檔案管理信息化面臨的問題及對(duì)策

高紅霞

【摘要】現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)正日新月異地發(fā)展。在目前的檔案管理工作中，信息技術(shù)正逐漸占有重要的比重，檔案管理的信息化可以提高工作效率，而且能夠提高檔案工作的服務(wù)水平。本文從實(shí)際工作出發(fā)，對(duì)檔案管理的信息化進(jìn)行深入分析，闡述檔案信息化管理的必要性和存在的不足，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;對(duì)策

檔案管理信息化是指使用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，按照相關(guān)的制度規(guī)定，對(duì)檔案資源進(jìn)行全面分析和有效管理。目前來看，基層檔案管理信息化還未得到全面普及，因此，檔案的信息化管理方式有待提高和改進(jìn)，但是在實(shí)際的工作中，檔案管理的信息化并不等同于檔案的數(shù)字化。

一、檔案管理信息化的背景

（一）檔案管理信息化的內(nèi)容。檔案管理信息化是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，全面收集檔案信息、完整存儲(chǔ)檔案信息、快速查找檔案信息，利用信息技術(shù)，遵循工作中的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行快速、高效的管理方式。檔案管理信息化包括四個(gè)方面的內(nèi)容：一是檔案管理信息化系統(tǒng)的開發(fā);二是檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建立;三是檔案管理信息的建設(shè);四是檔案管理人員水平的提高。

（二）檔案管理信息化的特征。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，檔案管理信息化具有時(shí)效性、開拓性、效益性。檔案管理在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的及時(shí)更新，在對(duì)信息進(jìn)行采集、存檔、管理時(shí)能夠快速、高效完成檔案管理工作。加入信息技術(shù)后，檔案管理可以對(duì)存檔的全部檔案信息進(jìn)行整合和分類管理，同時(shí)能夠全面提高檔案的使用價(jià)值。

（三）檔案管理信息化的必要性。檔案管理信息化能夠?qū)n案信息在社會(huì)中更廣泛更全面?zhèn)鞑ィ€能充分發(fā)揮檔案本身信息存儲(chǔ)的作用，通過計(jì)算機(jī)的技術(shù)建立檔案信息管理系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)中完成檔案信息的建立與擴(kuò)建，檢索、分析的作用，能夠全面提升檔案信息的使用效率。

二、檔案管理信息化面臨的問題

（一）檔案信息管理人員水平有待提高。目前，檔案管理部門存在著管理人員短缺，整體管理水平有待提高的問題。尤其短缺專業(yè)的信息化人才，有信息化專業(yè)知識(shí)背景，又兼具檔案管理的人才少之又少，從而導(dǎo)致配置的信息化設(shè)備沒有發(fā)揮最大的作用和價(jià)值。比如在電子文件和檔案信息的采集、存儲(chǔ)、維護(hù)上，如果檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)不夠了解，工作效率低下，就無法充分使用檔案資源中數(shù)量巨大的信息。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，我國一直在增加對(duì)信息化項(xiàng)目資金的投入，能夠有效解決檔案信息化管理中關(guān)于資金緊張的問題。但是檔案管理工作有其特殊性，可以看到檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施還存在一些問題。由于檔案的信息化管理需要數(shù)量巨大的服務(wù)器與存儲(chǔ)器，需要用于檔案錄入和管理的專業(yè)軟件，需要檔案管理網(wǎng)絡(luò)的日常管理與維護(hù)，從客觀上檔案管理的資金投入不僅是硬件設(shè)施，也需要全方面的資金維護(hù)，但是目前無法提供全面維護(hù)的資金需求，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后。

（三）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。目前，電子檔案在日常的檔案管理工作已經(jīng)常態(tài)化，但是紙質(zhì)文檔也沒有被取消。在檔案管理工作中二者同時(shí)存在，在進(jìn)行檔案保存時(shí)，會(huì)形成兩套檔案，實(shí)行雙軌制。但是有些單位由于基礎(chǔ)設(shè)施落后，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的容量受到限制，在接收新電子文件后，刪除原有的電子文件，有可能丟失一部分文件，導(dǎo)致電子檔案信息不完整。而紙質(zhì)檔案盒電子檔案同時(shí)歸檔，增加了檔案管理的工作量，也使檔案管理的難度增加。

三、檔案信息化管理的對(duì)策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)起著至關(guān)重要的作用，因此應(yīng)全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在思想上要使檔案管理人員重視檔案系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化管理的意識(shí)，才能更好完成檔案管理工作。其次，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，通過定期培訓(xùn)，使得檔案管理人員掌握更加專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，做好檔案信息化管理工作，也要做好檔案管理的日常維護(hù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入。檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)工具、服務(wù)器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備并不斷更新檔案信息化軟件管理系統(tǒng)。另外檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)檔案資料的不同類型使用多媒體信息技術(shù)和3D可視技術(shù)，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案能夠通過多媒體的形式表現(xiàn)。

（三）對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙軌制管理。目前，電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)已經(jīng)比較成熟，可以運(yùn)用到實(shí)際工作中?，F(xiàn)階段，檔案管理部門實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙軌制管理，也需要對(duì)雙軌制進(jìn)行改革管理。一方面不可能完全放棄紙質(zhì)檔案的歸檔，另一方面可以將具有研究?jī)r(jià)值的檔案文件進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，一般價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行普通歸檔。這樣就可以提高檔案管理效率，逐步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

四、總結(jié)

在當(dāng)前檔案管理工作中，檔案信息化管理是一項(xiàng)舉足輕重的工程，需要對(duì)檔案管理人員不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的意識(shí)，在制定相關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，實(shí)行檔案管理信息化的創(chuàng)新，從而提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。

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