當前干部人事檔案管理存在的問題及策略

文/四川省資陽市樂至縣人才交流咨詢服務中心 顏文安

對于政府人事而言，要想順利地展開一系列工作，就需要管理好干部人事檔案。事實上，干部人事檔案更多的是記錄干部的個人經(jīng)歷、社會關(guān)系等方面，政府部門在選拔提升公務員時，需要利用干部人事檔案，并聯(lián)系干部的業(yè)務能力和綜合表現(xiàn)進行全面的考慮。干部人事檔案是選用人才的主要標準，基于此，在干部人事檔案管理工作的過程中，需要保證干部人事檔案的完好性、真實性等不受影響，而隨著有關(guān)制度的革新還有社會大環(huán)境的變化，干部人事檔案工作存在諸多的問題，在新時期背景下，不能適應干部人事工作的需要。需要對其存在的問題加以詳細分析，從而制定最佳的改善策略，最終實現(xiàn)檔案管理水平的提升。

一、干部人事檔案管理的主要內(nèi)容

（一）收集和辨別干部人事檔案材料。搜集和辨別檔案材料在干部人事檔案管理中，是不可忽略的工作內(nèi)容和職責，在搜集期間，需要嚴格遵守有關(guān)政策的硬性要求來實現(xiàn)，搜集、審核干部檔案材料、并判斷是否進行存檔，從而保證檔案信息的可靠性和完整性不受影響。

（二）對干部人事檔案實施分類。按照有關(guān)干部人事檔案制定的規(guī)則，將所有的干部人事檔案歸納為如自傳材料、履歷材料以及其它參考材料等十大類。檔案管理工作非常有必要分類管理上述檔案材料，隨著公務員制度的日益改革和完備，日益形成諸多的新型材料，這些新型的材料需要在個人經(jīng)歷檔案中得到展現(xiàn)。

（三）整理干部人事檔案資源。作為檔案管理人員來講，非常有必要將搜集好的檔案信息材料實施改善整理，需要根據(jù)有關(guān)條件還有規(guī)定，充分地將審核、排序還有加工等工作做好，進而有條不紊地管理好檔案信息內(nèi)容，并制作而成單獨的案卷。

圖1 整理歸檔干部人事檔案資源

二、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）忽略了干部人事檔案管理的重要性。在干部人事檔案管理期間，離不開各方人員和部門的支持和配合，換言之，即檔案管理人員與公務員要加強對檔案管理工作的重視。但通過調(diào)查現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案部門所收到的關(guān)于部門形成的晉職等干部人事檔案材料都存在著明顯的滯后性，即便一些部門及時提交有關(guān)材料，檔案管理人員也未在一定時間內(nèi)對其實施處理，有時候會發(fā)生丟失檔案材料等情況。大部分公務員忽略了干部人事檔案材料的重要性，需要完善檔案材料時，未及時完成所提出的條件。

（二）干部人事檔案管理制度有待完善。要想確保干部人事檔案管理工作的有效開展，離不開對管理制度的完善，這是保證干部人事檔案管理工作標準化的重要前提。但從當前我國政府部門中的干部人事檔案管理情況來看，其制度仍需進一步建立和健全，在采用檔案管理時無統(tǒng)一的標準對其來規(guī)范。

（三）檔案管理基礎設施不先進，信息化程度低。通過調(diào)查研究可知，在干部人事檔案管理部門中，部分干部人事檔案管理條件存在著普遍落后的現(xiàn)象，如單位未設置獨立的檔案室等，再加上所在的辦公地方不夠大，造成檔案和庫房中所堆積的眾多的廢舊物存放在一起，其基礎設施不先進。進而造成大部分干部人事檔案管理工作不能有效展開，其管理工作效率有待進一步提高。

（四）檔案管理混亂，檔案材料不夠真實和完整。公務員自身經(jīng)歷可通過干部人事檔案得到體現(xiàn)，由此干部人事檔案作用是否能發(fā)揮到最大，其真實性與否起到了決定性的作用。因為檔案案卷材料手續(xù)有待進一步完善，和缺乏一定的真實性，所以造成干部人事檔案管理作用不能有效發(fā)揮。通過研究部分干部人事檔案資料可知，一些單位干部人事檔案不符合規(guī)范，部分干部在填寫個人經(jīng)歷資料時，有始無終，有的學歷造假，不能提供材料證明。上述情況造成干部人事檔案中存在著諸多不真實的現(xiàn)象，材料缺乏真實性，限制了人事檔案管理工作的有效展開。

三、干部人事檔案管理的改善策略

（一）擴大檔案管理的宣傳力度，增強檔案管理認識。作為檔案管理部門而言，非常有必要擴大對檔案管理人員的宣傳教育，增強檔案管理人員的工作認識，注重和關(guān)心自己的分內(nèi)工作。切實了解檔案管理工作是執(zhí)行黨的干部路線的工作，明確檔案管理是衡量干部職工晉升等不可缺少的標準，從而保證檔案管理人員注重和關(guān)心自己的分內(nèi)工作，以此讓檔案管理水平和質(zhì)量得到顯著的提升。除此之外，還需要擴大對公務員的宣傳，利用電視、講座等活動還有手段大范圍地對檔案管理的重要性進行宣傳，并且還需要加強宣傳有關(guān)檔案管理法規(guī)以及制度等，讓有關(guān)部門還有公務員切實意識到管理干部人事檔案的必要性，讓公務員盡可能清楚和明白選拔干部、科學使用人才的重要標準就是干部人事檔案管理，進而主動配合檔案管理工作的展開，提供更加完備和真實的個人材料，進而為檔案管理工作提供強有力的支持，保證檔案管理工作有條不紊地展開。

表一 擴大檔案管理的宣傳方法

（二）創(chuàng)建完善的干部人事檔案管理制度。對于干部人事檔案管理部門而言，一個完備的檔案管理制度是確保其工作有效展開的保證，因為干部人事檔案管理工作較為繁瑣，要想保證檔案管理工作有序地開展，需要嚴格遵照有關(guān)制度來進行，從而方便做到有理有據(jù)。在創(chuàng)建完備的干部人事檔案管理制度時，首要的就是要確定創(chuàng)建各項行之有效的規(guī)章制度，并嚴格遵照要求，科學完成檔案管理工作。需要擬訂出完備的檔案查詢制度，確定查詢的范圍，比如，無查詢干部介紹信的一律不能查詢檔案，不經(jīng)過同意的不能查詢等。在檔案的借閱規(guī)則完備期間，需要制定不同的規(guī)則，比如未經(jīng)過部門有關(guān)主管領(lǐng)導的同意不能外借檔案，在外借手續(xù)不完善時不能外借等。并且在查詢還有轉(zhuǎn)進等管理過程中，需要及時做好登記工作，并且具有完好的審批程序。接下來，需要按照我國公務員制度及此制度對干部人事檔案管理的影響加以研究，總結(jié)并探討出規(guī)律，并創(chuàng)建一套和干部人事制度革新相適應的檔案管理制度，在完成制度的創(chuàng)建后，需要妥善處理好檔案管理中雜亂無章的情況，為檔案管理的有序展開提供強有力的支持。

（三）增強干部人事檔案的科學、標準化管理。第一，需要主動、及時地將所有的干部人事檔案材料收集在一起。干部人事檔案管理的基本工作即為搜集檔案信息材料，因為政府部門干部人事檔案材料的搜集工作，本身就是一項需要牽涉各個部門還有政策性極其強的工作?；诖耍托枰獙⑦@些檔案信息材料及時地搜集在一起。在搜集期間，需要保證檔案信息的實時性不受影響，因為每個人的情況都不是固定不變的，其個人的檔案信息材料需要跟隨變化和發(fā)展進行相適應的更改，從而保證干部人事檔案的信息和本人的信息不會存在出入。需要仔細對人事工作還有干部個人的變化發(fā)展進行察看，及時搜集信息。與此同時，檔案管理人員需要和人事檔案材料之間形成密不可分的關(guān)系，通過不同的手段和渠道積極將檔案搜集工作做好。并且要保證所搜集的信息擁有完好性和真實性的特征。需要嚴格遵守干部人事檔案的有關(guān)搜集規(guī)則還有范圍，完好地搜集出來所有的材料和信息。將所搜集好的材料及時歸入個人卷宗中，方便將干部人事檔案搜集和整理工作做好做充分。第二，需要辨別干部人事檔案材料，除掉虛假的，留下真實的，因為現(xiàn)階段干部人事檔案管理中，有些材料存在著不真實的情況，由此需要增強對信息材料的辨別，確保檔案材料的真實性不受影響。需要全方位審查核定檔案材料，在審查核定過程中，需要嚴格遵守檔案材料的補充辦法等有關(guān)準則來進行，針對干部人事檔案中的十大類內(nèi)容制定出審查核定的規(guī)范。比如，需要不間斷地對干部職務晉升的情況進行詳細登記，同時還包括對專業(yè)技術(shù)職稱等的填寫。作為檔案管理人員來講，需要一個一個核定上述這些信息，并按照種類的不同對損失的材料實施歸納，針對損失的材料一定要及時做好完善的工作。

（四）提升干部人事檔案信息化管理能力。在信息化時代環(huán)境下，需要最大化對信息技術(shù)資源加以利用，將干部人事檔案管理創(chuàng)建成以現(xiàn)代化為主的信息平臺，從而顯著提升檔案管理的利用率，最終達到動態(tài)化、全面化管理的目的。能夠在干部人事檔案的信息化管理體制中，創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，對干部人事檔案的十大類內(nèi)容實施較好的組合和改善，離不開檔案管理人員及時搜集、審核還有處理干部所形成的材料，為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫提供更加全面的信息。同時能夠創(chuàng)建干部人事檔案檔案局域網(wǎng)，利用局域網(wǎng)間的互相聯(lián)系，能夠更好地達到共同分享檔案信息資源的目的，在檔案查詢時，更加簡單和便利。不但如此，通過信息化管理檔案，能夠使紙質(zhì)案卷損壞的難題得到妥善解決，保證檔案的長時間存放和使用。

四、總結(jié)

干部人事檔案管理工作是一項繁瑣、綜合性非常強大的工作，作為檔案管理人員而言，需要根據(jù)現(xiàn)階段存在的問題還有有待改進的地方進行分析，從而方便制定切實可行的解決策略。與此同時，還需要不斷提高自身的整體能力，方便較好做好檔案管理工作。進而讓干部人事檔案管理質(zhì)量和能力得到進一步提升，最大化將干部人事檔案的應用作用發(fā)揮出來。