淺談企業(yè)制度下的檔案管理工作

梁小泉

摘要：檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成之一，對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。筆者首先概述了現(xiàn)代企業(yè)制度，然后分析了企業(yè)制度下對檔案管理提出的新要求及檔案管理存在的問題，最后就做好企業(yè)制度下的檔案管理工作進(jìn)行了探析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)制度 檔案管理

中圖分類號：G271 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1009-5349（2019）12-0109-02

進(jìn)入新世紀(jì)后，計算機(jī)技術(shù)獲得空前發(fā)展，很多企業(yè)逐步建立現(xiàn)代企業(yè)制度，這給企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，就檔案管理自身工作而言，也應(yīng)該不斷地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理制度，充分借助現(xiàn)代化手段和技術(shù)，發(fā)揮檔案管理的功能，做好檔案管理工作，助力企業(yè)發(fā)展。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度概述

所謂的現(xiàn)代企業(yè)制度是一個特定的概念，是針對國有企業(yè)制度創(chuàng)新發(fā)展而提出的，具體概念為：建立法人實(shí)體，確立具有清晰產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、明確權(quán)利和義務(wù)、政企分開，確保企業(yè)自主經(jīng)營的市場主體地位。

國有企業(yè)確立現(xiàn)代企業(yè)制度是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然要求，是充分激活國有企業(yè)活力的有效途徑，是公有制企業(yè)充分融入市場經(jīng)濟(jì)的有效措施。在公有制經(jīng)濟(jì)企業(yè)中引入現(xiàn)代企業(yè)管理制度，能夠助力企業(yè)高速發(fā)展。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)對檔案信息的要求

1.及時性

及時性是企業(yè)生產(chǎn)決策部署的顯著特征之一，如果不重視，就會在瞬息萬變的信息中錯失經(jīng)營商機(jī)，無法滿足市場化的要求，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)受損。連續(xù)性是企業(yè)發(fā)展的重要特征，作為有價值信息載體的檔案，如果使用正確、科學(xué)的方法進(jìn)行開發(fā)，會轉(zhuǎn)化為不容忽視的生產(chǎn)力，提升企業(yè)的發(fā)展水平。在檔案信息及時的幫助下，企業(yè)決策層能夠迅速作出科學(xué)的決策。

2.準(zhǔn)確性

半年內(nèi)的信息是很多企業(yè)決策所需的信息之一。因?yàn)楹蜎Q策有關(guān)的信息并非是靜態(tài)的，而是在不斷的變化之中，而檔案則可以把動態(tài)的信息以靜態(tài)的形式保存起來，以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動的需求，最終為決策提供必要的支撐和依據(jù)。如果信息無法被集中管理，再加上檔案自身的隱蔽特征，有時很難提供準(zhǔn)確的檔案信息支撐，因此作為檔案管理人員，必須確保檔案信息準(zhǔn)確性，以免誤導(dǎo)最終的決策。

3.適用性

一段時間內(nèi)企業(yè)經(jīng)營管理活動和這一段時間的環(huán)境、政策等息息相關(guān)。隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，我們必須以辯證的思維去偽存真，在眾多的信息中找到對當(dāng)下有用的信息并繼續(xù)保存，用以對企業(yè)經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)進(jìn)行指導(dǎo)。就當(dāng)前發(fā)展形勢而言，企業(yè)選擇的重點(diǎn)應(yīng)該是信息，在眾多的檔案信息中總結(jié)、提煉有用的信息，從中找到規(guī)律，深入總結(jié)、概括、濃縮，保持檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性，使之成為對企業(yè)發(fā)展有利的信息綜合體，在企業(yè)管理各個部門、管理中傳遞和使用，保證各個部門和個人根據(jù)部門的特征和自身的工作情況，選用最佳的信息。

4.完整性

隨著企業(yè)的發(fā)展，需要的信息支撐越來越多。要發(fā)掘更多對企業(yè)發(fā)展有利的信息，檔案管理就必須做到完整。如要預(yù)測下一年企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營指標(biāo)，就需要大量完整的信息做支撐，以便于提升預(yù)測的精準(zhǔn)性。

5.經(jīng)濟(jì)性

經(jīng)濟(jì)性不難理解，有兩層意思，一是投入最小，二是收入最大。本文中所講的經(jīng)濟(jì)性指的是企業(yè)在檔案管理中的投入。任何一個現(xiàn)代化企業(yè)都想利用最小的投入獲得最大的收益，檔案管理也不例外，也是想使用有限的人力物力財力投入，獲取盡可能多的有效的檔案信息，不斷拓展信息渠道，提升信息的效能。

三、企業(yè)制度下的檔案管理存在的問題

1.檔案信息意識有待提升

和現(xiàn)代企業(yè)制度下的其他工作相比，檔案管理工作者普遍不受重視，雖然很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，也作出了一些努力和改變，但是并沒有從根本上解決問題。企業(yè)沒有足夠強(qiáng)的檔案信息意識，大多企業(yè)重視經(jīng)營及提升經(jīng)濟(jì)效益，主觀上邊緣化對效益提升作用不大的檔案管理工作。

2.管理人員水平有待提升

社會的發(fā)展也帶來信息安全問題，檔案管理人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的專業(yè)性，但是現(xiàn)在很多企業(yè)從事檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)有待提升。造成上述情況的原因主要是因?yàn)閲鴥?nèi)專業(yè)化的檔案管理人員比較缺乏，培養(yǎng)人員不到位。很多高校重視培養(yǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展性人才，開設(shè)很多比較熱門的專業(yè)，卻并未重視檔案信息管理人人才的培養(yǎng)，最終導(dǎo)致檔案管理從業(yè)人員專業(yè)性不強(qiáng)。

3.管理手段落后‘檔案管理手段落后也是造成檔案管理工作效率不高的原因之一。很多企業(yè)的檔案管理手段比較原始，設(shè)備老化，還存在手動錄入、人工檢索的方式，在檔案管理中沒有引入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和手段。人工工作的影響因素較多，在管理工作中難免出現(xiàn)紕漏，從而導(dǎo)致檔案信息記錄不全，進(jìn)而影響后續(xù)工作的開展，最終影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

四、提升企業(yè)制度下檔案管理水平的途徑

1.增強(qiáng)檔案意識

企業(yè)管理層應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的重要性，帶頭學(xué)習(xí)檔案管理知識，不斷提升管理水平，在企業(yè)內(nèi)部形成重視檔案管理的氛圍。重視檔案管理人才的培養(yǎng)，宣傳推介檔案管理工作，讓內(nèi)部員工了解檔案管理，深化認(rèn)知認(rèn)同檔案管理。探索多樣化的培養(yǎng)方式，如引入數(shù)字技術(shù)、信息化技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)，以圖文結(jié)合、喜聞樂見的方式提高培養(yǎng)的針對性和效果。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶領(lǐng)員工學(xué)習(xí)檔案管理知識，尊重檔案管理人員，提高檔案管理人員企業(yè)認(rèn)同感。

2.提高專業(yè)性

針對企業(yè)內(nèi)部檔案管理水平不高，人員能力有待提升的問題。企業(yè)可以采取人才引進(jìn)的方式提升企業(yè)檔案管理層次。在公司人才招聘過程中，納入檔案專業(yè)人才，在學(xué)校中招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生，充實(shí)企業(yè)檔案管理人才隊伍。對現(xiàn)有的檔案管理人員，傾注更多的精力培養(yǎng)，創(chuàng)造更多的培訓(xùn)機(jī)會，讓他們接受更專業(yè)、更科學(xué)的培訓(xùn)，不斷提升其知識水平，滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的人才需求。檔案管理人員水平的提升，帶動檔案管理工作的提升，最終實(shí)現(xiàn)助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的目的。

3.引入現(xiàn)代化工作設(shè)備

進(jìn)入新世紀(jì)后，信息技術(shù)、計算機(jī)等技術(shù)的發(fā)展深刻的改變著我們的生活和工作方式，讓我們的工作效率更高。我們可以借鑒在工業(yè)、農(nóng)業(yè)等領(lǐng)域引入電子信息技術(shù)以提升工作效率的啟示，把其引入檔案管理工作之中。企業(yè)要真正重視科學(xué)技術(shù)在企業(yè)發(fā)展中的重要性，在檔案管理領(lǐng)域引入整套的信息化設(shè)備，借此建立電子檔案，推廣電子檔案管理模式，提升信息準(zhǔn)確性的同時，更提高了檔案管理的效率和水平。

4.正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，檔案管理的現(xiàn)代化并非一朝一夕可以實(shí)現(xiàn)，必須經(jīng)歷一個完整的過程，在此過程中現(xiàn)代管理手段和人工操作形式會同時存在。我們要用辯證的思維對待這一階段，讓人工參與一些基礎(chǔ)性工作，如信息的收集、鑒定等。我們不能因?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化就摒棄手工操作。所以，我們在不斷引進(jìn)、更新設(shè)備的同時，也要深化學(xué)習(xí)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，很好地處理知識豐富和手段缺乏之間的矛盾。

科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代對企業(yè)的發(fā)展帶來很多有利的影響，檔案管理尤為如此，因此我們要敢于利用新思維、新思想、新手段來不斷提升檔案管理工作水平，不斷提高檔案管理從業(yè)者的工作積極性，以便提升檔案管理工作效能。

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責(zé)任編輯：孫瑤