關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考與分析

劉常華

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，越來越多的領(lǐng)域開始步入信息化建設(shè)之中，檔案管理工作亦是如此。檔案管理信息化建設(shè)有助于提高檔案管理工作效益，并進(jìn)一步開發(fā)檔案信息的服務(wù)價(jià)值，在社會信息爆炸式增長的今天加快檔案管理信息化建設(shè)具有十分深遠(yuǎn)的意義。本文就關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行全面探討和分析，并結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)提出幾方面見解和措施，希望促進(jìn)我國檔案管理水平的發(fā)展與提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè)

檔案管理作為一項(xiàng)重要的管理工作，對各行各業(yè)來講都具有十分重要的影響和作用，特別是我國行政事業(yè)單位及大型企業(yè)都離不開檔案管理所提供的信息服務(wù)。目前，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的影響下，檔案信息量開始成倍增加，而傳統(tǒng)檔案管理模式無論在工作效率還是服務(wù)能力上都無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，加快檔案管理信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的迫切需求。然而當(dāng)前我國檔案管理信息化建設(shè)仍存在一些不足，需要盡快落實(shí)和實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變。

一、檔案信息化概述

檔案信息化是指采用數(shù)字信息技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理與應(yīng)用，并以此促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的全面提升。檔案信息化是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展帶來的影響與轉(zhuǎn)變，隨著社會運(yùn)行節(jié)奏的逐步加快，傳統(tǒng)檔案管理模式在工作效率和服務(wù)質(zhì)量上都難以滿足現(xiàn)代化工作需求，而檔案信息化轉(zhuǎn)變則是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相融合，豐富了檔案信息的內(nèi)容，使檔案信息收集、整理和存儲更加簡便，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和共享。由此可見，檔案信息化是我國檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，同時(shí)對檔案管理工作質(zhì)量和效率的全面提升具有十分積極地影響和作用。

二、檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值分析

2.1提高檔案管理的工作效益。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)，需要投入大量人力資源進(jìn)行檔案信息的收集與整理，工作效率十分低下。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息生成數(shù)量也在成倍增加，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化建設(shè)有助于快速完成海量檔案信息的有效整理和存儲，分類更加清晰、簡潔。與此同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)只需較少的工作人員便能完成工作要求，在一定程度上降低了檔案管理工作的成本投入，因此具有十分凸顯的應(yīng)用價(jià)值。

2.2提高檔案管理的服務(wù)價(jià)值。檔案信息管理部門是一個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，不僅負(fù)責(zé)重要事件的記錄、收集和整理，同時(shí)還要為后續(xù)工作提供必要的借鑒與指導(dǎo)服務(wù)，因此無論政府機(jī)構(gòu)還是企業(yè)單位都十分重視檔案管理工作?，F(xiàn)階段，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息無法做到快速有效的搜索與應(yīng)用，影響了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。而檔案信息化則能夠通過關(guān)鍵信息搜索迅速查閱相關(guān)檔案內(nèi)容，因此檔案管理必須實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)才能更好地促進(jìn)服務(wù)價(jià)值的提升。

三、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與不足

雖然信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來巨大轉(zhuǎn)變，但受傳統(tǒng)管理模式的束縛及客觀條件的制約，我國檔案管理信息化建設(shè)仍存在一定的問題和不足，限制了信息化檔案管理價(jià)值和作用的有效發(fā)揮。一方面，我國當(dāng)前檔案管理從業(yè)者仍停留于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，管理理念有待轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，并且限制了信息化建設(shè)所需的資金投入。另一方面，由于信息化檔案管理屬于一種全新的管理模式，相關(guān)管理制度體系構(gòu)建并未完善，特別是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全防護(hù)工作落實(shí)不到位，嚴(yán)重影響了檔案信息的保密性與安全性，這些都是檔案管理信息化建設(shè)亟待解決的問題。

四、做好檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

4.1加強(qiáng)檔案管理信息化制度建設(shè)。為進(jìn)一步推動檔案管理水平的發(fā)展提升，需要構(gòu)建一套科學(xué)完善的檔案信息化管理模式，由此指導(dǎo)各項(xiàng)管理工作的穩(wěn)定有序開展。首先，明確檔案管理信息化發(fā)展目標(biāo)和要求，并結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)制定一套相匹配的電子檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展。其次，注重落實(shí)檔案管理責(zé)任制，并在此基礎(chǔ)上建立健全績效考核評價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)管力度，由此保障檔案信息化工作盡快落實(shí)。

4.2加強(qiáng)檔案管理信息化資金投入。檔案管理信息化建設(shè)并非一蹴而就便能實(shí)現(xiàn)，而是一個(gè)逐漸轉(zhuǎn)變的過程，這期間需要給予大量資金支持。一方面，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化轉(zhuǎn)變需要計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支撐，為此相關(guān)單位必須投入足夠資金采購計(jì)算機(jī)及相關(guān)錄入設(shè)備，特別是管理技術(shù)平臺的維護(hù)與創(chuàng)新，為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。另一方面，檔案管理信息化建設(shè)還要加大人力資源投入，特別是現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的應(yīng)用，全面推動檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

4.3加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍構(gòu)建。管理人員作為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的媒介，加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍的構(gòu)建具有十分重要的作用。首先，為滿足檔案信息化轉(zhuǎn)變的工作需求，對當(dāng)前能力不足的管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，使其數(shù)量掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及相關(guān)管理制度和方法，由此提高信息化檔案管理工作的質(zhì)量。其次，還要注重信息技術(shù)高端管理人才的引進(jìn)，將先進(jìn)的管理理念和管理方法應(yīng)用到實(shí)際工作中，推動檔案管理信息化建設(shè)工作的有效落實(shí)。

4.4加強(qiáng)檔案管理信息化安全防護(hù)。在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變的同時(shí)，還要重點(diǎn)關(guān)注檔案存儲平臺網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，并采取積極有效的防護(hù)措施確保檔案信息不受攻擊與破壞。一方面，對電子檔案存儲平臺進(jìn)行有效的系統(tǒng)防護(hù)，如防火墻設(shè)置及殺毒軟件等防護(hù)措施，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)非法竊取與攻擊行為的有效保護(hù)，確保檔案資料安全穩(wěn)定。另一方面，還要構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案安全管理制度，樹立管理人員保密意識，通過設(shè)置檔案存儲平臺登錄權(quán)限提高信息化檔案管理的安全性。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢的必然選擇，因此必須全面提高信息化檔案管理工作的質(zhì)量和水平。針對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題與不足，必須采取積極有效措施盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，進(jìn)而在互聯(lián)網(wǎng)背景下發(fā)揮更高的信息服務(wù)價(jià)值。

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