創(chuàng)新發(fā)展辦公檔案管理的路徑

李新媛

【摘要】網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及信息設(shè)備的迅猛發(fā)展，使得各行各業(yè)的生產(chǎn)生活方式發(fā)生了重大變革，一些新型的管理模式出現(xiàn)在人們視野當(dāng)中。檔案領(lǐng)域近幾年較為火熱的話題是檔案管理模式創(chuàng)新化，如何利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，是近幾年檔案管理學(xué)界需要探討的命題。辦公檔案作為辦公文件的匯集體，其對(duì)于單位的價(jià)值不言而喻，因此，有必要探討辦公檔案的創(chuàng)新發(fā)展，提升辦公檔案管理效能。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

一、辦公檔案管理創(chuàng)新發(fā)展概況

在現(xiàn)代社會(huì)，單位內(nèi)外部之間的信息交流愈發(fā)頻繁，單位檔案管理部門應(yīng)多承擔(dān)起提供信息資源和推送檔案信息服務(wù)的責(zé)任。信息資源的爆炸式增長(zhǎng)以及檔案需求者需求的多元化，使得單位檔案管理人員在實(shí)際的檔案收集和檔案利用工作中面臨著挑戰(zhàn)。我國(guó)檔案事業(yè)起步較為緩慢，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍有較大差距。在這種環(huán)境下，檔案管理人員可供參考的路徑和管理模式較為單一，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新是一件具有挑戰(zhàn)性的工作。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息設(shè)備的迅猛發(fā)展給檔案管理工作帶來了機(jī)遇，為檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理模式提供了一條可行性的路徑。愈來愈多的檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但是由于檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，加之相應(yīng)的機(jī)制與制度建設(shè)并不完善，辦公檔案管理在創(chuàng)新發(fā)展過程中還是遭遇了一些阻礙。

二、辦公檔案管理創(chuàng)新遭遇的阻礙

（一）信息技術(shù)運(yùn)用上的阻礙?，F(xiàn)階段，許多檔案管理部門雖然基本普及了計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，基本上能夠?qū)⑥k公文件在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行管理，但是這種管理是一種管理效能較低的管理。一方面，辦公檔案共享能力的不足，使得資源利用效能無法實(shí)現(xiàn)最大化，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。辦公檔案中許多辦公文件涉及多個(gè)部門的職能工作，這些文件是可以被多個(gè)部門共同利用的，但是由于共享能力的不足，使得各個(gè)部門在利用辦公檔案時(shí)都處于“信息孤島”的狀態(tài)。另一方面，辦公檔案數(shù)字化處理能力不強(qiáng)。辦公檔案的形式有兩種：一種是電子格式的辦公檔案，另外一種是紙質(zhì)形式的辦公檔案。紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過掃描后才能轉(zhuǎn)化為電子格式，現(xiàn)階段由于硬件設(shè)備的缺失，工作人員在掃描紙質(zhì)檔案時(shí)的效率不高。

（二）人才隊(duì)伍的阻礙。無論多么優(yōu)良的檔案管理模式，多么高效的信息技術(shù)，歸根到底都需要依賴檔案管理人員進(jìn)行檔案管理。現(xiàn)階段，由于培訓(xùn)機(jī)制的不健全，許多單位缺乏一支永立蘭臺(tái)的人才隊(duì)伍，檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)、利用意識(shí)和服務(wù)意識(shí)不高，導(dǎo)致辦公檔案管理創(chuàng)新工作難以開展。除此之外，許多管理人員雖然有心進(jìn)行檔案服務(wù)模式創(chuàng)新，但是受限于自身知識(shí)水平以及技術(shù)運(yùn)用水平，難以找出一條合適的路徑來創(chuàng)新檔案管理模式?？偠灾绻麤]有一支綜合素質(zhì)過硬、檔案管理素養(yǎng)過強(qiáng)的人才隊(duì)伍，是難以進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的。

三、創(chuàng)新發(fā)展辦公檔案管理的路徑

（一）提升信息技術(shù)運(yùn)用能力。一方面，單位要通過構(gòu)建檔案資源共享機(jī)制實(shí)現(xiàn)檔案利用效能的最大化。單位可以通過檔案管理系統(tǒng)將各個(gè)部門聯(lián)通起來，構(gòu)建以檔案管理部門為主導(dǎo)，各個(gè)部門為分支的檔案管理模式。例如，各個(gè)部門將文件發(fā)送至檔案管理部門，檔案管理部門集中歸檔后上傳到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，有關(guān)部門的工作人員通過訪問權(quán)限后可以直接訪問該檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一站式服務(wù)。另一方面，單位要提升辦公檔案的數(shù)字化處理能力，充分利用先進(jìn)的信息設(shè)備。筆者建議單位購置高速電子掃描儀，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案時(shí)能夠高效、科學(xué)和規(guī)范，方便檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)集中對(duì)辦公檔案進(jìn)行集成化管理，減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)的同時(shí)，凸顯檔案管理成效。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)主要從兩個(gè)層面開展：第一，培訓(xùn)機(jī)制的搭建。單位在搭建培訓(xùn)機(jī)制時(shí)要做到合理、科學(xué)和規(guī)范，避免培訓(xùn)機(jī)制的盲目性。單位要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位檔案管理實(shí)際情形設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制。培訓(xùn)內(nèi)容要與檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)相匹配，要保證每一次培訓(xùn)工作的開展都能取得成效，都能彌補(bǔ)檔案管理人員的知識(shí)缺陷，提升檔案管理人員綜合能力和信息技術(shù)運(yùn)用能力。除此之外，單位也要加強(qiáng)與本區(qū)域檔案館、檔案局的聯(lián)系，積極學(xué)習(xí)檔案館和檔案局先進(jìn)的管理模式，提升單位管理能力。第二，搭建人才引進(jìn)渠道。單位未來在進(jìn)行招聘時(shí)，要著重考量應(yīng)聘人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，招收復(fù)合型人才，為單位的檔案管理提供人才支撐?？偠灾?，單位應(yīng)當(dāng)從多角度和多維度加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一支創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)、主觀能動(dòng)性高和檔案管理素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語

檔案工作人員既是管理者，更是服務(wù)者，辦公檔案最終需要回歸到利用和服務(wù)當(dāng)中。只有正確利用辦公檔案，實(shí)現(xiàn)辦公檔案服務(wù)效能的提升，才能真正挖掘辦公檔案的價(jià)值，體現(xiàn)辦公檔案在決策支撐以及工作計(jì)劃制定上的作用。未來隨著人工智能技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公檔案管理和服務(wù)工作還有可供創(chuàng)新的空間。因此，檔案管理人員必須牢牢抓住時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，以服務(wù)為根本出發(fā)點(diǎn)，以提升檔案管理效能為落腳點(diǎn)，為檔案需求用戶提供更加滿意的檔案信息服務(wù)。筆者相信，隨著檔案管理人員利用意識(shí)、服務(wù)意識(shí)以及創(chuàng)新意識(shí)的提升，辦公檔案管理工作的面貌會(huì)煥然一新。

【參考文獻(xiàn)】

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