淺談電子文件對檔案管理工作的利與弊

莊靜

【摘要】信息化是當(dāng)前檔案管理必須考慮的問題?？梢哉f，電子文檔的存儲在一定程度上影響和促進(jìn)了檔案管理的實(shí)施，那么，電子文檔在檔案管理中的優(yōu)勢和劣勢是什么？本文是根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)與生活經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勲娮游募跈n案管理中的利弊。

【關(guān)鍵詞】電子文件;信息化;利與弊

信息技術(shù)的出現(xiàn)顯然對現(xiàn)代檔案管理產(chǎn)生了更大的方便，得到了更好的發(fā)展。目前，我國可以說是正處于信息大爆炸的時代。各行各業(yè)都在不斷改革，不斷地創(chuàng)新，以適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展。不管是工作還是生活的每一角落都要求這樣，同時，檔案管理工作更是離不開信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。并且，有效的管理手段能使工作效率達(dá)到最佳狀態(tài)，面對不同種類的數(shù)據(jù)，我們的檔案管理員要利用信息時代帶來的方便，使用電子文件開展檔案管理工作，從而提升工作效率。

一、電子文件是檔案資料工作的革命

身處于信息大爆炸的時代，信息化數(shù)據(jù)的使用顯然為檔案工作人員帶來了許多便利，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔是不一樣的。電子文檔是指通過電子設(shè)備等多媒體手段建立的信息。準(zhǔn)備保存、處理和修改、存儲的這個文件可以在網(wǎng)絡(luò)或硬件之間傳輸。光盤和CD光盤作為載體，用來記錄、保存和形成一整套電子文件。與此同時，信息網(wǎng)絡(luò)具有可修改性、可操作性和可刪除性等特點(diǎn)。目前，制作和存儲企業(yè)事業(yè)單位使用的電子文檔的方法很多，其中經(jīng)常有Excel表單樣式，Word文檔樣式，PDF文檔樣式，JPEG圖片以不同的方式存儲。光盤記錄，硬盤（移動硬盤）存儲，網(wǎng)絡(luò)云盤等。這使得電子文件的形式多樣化，一些企事業(yè)單位視情應(yīng)用，為今后檔案管理工作提供了更好的保障。

二、電子文件的局限性

（一）使用的局限性。首先，雖然機(jī)器可讀檔案館通過新技術(shù)為傳統(tǒng)檔案館的利用開辟了一條新途徑，但同時也存在許多問題，如使用技術(shù)的脆弱性、信息的不穩(wěn)定性和易變性、易損性和高協(xié)同性等。此外，技術(shù)發(fā)展過快，缺乏證據(jù)價值，使用壽命短。隨著檔案電子化的逐步深入，檔案的保存與管理已成為檔案保護(hù)技術(shù)的新課題。脆弱和不穩(wěn)定已成為致命的弱點(diǎn)。在目前的技術(shù)條件下，人們估計(jì)設(shè)備和軟件的壽命將超過10年。其次，我國法律尚未確認(rèn)機(jī)讀檔案的證據(jù)價值。在司法實(shí)踐中，原始檔案文件被認(rèn)定為具有權(quán)威性和可信性的證據(jù)，因此必須保留原始檔案的形式，檔案工作者既要保護(hù)和管理原始檔案文件，又要注重管理?，F(xiàn)代信息載體文獻(xiàn)的應(yīng)用，讓檔案工作者承擔(dān)雙重負(fù)擔(dān) 。

（二）電子文件對檔案管理的弊處。電子文件對檔案管理的原始性欠缺。我們在接觸一些文件時，似乎都能發(fā)現(xiàn)有些文件需要手簽，而電子文件很難做到手簽，也就失去了文件的原始性，當(dāng)然現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，可以通過手機(jī)、平板電腦等進(jìn)行手簽，比如說，銀行辦理業(yè)務(wù)的手簽形式。這些數(shù)據(jù)的保存時間并不長久。因此電子文件在進(jìn)行保存和管理的優(yōu)勢基礎(chǔ)上，似乎沒有紙質(zhì)文件的原始性更加真實(shí)有效。借助計(jì)算機(jī)媒體的電子文檔作為承運(yùn)人，如果發(fā)生計(jì)算機(jī)病毒或其他特殊情況，它會導(dǎo)致電子文件的丟失，甚至成為無效的文件，因此電子化文件還有不可抗拒的不穩(wěn)定性，加上電子文件的存儲位置也由計(jì)算機(jī)控制，因此其不穩(wěn)定系數(shù)高。

三、電子文件的益處

（一）改變了檔案資料工作的服務(wù)方式。信息交流是人類文明和文化發(fā)展的催化劑。實(shí)現(xiàn)資源共存是促進(jìn)人類社會快速發(fā)展的重要因素。人們在社會生活實(shí)踐中不斷產(chǎn)生新的信息，重復(fù)利用原有的信息。傳統(tǒng)的信息傳播方式已經(jīng)成為實(shí)現(xiàn)資源共享的障礙。它不能適應(yīng)時代的發(fā)展。現(xiàn)代媒體技術(shù)的飛速發(fā)展正在突破這一障礙。信息互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)大大縮小了宇宙的空間，“地球村”已成為現(xiàn)實(shí)?，F(xiàn)在，這種信息傳播的變化和媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，給檔案工作帶來了新的問題，提出了新的要求。我校開設(shè)了校園網(wǎng)，檔案館打算專門設(shè)置一個網(wǎng)頁來訪問檔案的相關(guān)信息，以便檔案資源得到充分的開發(fā)和利用，徹底改革傳統(tǒng)。檔案查詢模式真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

（二）改變了檔案資料工作的服務(wù)方式。電子文檔的可變性在檔案管理中起著更新的作用。隨著企業(yè)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其內(nèi)部員工的發(fā)展也會發(fā)生變化。幾年前，一個新雇員可以通過努力工作，獲得科長的職位，這就要求隨時更新員工的檔案，使檔案管理適應(yīng)時代的發(fā)展。如果一個學(xué)生經(jīng)常在學(xué)校打架，學(xué)校就會處罰記錄在案。隨著教師的逐步引導(dǎo)和自我完善，他逐漸成為一個優(yōu)秀的學(xué)生，因此應(yīng)該對學(xué)生進(jìn)行管理。從發(fā)展的角度看，檔案管理更是如此。不斷更新信息的能力已成為檔案管理中電子文檔發(fā)展的重要推動力。

四、結(jié)語

簡言之，電子文檔具有多種優(yōu)勢，但在享受電子文檔優(yōu)勢的同時，我們應(yīng)該更加關(guān)注其缺點(diǎn)，尤其是檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)，工作人員要對此給予更多的關(guān)注。今天，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大多數(shù)人更依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用來為他們的工作提供便利。同時，我們應(yīng)該從另一方面考慮它們給我們帶來的損失。電子文件的輸入和形成也決定了檔案管理的方式和手段，因?yàn)殡娮游募闄n案管理提供了便利，檔案管理實(shí)質(zhì)上依賴于電子文件的生產(chǎn)，相互制約與影響。

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