和基礎(chǔ)。

再次，要凸顯檔案管理工作的法治精神。習(xí)近平總書記指出，“法治是人類政治文明的重要成果，是現(xiàn)代社會(huì)治理的基本手段”，檔案管理理論要融入并凸顯法治精神。一方面，可以基于檔案工作的立法實(shí)踐，例如《檔案法》的實(shí)施，總結(jié)典型案例，尋找改革方向;另一方面，適當(dāng)借鑒西方國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)檔案管理理論法制化發(fā)展的模式，為我國(guó)相關(guān)工作提供必要的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

最后，要強(qiáng)調(diào)理論對(duì)檔案管理實(shí)踐的指導(dǎo)作用。一是理論要明確檔案管理實(shí)踐在不同部門之間的具體分工，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。二是要強(qiáng)調(diào)服務(wù)屬性，即檔案管理的目的是為檔案信息使用者服務(wù)，在信息時(shí)代背景下，檔案管理部門要高度重視并主動(dòng)學(xué)習(xí)、加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的自覺(jué)性和主動(dòng)意識(shí)，提高利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理的能力，有條件的地區(qū)和部門可以建立檔案信息共享平臺(tái)，提高檔案共享能力與使用范圍，更好地提高相關(guān)工作的效率。

四、總結(jié)

實(shí)踐是理論產(chǎn)生的基礎(chǔ)和來(lái)源，理論的發(fā)展指導(dǎo)實(shí)踐的發(fā)展。新時(shí)期，我國(guó)檔案管理工作面臨新的環(huán)境與問(wèn)題，需要檔案管理理論的發(fā)展，更好地指導(dǎo)實(shí)踐的發(fā)展。檔案管理理論最初形成于法國(guó)，歷經(jīng)一個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展，已經(jīng)形成較為完善的理論體系。改革開(kāi)放以后，在中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)的偉大實(shí)踐中，我國(guó)學(xué)者立足檔案管理工作實(shí)踐，總結(jié)發(fā)展了具有我國(guó)特色的檔案管理理論，有力地促進(jìn)相關(guān)實(shí)踐工作的發(fā)展和進(jìn)步。檔案管理工作是新時(shí)期加強(qiáng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)事業(yè)的重要內(nèi)容，需要不斷發(fā)展完善相關(guān)理論，更好地指導(dǎo)實(shí)踐。

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